淺談檔案管理現(xiàn)代化時期

張丹

摘 要：本文分析了知識經(jīng)濟時代檔案管理工作面臨的問題，提出了加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程的工作重點。

關鍵詞：知識經(jīng)濟時代；檔案管理問題；工作措施

加快檔案信息自動化系統(tǒng)建設，實現(xiàn)檔案工作各個環(huán)節(jié)的計算機化，是實現(xiàn)檔案工作現(xiàn)代化，提高檔案系統(tǒng)整體功能的物質技術基礎和重要手段。運用計算機進行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、儲存信息量大、應用能力強、傳輸速度快等特點，能及時、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。

1 知識經(jīng)濟時代檔案管理工作面臨的問題

1.1知識經(jīng)濟時代，檔案事業(yè)的內涵和外延將進一步擴大。在知識經(jīng)濟時代，能夠以檔案形式存在的信息，將是人類知識與信息高度濃縮的精華，也是檔案能夠得以存在的內在生命力。所以，信息屬性已成為知識經(jīng)濟時代反映檔案本質的重要特征，檔案的信息含量已成為評估檔案歷史的主要參數(shù)，而以往的載體形式也不僅僅局限于目前的微縮、機讀、光盤、網(wǎng)絡等技術，新的載體形式將會不斷涌現(xiàn)，況且載體形式只是在檔案保管上有所不同而已。所以采用檔案信息內用屬性劃分檔案的外延，將不會使檔案種類混雜，分類關系不清，這樣建立起來的檔案分類體系將日趨完善、科學、合理。

1.2依托先進的技術設備，知識經(jīng)濟將推動檔案事業(yè)發(fā)展進程。先進和技術設備是知識經(jīng)濟的物質基礎和技術手段。沒有先進的技術設備，任何思想和技術方法都無法落于實處。當今社會，先進的技術設備已運用于社會生產、生活的各個領域。檔案工作也是如此。計算機已經(jīng)廣泛應用于檔案管理、統(tǒng)計和檢索；微縮技術在檔案的保管方面具有十分重要的意義?？傊嬎銠C、光盤、多媒體、現(xiàn)代通信技術、微縮復制技術的普遍應用將大大加快檔案事業(yè)的發(fā)展進程，使之進入現(xiàn)代化管理的先進行列。

1.3知識經(jīng)濟將為檔案事業(yè)提供現(xiàn)代化的管理思想和管理方法。在管理方法上知識經(jīng)濟更需要增強開放檔案意識，樹立依法治檔的觀念，注入批判繼承精神，探索創(chuàng)新精神和學術自由精神。更需要引進圖書館學，情報學的相關理論，加強基礎工作，調整供求關系，加強定量管理，提高利用效率，把完善檔案部門的職能與改善檔案管理相結合。

1.4知識經(jīng)濟時代，對檔案工作者的素質將提出更高的要求。實質經(jīng)濟時代的檔案人員要具備較高的專業(yè)知識、自然科學知識和相關應用知識。這樣，才能使先進的科學技術、管理方法和優(yōu)秀人才結合起來，發(fā)揮出最大的效能以推動檔案事業(yè)發(fā)展。

2 加快檔案管理工作現(xiàn)代化進程

在檔案管理基礎工作的各個環(huán)節(jié)中計算機數(shù)據(jù)的準備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講由于館藏案卷多，著錄工作不僅量大而且復雜。在著錄工作中只要掌握了以下重點便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

2.1分清輕重緩急，循序漸進。檔案管理的一個重要目的就是要使檔案為社會所用。而實現(xiàn)計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進計算機管理的過程中應先根據(jù)各卷宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有卷宗進行排隊，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進程和提高社會利用的效率。

2.2分級次著錄，省時省力。在著錄過程中可以將案卷分為三個層次進行著錄即將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進行案卷級著錄，對那些一卷內幾個文件涉及同一個內容且又排在一起的檔案進行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進行文件級著錄。 這樣處理不僅能揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目，既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

2.3分門別類，充分利用檔案原基礎。對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標引。而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時間用案卷目錄直接錄入然后用計算機統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

2.4要加強檔案信息素質教育。加快建立檔案信息網(wǎng)絡。要注意加強檔案主體意識和獲取意識教育，利用檔案信息守法意識，加強檔案工作者的檔案信息保密意識，傳播意識和更新轉換意識。提高運用現(xiàn)代化技術和設備，獲取檔案信息技術和設施武裝檔案信息網(wǎng)絡，不斷提高檔案信息的效益功能。

2.5要科學地制定、貫徹和修訂各項標準，使檔案工作逐步實現(xiàn)標準化。計算機技術的應用是檔案工作技術現(xiàn)代化的中心，而電子計算機的高效率是以檔案管理業(yè)務標準化為基礎的。以為對于雜亂無章沒有系統(tǒng)整理的檔案，計算機是無法進行管理的，即使可以管理也會因運算程序的復雜化而使其效率大大降低。因此，要適應知識經(jīng)濟發(fā)展要求，加快檔案現(xiàn)代化管理就必須實現(xiàn)檔案工作標準化。

2.6要強化服務意識，拓寬服務領域。要從重管理、輕利用的傳統(tǒng)模式中解脫出來，變“封閉型”為“開放型”，主動面向知識經(jīng)濟主戰(zhàn)場，把檔案工作的重心轉到為知識經(jīng)濟和各項事業(yè)發(fā)展提供優(yōu)質服務的軌道上來。做到知識經(jīng)濟發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。在提高黨政機關檔案工作整體水平的同時，要向企業(yè)和科技事業(yè)單位傾斜，在注重國有經(jīng)濟領域檔案工作的同時，把非公有制經(jīng)濟領域檔案工作納入服務范疇。

2.7培養(yǎng)一批高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。要盡快培養(yǎng)既懂專業(yè)知識，又懂信息技術，具有綜合工作能力的信息專業(yè)人才和新型的高層次管理人才，為迎接知識經(jīng)濟的到來做好充分的準備。endprint