醫(yī)院經濟合同管理及其風險控制研究

●王惠玲

醫(yī)院經濟合同管理及其風險控制研究

●王惠玲

經濟合同在醫(yī)院對外開展各類經濟活動中有著重要作用并存在風險，經濟合同的風險存在于經濟活動全過程。醫(yī)院加強經濟合同簽訂前、訂立時、執(zhí)行中以及終結后的全過程管理，明確經濟合同管理的責任，完善經濟合同制度建設，是控制經濟合同風險，維護醫(yī)院合法權益及經濟利益的有效手段和途徑。

醫(yī)院 經濟合同管理 風險控制研究

隨著市場經濟多元化發(fā)展，醫(yī)院的經濟運行也向多元化轉變。目前，醫(yī)院經濟合同種類繁多，涉及領域廣泛，經濟合同的風險隨之增大。因此，醫(yī)院應根據有關法律法規(guī)，建立與之相適應的合同管理制度，這對于規(guī)范醫(yī)院經營行為，防范和控制可能發(fā)生的風險，維護醫(yī)院的合法權益和經濟利益，將起到重要作用。

所謂經濟合同，是指當事人之間在遵守國家法律和行政法規(guī)，遵守平等互利、協商一致和誠實信用原則的基礎上，為實現一定的經濟目的，明確相互權利、義務關系而訂立的協議。

一、醫(yī)院經濟合同管理存在的問題

1.法律意識淡薄。有些醫(yī)院缺乏敏銳的合同法律意識，經濟運行不規(guī)范，表現在：合同內容權利和義務不對等，造成醫(yī)院經濟損失；合同條款不全，條款制訂不嚴謹，合同流于形式；對違約責任等不作明確的約定，責任不明；合同印章未統(tǒng)一使用合同專用章；工程簽證缺乏應有的記錄，往來函件保管不當等。

2.不重視合同管理。一些醫(yī)院不設立合同管理部門，由采購部門自行保管本部門簽訂的合同，沒有對經濟合同進行統(tǒng)一管理和歸檔，沒有建立嚴格的合同管理制度和規(guī)范的合同管理程序，管理職責不清，合同管理不規(guī)范。

以上問題多存在于中小醫(yī)院，多數大型醫(yī)院雖較規(guī)范，但經濟合同的管理仍不完善，存在漏洞及隱患。

二、經濟合同存在的風險

由于醫(yī)院經濟合同種類繁多，涵蓋了醫(yī)院對外經濟事項的各個方面，包括新建、改擴建、裝修、修繕等基本建設工程、藥品采購、設備采購和維修、物資采購、科研開發(fā)、技術合作、信息系統(tǒng)購置、軟件開發(fā)、對外投資、財產租賃、有償服務、水暖電氣、借款融資及其他。加之管理人員法律意識淡薄，不重視合同管理等主觀原因以及客觀外部環(huán)境因素影響，存在著經濟合同糾紛或醫(yī)院經濟損失的風險。具體風險如下：

1.質量風險。醫(yī)院如果不在合同中對質量實施約定和控制，嚴把質量關，在各種設備、物資、勞務購買以及基建、維修等過程中，就容易出現對方以次充優(yōu)、偷工減料的現象，造成質量達不到標準，導致醫(yī)院經濟損失。

2.價格風險。醫(yī)院如果不嚴把價格關，在合同中明確約定價格，使價格形成過程做到公開、公正，價格的確定就會存在人為因素，醫(yī)院購買的價格難免偏離軌道，使醫(yī)院投入增加，造成資金損失浪費。

3.法律風險。醫(yī)院在從事經濟活動過程中，如簽訂合同的另一方在運輸、安裝、施工等過程中，有偷稅或漏稅等行為，或在運輸、安裝、施工過程中發(fā)生意外，造成人員傷亡、財產損失等事故，醫(yī)院就存在承擔法律責任的風險。

4.其他風險。其他風險產生于：合同對方不符合主體資格要求；經濟行為未經法人書面授權便擅自訂立了合同；經濟合同不認真斟酌字句產生偏差；經濟合同的內容、條款存在疏漏；合同因各種原因引起糾紛后處理不當，導致訴訟失敗等。

以上存在的風險都有可能導致醫(yī)院的合法權益受到侵害并帶來經濟損失，損害醫(yī)院的信譽和形象。

三、對經濟合同的管理及存在風險的防控措施

1.完善經濟合同制度建設。醫(yī)院應根據《經濟合同法》等有關法律法規(guī)，按照“統(tǒng)一領導、歸口管理、分級負責”的原則，建立與之相適應的《醫(yī)院經濟合同管理制度》及《醫(yī)院經濟合同審計辦法》，做到經濟合同管理與合同審計有法可依、有章可循。

2.制定采購、合同簽訂的流程并嚴格執(zhí)行。醫(yī)院制度規(guī)定：采購先由使用科室提出采購申請，科室集體進行可行性論證并簽字。申請及可行性論證報告提交醫(yī)院經辦部門，由經辦部門提出書面意見，報分管院領導審批，金額較大的再報院長批示。如因某種原因不同意購置，經辦部門需向申請科室說明。如同意科室購置申請，則由財務部門對資金落實情況進行評議，確定資金來源。經辦部門按照《中華人民共國招投標法》規(guī)定，采取公開招標、競爭性談判、院內招標、議標、詢價、單一來源采購等合法的采購方式進行采購。確定中標單位之后，在合同簽訂前要組織有關部門人員與中標單位進行合同談判，談判結束則由經辦部門依據談判結果草擬經濟合同，再按照合同簽訂流程，分別由經辦部門、財務、紀監(jiān)、審計、財務總監(jiān)、分管院領導、院長簽署意見，合同會簽完成之后，加蓋“醫(yī)院經濟合同專用章”。

3.明確有關部門對經濟合同管理的責任。根據經濟合同的簽訂程序明確各部門的職責。（1）經辦部門是合同具體執(zhí)行的部門，負責合同項目技術指標的擬定與確定，對合同對方當事人的資信進行調查了解，對合同的可行性進行論證，負責合同執(zhí)行事項有關工作，經辦部門最重要的是把好技術關。（2）財務部門負責落實資金來源、合同付款時間以及付款方式，參與合同的談判和簽約工作，監(jiān)督合同的執(zhí)行。（3）審計部門是醫(yī)院經濟合同的綜合管理部門，審計部門負責按照《醫(yī)院經濟合同管理制度》、《醫(yī)院經濟合同審計辦法》對經濟合同的每一條款和內容把關，進行全面審計和管理，負責整理編號與電子錄入并將經濟合同存入醫(yī)院檔案室等。（4）紀檢監(jiān)察部門負責對合同項目采購形式的合法性、采購流程的合規(guī)性進行審核監(jiān)督。（5）財務總監(jiān)負責把好財務關，對合同簽訂的完整性進行審核，對合同全面監(jiān)督并簽字，最終加蓋“經濟合同專用章”。（6）分管院領導全面把關并簽署意見負直接責任。（7）院長最后簽署意見負總責。

4.實施信息化動態(tài)管理。由于醫(yī)院經濟合同種類多，數量大，尤其是建設項目施工合同變更頻繁，且在履約中往來函件和資料較多。傳統(tǒng)的手工管理方式工作量大，信息流通不及時。因此，條件具備的醫(yī)院應大力推行合同管理信息化，建立合同信息管理系統(tǒng)，充分利用信息化手段，定期對合同進行分類、統(tǒng)計和歸檔。只有這樣，才能及時掌握和分析合同的簽訂、執(zhí)行情況，實現合同項目的立項、審核、審批、簽訂、執(zhí)行的動態(tài)化監(jiān)督，提高經濟合同管理效率和水平。

5.制定統(tǒng)一的經濟合同版本。醫(yī)院有必要組織經辦部門、財務、紀監(jiān)、審計部門以及聘請的專業(yè)律師，多方共同參與，對于業(yè)務性質基本相同的采購合同，從各部門的角度提出意見和建議，充實完善經濟合同的條款及內容，制定出統(tǒng)一的采購合同版本。合同版本的制定可以節(jié)省合同簽署人員的時間并加快合同簽訂周轉的速度，提高工作效率。同時可避免潛在的經濟糾紛，降低合同風險，也可以提高審計工作效率。

6.加強經濟合同簽訂前、訂立時、執(zhí)行中、終結后的全過程管理。（1）經濟合同簽訂前的管理及風險防范與控制。一是立項管理。醫(yī)院需要向上級部門申請或報批的項目，必須獲得批復文件后方可執(zhí)行。二是采購依據。經辦部門應認真審核申請科室的報告和集體論證簽字；進行市場調查和效益分析，避免設備購入后出現閑置；要有領導同意的簽署意見；采購前明確資金來源渠道；落實履行合同的資金是否已在預算內；了解醫(yī)院現有資源是否能滿足該項目需要；采購是否經醫(yī)院黨政聯席會議集體討論同意。三是招標管理。醫(yī)院參加評標人員及評標專家應注意查閱醫(yī)院《招標文件》的具體內容，招標參數是否合理。另外，要查看投標方是否響應招標文件，提供的資料是否齊全，注意審核：①工商局辦理的企業(yè)法人資格和合法經營的憑證即《企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照》是否年檢、是否超范圍經營；②質量技術監(jiān)督局頒發(fā)的唯一、始終不變的《組織機構代碼證》是否年檢；③食品藥品監(jiān)督管理局簽發(fā)的《醫(yī)療器械經營企業(yè)許可證》經營范圍及許可期限；④是否有《稅務登記證》；⑤是否有法人和代理人身份證，代理人是否有書面的《法定代表人授權委托書》；⑥是否有《質量技術鑒定書》；⑦有無檢察機關出示的《行賄犯罪檔案查詢結果告知函》；⑧查看是否提供有關資質證書；⑨《產品經銷授權書》；⑩投標人資信證明、當事人開戶銀行賬號等。四是合同完整。根據我國《經濟合同法》第十二條規(guī)定，經濟合同應具備以下主要條款：標的、數量和質量、價款或酬金、付款方式、履行期限、地點和方式、違約責任、其他需要在合同中載明的事項。合同的審核是對合同格式的規(guī)范性、內容的完整性、責任和權利的合理性進行審查把關。審查合同標的數量、質量、價款、驗收標準、合同期限，合同價款支付方式，違約責任的約定是否準確。需要審查的內容主要包括：①審查合同標的名稱是否規(guī)范，包括品牌、型號、規(guī)格、等級；②審查合同的質量表述是否明確、是否達到設計所需要求的技術標準，“三包”條款是否完備；③審查合同價款或酬金是否明確合理，價款支付條件是否規(guī)范，質量保證金是否明確；④審查合同的數量，計量標準和計量方法是否準確；⑤審查合同履行期限、地點和方式是否明確合理；⑥審查違反合同的責任區(qū)分，違約條款及賠償金額是否明確；⑦審查解決爭議的方式與方法是否合理明確；⑧審查質量保修期是否按國家或行業(yè)規(guī)定，優(yōu)惠率是否明確；⑨審查經濟合同條款的語意是否清晰嚴謹，認真領會并仔細斟酌每一條款，條款內容要具體、嚴謹，用詞要準確，不能出現錯字、別字，數字表達要規(guī)范，標點符號要求正確，避免產生分歧、歪解，甚至引發(fā)糾紛導致經濟損失。另外，對技術要求高的合同，應附上有關使用說明、裝配圖紙、操作規(guī)程、售后服務等條款，如發(fā)現存在問題的合同應拒簽。①（2）經濟合同訂立時的管理及風險防范與控制。一是公正平等。經濟合同應該按照談判協商的結果，遵守自愿、公平、平等互利、協商一致和誠實信用的原則簽訂。二是書面形式。醫(yī)院經濟合同均應采用書面形式訂立，杜絕采用口頭形式或其他形式。避免發(fā)生糾紛時舉證困難。三是雙方簽字蓋章。合同必須經雙方法人代表或授權代表簽字，并加蓋雙方合同專用章后合同生效。（3）經濟合同執(zhí)行中的管理及風險防范與控制。一是合同執(zhí)行。合同管理人員應深入到合同執(zhí)行部門，檢查合同的執(zhí)行情況。對于未執(zhí)行或未完全執(zhí)行的合同，要查明未能執(zhí)行的原因。例如，分期付款合同，應查明對方是否按合同條款執(zhí)行；提供的貨物或服務是否符合合同規(guī)定條款的約定；若對方沒有及時提供服務或供貨，醫(yī)院應采取相應措施及時催促告知；在對方提供的貨物或者服務不符合約定的情況下，應暫停付款或者簽訂其他補充協議等。二是價款支付。財務部門必須留存每一份經濟合同的原件。因此，對方申請支付款項時應用合同原件。合同價款宜采用分期支付的方式。故財務部門要審核合同價款和支付方式約定是否明晰。對設備采購或服務類合同，一般在合同簽訂后支付總價的10%作為定金，待設備安裝調試到位或服務提供完畢，并通過相關部門的認證驗收簽字后支付不超過合同總價80%的價款，另留10%的款項作為質保金，待質保期或服務期結束后再予以結付?；ê贤炗喓箢A付30%支付工程款，工程竣工驗收后付至合同價款的60%為宜，待審計結束后，可付至合同價款的90%，余款作為質保金，同樣在質保期滿后一次性結付。②三是調整變化。如在合同執(zhí)行過程由于市場的變化、政策的調整等原因，可能會給醫(yī)院利益造成損失，應該按照程序促成雙方進一步協商。四是糾紛處理。加強對合同糾紛的管理。如果在合同執(zhí)行過程中出現違約、糾紛，應在國家法律規(guī)定的時效內與對方協商。如果合同雙方對糾紛的處理能夠取得一致意見，應當簽訂書面協議。如果合同糾紛無法協商解決，則應選擇仲裁或訴訟方式合理、合法解決。五是變更解除。醫(yī)院應審查經濟合同的變更或者解除的形式是否合法。按照《經濟合同法》的規(guī)定，只有滿足下列條件之一，經濟合同的變更或者解除才合法：①由于不可抗力致使經濟合同的全部或者部分義務不能履行；②由于另一方在合同約定的期限內沒有履行合同；③當事人雙方協商同意，并且不會因此損害國家利益和社會公眾利益。經濟合同的變更或解除應當采用書面形式，合同的變更或解除必須按照規(guī)定的程序辦理，需要完備相關手續(xù)。（4）經濟合同終結后的管理。一是歸檔備查。經濟合同檔案既是合同執(zhí)行的依據，也是事后檢驗經濟行為的歷史資料。因此，將留存的每一項經濟合同原件，包括合同立項批準文件、合同執(zhí)行記錄以及合同審計意見書等，按照簽訂年度、合同項目內容進行分類整理，統(tǒng)一編號，送醫(yī)院檔案室集中存檔備案。二是分析評價。建立相應的評價制度，合同管理部門每年對經濟合同履行的情況及效果進行分析和評價，對合同履行進度、到期期限及時報告。對即將到期的合同，提前一個月發(fā)出預警，并向院領導提出是否續(xù)簽的建議。對發(fā)現的問題盡快查明原因，及時報告并督促整改。

四、經濟合同需要注意的問題

一是對與個人或者外方簽訂的經濟合同，注意與執(zhí)行該合同相關的營業(yè)稅、個人所得稅等稅金的代扣代繳問題。二是注意與執(zhí)行該合同相關的服務，后續(xù)服務的要求以及相關費用的承擔問題。三是要注意合同執(zhí)行過程中，可能存在的風險分擔問題，特別是技術服務或者技術轉讓合同，更要引起足夠重視。四是一旦發(fā)生合同糾紛，應注意在訴訟時效期限內主張權利，否則將喪失勝訴權。五是注意包修與保修的區(qū)別。六是分清定金與訂金的不同。七是需要注意合同條款與前期資料是否一致，審核投標文件或談判時對方的承諾與合同中的承諾是否一致。如質保期投標時承諾三年，合同中質保期是否低于三年。還需注意服務承諾、設備配置以及其他特殊的條款等是否有變化。因此，一定要對照投標文件及合同談判時的承諾有關資料進行審核。八是對于不能履行供貨的單位，應沒收對方投標時墊付的保證金，并根據合同規(guī)定收取罰款。或雙方在自愿的基礎上，以書面形式簽署補充協議；或者按照《經濟合同法》規(guī)定解除經濟合同。九是對于承包經營、租賃等長期合同，要注意對方是否按照合同約定的方式，及時、足額繳納款項。一旦發(fā)生拖欠，應采取措施及時追繳，避免長期拖欠形成呆賬、壞賬。

總而言之，經濟合同的管理是醫(yī)院的一項重要工作。因此，醫(yī)院的經濟合同管理及風險防范控制，必須是全過程的、動態(tài)性的、系統(tǒng)性的。醫(yī)院要確保合同的各個環(huán)節(jié)都按照有關制度依法依規(guī)進行，對每一環(huán)節(jié)加強動態(tài)管理和風險控制，實行全過程的跟蹤監(jiān)督管理，以達到依法維護醫(yī)院的合法權益，實現醫(yī)院權益最大化的終極目的。

注釋：

①臧芝紅，姜平，張彬.淺談醫(yī)院經濟合同審計中應注意的幾個問題[J].醫(yī)院院長論壇，2010，3（2）：45－49．

②陳凌.探析醫(yī)院經濟合同管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2010，21 （113)：62－63.

（作者單位：昆明醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院 云南昆明 650101）

（責編：若佳）

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1004-4914（2014）11-258-03