新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理中的問(wèn)題和策略研究

張麗華/哈爾濱市住房保障和房產(chǎn)管理局經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)分局

新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理中的問(wèn)題和策略研究

張麗華/哈爾濱市住房保障和房產(chǎn)管理局經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)分局

近年來(lái)隨著房?jī)r(jià)的不斷攀升，房地產(chǎn)行業(yè)備受社會(huì)關(guān)注，處于賣(mài)方市場(chǎng)的房地產(chǎn)行業(yè)的長(zhǎng)期存在，以及國(guó)家先后出臺(tái)了遏制房地產(chǎn)過(guò)熱的新政策，如首付比率調(diào)整，個(gè)人第二套房限制政策，新國(guó)五條，二手房交易調(diào)整等，對(duì)房地產(chǎn)行業(yè)產(chǎn)生了不同程度的影響，也對(duì)房地產(chǎn)檔案管理產(chǎn)生了很大的影響。

一、房地產(chǎn)檔案管理概念與內(nèi)容

1.房地產(chǎn)檔案概念與特點(diǎn)。房地產(chǎn)檔案是房產(chǎn)在建設(shè)、交易、審批等管理環(huán)節(jié)中形成的具有一定價(jià)值且以不同載體形式存在的檔案資料。房產(chǎn)檔案具有法律憑據(jù)性，可為產(chǎn)權(quán)管理提供有效的法律依據(jù)。房產(chǎn)檔案區(qū)別于其他檔案，有著自身的特點(diǎn)。動(dòng)態(tài)性。房產(chǎn)檔案會(huì)隨著房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)變更、城市改造等發(fā)生動(dòng)態(tài)變化，因此需對(duì)房地產(chǎn)檔案實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。區(qū)域性。每宗房產(chǎn)產(chǎn)權(quán)情況及發(fā)證機(jī)關(guān)都具有唯一性，每宗房產(chǎn)的檔案信息受地區(qū)限制而不同。

2.房地產(chǎn)檔案管理內(nèi)容。首先，房地產(chǎn)檔案收集、歸檔。就是按規(guī)定把分散的房產(chǎn)檔案集中到產(chǎn)權(quán)部門(mén)實(shí)行歸檔，統(tǒng)一管理。其次，房產(chǎn)檔案整理。就是對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、排列、目錄編制等。再次，房地產(chǎn)檔案的鑒定與保管。檔案的鑒定工作就是對(duì)收集的檔案信息的真實(shí)性及價(jià)值性進(jìn)行鑒定。檔案的保管，是指根據(jù)房地產(chǎn)檔案的特點(diǎn)科學(xué)地對(duì)檔案進(jìn)行存放、安全防護(hù)。最后，房產(chǎn)檔案的利用。就是建立在信息化的系統(tǒng)下對(duì)檔案信息檢索提供科學(xué)、便捷、有效的服務(wù)工作，如編制檢索工具、卷宗目錄的編制等。

二、新時(shí)期房地產(chǎn)檔案管理的意義及存在問(wèn)題

（一）新時(shí)期房產(chǎn)檔案管理的意義

首先，降低資源浪費(fèi)，房地產(chǎn)檔案作為一類(lèi)檔案資源，承載著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)最直接有效的信息，只有合理利用這部分資源，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，避免檔案資源本身的浪費(fèi)，而且其有效的信息資源為我們緊張的住房供給提供了有效憑證，從而避免住房閑置浪費(fèi)。其次，為國(guó)家調(diào)控提供依據(jù)，房地產(chǎn)檔案管理為國(guó)家實(shí)行房地產(chǎn)市場(chǎng)調(diào)控提供有效信息統(tǒng)計(jì)與分析工作，為國(guó)家調(diào)控提供有效依據(jù)。再次，為人們生活等方面提供信息服務(wù)，房地產(chǎn)檔案管理承載著我國(guó)房地產(chǎn)市場(chǎng)最直接有效的信息，在我們住房市場(chǎng)供給小于需求的今天，提供有效的房地產(chǎn)信息才能為人民的基本生活、住房選擇等提供有效的服務(wù)。最后，降低炒房等違法違紀(jì)犯罪率，近年來(lái)違法、違規(guī)炒房、囤房等現(xiàn)象頻發(fā)，國(guó)家頒布的“國(guó)五條”指出：“堅(jiān)決抑制投機(jī)投資性購(gòu)房”。因此房地產(chǎn)檔案信息管理與合理開(kāi)放部分檔案信息可以有效地打擊炒房、堅(jiān)決抑制投機(jī)投資性購(gòu)房等違法行為。

（二）新時(shí)期檔案管理存在的主要問(wèn)題

1.房地產(chǎn)信息開(kāi)放度過(guò)低。房地產(chǎn)檔案承載著眾多的房地產(chǎn)市場(chǎng)信息，無(wú)論對(duì)于國(guó)家、房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)商、普通民眾都有重要的信息利用價(jià)值，高利用率才是建立房產(chǎn)檔案的價(jià)值所在，也是建立房地產(chǎn)檔案的主要目的。但由于現(xiàn)階段我們處于嚴(yán)重的房地產(chǎn)賣(mài)方市場(chǎng)階段，造成房地產(chǎn)檔案的開(kāi)放度低且開(kāi)發(fā)商不必利用或極少利用房地產(chǎn)檔案信息來(lái)開(kāi)發(fā)市場(chǎng)的局面，使得消費(fèi)者及普通民眾很難得到或利用房地產(chǎn)檔案資料。

2.房地產(chǎn)檔案管理人員素質(zhì)有待提高。隨著信息化、數(shù)字化進(jìn)程的加快，各行各業(yè)的信息系統(tǒng)都在接受信息化的改造，房地產(chǎn)市場(chǎng)也不例外，有效的檔案管理工作包括檔案收集、歸檔、整理、鑒定與保管、信息檢索利用等工作，這就要求檔案管理人員不但要進(jìn)行信息化技術(shù)的培訓(xùn)，還要不斷加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案知識(shí)的培養(yǎng)，對(duì)檔案信息進(jìn)行價(jià)值篩選，培養(yǎng)檔案管理人員敏銳的信息洞察力等，這就對(duì)現(xiàn)階段房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)、工作能力提高提出了挑戰(zhàn)。

3.缺乏有效的信息檢索系統(tǒng)。目前雖大部分房地產(chǎn)組織建立了信息化的檔案管理系統(tǒng)，但由于房地產(chǎn)檔案建立具有唯一性及區(qū)域性，使得很多房地產(chǎn)檔案受到區(qū)域性、地方性的限制，全國(guó)不能形成有效的、統(tǒng)一的信息檢索系統(tǒng)，即使是以省市為單位的地方房地產(chǎn)信息系統(tǒng)，由于受到現(xiàn)階段賣(mài)方市場(chǎng)的影響，對(duì)用戶(hù)開(kāi)放條件苛刻，檢索的信息質(zhì)量偏低，正是如此才造成很多以投機(jī)投資性購(gòu)房為目的的現(xiàn)象出現(xiàn)。

4.信息收集、甄別不完善。近年來(lái)房地產(chǎn)更多地參與到地方經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中，而且就房地產(chǎn)檔案管理本身而言，具有很強(qiáng)的動(dòng)態(tài)性，房地產(chǎn)檔案信息收集隨著城市改造、拆遷、房屋買(mǎi)賣(mài)、繼承、抵押等相應(yīng)地發(fā)生變化，每當(dāng)有涉及到房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的活動(dòng)發(fā)生，都會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的產(chǎn)權(quán)文件資料。房地產(chǎn)檔案從種類(lèi)上劃分有房產(chǎn)購(gòu)買(mǎi)登記檔案、產(chǎn)權(quán)注銷(xiāo)登記檔案、房地產(chǎn)交易檔案、房屋拆遷檔案等等。目前我國(guó)的房地產(chǎn)檔案信息收集主要集中在買(mǎi)賣(mài)檔案登記，產(chǎn)權(quán)交易登記部分，加之檔案收集復(fù)雜，所以造成信息收集不完善的現(xiàn)狀?！冻鞘蟹康禺a(chǎn)權(quán)屬檔案管理辦法》中規(guī)定“房地產(chǎn)權(quán)屬檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的規(guī)定對(duì)歸檔的各種房地產(chǎn)權(quán)屬檔案材料進(jìn)行驗(yàn)收，不符合要求的，不予歸檔。”但在實(shí)際檔案管理工作中，房地產(chǎn)市場(chǎng)把目光主要投向了房產(chǎn)交易上，對(duì)于完善與甄別房產(chǎn)信息工作沒(méi)有給予足夠的重視，加之在實(shí)際工作中更正與查補(bǔ)房產(chǎn)檔案信息工作難度大、程序復(fù)雜，造成了房地產(chǎn)檔案管理工作中，信息甄別不完善。造成部分房產(chǎn)虛假信息的存在，這也是出現(xiàn)“房姐”等眾多房地產(chǎn)市場(chǎng)亂象的原因之一。

三、新時(shí)期加強(qiáng)房地產(chǎn)檔案管理的對(duì)策

1.加強(qiáng)檔案管理立法嚴(yán)格執(zhí)行，逐漸改變市場(chǎng)供求關(guān)系。針對(duì)房地產(chǎn)檔案管理信息開(kāi)放程度過(guò)低及信息甄別系統(tǒng)不完善的現(xiàn)象，國(guó)家應(yīng)嚴(yán)格立法，嚴(yán)格要求房地產(chǎn)市場(chǎng)的信息甄別與開(kāi)放度，對(duì)現(xiàn)行的房地產(chǎn)檔案查閱制度、材料收集制度、鑒別歸檔制度、檢查核對(duì)制度、保管保密制度等進(jìn)行完善，針對(duì)新時(shí)期新問(wèn)題，制定一些新的制度，完善檔案管理內(nèi)容?？茖W(xué)立法嚴(yán)格執(zhí)行，不斷改善房地產(chǎn)市場(chǎng)的供求關(guān)系，如國(guó)家頒布的“國(guó)五條”明確規(guī)定：“堅(jiān)決抑制投機(jī)投資性購(gòu)房”“加強(qiáng)市場(chǎng)監(jiān)管”，二手房首付比例調(diào)整，以及早期的限購(gòu)令等立法，要嚴(yán)格執(zhí)行，只有逐漸調(diào)整房地產(chǎn)市場(chǎng)長(zhǎng)期的賣(mài)方市場(chǎng)現(xiàn)狀才能更好地發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理的作用。

2.提高房地產(chǎn)檔案管理人員的綜合素質(zhì)。隨著社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)正不斷發(fā)生日新月異的變化，特別是數(shù)字化、信息化程度的加快，再加之房地產(chǎn)檔案業(yè)務(wù)不斷更新和拓展，都迫使房地產(chǎn)檔案管理人員不斷提高自身的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)?！按罅μ岣叻康禺a(chǎn)檔案工作者駕馭信息技術(shù)的能力，建設(shè)一支以既精通房地產(chǎn)管理業(yè)務(wù)，又熟悉計(jì)算機(jī)信息技術(shù)為主體的專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，是實(shí)現(xiàn)房產(chǎn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵?！币?jiǎng)?chuàng)造條件使檔案管理人員在工作中獲得學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，適時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)培訓(xùn)，不斷引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，提高整個(gè)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的服務(wù)能力，吸收各高校專(zhuān)業(yè)人才，注入新鮮血液。

3.構(gòu)建信息化系統(tǒng)，完善檢索機(jī)制。運(yùn)用計(jì)算機(jī)、多媒體等現(xiàn)代技術(shù)建立完善的房地產(chǎn)檔案信息檢索系統(tǒng)，克服地域性差異，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)建立國(guó)家大范圍內(nèi)的房地產(chǎn)信息數(shù)據(jù)庫(kù)。運(yùn)用政策性指令加大房地產(chǎn)市場(chǎng)對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的投入，規(guī)范房地產(chǎn)市場(chǎng)的檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，編制統(tǒng)一的檢索目錄規(guī)范，提高檢索信息的數(shù)量與質(zhì)量。

綜上所述，只有適時(shí)根據(jù)市場(chǎng)變化，把握不斷出現(xiàn)的新情況，形成多方配合全面行動(dòng)的工作思維，才能創(chuàng)新房地產(chǎn)檔案管理，發(fā)揮房地產(chǎn)檔案管理的本質(zhì)作用。