淺談方志資料的收集與整理

趙 彬 李新文

淺談方志資料的收集與整理

趙 彬 李新文

資料是志書的生命，掌握詳實(shí)的資料是編寫方志的基礎(chǔ)。資料準(zhǔn)備是編纂方志工作重要環(huán)節(jié)，貫穿于修志工作的全過程，本文就方志資料的搜集、整理、分類、管理、工作談點(diǎn)拙見。

方志資料 收集 檔案整理 分類 管理

國務(wù)院《地方志工作條例》明確規(guī)定，地方志是資料性文獻(xiàn)。因此地方志書又被稱為“一方之全史”或“地方百科全書”。編纂地方志是適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)多方面需要的一項(xiàng)龐大的系統(tǒng)工程，也是一項(xiàng)科研事業(yè)。無論是當(dāng)前我們正在進(jìn)行的第二輪三級(jí)地方志書的編纂，還是部門、行業(yè)、鄉(xiāng)鎮(zhèn)、村莊等開展的專業(yè)志或地情書的編纂,都離不開資料收集和整理這個(gè)基礎(chǔ)工作。資料工作的好壞，是所修志書成敗的關(guān)鍵。那么怎樣才能做好資料的收集與整理、保管工作呢？筆者認(rèn)為應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：

一、資料收集應(yīng)遵循的原則

1.圍繞工作目標(biāo)的原則。資料收集與整理工作以明確目標(biāo)范圍為前提。志書要橫陳百科，縱述歷史。“橫不缺(要)項(xiàng)、縱不斷(主)線”是擬定志書篇目、收集整理資料時(shí)必須遵循的重要原則?！皺M不缺項(xiàng)”，指不欠缺事物門類,以展現(xiàn)事物的多樣性和廣泛性；橫向看，志書反映某一地域的全貌，縱向看，志書反映斷限內(nèi)某一地域各行業(yè)的興衰起伏和歷史發(fā)展脈絡(luò)，所以稱它為一方之“全書”和一方之“全史”。它所記載的是某一地域、某一行業(yè)的全貌，凡是某一地域的自然、經(jīng)濟(jì)、政治、文化、社會(huì)、人物等，無一不在志書記述范圍之內(nèi)，缺一項(xiàng)就不成其為志書，缺項(xiàng)與斷線都會(huì)影響志書的質(zhì)量。特別是隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、科學(xué)的發(fā)達(dá)，當(dāng)今社會(huì)分工越來越細(xì)，行業(yè)越來越多，社會(huì)結(jié)構(gòu)越來越復(fù)雜。我們?cè)跀M定篇目、收集整理資料時(shí)，要做到盡其所有，無所不包，廣辟類目，注重科學(xué)性。

2.堅(jiān)持客觀真實(shí)原則。國務(wù)院頒布的《地方志工作條例》第六條規(guī)定：“編纂地方志應(yīng)當(dāng)做到存真求實(shí)、確保質(zhì)量，全面、客觀地記述本行政區(qū)域自然、政治、經(jīng)濟(jì)、文化和社會(huì)的歷史與現(xiàn)狀?！钡谑粭l規(guī)定：“地方志資料所有人或者持有人不得故意提供虛假資料?！边@兩條強(qiáng)調(diào)的是“存真求實(shí)”，所以，資料一定要真實(shí)可靠?？陀^真實(shí)是做好地方志資料收集和整理工作的根本要求。無論是反映一個(gè)地域自然與社會(huì)的歷史與現(xiàn)狀的文字記載還是口碑和實(shí)物都應(yīng)當(dāng)堅(jiān)持求真存實(shí)。志書作為一種地情信息載體，真實(shí)性是它的生命所在。一部真實(shí)反映地情的志書，會(huì)受到世代用志者的熱愛，具有無窮的生命力。而對(duì)地情作了歪曲或虛假記述的志書，不僅失去了志書本身的價(jià)值，也會(huì)對(duì)社會(huì)和志書使用者造成很大的傷害，成為方志批評(píng)家批判的對(duì)象，自然也就成了后來的志書編修者的反面教材。志書以真實(shí)、準(zhǔn)確為本，這是志書的基本特征。唯存真求實(shí)，存史資政才可流傳百世，經(jīng)歷數(shù)千年而不衰。

3.統(tǒng)籌兼顧，整體推進(jìn)的原則。方志不同于個(gè)人著述，是眾人勞動(dòng)合成的，因此在開展資料采集工作之前，就應(yīng)做出規(guī)劃。根據(jù)單位的人力，財(cái)力，物力的具體情況，制定出行之有效的資料采集方案，按照先“活”后“死”，搶救優(yōu)先；由近及遠(yuǎn)，循序漸進(jìn)；由內(nèi)到外，全面覆蓋；現(xiàn)易后難，重點(diǎn)突破，力求做到人盡其才，統(tǒng)籌兼顧。

4.堅(jiān)持為現(xiàn)實(shí)服務(wù)的原則。地方志書編纂的目的就是為當(dāng)代經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展服務(wù)，因此我們要注意收集反映社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展過程中體現(xiàn)地方特點(diǎn)、時(shí)代特點(diǎn)的相關(guān)資料；同時(shí)要收集反映在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)過程中的正反兩方面經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的資料，更好地為地方黨委、政府決策提供借鑒。

二、資料的來源

方志涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、社會(huì)等歷史和現(xiàn)狀，需要查閱成千上萬的檔案、報(bào)刊、雜志、圖書等各種文字資料和查看實(shí)物，還要進(jìn)行采訪、錄音、攝影等，因此資料的形式多種多樣。通?？煞譃槿蟛糠?，即文獻(xiàn)資料、實(shí)物資料、口碑資料三種。

1.文獻(xiàn)資料。包括文獻(xiàn)檔案、統(tǒng)計(jì)資料和圖書報(bào)刊等類。文獻(xiàn)檔案資料。檔案館以及各部門檔案室收藏的有關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、政法、科學(xué)、文化、教育、衛(wèi)生、體育等檔案，為我們編修志書提供了很大的方便。這些檔案多是歷史活動(dòng)的原始記錄，不僅史料豐富，而且相當(dāng)全面，同時(shí)相對(duì)來說比較可靠，具有一定權(quán)威性，是編寫志書的重要資料來源。

統(tǒng)計(jì)資料。統(tǒng)計(jì)資料包括統(tǒng)計(jì)數(shù)字和統(tǒng)計(jì)圖表。它是由統(tǒng)計(jì)部門或企事業(yè)部門匯編的，具有一定的權(quán)威性。統(tǒng)計(jì)數(shù)字、圖表是觀察、研究社會(huì)或一個(gè)部門發(fā)展變遷的主要資料。

圖書報(bào)刊資料。圖書報(bào)刊是編志所需資料的重要來源。舊志書、史書、年鑒、私人撰著、族譜、各種報(bào)紙雜志，都有對(duì)地方自然和社會(huì)不同程度的記述，“群書采錄”，從中可以匯集起豐富的資料。

其他文字資料。諸如書信、日記、講演稿、同鄉(xiāng)同學(xué)錄、賬簿、票據(jù)、合同、契約、廠（店）規(guī)、章程、廣告、啟示、聲明等，都是編纂志書不可忽視的文字資料。

2.實(shí)物資料。包括古文化遺址、遺跡、古建筑、化石、碑刻、地圖、書畫、照片等。在這里，尤其要重視照片資料，它真實(shí)地反映事物的形象和當(dāng)時(shí)當(dāng)?shù)氐臍v史真實(shí)面貌，一張照片勝過若干文字，應(yīng)注意收集。

3.口碑資料。從當(dāng)事人或知情人那里搜集的回憶錄、社會(huì)風(fēng)俗、遺聞?shì)W事、傳說、民間故事、諺語民謠，以及實(shí)地調(diào)查的記錄材料等。

上述這些不同形式的資料，收集的途徑、記載的方法、保存的方式均不相同，最后要統(tǒng)為一體，為地方志書所用。

三、資料搜集的基本方法

資料準(zhǔn)備是編纂方志工作的重要環(huán)節(jié)，貫穿于整個(gè)修志工作的始終，它包括搜集、整理、鑒別、管理、利用等諸多方面。

1.文字資料搜集方法。文字資料需要借助各種目錄索引，有的放矢地搜集。一是圖書目錄，二是報(bào)刊目錄，三是檔案目錄，四是傳記資料索引。

2.實(shí)物資料搜集方法。對(duì)本地區(qū)的山川、景物、道路、古跡、文物等要進(jìn)行實(shí)地考察，用現(xiàn)代科學(xué)方法加以觀測記錄，可以采用文字描述、測繪、拓印、攝影、錄像等手段。音像資料。一是搜集音像資料原件；二是通過復(fù)制的辦法取得所需要的資料。圖片資料搜集方法。除了搜集原件外，應(yīng)廣泛搜集影印件，如圖片集、地方志、年鑒、期刊及其他圖書中的有關(guān)部門圖片資料。

3.口碑資料搜集方法?？诒话阃ㄟ^采訪獲得，采訪形式可多種多樣，如登門拜訪、開座談會(huì)、發(fā)函征詢等。民歌、方言、曲藝等必須做錄音。

四、資料的整理

資料搜集齊了，并不是放置起來，而是為了充分的利用。因此，我們應(yīng)當(dāng)充分重視獲得足夠資料之后的資料整理工作，為下一步的資料長編和志稿的編寫，提供翔實(shí)、準(zhǔn)確的資料。

1.資料整理的目的和意義。有利于拾遺補(bǔ)缺，有利于鑒別考證，有利于撰寫志稿，有利于及時(shí)為現(xiàn)實(shí)服務(wù)。主要?dú)w納為以下幾點(diǎn)：

（1）熟悉資料。整理資料的過程，即是主筆人熟悉材料并且為將來編寫構(gòu)思的過程。

（2）檢查資料。整理資料中，通過所得資料的排比、鑒別，才能檢查出資料的正誤、缺略，達(dá)到去偽存真、由表及里、由此及彼的目的，才能使入志資料翔實(shí)、準(zhǔn)確。

（3）保存資料。經(jīng)過整理之后的資料，保存下來，其意義不僅只是為修志工作提供方便，而且還將為我們修史和各部門研究，提供全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確的原始資料。

2.資料的整理與分類。資料的整理，關(guān)鍵在于分類。資料的分類可以采取以下方法：

（1）按行政區(qū)劃或地區(qū)分類；

（2）按時(shí)間分類。有的按資料形成年代分類；有的按時(shí)期分類，如古代、現(xiàn)代，或解放前、解放后，抗日戰(zhàn)爭時(shí)期、解放戰(zhàn)爭時(shí)期等；

（3）按內(nèi)容分類。如分為政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化、教育等類；

（4）按行業(yè)、按產(chǎn)品分類。比如經(jīng)濟(jì)資料，可按行業(yè)分為紡織行業(yè)、化工行業(yè)、造紙業(yè)等等。至于造紙行業(yè)，則可按產(chǎn)品分為土制紙、機(jī)制紙等類別；

（5）按資料類型分類。即按資料形式分為圖書、報(bào)刊、檔案、口頭、復(fù)印材料等類別。

以上各種分類方法，均各有其優(yōu)缺點(diǎn)。為了使資料分類達(dá)到科學(xué)和準(zhǔn)確，可根據(jù)本地資料情況，以一種形式為主，結(jié)合其他形式，靈活運(yùn)用。如：地區(qū)——內(nèi)容——時(shí)序；時(shí)序——地區(qū)——內(nèi)容；行業(yè)——產(chǎn)品等。

3.資料整理的步驟與方法。將搜集到的大量資料，進(jìn)行登記、建卡、分類、編目等方法進(jìn)行整理。由于搜集資料工作量大，時(shí)限跨度長，不能等資料搜集齊全后再開始整理，而應(yīng)邊搜集邊整理。

（1）編號(hào)登記，建立《資料登記簿》。搜集到的資料，隨時(shí)進(jìn)行流水編號(hào)登記，內(nèi)容包括：搜集日期、資料名稱、資料來源、資料種類和形式、資料頁數(shù)以及搜集人姓名等。

（2）建卡歸類。一是為方便匯編資料和編寫工作，按照編寫提綱，每一篇為一類、按一事一卡抄錄的資料卡，按篇?dú)w類，資料長箋上的類別即為編寫提綱中各篇的題名。分類號(hào)，按篇、章、節(jié)編列，章節(jié)在篇號(hào)后用短橫線連續(xù)編號(hào)，如第九篇第四章第三節(jié)，即寫為9-4-3，各類資料按收集先后順序排列。分類匯編時(shí)按年代和時(shí)間先后順序排列。二是凡屬群眾提供或修志人員搜集的剪報(bào)、復(fù)印資料、回憶錄、訪問記錄、調(diào)查采訪記錄、文獻(xiàn)、手稿等，如紙面大小不同，不好裝訂時(shí)，可用16開質(zhì)地較好的白紙粘貼裝訂。三是資料的立卷歸檔。從管理、利用結(jié)合考慮，對(duì)通過建卡歸類的大量資料必須進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，分章裝袋，資料裝袋不能跨章，但一章資料可裝數(shù)袋。四是各袋資料均在袋面附本袋資料目錄，內(nèi)容包括：序號(hào)，指該資料在本袋資料中的順序號(hào)；資料名稱，登記流水號(hào)，應(yīng)與《資料登記簿》一致。

（3）專卷儲(chǔ)存。無論什么渠道搜集來的資料，都要一律按一事一本卷編號(hào)儲(chǔ)存。這樣，撰寫時(shí)只需取出此卷，便可查閱、考訂、研究某事的全部資料。

4.充分利用電腦整理保存資料。在信息時(shí)代，各項(xiàng)工作離不開電腦，編纂地方志工作，也是一樣。國務(wù)院《地方志工作條例》第十四條規(guī)定：“在地方志編纂過程中收集到的文字資料、圖表、照片、音像資料、實(shí)物等以及形成的地方志文稿，由本級(jí)人民政府負(fù)責(zé)地方志工作的機(jī)構(gòu)指定專職人員集中統(tǒng)一管理，妥善保存，不得損毀；修志工作完成后，應(yīng)當(dāng)依法移交本級(jí)國家檔案館或者方志館保存、管理，個(gè)人不得據(jù)為己有或者出租、出讓、轉(zhuǎn)借?！蔽覀円浞掷秒娔X整理收藏資料，編輯資料。充分利用電腦對(duì)資料進(jìn)行分類，按照志書的篇章節(jié)目子目的篇目，對(duì)應(yīng)錄入電腦中，使資料按既定的分類，在電腦中保存下來。

五、資料的管理

千辛萬苦搜集到的資料不能任其散失，要科學(xué)地管起來，更不能讓私人據(jù)為己有，或提成抽頭。這牽涉一個(gè)史德問題，要有公私界限。搜集到的資料要交公，但本人可以使用。資料原件一定要交公統(tǒng)一管理，共同使用。資料管理一定要科學(xué)，要做到片紙不丟，方便利用。要有一套資料卡片，以便按圖索驥，既節(jié)省時(shí)間，也免得把資料翻爛。并應(yīng)制定相應(yīng)的資料管理?xiàng)l例，以便保管使用都能有法可循，有章可遵。

總之，收集和整理資料是地方志書的基礎(chǔ)工作，而占有資料的多少和真誤，又是決定志書質(zhì)量的要素。從收集資料基礎(chǔ)抓起，探索適合有利于志書撰稿方式的資料工作，壘好基石，對(duì)提高地方志質(zhì)量至關(guān)重要。只要對(duì)地方志工作編纂有利，就可以大膽地嘗試、大膽地實(shí)踐。編纂一部高水平的地方志書更需要在資料的收集整理上不懈創(chuàng)新，因循守舊的方法必將失去生存的空間。

[1]晉中市史志研究院.地方志工作條例學(xué)習(xí)資料(內(nèi)部資料).晉中市史志研究院,2007.

[2]王繼杰.新編地方志講義.《上海地方志》辦公室, 1993,(5).

[3]運(yùn)子微.地方志資料的收集整理與使用匯編.北京地方志辦公室,2013.

趙 彬 晉中市史志研究院

李新文 晉中市史志研究院 院長

（責(zé)編 張佳琪）