增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí) 做好高校學(xué)生檔案管理

袁 曼

(湖北師范學(xué)院 語(yǔ)委辦，湖北 黃石 435002)

增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí) 做好高校學(xué)生檔案管理

袁 曼

(湖北師范學(xué)院 語(yǔ)委辦，湖北 黃石 435002)

高等院校學(xué)生的檔案是專門針對(duì)于大學(xué)生在學(xué)校期間德、智、體、美等各個(gè)方面的真實(shí)性記錄。也是大學(xué)生在學(xué)生生涯中不可缺少的一種憑證，更是大學(xué)生離開(kāi)學(xué)校之后，學(xué)生服務(wù)等部門對(duì)于學(xué)生的認(rèn)同、選撥、考核等工作的依據(jù)之一。但是關(guān)于大學(xué)生檔案管理的工作，很多學(xué)院的相關(guān)部門都沒(méi)有正式出臺(tái)統(tǒng)一的模式和相關(guān)的制度、標(biāo)準(zhǔn)，因此，來(lái)探討高等院校有特色的檔案管理模式，創(chuàng)新的檔案管理辦法，并切實(shí)來(lái)做好高等學(xué)院關(guān)于學(xué)生檔案的管理，讓學(xué)生的檔案真正做到物有所值、物超所用，具有十分重大的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義。

檔案管理；社會(huì)功能；創(chuàng)新意識(shí)

高校檔案是保存學(xué)校歷史風(fēng)貌的主要憑證，在制定學(xué)校發(fā)展計(jì)劃和教育規(guī)劃過(guò)程中發(fā)揮著舉足輕重的作用，同時(shí)也是加強(qiáng)政治思想工作及學(xué)校管理工作的重要依據(jù)。高校檔案保存了高校發(fā)展的核心價(jià)值，是學(xué)校寶貴的財(cái)富積累。從招生、專業(yè)設(shè)置、學(xué)生學(xué)籍等教學(xué)檔案及教學(xué)活動(dòng)檔案資料的管理都需要進(jìn)行全面系統(tǒng)的記錄，因而需要在有序的管理組織體系下，如實(shí)的進(jìn)行記錄，強(qiáng)化檔案管理工作的科學(xué)性。在提高檔案管理組織體系的情況下，教學(xué)工作的組織體系得到了有效的加強(qiáng)，全面系統(tǒng)的教育教學(xué)體系的建立，有利于強(qiáng)化管理功能的發(fā)揮，能夠更加全面和細(xì)致的記錄和規(guī)范學(xué)生學(xué)習(xí)和生活。

1 高等院校學(xué)生的檔案管理工作現(xiàn)狀與存在的問(wèn)題

1.1高等院校學(xué)生檔案管理工作缺乏統(tǒng)一的指標(biāo)

大學(xué)生檔案不健全的原因有兩個(gè)方面，一方面是學(xué)生的問(wèn)題，比如，入校時(shí)需要上交的資料未能交齊，導(dǎo)致后來(lái)檔案中沒(méi)有其全部的資料，或者是學(xué)生自己在入學(xué)前將部分重要資料丟失，入學(xué)后某些資料無(wú)法補(bǔ)辦，造成檔案的不完全。另一方面是學(xué)生將自己應(yīng)交資料完全上交，但學(xué)院的工作人員(包括班委、系接收部等)由于工作疏忽而丟失，也會(huì)造成學(xué)生檔案中資料的不完全。學(xué)生的檔案主要是學(xué)生在學(xué)校期間的一些表現(xiàn)情況，也包括入團(tuán)、入黨的資料，學(xué)籍資料，在校獎(jiǎng)懲資料，學(xué)生成績(jī)資料，學(xué)位授予情況資料等。由于學(xué)校沒(méi)有統(tǒng)一的定位標(biāo)準(zhǔn)，常常會(huì)導(dǎo)致學(xué)生檔案中資料不完備，這也給下一級(jí)檔案的管理工作帶來(lái)很大不便。

1.2高等院校學(xué)生檔案的規(guī)格不一致

隨著科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)在的高等學(xué)院一般都是兩種檔案管理方式，一種是紙質(zhì)的，一種是電子的。紙質(zhì)的檔案盒電子檔案并存，就給學(xué)院的檔案管理工作增加了一定的壓力。電子檔案這一新穎的模式，無(wú)疑是給現(xiàn)有的學(xué)生紙質(zhì)檔案注入了新的血液。不過(guò)，這同時(shí)也意味著這兩種檔案在信息錄入時(shí)的缺少或者重復(fù)，學(xué)生的檔案沒(méi)有辦法進(jìn)行統(tǒng)一的辨別，這就給學(xué)生的檔案管理工作造成了一定的不便影響。與此同時(shí)，隨著高等學(xué)院畢業(yè)的人數(shù)不斷增長(zhǎng)，畢業(yè)生的檔案就隨之加重，檔案的管理工作也出現(xiàn)了不斷加重的現(xiàn)象，在長(zhǎng)期的工作中，不免會(huì)造成大學(xué)生的檔案出現(xiàn)混淆或者材料不齊全等現(xiàn)象。這些問(wèn)題的出現(xiàn)，又只能是等到相關(guān)的畢業(yè)生在單位檔案的交接過(guò)程中才會(huì)被發(fā)現(xiàn)，這也不得不退回到原來(lái)檔案管理的單位，來(lái)回的追溯過(guò)程中，也有可能導(dǎo)致匹配錯(cuò)誤的檔案內(nèi)容。

1.3檔案的管理工作缺乏責(zé)任人和責(zé)任意識(shí)

目前，高等院校中很多的檔案管理工作是交給輔導(dǎo)員來(lái)兼職負(fù)責(zé)的。但是輔導(dǎo)員沒(méi)有接受過(guò)檔案管理的專業(yè)訓(xùn)練，又會(huì)以平時(shí)的工作很忙為理由，對(duì)于檔案的管理很少用心，這就從客觀上限制了高等學(xué)院的檔案管理工作順利進(jìn)行，也在很大程度上減低了檔案管理的質(zhì)量，嚴(yán)重制約了檔案管理工作的有序進(jìn)行。最重要的原因是高等學(xué)院的校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足，從主觀上就已經(jīng)制約了大學(xué)生的檔案管理的建設(shè)。對(duì)于檔案管理意識(shí)方面的薄弱，沒(méi)有足夠的重視大學(xué)生檔案管理工作的重要性，這是造成高等院校的檔案管理工作特別混亂的很重要的原因。

1.4檔案管理人員的思想陳舊，管理意識(shí)薄弱

很多高等院校的領(lǐng)導(dǎo)十分重視學(xué)院的科研、教學(xué)成果、學(xué)生管理、教學(xué)經(jīng)驗(yàn)等重點(diǎn)性工作，比較忽視對(duì)于檔案管理這方面的注意度，學(xué)院的檔案管理工作也常常被人們戲稱為“遺失的角落”，也常會(huì)出現(xiàn)用時(shí)才恨少的情況。對(duì)于檔案管理方面所投入的經(jīng)費(fèi)有限，對(duì)于檔案管理工作室的網(wǎng)絡(luò)及建設(shè)有限，很多軟件、硬件不能及時(shí)更新，達(dá)不到正常使用的水平。并且檔案的工作人員也在意識(shí)上認(rèn)為，只要收全檔案，保存好檔案就完成任務(wù)了，沒(méi)有利用檔案的資源來(lái)服務(wù)社會(huì)的思想。

1.5學(xué)院的檔案管理工作普遍缺乏創(chuàng)新意識(shí)

目前，高等學(xué)院的檔案管理一般都是人工操作，將紙質(zhì)的檔案存于資料間，將電子檔案錄入信息保存好。但是還有一些高校沒(méi)有實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，現(xiàn)代這會(huì)中，人力資源的管理是信息化里很重要的組成部分之一，學(xué)生的檔案也是人力資源中不可缺少的內(nèi)容，所以建立學(xué)生檔案的信息化是教育發(fā)展和社會(huì)發(fā)展的必然要求。我校的兩種檔案儲(chǔ)存在一定程度上將重要的檔案材料及時(shí)歸檔，并且建立比較完善的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，為本校的畢業(yè)生提供了一定的就業(yè)機(jī)會(huì)，也為招聘的單位提供了學(xué)生在校期間的詳細(xì)資料。但是對(duì)于很多高校來(lái)說(shuō)，檔案的管理人員大部分都是半路出家或者是兼職在做，他們沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)的培訓(xùn)和專業(yè)的技能學(xué)習(xí)，沒(méi)有掌握專業(yè)的信息技術(shù)，并且“一專多能”的人才，這是嚴(yán)重制約高等院校檔案的管理工作建設(shè)的根本原因。

2 高等院校學(xué)生的檔案管理工作的創(chuàng)新意識(shí)

高等院校的檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)時(shí)代的進(jìn)步和現(xiàn)實(shí)對(duì)于檔案的要求來(lái)不斷地深化對(duì)于新的時(shí)期檔案的工作人士，并準(zhǔn)確把握檔案管理工作的未來(lái)趨勢(shì)，要勇于超越自己、突破前人，積極討論在社會(huì)轉(zhuǎn)型的新時(shí)期，對(duì)于檔案工作的新體制、新方法、新技術(shù)、新理論、新人才、新服務(wù)等，自主完成創(chuàng)新，為更好地實(shí)現(xiàn)檔案的社會(huì)功能做準(zhǔn)備。

2.1要加大投入，提高認(rèn)識(shí)

高等院校的檔案是學(xué)院在辦學(xué)過(guò)程中的各種聲像、實(shí)物、文字的歷史記錄，檔案不僅反映了學(xué)校的發(fā)展和改革的歷程，而且呈現(xiàn)了學(xué)校的整體狀況，并且為高等學(xué)院師生謀求發(fā)展、深化改革等提供了非常好的理論上的依據(jù)。所以，對(duì)于高等學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)和負(fù)責(zé)檔案管理工作的人員來(lái)說(shuō)，一定要強(qiáng)化概念，提高認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)相對(duì)重視是做好檔案管理的關(guān)鍵，高校的領(lǐng)導(dǎo)就要首先帶頭，帶領(lǐng)大家解放思想、創(chuàng)新思路、轉(zhuǎn)變觀念、開(kāi)拓創(chuàng)新，在檔案管理工作中確定重點(diǎn)，找對(duì)方向，要加大檔案管理的基礎(chǔ)性建設(shè)，要改善硬件的環(huán)境并且采取有效的措施，比如引進(jìn)信息化的設(shè)計(jì)，在具體的實(shí)踐中要大膽創(chuàng)新，對(duì)于形成的創(chuàng)新成果，才能有效地推動(dòng)本校檔案管理工作的快速發(fā)展。

2.2優(yōu)化模式，提高水平

電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，極大地推動(dòng)了經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，也促使高校檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變，檔案信息化將是我國(guó)檔案管理工作發(fā)展的新目標(biāo)，新要求。高校檔案信息化建設(shè)是以檔案資源建設(shè)為核心，以紙質(zhì)檔案數(shù)字化及現(xiàn)行電子文件管理為重點(diǎn)，以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以擴(kuò)大檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為目標(biāo)，確保館藏重要檔案、照片、底片及錄像檔案數(shù)字化的一項(xiàng)重要舉措。提高檔案管理效率與效益，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案資源數(shù)字化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化，從而實(shí)現(xiàn)資源共享的重要途徑。實(shí)踐證明，應(yīng)用信息技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)勢(shì)。在檔案管理工作中發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，將大大提高檔案管理工作的有效性、準(zhǔn)確性和便利性，提高檔案管理的工作效率。如檔案從紙質(zhì)變?yōu)殡娮?，我們可?duì)其進(jìn)行重組，數(shù)據(jù)環(huán)境，信息決策，乃至各類報(bào)表的自動(dòng)生成。因此今后的工作中，高校要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)信息處理和網(wǎng)絡(luò)的優(yōu)勢(shì)，創(chuàng)新工作模式，提升管理效率，積極實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化。

2.3選拔人才，加強(qiáng)隊(duì)伍

高校檔案管理工作具有較強(qiáng)的政治性、專業(yè)性和技術(shù)性，不能用簡(jiǎn)單的歸檔和保存來(lái)概述和理解。管理人員不僅需要具備優(yōu)秀的思想政治素質(zhì)，還要有良好的專業(yè)技術(shù)水平更應(yīng)具有一定的法律法規(guī)知識(shí)。因此，培養(yǎng)全面合格的檔案管理人才，建立一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍是創(chuàng)新檔案管理工作的重中之重。合格的檔案管理者需要不斷提高自身的思想政治素養(yǎng)，從內(nèi)心深處體會(huì)檔案管理工作的要求，定期參加政治理論和政策法規(guī)的學(xué)習(xí)，強(qiáng)化保密意識(shí)，對(duì)工作中的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行糾正，把政治觀念、政策法規(guī)意識(shí)貫穿到整個(gè)檔案管理過(guò)程中。優(yōu)秀的檔案管理者還要掌握精湛的專業(yè)技能，檔案管理部門要制訂科學(xué)合理的人才培養(yǎng)計(jì)劃，組織和鼓勵(lì)管理人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)交流和進(jìn)修學(xué)習(xí)，不斷提高個(gè)人業(yè)務(wù)水平，并大膽選拔和引用技術(shù)全面、管理過(guò)硬的優(yōu)秀人才，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，強(qiáng)化專業(yè)隊(duì)伍。建立一支業(yè)務(wù)水平過(guò)硬、工作熱情高的專業(yè)隊(duì)伍，定期學(xué)習(xí)和培訓(xùn)專業(yè)科學(xué)技術(shù)，是一項(xiàng)需要長(zhǎng)期堅(jiān)持的工作，必將為高校檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展提供人才的源泉。

總結(jié)：總體來(lái)說(shuō)，高等學(xué)院的檔案管理工作需要不斷的探索和不斷地進(jìn)步，每個(gè)高等學(xué)院的管理者都應(yīng)該重視起來(lái)，要跟上時(shí)代的發(fā)展步伐，真正地把科學(xué)發(fā)展觀這一理論運(yùn)用到現(xiàn)實(shí)的工作中，要充分認(rèn)識(shí)現(xiàn)有情況下，高校檔案管理存在的具體問(wèn)題，并積極主動(dòng)尋求解決的方法，在保存好紙質(zhì)檔案的同時(shí)加入信息化的統(tǒng)計(jì)，高瞻遠(yuǎn)矚來(lái)思考未來(lái)檔案重要的社會(huì)作用，把握高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理以人為本，全面、協(xié)調(diào)、可持續(xù)發(fā)展。

[1]胡春紅．高校檔案管理探索淺議[J]．漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2011,10(1):152～153．

[2]楊芳．知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代高校檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策分析[J]．科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2011,21(2):137～138．

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2014—05—13

袁 曼(1978— )，女，湖北黃石人，研究實(shí)習(xí)員。

G804.3

A

1009-2714(2014)03- 0060- 03

10.3969/j.issn.1009-2714.2014.03.014