工程建設(shè)施工企業(yè)一體化管理體系的文件化

胡同飛 張連歡 王 浩

(南京理工大學(xué)泰州科技學(xué)院，江蘇泰州 225300)

0 引言

國際標(biāo)準(zhǔn)化組織在其頒布的質(zhì)量、環(huán)境管理等國際標(biāo)準(zhǔn)中，都強(qiáng)調(diào)了文件的價值和作用，指出組織建立管理體系必須文件化。文件的價值在于能夠溝通意圖、統(tǒng)一行動，具有重復(fù)性和可追溯性，并提供客觀證據(jù)。工程建設(shè)施工企業(yè)建立一體化的管理體系，也應(yīng)以多層次的文件對管理體系的范圍、運(yùn)行準(zhǔn)則進(jìn)行充分的描述，其目的是使企業(yè)的管理手段和方法制度化、程序化、系統(tǒng)化和“法制化”，提高企業(yè)的管理水平和管理績效。

1 施工企業(yè)建立一體化管理體系的必要性和可行性

通過調(diào)查問卷的分析，施工企業(yè)對于管理體系一體化是認(rèn)可和支持的。認(rèn)為一體化有必要的，其必要性表現(xiàn)在:《規(guī)范》保證施工企業(yè)質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全和社會責(zé)任管理體系有機(jī)的統(tǒng)一的基礎(chǔ);建筑企業(yè)一體化，伴隨著企業(yè)管理水平的提高、也為應(yīng)對全球化和世界市場的需要;對消費(fèi)者、顧客和相關(guān)方負(fù)責(zé)，更是對社會負(fù)責(zé);對于企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)，管理體系一體化充分運(yùn)用整體優(yōu)勢，使人員的安排和資源利用更加合理，優(yōu)化管理機(jī)構(gòu)組織的組織形式。通過持續(xù)有效運(yùn)行，必然降低組織的管理成本，提高管理效率;可以降低交易成本、減少申請認(rèn)證程序的次數(shù)，降低認(rèn)證審核費(fèi)用;為員工謀福利，提高凝聚力。

其可行性表現(xiàn)在:因?yàn)檫\(yùn)行模式相似，都要進(jìn)行目標(biāo)、方針和指標(biāo)的制定，對組織結(jié)構(gòu)和職能分配及資源的利用;理論基礎(chǔ)是相似的，質(zhì)量管理體系是根本，其他三項(xiàng)管理體系都是以八項(xiàng)質(zhì)量管理原則為理論基礎(chǔ);指導(dǎo)思想相似，各管理體系的制定和實(shí)施，主要是防患于未然，是想將損失減少到最低;循環(huán)模式的相同，必然在編制各程序時，很多程序文件相似，如文件的控制程序、過程控制程序;格式和編制的內(nèi)容相似，環(huán)境、職業(yè)健康安全和社會責(zé)任管理體系它們的標(biāo)準(zhǔn)都是基于質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)編制的，都遵循“PDCA循環(huán)”模式。

2 一體化管理體系文件的組成

一體化管理體系文件是施工企業(yè)方針政策和付諸于行動的指南，其組成主要包括管理手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書。

1)管理手冊。管理手冊是規(guī)定組織建立一體化管理體系的文件，管理手冊是對組織一體化管理體系作系統(tǒng)、完整和概要的描述，也是施工企業(yè)管理系統(tǒng)綱領(lǐng)性文件。管理手冊不僅僅是建立、維持及改進(jìn)一體化管理體系，還能做第三方認(rèn)證和第二方審核的依據(jù)，能作為顧客的評價考核依據(jù)。管理手冊作為一體化文件的頂層設(shè)計(jì)，簡潔而又高度概括了企業(yè)運(yùn)行情況，以過程進(jìn)行構(gòu)建，職責(zé)的管理、資源的管理、實(shí)施運(yùn)行和測量、分析改進(jìn)等內(nèi)容。

2)程序文件。程序文件是管理手冊的下一層次文件，即管理手冊的支持性文件，是施工企業(yè)組織部門為實(shí)施管理手冊內(nèi)容而制定的細(xì)則，施工企業(yè)為落實(shí)管理而制定的各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度也包含在程序文件中。程序文件的巨大作用在于規(guī)范性，它使各過程處在控制范圍內(nèi);它的預(yù)見性保證管理風(fēng)險和質(zhì)量風(fēng)險的產(chǎn)生，使整個體系秩序正確。

程序文件的編制，其內(nèi)容包括:目的和范圍，“5W2H”，設(shè)備，資源，控制，記錄。

3)作業(yè)指導(dǎo)書。其作用在于使有些必要的工序、活動流程、注意事項(xiàng)和管理方式更詳細(xì)、更具體、更規(guī)范，充分考慮顧客和相關(guān)人員的要求;作為程序文件下一個支持性文件，對于上一層次的內(nèi)容作了進(jìn)一步的解釋說明，也是過程監(jiān)控和修改技術(shù)方案的主要路徑。結(jié)構(gòu)編寫層次有:目的/適用范圍、編制依據(jù)/引用標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、作業(yè)過程概況及控制目標(biāo)要求、對參加作業(yè)人員的能力或資源要求、施工作業(yè)前的準(zhǔn)備工作/必須具備的作業(yè)條件、作業(yè)活動中的職責(zé)權(quán)限或分工、作業(yè)要求、作業(yè)結(jié)果的工序、施工作業(yè)過程技術(shù)、記錄。

3 施工企業(yè)一體化管理體系的策劃

某建筑安裝工程有限公司組織項(xiàng)目部為建造教育教學(xué)區(qū)學(xué)生宿舍，為確保在工期內(nèi)完工，同時根據(jù)招標(biāo)文件的要求，該公司根據(jù)工程的概況和自身的綜合實(shí)力，進(jìn)行了管理體系的創(chuàng)建。

在項(xiàng)目實(shí)施前，公司進(jìn)行了高級管理的峰會，探討了公司應(yīng)該建立哪些管理體系以及管理體系整合問題。

1)策劃過程。某建筑安裝工程有限公司在質(zhì)量管理體系管理體系文件的運(yùn)行方面很是成熟，在環(huán)境、職業(yè)健康安全和社會責(zé)任方面也有涉及。建立整合管理體系的基本步驟:一體化管理體系的準(zhǔn)備階段;策劃和設(shè)計(jì)階段;文件編寫階段;文件的審批、發(fā)布、實(shí)施階段;自我完善改進(jìn)階段。對于體系的策劃，具體建立質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全和社會責(zé)任的管理方針;對過程進(jìn)行識別;確定目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案;確定一體化管理體系文件的框架。

2)管理體系文件的編制。管理體系文件化應(yīng)有三個層次，整合后的管理體系跟質(zhì)量管理體系內(nèi)容相似。管理體系的編寫內(nèi)容:發(fā)布令、公司概況、管理者代表任命書、綜合管理方針和目標(biāo)、公司組織結(jié)構(gòu)、手冊管理、目的和范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語、定義和縮略語、一體化管理體系、管理職責(zé)、資源管理、實(shí)施與運(yùn)行、測量、分析、改進(jìn)和附錄。

每個程序文件的編寫內(nèi)容包括:目的、范圍、引用標(biāo)準(zhǔn)、術(shù)語、工作程序、相關(guān)文件和記錄，有必要時添加表格和記錄附件。

作業(yè)指導(dǎo)的具體內(nèi)容:目的、適用范圍、依據(jù)、管理程序、記錄。

程序文件策劃內(nèi)容:四個管理體系的文件控制、質(zhì)量的設(shè)計(jì)和開發(fā)、四個管理體系運(yùn)行控制、記錄控制程序、管理評審程序、內(nèi)部審核程序、文件控制程序、人力資源控制程序、與顧客有關(guān)的過程控制程序、顧客和相關(guān)方滿意評價程序、采購控制程序、工程供方管理程序、施工機(jī)械設(shè)備管理程序、搬運(yùn)、儲存管理程序、法律法規(guī)和其他要求管理程序、應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)程序、質(zhì)量策劃管理程序、監(jiān)測和測量控制程序、檢驗(yàn)、測量和試驗(yàn)設(shè)備管理程序、事故、事件、不符合、糾正和預(yù)防措施管理程序、信息交流與溝通和數(shù)據(jù)分析管理程序、不合格品控制程序、環(huán)境因素識別與評價程序、危險源辨識與風(fēng)險評價及其控制策劃程序、環(huán)境、職業(yè)健康安全運(yùn)行控制管理程序、環(huán)境、職業(yè)健康安全監(jiān)測和監(jiān)控管理程序、施工過程及驗(yàn)收管理程序、標(biāo)識和可追溯性管理程序、過程設(shè)計(jì)管理程序等程序內(nèi)容、社會責(zé)任系統(tǒng)培訓(xùn)程序、招聘管理程序、溝通管理程序、處理緊急醫(yī)療事故程序、工作時間控制程序、工資福利管理程序。

作業(yè)指導(dǎo)書內(nèi)容:分包方環(huán)境管理、供貨方管理、資源和能源節(jié)約、易燃、易爆、廢棄物管理、廢水管理、噪聲控制、揚(yáng)塵及煙塵控制、預(yù)防光污染、環(huán)保“三新”項(xiàng)目引進(jìn)開發(fā)管理等作業(yè)指導(dǎo)書、基坑安全防護(hù)、腳手架安全防護(hù)、洞口和臨邊防護(hù)、高空吊裝安全防護(hù)、傷亡傷害應(yīng)急準(zhǔn)備和響應(yīng)、土方開挖工程、地下防水工程、回填土工程、大體積混凝土工程、模板工程、混凝土工程、鋼結(jié)構(gòu)工程等、未成年保護(hù)辦法、現(xiàn)場勞動記錄等。

4 結(jié)語

建立一體化管理體系是目前施工企業(yè)提高管理水平和市場競爭力的重要手段，管理體系的認(rèn)證和運(yùn)行離不開完善的體系文件，編制一體化管理體系的管理手冊、程序文件和作業(yè)指導(dǎo)書有利于將施工企業(yè)的管理手段和方法規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高企業(yè)的管理效率。

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