視頻會議技術保障工作研究

李 偉

（國家開發(fā)銀行，北京 100031）

1 引言

通信及多媒體技術的飛速發(fā)展，以及視頻會議系統(tǒng)的推廣應用，給各行業(yè)帶來前所未有的遠程溝通體驗和溝通效率。視頻會議逐漸成為政府機構、企事業(yè)單位日常辦公、遠程協(xié)作的重要溝通工具。

視頻會議技術保障工作是指視頻會議過程中，擔負各參會會場音頻、視頻、數(shù)據(jù)信息的采集、處理、播放，以及各會場間多媒體信息的交互傳輸，保證會議聲音、圖像清晰、穩(wěn)定，提升與會人員感受的技術工作。

視頻會議技術保障工作也是近年來逐漸被各單位重視起來的一項IT服務工作，但因設備繁雜、實時性強、用戶要求高等特點，極易出現(xiàn)問題和疏漏，影響會議質量，因此需要認真加以研究。

2 視頻會議技術保障工作的難點

（1）設備數(shù)量多，種類繁雜。視頻會議使用到的設備可劃分為視頻會議系統(tǒng)和會場系統(tǒng)兩大類。視頻會議系統(tǒng)主要包括視頻會議終端、多點控制單元（MCU）、錄播服務器等設備。會場系統(tǒng)主要包括會議室中的顯示器、話筒、攝像頭、音箱、視頻矩陣、音視頻播放器、調(diào)音臺以及中控等設備。上述設備數(shù)量多、種類繁雜，部署分散，且單一設備的性能表現(xiàn)又往往影響到系統(tǒng)整體效果，給管理和操作帶來非常大的困難。一般情況下召開的視頻會議，都涉及到視頻會議系統(tǒng)以及至少兩個或兩個以上的會場系統(tǒng)，隨著會議規(guī)模的擴大，涉及到的設備數(shù)量就會增多，技術保障工作的難度也相應增加。

（2）網(wǎng)絡傳輸質量要求高。視頻會議通信流量大，占用網(wǎng)絡帶寬高，對網(wǎng)絡的傳輸時延和抖動都有嚴苛的要求。很多視頻會議，除了使用局域網(wǎng)以外，還會使用廣域網(wǎng)傳輸線路，這些通信線路傳輸距離長，傳輸質量容易受到干擾，從而導致視頻會議的音視頻信號質量的下降，嚴重情況還會導致會議中斷。

（3）操作多、實時性強。視頻會議過程中，根據(jù)會議議程的安排，與會人員會交替發(fā)言或有場景的變換，這都需要技術人員及時、準確地調(diào)整和切換視頻及音頻設備，使分會場的畫面和聲音與現(xiàn)場情況達到同步。有些視頻會議還會要求為發(fā)言人添加字幕，這就更加強調(diào)技術人員設備操作的精準度。為了使視頻會議能夠流暢、自然，視頻會議過程中，技術人員要完成大量的實時操作，這些操作一方面與會議議題緊密貼合，時機的把握上非常重要；另一方面又不允許出差失誤，因為一旦出現(xiàn)失誤，馬上就會被與會人員感知，干擾到會議的進行，影響與會人員感受。

3 保障工作的總體思路

（1）加強系統(tǒng)建設。在視頻會議系統(tǒng)及會場系統(tǒng)建設之初，就要著眼于未來的使用要求，認真做好系統(tǒng)設計、安裝和集成。要在確保系統(tǒng)聯(lián)通性的基礎上，增強系統(tǒng)的健壯性，關鍵設備和關鍵節(jié)點上要適當考慮冗余備份設計，提高系統(tǒng)整體可用性和可靠性。同時，在系統(tǒng)集成測試中，要對分會場系統(tǒng)和視頻會議系統(tǒng)進行聯(lián)調(diào)測試，不僅測試單一設備的功能、性能，還要強調(diào)系統(tǒng)整體功能及性能的測試，要確保視頻會議所涉及的設備全部達到技術規(guī)范標準。在系統(tǒng)建設后期，要及時組織運維人員的培訓，做好設備操作及日常維護等知識的轉移，使技術保障人員能夠勝任保障崗位要求。

（2）加強制度建設。視頻會議技術保障工作千頭萬緒，需要制定一套制度、規(guī)范和流程，使各項工作有條不紊地進行。首先，要建立保障人員的崗位職責及操作規(guī)程等制度規(guī)范，明確人員分工及各自職責、操作內(nèi)容。其次，要建立會議的保障流程，從會前、會中直到會議結束，梳理和規(guī)范各階段的主要工作。此外，還應建立系統(tǒng)的運維制度及設備管理制度，確保系統(tǒng)運轉正常。

（3）加強隊伍建設。視頻會議技術保障工作是一門跨學科、跨專業(yè)的技術工作，并且視頻技術也是一門快速發(fā)展的專業(yè)，這些特點都決定了從事此項工作的技術人員必須加強學習，不斷更新和完善自身的知識結構。要注重建設一支穩(wěn)定、專業(yè)的技術保障團隊，加強人員的思想教育，提高做好視頻會議保障工作的意識，定期組織人員的技術培訓，定期組織操作考核和應急演練。

4 保障工作的階段劃分及工作要點

視頻會議技術保障分為會前準備階段、會中保障階段、會后收尾階段。各階段的主要內(nèi)容及工作要點如下：

（1）會前準備階段。工作內(nèi)容包括明確會議的技術需求，做好會議的保障方案，組織設備測試以及操作彩排。

在明確會議技術需求時，除了記錄好用戶提出的技術要求外（如是否使用投影、是否需要錄制會議），還要充分了解會議的議程，并根據(jù)議程識別出潛在的技術需求（如培訓講座可能會即興提問，需要準備無線話筒等）。

在制定會議保障方案時，重點考慮現(xiàn)有設備如何滿足用戶需求，并綜合各會場的網(wǎng)絡條件和設備配置情況，如有問題應立即與用戶進行溝通協(xié)調(diào)。要根據(jù)會議的級別和重要程度，制定應急預案，越是重要的會議越要做好應急預案以及演練，確保一旦發(fā)生故障可以迅速、有效地采取措施。

會議召開前，要組織各會場的聯(lián)調(diào)測試，有發(fā)言的會場要測試話筒的拾音是否達到聲音清晰、聲場均勻的要求，有畫面轉播的會場，要提前設置好鏡頭的位置，調(diào)整好畫面的大小。各會場之間要及時反饋接收的音視頻信號質量。操作彩排是按照會議的議程，模擬會議期間的各種操作，通過操作彩排，一方面測試設備和查找漏洞，另一方面也是熟練保障人員的操作動作。

在會前階段的設備測試及操作彩排階段，還應協(xié)調(diào)會議主辦方派人參與并確認最終效果。另外，還要通知網(wǎng)絡技術人員做好網(wǎng)絡實時監(jiān)控，提前檢查各關鍵節(jié)點的網(wǎng)絡設備配置，如QoS配置等。發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡丟包要及時解決，如發(fā)現(xiàn)廣域網(wǎng)線路問題，要立即通知運營商給予解決。

（2）會中保障階段。會議召開過程中，技術人員要按照會前確定的分工，各司其職，專心致志地完成好本崗位的技術操作。主會場應設置一名導播人員，全面協(xié)調(diào)各項操作。導播應熟悉會議的技術保障方案，了解會議議程，對可能采取的各種應急預案熟練掌握。會議過程中，網(wǎng)絡技術人員應實時監(jiān)控網(wǎng)絡，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡問題及時處理。分會場出現(xiàn)設備及網(wǎng)絡故障時，要及時通知主會場技術人員。各會場的技術人員應把手機等通信工具置于靜音狀態(tài)，避免干擾會場秩序。

（3）會后收尾階段。主要工作內(nèi)容包括設備的收存、故障的排查處理、用戶意見的收集、會議錄制材料的提供等。

視頻會議結束后，技術人員要逐一檢查各設備的狀況態(tài)，并按操作規(guī)程完成相應的維護關機等，以利于下次使用。會議過程中如發(fā)現(xiàn)設備出現(xiàn)故障來不及解決的，會議結束后要及時組織故障排查，必要時通知設備廠商參與，故障處理完畢后，要填寫故障報告留存。

視頻會議結束后，還應與會議主辦方進行溝通，了解用戶對會議整體技術效果的評價和意見，以期改進提高。如用戶會前提出會議錄制要求的，在會后要主動與用戶聯(lián)系約定錄制材料的領取時間和領取方式。

5 結束語

總之，視頻會議技術保障工作是非常重要的，除了做好上述工作之外，還要要定期對視頻會議技術保障工作進行總結，統(tǒng)計一定時期內(nèi)的視頻會議數(shù)量及技術要求，存在的問題和改進的計劃，以求不斷提高視頻會議技術保障工作水平。