檔案資源整合困境及對(duì)策研究

張玉娥

(漯河職業(yè)技術(shù)學(xué)院，河南 漯河 462000)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，我國檔案資源建設(shè)面臨的機(jī)遇和挑戰(zhàn)越來越多，這主要表現(xiàn)在：檔案管理主體日益多元化，檔案內(nèi)容日益復(fù)雜化，檔案載體日益多樣化。但是，我國檔案資源結(jié)構(gòu)不夠合理，配置不夠優(yōu)化，館藏結(jié)構(gòu)成分單一的現(xiàn)狀始終沒有改變，這迫切要求加快我國檔案資源整合力度，形成完整的檔案資源整合制度，以實(shí)現(xiàn)我國檔案資源的優(yōu)化配置，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

一、推進(jìn)檔案資源整合的重要意義

檔案資源是第一信息資源，是記錄、承載社會(huì)發(fā)展歷史和地域文化的重要載體，也是繁榮傳統(tǒng)文化、傳承社會(huì)文明的寶貴資源。[1]因此，科學(xué)整合檔案資源，拓展檔案服務(wù)領(lǐng)域，不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，同時(shí)也能為我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)全面發(fā)展提供必要的信息支持。

1. 檔案資源整合有利于實(shí)現(xiàn)信息資源有效配置

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，信息、能源與物質(zhì)并列成為了人類社會(huì)發(fā)展的三大資源。人類社會(huì)對(duì)信息的需要越來越多，信息資源被廣泛運(yùn)用于社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域，并且直接或間接的產(chǎn)生重大的經(jīng)濟(jì)效益。檔案信息資源是信息資源的重要組成部分，對(duì)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展具有不可或缺的重要性，能為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供重要的、全方位信息保障。而要充分發(fā)揮檔案信息資源的重要作用，做好檔案工作是基礎(chǔ)和保證，檔案資源整合是檔案工作的重中之重。檔案資源整合是檔案事業(yè)一項(xiàng)帶根本性、具有戰(zhàn)略意義的工作，它不僅關(guān)系到檔案事業(yè)的健康、可持續(xù)發(fā)展，也是實(shí)現(xiàn)社會(huì)信息資源有效配置的重要手段。

2. 檔案資源整合有利于提高檔案服務(wù)社會(huì)的能力

在新的形勢(shì)下，檔案資源整合是檔案館提升自身實(shí)力，服務(wù)社會(huì)的必由之路。檔案記錄信息具有的原始性和真實(shí)性的特點(diǎn)，其自身蘊(yùn)藏著極大的潛在價(jià)值，而要利用這種潛在的價(jià)值，就必須要通過對(duì)檔案資源的整合才能實(shí)現(xiàn)。檔案資源整合的本質(zhì)即是要依法加強(qiáng)和完善檔案管理工作，并根據(jù)形勢(shì)要求，適時(shí)調(diào)整發(fā)展檔案管理，不斷提高檔案服務(wù)社會(huì)的能力。隨著我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，對(duì)檔案工作的要求越來更高，這就要求檔案管理機(jī)構(gòu)能夠適應(yīng)形勢(shì)的變化，不斷強(qiáng)化對(duì)檔案材料的深度研究開發(fā)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合。

3. 檔案資源整合有利于增強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)社會(huì)影響力

檔案管理機(jī)構(gòu)通過檔案資源整合，可以使其不斷適應(yīng)信息時(shí)代的新變化，把握信息時(shí)代的新需求，滿足社會(huì)需要，更好的履行社會(huì)職能。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)通過不斷整合資源來滿足社會(huì)的信息需要，從而改善檔案管理機(jī)構(gòu)與社會(huì)的關(guān)系，由此它們獲得的社會(huì)認(rèn)可和支持也將越來越多，這將實(shí)現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)與社會(huì)環(huán)境的良性互動(dòng)，為進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理機(jī)構(gòu)更好地履行社會(huì)職能奠定基礎(chǔ)，也不斷擴(kuò)大檔案管理機(jī)構(gòu)的知名度，提高美譽(yù)度，從而可以使檔案管理機(jī)構(gòu)獲得社會(huì)公眾的廣泛認(rèn)可和支持，增強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)在社會(huì)中的影響力和號(hào)召力。

二、檔案資源整合過程中的困境

檔案資源整合就是將本行政區(qū)域內(nèi)屬國家所有、對(duì)國家和社會(huì)具有長期保存價(jià)值的包括政治、經(jīng)濟(jì)、科技、文化等領(lǐng)域的檔案資源進(jìn)行科學(xué)整合，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置國家檔案資源。[2]現(xiàn)階段，雖然我們對(duì)檔案信息資源的整合意義有充分的認(rèn)識(shí)，但在推進(jìn)檔案資源整合過程仍然面臨許多困境。

1. 理念和認(rèn)識(shí)上的偏差

在整合檔案資源的過程中，對(duì)于檔案資源整合認(rèn)識(shí)上的偏差，阻礙了檔案資源的整合進(jìn)程，這主要表現(xiàn)在：一是有些檔案管理機(jī)構(gòu)沒能樹立正確理念，不能夠正確認(rèn)識(shí)檔案資源整合的重要性。二是對(duì)檔案資源整合認(rèn)識(shí)上有偏差。整合出來的檔案資源有利于組織的利用，卻不利于個(gè)人的利用；能夠?yàn)閳F(tuán)體提供較好的服務(wù)，卻不能為群眾提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。認(rèn)識(shí)上的誤區(qū)必然會(huì)嚴(yán)重阻礙檔案資源整合進(jìn)行，使檔案資源的整合收不到預(yù)期的效果，將來在利用檔案資源時(shí)也必然會(huì)遇到各種困難。

2. 檔案管理體制不合理

首先，體制方面的問題。我國現(xiàn)存檔案管理體制還是在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代形成的，其特點(diǎn)是條塊分割，分級(jí)、分專業(yè)管理，這種管理體制已經(jīng)不適應(yīng)新時(shí)期社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需要；其次，管理方面的問題。一是大量無序檔案資源長期散存在各單位，處于非專業(yè)管理狀態(tài)，造成查找利用困難，更難以服務(wù)社會(huì)；二是綜合檔案館館藏結(jié)構(gòu)單一，并且重復(fù)建設(shè)問題比較嚴(yán)重，這造成檔案資源分散，質(zhì)量低下。

3. 檔案信息資源整合技術(shù)落后

在信息時(shí)代，一方面實(shí)體檔案信息資源在更大范圍的整合需要借助信息技術(shù)手段，另一方面，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案資源的整合越來越重要，數(shù)字檔案資源的整合更需要借助信息技術(shù)手段。而我國檔案管理機(jī)構(gòu)普遍技術(shù)設(shè)施不齊全，技術(shù)手段落后，這造成檔案管理機(jī)構(gòu)不能充分利用先進(jìn)的技術(shù)開展檔案管理工作，全面科學(xué)整合信息資源。

4. 檔案管理人員綜合素質(zhì)有待提高

在信息化條件下，加強(qiáng)檔案信息資源的整合不僅要依靠檔案管理制度和技術(shù)，更要依靠檔案管理人員的綜合素質(zhì)?？偟膩砜矗覈壳皺n案人員的綜合素質(zhì)還亟待提高，一方面受檔案管理人員自身學(xué)歷、專業(yè)、知識(shí)面等條件的制約，不少人面對(duì)社會(huì)各階層、各行業(yè)的信息需求，顯得力不從心；另一方面檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，尤其是缺乏能適應(yīng)檔案資源整合需要的人才。檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)的落后影響檔案資源整合工作的正常開展。

5. 檔案資源整合過程方法不合理

檔案資源整合工作十分復(fù)雜和龐大，必須采用科學(xué)合理的方法，但是，在檔案資源整合過程中，缺乏正確的指導(dǎo)思想，職責(zé)分工也不明確，也沒有制定切實(shí)可行的制度和細(xì)致的整合方案，資源整合的隨意性比較大，這樣就使資源整合的預(yù)期目標(biāo)難以達(dá)到。

6. 檔案資源整合方式較為單一

在檔案資源整合過程中，檔案資源管理機(jī)構(gòu)片面的強(qiáng)調(diào)對(duì)實(shí)體資源占有性整合，使整合由手段向目的轉(zhuǎn)變，不能沿著檔案管理模式改革的目標(biāo)前進(jìn)。所采用的檔案資源整合方式是單純的實(shí)體整合，對(duì)數(shù)字檔案資源整合幾乎沒有進(jìn)行。這種單一的整合方式跟不上現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，同時(shí)也跟不上檔案管理機(jī)構(gòu)信息化的進(jìn)程。

三、加快推進(jìn)檔案資源整合的路徑選擇

1. 樹立正確的檔案資源整合意識(shí)

雖然檔案管理不直接創(chuàng)造社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但是它也是財(cái)富創(chuàng)造的推動(dòng)者和參與者。加快檔案整合的理念實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新，是開展檔案整合工作的先決條件。首先，要正確認(rèn)識(shí)檔案資源整合的重要性和必要性。應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)檔案資源是整個(gè)社會(huì)文化的組成部分，檔案事業(yè)的發(fā)展和提高對(duì)于推進(jìn)社會(huì)經(jīng)濟(jì)文化建設(shè)具有重要意義。其次，樹立正確的檔案整合的理念。必須要真正解放思想, 站在檔案事業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展角度，克服與檔案整合的落后觀點(diǎn)，增強(qiáng)做好檔案資源整合工作的緊迫感和使命感。

2. 創(chuàng)新檔案管理的體制機(jī)制

隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案工作面臨的形勢(shì)發(fā)生了變化，創(chuàng)新檔案管理的體制機(jī)制是滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案資源的要求的必由之路。而我國現(xiàn)行的檔案管理體制與檔案資源整合存在沖突，這就阻礙了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。為了推進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展，我們要發(fā)揮創(chuàng)新精神，在現(xiàn)有檔案管理體制的基礎(chǔ)上，從實(shí)際出發(fā)，探索多種多樣的整合模式，打破現(xiàn)存檔案管理“條塊分割”的局面，以推進(jìn)檔案工作的快速發(fā)展。

3. 構(gòu)建檔案資源整合的信息化管理平臺(tái)

首先，標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是構(gòu)建檔案資源整合的信息化管理平臺(tái)的前提。檔案資源整合涉及面廣、技術(shù)復(fù)雜，沒有與之相配套的標(biāo)準(zhǔn)就失去了共同合作的基礎(chǔ)。只有加快檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)才能避免各單位各自為政、盲目建設(shè)和“信息孤島”等現(xiàn)象，保障檔案信息資源的有序建設(shè)和有效整合。其次，依托檔案信息化管理系統(tǒng)平臺(tái)，以數(shù)字化檔案館為載體，深化整合檔案資源。通過館室聯(lián)動(dòng)、網(wǎng)網(wǎng)鏈接、信息托管、資源共享等現(xiàn)代科技的手段實(shí)現(xiàn)檔案資源的高層次整合。

4. 加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)

只有加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，才能為檔案資源整合提供人才保障和智力支持。一是要提高檔案管理人員的知識(shí)素養(yǎng)。檔案人員必須具有一定的知識(shí)儲(chǔ)備和文化素養(yǎng)，具備一定的語言文字素養(yǎng)和豐富的歷史文化知識(shí)。二是要具有一定的信息處理能力。不僅要具有網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)操作基本技能，還要具備檔案信息管理系統(tǒng)的軟件開發(fā)、檔案信息網(wǎng)站的設(shè)計(jì)與維護(hù)、數(shù)字檔案館的構(gòu)建等能力。三是要具有豐富的檔案專業(yè)知識(shí)。檔案信息資源整合工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)的工作，這就要求檔案人員熟練地運(yùn)用檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，以達(dá)到運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和專業(yè)的檔案知識(shí)對(duì)檔案信息展開分析和整合的目的。

5. 加快檔案資源整合立法

目前，我國的檔案法律主要針對(duì)傳統(tǒng)檔案，各項(xiàng)規(guī)定都凸顯了傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)和檔案實(shí)體管理的需要。但是，隨著信息化的發(fā)展，檔案管理發(fā)生了深刻的變革，這在客觀上要求檔案立法作出相應(yīng)的調(diào)整。一是要通過完善檔案立法，使有關(guān)單位向檔案館提交電子文件和檔案由契約行為變?yōu)榉韶?zé)任和義務(wù)，從法定權(quán)利義務(wù)上以保障檔案資源整合的落實(shí)。二是要立足電子檔案的特性，轉(zhuǎn)變檔案管理的理念和要求，加快檔案資源整合立法，從而有效引導(dǎo)和規(guī)范新形勢(shì)下的檔案工作，有效保障檔案信息資源整合順利實(shí)現(xiàn)。

6. 借鑒信息資源整合的成功經(jīng)驗(yàn)

伴隨知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來，社會(huì)信息化進(jìn)程的日益加快，信息資源整合在信息化建設(shè)中的重要作用越來越凸顯。信息資源整合在理論和實(shí)踐方面的研究和探索，已經(jīng)發(fā)展的比較成熟與完善，這些成功理論和經(jīng)驗(yàn)已經(jīng)成為檔案資源整合奠定了良好的基礎(chǔ)。同時(shí)，目前信息技術(shù)廣泛應(yīng)用于圖書情報(bào)界、企業(yè)和政府三大研究領(lǐng)域，取得了較好的研究成果。信息資源整合技術(shù)的進(jìn)步和完善，為檔案資源整合重要的技術(shù)支持。我們應(yīng)該認(rèn)真研究信息資源整合的實(shí)踐案例，進(jìn)行大量的模擬研究，積累整合經(jīng)驗(yàn)，以期使檔案資源整合在信息層面取得更為突出的成就。

參考文獻(xiàn)：

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