施工企業(yè)項(xiàng)目物資管理信息化的探討與實(shí)施

段高懿

摘 要：施工企業(yè)的項(xiàng)目物資管理具有復(fù)雜性強(qiáng)、內(nèi)容雜亂、管理難度高等特點(diǎn)，又對(duì)企業(yè)效益、施工成本、工程控制等核心施工因素有直接影響，所以一直以來(lái)都是項(xiàng)目施工中的難點(diǎn)。因此，近些年來(lái)隨著信息技術(shù)的進(jìn)步和普及，部分施工企業(yè)開(kāi)始嘗試將信息技術(shù)應(yīng)用于項(xiàng)目物資管理并取得了一定的成效，這對(duì)施工企業(yè)的管理優(yōu)化有很大的啟示意義和促進(jìn)作用。本文將結(jié)合實(shí)際的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，分析信息化項(xiàng)目物資管理技術(shù)的應(yīng)用特征和應(yīng)用方法，希望能對(duì)該技術(shù)的進(jìn)一步普及有所幫助。

關(guān)鍵詞：施工企業(yè)；項(xiàng)目物資管理；信息化

物資管理信息化是一種應(yīng)用了電子信息技術(shù)的物資管理方法，具有很強(qiáng)的實(shí)時(shí)性、控制性、準(zhǔn)確性和共享性，目前已經(jīng)在物流管理行業(yè)得到了較為廣泛的應(yīng)用，但是在項(xiàng)目施工方面的應(yīng)用目前仍處于起步階段。物資管理信息化的基礎(chǔ)是通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)構(gòu)建的物資管理系統(tǒng)，能將物資的特征和流動(dòng)情況迅速反映成電子信息數(shù)據(jù)，這樣一來(lái)管理人員通過(guò)管理這些數(shù)據(jù)就能實(shí)現(xiàn)物資管理。由于項(xiàng)目施工和普通的物流行業(yè)在行業(yè)特征上存在較大的區(qū)別，所以項(xiàng)目施工的信息化物資管理系統(tǒng)需要企業(yè)以自身的行業(yè)特征和需求為依據(jù)專(zhuān)門(mén)構(gòu)建。

1 施工企業(yè)的項(xiàng)目物資管理概述

出于成本控制的考慮，施工企業(yè)大多對(duì)工程項(xiàng)目的物資管理非常重視，但傳統(tǒng)的物資管理方法大多依靠人力手工作業(yè)，龐大而復(fù)雜的物資數(shù)據(jù)令物資管理的作業(yè)效率非常低，往往完成物資統(tǒng)計(jì)時(shí)，該物資已使用和調(diào)度完畢。這樣一來(lái)，即使管理工作者發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，所能做的也僅是事后警告而已，起不到成本控制的效果。而且傳統(tǒng)的物資管理模式缺乏系統(tǒng)性，各個(gè)部門(mén)獲得的物資管理數(shù)據(jù)獨(dú)立且分散，只能發(fā)揮統(tǒng)計(jì)核算能效，無(wú)法用于采購(gòu)指導(dǎo)與成本分析。在這種背景下，信息化的物資管理系統(tǒng)作為一種有效的優(yōu)化工具被應(yīng)用于施工企業(yè)的日常工作是一種必然。

2 信息化管理對(duì)項(xiàng)目物資管理的優(yōu)化作用

2.1 信息化的項(xiàng)目物資管理對(duì)施工效益的優(yōu)化作用

對(duì)施工項(xiàng)目來(lái)說(shuō)，物資管理與施工效益的幾大影響因素直接相關(guān)，因此物資管理實(shí)現(xiàn)信息化可以間接優(yōu)化項(xiàng)目工程的施工效益。從工程成本方面來(lái)看，信息化的項(xiàng)目物資管理對(duì)物資流動(dòng)和物資信息都有更強(qiáng)的掌控力，相比傳統(tǒng)的人力管理，信息化管理基本不會(huì)有工程物資漏配或重復(fù)調(diào)配現(xiàn)象，而且能系統(tǒng)性地完成物資優(yōu)化配置，能將工程成本控制在必要的最低限度。從資金占用方面來(lái)看，信息化的物資管理因?yàn)榫哂泻軓?qiáng)的實(shí)時(shí)性和動(dòng)態(tài)性，所以能夠有效避免傳統(tǒng)管理中的滯后現(xiàn)象，令資金和物資的流動(dòng)更順暢，減少不必要的資金占用。信息化的物資管理通過(guò)對(duì)這兩大要素的優(yōu)化作用，實(shí)現(xiàn)了對(duì)工程效益的提高。

2.2 信息化的項(xiàng)目物資管理對(duì)管理效率的優(yōu)化作用

工程項(xiàng)目的物資管理工作極為繁雜，必須動(dòng)態(tài)化地對(duì)物資的采購(gòu)、驗(yàn)收、計(jì)劃、運(yùn)輸、儲(chǔ)存、保管等過(guò)程進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，并收集、整理、分析其中產(chǎn)生的各類(lèi)報(bào)表、單據(jù)、合同等文件。在傳統(tǒng)的物資管理中，這些工作都由人力進(jìn)行，由于需要處理的數(shù)據(jù)不僅種類(lèi)繁雜，而且數(shù)量龐大，所以費(fèi)時(shí)費(fèi)力，錯(cuò)誤率高。信息化的物資管理系統(tǒng)能夠瞬時(shí)處理大量的物資數(shù)據(jù)，極大地提升了數(shù)據(jù)處理的速度和準(zhǔn)確性，而且處理完畢的數(shù)據(jù)能夠通過(guò)檢索系統(tǒng)隨時(shí)查閱，對(duì)物資管理工作的效率有顯著的優(yōu)化作用

2.3 信息化的項(xiàng)目物資管理對(duì)統(tǒng)計(jì)核算的優(yōu)化作用

物資管理工作所獲得的數(shù)據(jù)是統(tǒng)計(jì)核算的重要參考依據(jù)，傳統(tǒng)的物資管理數(shù)據(jù)由于處理困難所以不僅有較強(qiáng)的滯后性，而且失誤率高、條理混亂，在實(shí)際的統(tǒng)計(jì)核算工作中能起到的作用非常有限。信息化的物資管理則消除了這些缺點(diǎn)，基本可以做到將最新的物資數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳送給核算部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)，而且經(jīng)過(guò)電子信息系統(tǒng)處理的數(shù)據(jù)具有多種分類(lèi)方式，核算部門(mén)與財(cái)務(wù)部門(mén)可以按照工作需求選擇便于自己工作的數(shù)據(jù)分類(lèi)法，獲得條理清晰、特征明確的物資信息。這不僅提高了統(tǒng)計(jì)核算的精確程度，更提高了統(tǒng)計(jì)核算的工作效率。

2.4 信息化的項(xiàng)目物資管理對(duì)規(guī)范管理的優(yōu)化作用

各個(gè)施工企業(yè)都在進(jìn)行項(xiàng)目管理規(guī)范化的改革，物資管理的規(guī)范化也是其中的一部分，而物資管理信息化對(duì)這一進(jìn)程有很好的優(yōu)化效果。因?yàn)槲镔Y管理信息系統(tǒng)作為一種電子信息系統(tǒng)本身就具有很強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)化、程序化特征，可以說(shuō)這種系統(tǒng)的應(yīng)用為項(xiàng)目物資的規(guī)范化管理賦予了一定的強(qiáng)制性，所以信息化的物資管理一定程度上加速了項(xiàng)目管理整體的規(guī)范化進(jìn)程。另一方面，物資管理的規(guī)范化會(huì)對(duì)與其密切相關(guān)的財(cái)務(wù)、核算、工程控制等工作產(chǎn)生影響，間接地減輕這些工作的規(guī)范化阻力，因此其對(duì)規(guī)范管理的優(yōu)化作用是多方面的。

3 信息化管理在項(xiàng)目物資管理中的實(shí)施前提

3.1 信息化項(xiàng)目物資管理的初步推廣前提

在信息化物資管理的初步推廣階段，各方面的阻力較多，因此在推廣準(zhǔn)備中更應(yīng)注意全面化，以廣度為主，深度為輔，不求成熟應(yīng)用，但求沒(méi)有推廣死角。具體來(lái)說(shuō)，應(yīng)從以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行推廣準(zhǔn)備：第一方面是領(lǐng)導(dǎo)決策方面，需要領(lǐng)導(dǎo)加強(qiáng)關(guān)注和監(jiān)督，決定適當(dāng)?shù)能浻布蕴岣咂髽I(yè)全體對(duì)該工作的重視程度；第二方面是計(jì)劃制定方面，物資管理部門(mén)需要在信息化改革施行前制定細(xì)致、完善的實(shí)施計(jì)劃，避免實(shí)施工作因意外因素產(chǎn)生混亂；第三方面是日常管理方面，適當(dāng)調(diào)整日常管理工作，使之能與物資管理的信息化進(jìn)程相配合，避免二者不協(xié)調(diào)引發(fā)的重復(fù)勞動(dòng)或工作空白；第四方面是信息核對(duì)方面，建立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督機(jī)制，校核物資管理信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，減少推廣階段容易發(fā)生的信息出錯(cuò)現(xiàn)象；第五方面是應(yīng)用分類(lèi)方面，劃分信息化物資管理各個(gè)區(qū)塊在應(yīng)用推廣方面的難易程度，將推廣階段難以實(shí)施的工作推遲到下一階段；第六方面是系統(tǒng)定制方面，施工企業(yè)需要和信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)單位積極協(xié)調(diào)，保證獲得的信息系統(tǒng)與企業(yè)的物資管理工作有最高的適性。

3.2 信息化項(xiàng)目物資管理的進(jìn)階應(yīng)用前提

信息化物資管理的進(jìn)階應(yīng)用需要一定的應(yīng)用基礎(chǔ)與應(yīng)用廣度，要確保企業(yè)的各個(gè)部門(mén)已經(jīng)初步適應(yīng)了物資管理的信息系統(tǒng)，積累了一定的應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)，并對(duì)各種應(yīng)用問(wèn)題有了足夠的了解。進(jìn)階應(yīng)用的準(zhǔn)備工作應(yīng)注意深度化、細(xì)節(jié)化、實(shí)踐化，具體來(lái)說(shuō)，要從以下三方面入手：第一方面是硬件方面，根據(jù)實(shí)際的應(yīng)用情況，調(diào)整和更新原有的硬件設(shè)備，依照實(shí)際的工作量對(duì)電腦、線(xiàn)路、網(wǎng)絡(luò)等重新進(jìn)行優(yōu)化配置；第二方面是軟件方面，結(jié)合物資管理的細(xì)節(jié)需求，請(qǐng)軟件開(kāi)發(fā)單位提供必要的補(bǔ)丁，部分在推廣階段封鎖的功能可以在此階段投入實(shí)際應(yīng)用；第三方面是人員方面，從推廣階段的重點(diǎn)人員培訓(xùn)轉(zhuǎn)變?yōu)檫M(jìn)階階段的全體物資管理人員培訓(xùn)，建立專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)機(jī)制，保證物資管理的所有人員都熟練掌握物資管理信息系統(tǒng)。

4 信息化管理在項(xiàng)目物資管理中的實(shí)施措施

4.1 項(xiàng)目物資的信息管理系統(tǒng)在供應(yīng)商管理方面的應(yīng)用

物資信息管理系統(tǒng)擁有供應(yīng)商認(rèn)證功能，具體來(lái)說(shuō)，在進(jìn)行各個(gè)項(xiàng)目的物資采購(gòu)之前需要先進(jìn)行供應(yīng)商評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)結(jié)果記錄下來(lái)后通過(guò)信息管理系統(tǒng)傳輸給企業(yè)，由企業(yè)整合資料并進(jìn)行合格供應(yīng)商的評(píng)估篩選。最終評(píng)估合格的供應(yīng)商會(huì)輸入并公布在信息系統(tǒng)里，未來(lái)在采購(gòu)物資時(shí)，信息管理系統(tǒng)只會(huì)承認(rèn)這些具有合格認(rèn)證的供應(yīng)商的采購(gòu)數(shù)據(jù)。這種評(píng)估需要定期進(jìn)行，結(jié)合一段時(shí)期以來(lái)供應(yīng)商的實(shí)際供應(yīng)情況和表現(xiàn)重新認(rèn)證，剔除不合格者，選拔優(yōu)秀者，以保證物資管理信息系統(tǒng)中的供應(yīng)商數(shù)據(jù)長(zhǎng)期保持能效。

4.2 項(xiàng)目物資的信息管理系統(tǒng)在價(jià)格管理方面的應(yīng)用

由于項(xiàng)目物資的數(shù)量和種類(lèi)非常龐大，所以純粹由人力進(jìn)行價(jià)格管理基本無(wú)法做到完善化。因此，物資管理信息系統(tǒng)中設(shè)置了價(jià)格管理模塊，該模塊具有以下幾種功能：

其一，供應(yīng)商報(bào)價(jià)的發(fā)布整理功能；

其二，物資所在項(xiàng)目與物資采購(gòu)實(shí)際單價(jià)的匯總統(tǒng)計(jì)功能；

其三，與各類(lèi)建材價(jià)格信息數(shù)據(jù)庫(kù)與網(wǎng)站的鏈接功能；

其四，對(duì)建材價(jià)格變化的統(tǒng)計(jì)和記錄功能。

通過(guò)以上功能，項(xiàng)目物資的價(jià)格管理可以極大地完善化，對(duì)采購(gòu)成本和采購(gòu)價(jià)格都實(shí)現(xiàn)了可靠控制。

4.3 項(xiàng)目物資的信息管理系統(tǒng)在合同管理方面的應(yīng)用

項(xiàng)目物資的管理需要牽扯到大量的采購(gòu)合同，因此用于合同管理的模塊在物資管理信息系統(tǒng)中是不可或缺的。合同與普通的采購(gòu)文件有所不同，對(duì)規(guī)范性、完備性、細(xì)致性、程序性的要求都非常高，因此合同管理模塊需要設(shè)置標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)合同文本庫(kù)以供對(duì)照。合同簽訂之前需要先通過(guò)錄入和傳輸系統(tǒng)提供給企業(yè)管理層，由企業(yè)管理層和各個(gè)分項(xiàng)目的管理人員提出修改意見(jiàn)后才能進(jìn)行實(shí)際的簽訂。此外，合同管理模塊還需要對(duì)和融執(zhí)行情況的記錄功能，以便于物資管理人員確認(rèn)合同是否得到落實(shí)。

4.4 項(xiàng)目物資的信息管理系統(tǒng)在業(yè)務(wù)流程管理方面的應(yīng)用

針對(duì)業(yè)務(wù)流程施行的信息管理包括以下四方面的功能：第一方面是管理物資目錄的功能，該功能應(yīng)保證物資數(shù)據(jù)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地更新，同時(shí)還要能以清晰的條理性進(jìn)行物資目錄編碼，以便于整理和檢索；第二方面是管理物資計(jì)劃的功能，通過(guò)信息系統(tǒng)進(jìn)行各個(gè)部門(mén)物資需求計(jì)劃的編制和審批，以提高計(jì)劃定制效率；第三方面是管理物資流通的功能，需要記錄物資在收納、發(fā)放、儲(chǔ)存過(guò)程中的全部特征數(shù)據(jù)，以加強(qiáng)對(duì)物資流通的掌控；第四方面是管理物資消耗定額的功能，需要從費(fèi)用定額和實(shí)物定額兩方面來(lái)控制物資消耗，通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)比這二者能避免物資的費(fèi)用消耗和實(shí)物消耗產(chǎn)生差異。

4.5 項(xiàng)目物資的信息管理系統(tǒng)在統(tǒng)計(jì)分析與報(bào)表管理方面的應(yīng)用

通過(guò)信息管理系統(tǒng)進(jìn)行的物資統(tǒng)計(jì)分析與報(bào)表管理具有生成快、對(duì)比效果好的特征。首先，信息系統(tǒng)可以采取供應(yīng)商、物資類(lèi)比等因素與收入關(guān)系的數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成物資采購(gòu)用的價(jià)格曲線(xiàn)；其次，信息系統(tǒng)能夠統(tǒng)計(jì)施工項(xiàng)目、物資類(lèi)別等因素與支出關(guān)系的數(shù)據(jù)，自動(dòng)生成工程控制和核算用的消耗曲線(xiàn)；最后，信息系統(tǒng)能夠?qū)崟r(shí)統(tǒng)計(jì)物資的庫(kù)存情況，為物資的優(yōu)化調(diào)度提供準(zhǔn)確的參考依據(jù)。

5 信息化管理在項(xiàng)目物資管理中的實(shí)施能效

5.1 信息化項(xiàng)目物資管理在過(guò)程控制方面的能效

信息化的物資管理實(shí)現(xiàn)了施工過(guò)程中對(duì)材料成本的完全控制，避免了傳統(tǒng)物資管理中材料成本控制的滯后現(xiàn)象，這為施工過(guò)程中的成本預(yù)控、超標(biāo)預(yù)警、即時(shí)統(tǒng)計(jì)等工作提供了基礎(chǔ)。

5.2 信息化項(xiàng)目物資管理在遠(yuǎn)程控制方面的能效

物資管理信息系統(tǒng)的遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)功能令物資管理人員不必再親赴工程實(shí)地進(jìn)行物資管控，只要通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)就能遠(yuǎn)程控制多個(gè)區(qū)域的物資使用情況，這對(duì)部分施工場(chǎng)地廣大或施工地域分散的項(xiàng)目施工來(lái)說(shuō)是非常有利的。物資管理遠(yuǎn)程控制的實(shí)現(xiàn)不僅節(jié)省了大量的人力物力，而且平衡了物資管理的水平，避免了管理者個(gè)人素質(zhì)差異引起的管理水平不均現(xiàn)象。

5.3 信息化項(xiàng)目物資管理在信息共享方面的能效

物資管理信息系統(tǒng)為施工企業(yè)提供了優(yōu)秀的信息共享平臺(tái)，該平臺(tái)能夠統(tǒng)合和吸納大量的物資管理數(shù)據(jù)，自身可以發(fā)揮出強(qiáng)大的數(shù)據(jù)庫(kù)功能，這對(duì)施工企業(yè)物資管理水平的進(jìn)步有非常積極的意義。另外一方面，信息管理系統(tǒng)的信息共享能效為各個(gè)施工企業(yè)提供了同行業(yè)間的橫向聯(lián)系機(jī)會(huì)，這為我國(guó)項(xiàng)目施工企業(yè)在未來(lái)實(shí)現(xiàn)協(xié)同化發(fā)展奠定了一定的物質(zhì)基礎(chǔ)。

6 結(jié)語(yǔ)

施工企業(yè)針對(duì)項(xiàng)目物資管理進(jìn)行信息化改革可以說(shuō)是一種時(shí)代的必然趨勢(shì)，但由于項(xiàng)目物資管理自身的復(fù)雜性和信息化物資管理系統(tǒng)在應(yīng)用技術(shù)上的不成熟，改革中遭遇一系列問(wèn)題是在所難免的。因此施工企業(yè)在實(shí)施信息化物資管理的初期應(yīng)強(qiáng)化問(wèn)題回饋機(jī)制和細(xì)節(jié)調(diào)整能力，對(duì)改革中遭遇的各種問(wèn)題做到早發(fā)現(xiàn)、早分析、早解決，盡快完善物資管理信息系統(tǒng)，為物資管理信息化在施工項(xiàng)目中的進(jìn)一步應(yīng)用打下基礎(chǔ)。

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