技術文檔編輯之當下論域與本土革新研究

嵇大偉

[摘 要] 嘗試引入歐美國家規(guī)范化的Technical Editor/Writer概念，并以中文“技術文檔編輯”與之對應，通過對其工作對象、工作方法、服務范圍等方面的分析和研究，使之在中文語境下?lián)碛忻鞔_的、科學的概念，同時也闡明技術文檔編輯的介入領域及其發(fā)展的必要性與重要性。

[關鍵詞] 技術文檔編輯 技術文檔 本土化 內容管理 受控語言

[中圖分類號] G238 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009-5853 （2014） 02-0082-04

“編輯”當然不難理解，但是在它前面加上“技術”這一定語，則驟然變得陌生而神秘了，甚至讓人覺得有些故弄玄虛。在出版業(yè)相關刊物上，不乏有關“技術編輯”的文章，探討其在出版流程中所扮演的角色及應當承擔的任務；如果在互聯(lián)網上搜索一下，也不難發(fā)現(xiàn)眾多“技術編輯”的招聘信息。

但遺憾的是，從這些文章或招聘啟事來看，我們并不明白“技術編輯”究竟是什么，因為它被定義得太過寬泛。在圖書出版行業(yè)內，存在兩種看法：一是被認為運用各種制版軟件（包括圖形圖像處理和排版）的技術人員；二是指科技圖書的編輯。廣播電視行業(yè)的音頻、視頻編輯被稱為技術編輯，但一般還是使用更為精確的稱謂。網絡媒體中將網站或者網頁制作人員視為技術編輯。西方國家的Technical Editor/Writer，多出現(xiàn)在外資企業(yè)招聘啟事上。國內盡管也使用“技術編輯”這一詞匯，但其概念、工作對象、受眾等，卻并沒有明確的規(guī)范。對技術編輯的理解，似乎是一件見仁見智的事情，沒有一個普遍的約定。也有不少作者在文章中談及技術編輯，但并未給予其精確定義。

西方國家所使用的Technical Editor/Writer，直譯過來就是“技術編輯”或者“技術作者”，早已經規(guī)范化。為了與國內現(xiàn)有的“技術編輯”相區(qū)別，避免概念與稱謂上的混淆，筆者以為不妨稱其為“技術文檔編輯”。本文所謂的“技術文檔編輯”是指從事編輯活動的人，而非編輯活動本身。

筆者將不揣淺陋，對Technical Editor/Writer作一些簡單介紹，作為其本土化（Localization）嘗試。如非必要，下文將不使用其英文名稱，而代之以“技術文檔編輯”。

1 概 述

首先要明確的是，技術文檔編輯的工作對象是“技術文檔（technical document）”。所謂技術文檔，是指描述某種技術成果的文檔，諸如操作手冊、裝配說明書、培訓材料、幫助文檔或者白皮書等。這些文本無一例外地要求嚴格統(tǒng)一的語言風格和格式規(guī)范，其傳達的信息原則上通過符號和編號系統(tǒng)呈現(xiàn)出清晰的結構形式和組織分類。

技術文檔編輯的工作就是策劃、制作、維護、更新技術文檔。實際上，技術文檔編輯即使在西方國家，也并不是一個為人所熟知的職業(yè)，因為企業(yè)常常將技術文檔視為產品的一部分、提升效率或者是用來幫助與客戶交流的工具，由于缺乏對技術文檔的了解，其編輯人員往往并不具備相應的工作能力和資格，編制的文檔未必能夠達到技術文檔的標準。從另一個角度來說，盡管“技術文檔編輯”這個詞匯出現(xiàn)的時間并不長，但其行為在事實上早已存在，只不過本該由技術文檔編輯完成的工作卻通常由文案或工藝人員來實現(xiàn)。

2 職業(yè)描述

技術文檔編輯通常并非為某問題的專家[1]，但能夠使用專業(yè)技能來搜集、掌握和分析必要的信息，并以較為通俗的語言清楚地描述該問題，使之易于為受眾理解并接受。從這個角度而言，將其視為制造者和接受者之間的中間人，應該是比較恰當的。

與早些時候有所不同，現(xiàn)在技術文檔編輯的主要工作并不局限于編制技術文檔，而更著重信息的統(tǒng)一管理。它需要按照企業(yè)有關計劃，針對不同受眾做好相應的文檔儲備，比如溝通企業(yè)內部各部門或溝通產品的生產者和使用者。

技術文檔編輯的活動應該包括以下部分：

（1）編制技術文檔的計劃書

（2）對產品、受眾的分析

（3）搜集并分類信息

（4）篩選并組織所占有的材料

（5）選擇適當的載體（印刷、在線、光盤，等等）

（6）對文檔進行整體構思

（7）制作原稿

（8）內部試行并測試

（9）校對審核

（10）準備、開始和監(jiān)控技術文檔的制作

（11）更新與再加工

（12）技術文檔的存檔和管理

基本上來說，技術文檔編輯與出版業(yè)內的編輯不同，并不屬于文化產業(yè)，而是服務性行業(yè)。不過，在跨媒體出版（cross media publishing）和單源出版（single source publishing）方面，技術文檔編輯和出版業(yè)內編輯的工作產生了交叉，因為兩者都需要采用內容管理（content management）的工作方法對信息進行處理。

3 工作方法

為編制一份技術文檔，需要了解受眾、目標和產品，這些是技術文檔編輯應有的素質。除此之外，還需要掌握某些技能和工作方法。這里有一個例子。

國內某汽車公司的發(fā)動機為國外進口，但發(fā)動機零部件需在國內組裝。為了保證裝配各環(huán)節(jié)精確無誤，除了相關人員指導外，還需要一份詳細的裝配說明書。該說明書需要實現(xiàn)以下要求：文本格式說明書圖文并茂，由中英文編寫，同時提供網絡版、電子光盤版和紙質印刷版；裝配動畫附中英文注釋和電子光盤版；“在線幫助”要求在企業(yè)網站上給予反饋和聯(lián)絡的空間，并提供以上說明書及動畫下載，中英文界面。

這些要求可以理解為一份簡單的技術文檔，下文將略述如何實現(xiàn)它，并借此介紹技術文檔的編輯工作方法。

3.1 編制工具

簡單的技術文檔排版一般可以通過辦公軟件來完成，但對要求更高的技術文檔而言，桌面排版軟件（DTP Program）才是更好的選擇，因為這些軟件為文檔的編制和排版、功能上的自動化以及與其他文檔的對接提供了更多可能性。endprint

必要時技術文檔編輯還需使用計算機輔助設計程序（CAD Program）、軟件開發(fā)工具或者圖形圖像軟件來加工技術文檔或者為其作前期準備工作。這樣的技術文檔通常是動態(tài)的，能與受眾之間產生交互。

就前文所述例子而言，要采用排版軟件編制裝配說明書自然不難理解。而動畫制作則需要通過計算機輔助設計程序模擬并制作發(fā)動機所有零部件的動畫，細微到每一顆螺絲釘，再由3D視頻工具（比如3D Toolkit）將其裝配過程制作成視頻，最后利用動畫編輯軟件（比如Adobe Acrobat 3D或者Macromedia Flash）配合命令代碼[2]制作出可操作的裝配動畫。最后，編寫網頁（Web-Programming）將文檔和動畫上傳，通過電子郵件或其他在線交流工具實現(xiàn)雙方交流。

3.2 信息處理

內容管理已經成為目前技術文檔編輯最普遍的信息處理方法，用以使文檔敘述結構化、搭建模塊化，并提高各組成單元重復使用的可能性。所謂內容管理，指用以支持和促進數字化信息生命周期的一系列行為、過程和幫助手段。這里的數字化信息，包括文本、圖像、音頻、視頻等，通常被視為“內容”，既可以作為文件單獨加工，亦可作為統(tǒng)一的文件系統(tǒng)如網頁（超文本）來呈現(xiàn)，或者是存在于結構化的數據庫之中。

具體到操作上，就是XML和CMS[3]常常介入編輯活動。XML不是用來表現(xiàn)或展示數據，而是用來說明數據是什么，以及攜帶數據信息。在XML文件里清楚地展現(xiàn)了將要發(fā)布的說明書的結構、模塊以及所包含的數據，除文字外還有圖片和視頻，且這些數據并非混雜在一起，而是有層級的。

當然，技術文檔最終要以恰當的形式表現(xiàn)出來，這與選擇的載體有關。可以為XML文件編寫不同的XSL文件來設計表達形式。編寫XSL，事實上就是對XML中各單元的樣式進行設計，比如在紙質媒體上不可能出現(xiàn)視頻，則在編寫用于印刷的XSL時忽略該單元即可。并且，如果需要對內容進行更改，那么并不需要逐一修正已經發(fā)布的各種形式的文檔，而只需要修改XML元數據即可，這樣既避免因疏忽發(fā)生錯漏，也保證了發(fā)布的各個版本之間的一致性[4]。

3.3 寫作文檔的受控語言

如前文所述，技術文檔要求嚴格統(tǒng)一的語言風格和格式規(guī)范，如此文檔中的各模塊可以交由不同的技術編輯共同完成；或者產品升級更新后，原有文檔中相對穩(wěn)定的段落可以繼續(xù)使用。換句話說，一篇完整的技術文檔可以由不同人員在不同時期來完成，這樣既降低了編制成本，又方便了橫向和縱向的技術交流。如果在行業(yè)內實現(xiàn)技術文檔編制的標準化，對該行業(yè)而言未嘗不是一個有力的技術支持。同時，行文嚴謹則文檔呈現(xiàn)出正式莊重的語體色彩，產品更容易獲得受眾的認可和信賴，幫助建立良好可靠的企業(yè)形象；而通過符號和編號系統(tǒng)，文檔結構更清晰、條理化、模塊化，這大大提高了文檔的易用性。

編制這種語言風格和格式規(guī)范嚴格統(tǒng)一的技術文檔，需要通過受控語言來實現(xiàn)，它可以減少文本的歧義、多義和復雜性。所謂受控語言，應該說仍然屬于自然語言范疇，它的特征一是使用特定的詞匯表從而降低文檔中出現(xiàn)的詞匯數量；二是選擇某些特定的語法從而固定文檔語句的語法形式。

使用受控語言通常出于兩方面考慮：一是使文檔簡單易懂，尤其是對非母語的閱讀者來說，二是便于翻譯，特別是能為機器翻譯（machine translation，MT）提供支持。

每種自然語言都有其語法規(guī)則，因此很難有放之四海而皆準的方法來規(guī)定受控語言的編寫。盡管如此，德國學者烏韋（Uwe Muegge）還是開發(fā)了所謂CLOUT規(guī)則[5]，指出應該如何編寫受控語言，以便有效地降低大多數語言文本的多義性。

事實上，這些規(guī)則更適用于印歐語系，個別規(guī)則顯然對漢語沒有意義，比如有關冠詞的規(guī)定，但觀察這些規(guī)則能夠很好地幫助我們理解受控語言，現(xiàn)簡單列舉如下。

規(guī)則1：一個語句不應超過25個詞語。

規(guī)則2：一個語句應該只表述一個意思。

規(guī)則3：表述相同的內容應該使用相同的語句。

規(guī)則4：語句中的語法應該完整。

規(guī)則5：語句應該使用簡單的語法結構。

規(guī)則6：語句應該采用主動語態(tài)。

規(guī)則7：語句中需要重復名詞應該直接重復，而不要使用代名詞。

規(guī)則8：語句中應該使用冠詞來標記名詞。

規(guī)則9：語句中詞語應該出自通用字典。

規(guī)則10：語句中詞語的書寫應該規(guī)范[6]。

3.4 機器翻譯（machine translation）

對于技術文檔編輯而言，機器翻譯是指三方面的工作內容：一是面向翻譯的文檔編寫（translation-oriented authoring），編寫技術文檔時應該遵循上述10條規(guī)則，以便文檔易于被自動翻譯系統(tǒng)所識別；二是對機器翻譯而來的文章進行再加工，就目前的自動翻譯系統(tǒng)而言，人工干預還是一個必不可少的環(huán)節(jié)，自動翻譯的文檔一般來說還難以直接使用；三是使用自動翻譯存儲系統(tǒng)（translation memory system，TMS）。應該說，使用自動翻譯儲存系統(tǒng)才是這一工作環(huán)節(jié)的核心。

當工作人員掌握了受控語言或者具有相當的外語能力，即可以完成面向翻譯的文檔編寫和對機器翻譯文章的再加工。但是，術語庫的制作和管理、團隊形式的聯(lián)機協(xié)作和自動翻譯系統(tǒng)的操作等，都有非常強的專業(yè)性，這就要求技術文檔編輯必須有相關專業(yè)化、系統(tǒng)化的教育背景。

前述例子中，說明書要求用中英文編寫，因此在編寫環(huán)節(jié)就應該面向翻譯，以加強機器翻譯的可讀性。已有很多企業(yè)采用機器翻譯為客戶提供產品和技術支持，比如說微軟公司。

4 介入領域及發(fā)展前景

盡管目前技術文檔編輯在中國幾乎還沒有起步，但美國早在二次大戰(zhàn)時就已經有了技術寫作（technical writing）這一專業(yè)。而漢諾威高等專業(yè)學院（Hochschule Hannover）也于1990年在德國最早開設了這一專業(yè)?，F(xiàn)在，歐美國家許多研究所、高等?？茖W院以及大學都提供相關的高等教育和繼續(xù)教育，同時有專門的技術交流協(xié)會[7]規(guī)定了技術文檔編輯明確的定義和工作方法，并組織研討和交流，對其進行規(guī)范和引導。

在這個日益技術化的世界，技術文檔編輯的意義也日益重要，在應用工業(yè)領域如醫(yī)藥、機械制造、電子和軟件開發(fā)等，這一工作已經是必不可少。而某些職業(yè)則與技術文檔編輯出現(xiàn)了交叉，諸如公關、專業(yè)翻譯、出版社技術編輯、報社專業(yè)記者等。

西方發(fā)達國家的幾乎所有企業(yè)都有內部技術服務部門負責技術文檔的編制工作，或者委托技術文檔編制公司提供相應服務。相信隨著中國企業(yè)的現(xiàn)代化與國際化水平越來越高，技術文檔編輯這一工作也將在中國越來越受到重視。

注 釋

[1]對企業(yè)而言可以是某產品，對政府部門而言可以為某項政策，等等。為便于敘述，下文提到技術文檔編輯時均假定其為服務于企業(yè)。

[2]Adobe Acrobat 3D使用腳本語言（Script），Macromedia使用動作代碼（Action Code），這些其實就是一些簡單的編程語言，或者說最基本的軟件開發(fā)工具，在MS Office中所使用的宏（Macro）也與之相類似。

[3]內容管理系統(tǒng)（Content Management System，CMS），是指支持內容管理的一種或一套軟件系統(tǒng)工具。國內的內容管理系統(tǒng)通常指網站的發(fā)布和管理系統(tǒng)，這個定義較為狹義，與本文所指并非同一。

[4]跨媒體出版和單源出版的操作流程也大致如此。

[5]CLOUT（Controlled Language Optimized for Uniform Translation），即一致性翻譯的受控語言優(yōu)化。

[6]10條規(guī)則為筆者所譯，原文為德語。

[7]美國有Society for Technical Communication （STC），德國有Gesellschaft fuer Technische Kommunikation （tekom），英國有Institute of Scientific and Technical Communicators （ISTC）等。endprint