淺談檔案信息資源的老化及其對(duì)策

摘 要：檔案信息資源的載體形式多樣、內(nèi)容涉及各個(gè)方面，隨著時(shí)間的推移，受檔案信息資源自身性質(zhì)和外界環(huán)境的作用，紙張或字跡等載體會(huì)出現(xiàn)變脆、褪色等老化現(xiàn)象；檔案信息資源內(nèi)容的價(jià)值會(huì)逐漸消失或利用率變低等邏輯老化現(xiàn)象，對(duì)于這些主客觀原因造成的老化問(wèn)題，文中從技術(shù)保護(hù)和科學(xué)管理兩個(gè)方面提出了具體的解決辦法。

關(guān)鍵詞：檔案信息資源；實(shí)體老化；邏輯老化

1 檔案信息資源老化的內(nèi)涵

在檔案學(xué)領(lǐng)域，老化是“在環(huán)境因素的作用下，物質(zhì)材料的主要化學(xué)成分發(fā)生不可逆的化學(xué)變化，從而使其性能下降的過(guò)程?！盵2]主要指檔案信息資源物質(zhì)材料不斷運(yùn)動(dòng)的過(guò)程。在圖書(shū)情報(bào)領(lǐng)域，“老化是文獻(xiàn)群或情報(bào)群的可利用性變化傾向與規(guī)律，是一種價(jià)值判斷。”[3]這是從價(jià)值角度判斷信息內(nèi)容的老化。這里也適用于檔案信息資源（檔案文獻(xiàn)）。因此，檔案信息資源老化綜合這兩個(gè)層面的含義，包括實(shí)體老化和邏輯老化。它們分別體現(xiàn)了客觀和主觀性，二者同時(shí)發(fā)生。

檔案信息資源實(shí)體老化就是在光、高溫、氧、酸、酶等因素作用下發(fā)生的化學(xué)變化，這些因素往往是綜合作用，造成檔案制成材料的快速老化、物質(zhì)壽命下降、耐久性降低。檔案信息資源的載體形式多樣，包括紙質(zhì)、聲像載體，從物質(zhì)運(yùn)動(dòng)角度看，它們的壽命是有限的。檔案信息資源的實(shí)體要經(jīng)歷一個(gè)由產(chǎn)生到消亡的老化過(guò)程，這屬于自然、客觀范疇。

檔案信息資源的邏輯老化是指檔案信息資源所包含信息內(nèi)容的價(jià)值和作用發(fā)生變化、衰減以致消失的過(guò)程。檔案信息資源具有邏輯壽命。人們對(duì)其信息內(nèi)容的利用有一個(gè)由新到舊、使用頻率越來(lái)越低的邏輯老化的過(guò)程。檔案信息資源邏輯老化過(guò)程受人們的價(jià)值判斷、需求影響，這屬于人為、主觀范疇。

2 檔案信息資源老化的表現(xiàn)

2.1 檔案信息資源實(shí)體老化的表現(xiàn)

檔案信息資源實(shí)體老化因其載體類型不同，老化表現(xiàn)不同。例如，紙質(zhì)檔案的表現(xiàn)有紙張白度下降、發(fā)黃變脆、字跡材料色彩退變；膠片檔案的表現(xiàn)有影像被污染、變黃、模糊甚至消退，“數(shù)碼照片染料成分受光照射，與空氣中的氧分子發(fā)生氧化還原反應(yīng)，加快照片的老化進(jìn)程，同時(shí)，它還極易與空氣中的氮，碳，硫的氧化物，硫化氫，氧和臭氧發(fā)生氧化還原反應(yīng)，加快退色速率。”[4]；磁性載體檔案點(diǎn)音像信號(hào)衰減、模糊不清等。

2.2 檔案信息資源邏輯老化的表現(xiàn)

檔案信息資源邏輯老化表現(xiàn)為一個(gè)復(fù)雜的動(dòng)態(tài)過(guò)程。一方面表現(xiàn)為檔案價(jià)值的區(qū)分和變化。因?yàn)闄n案的特殊憑證作用，檔案的價(jià)值劃分為永久、長(zhǎng)期和短期的保管期限差異，到期檔案的再鑒定和銷毀體現(xiàn)了保存價(jià)值的時(shí)效性，這種時(shí)效性是檔案信息資源邏輯老化的一個(gè)表現(xiàn)。另一方面表現(xiàn)為檔案加工品的利用率變化。從檔案信息資源屬于文獻(xiàn)大集合來(lái)看，符合文獻(xiàn)老化規(guī)律。比如，檔案信息資源中的情報(bào)已包含在其他著作中，人們對(duì)其已普遍接受而不需要再使用原來(lái)檔案信息資源而導(dǎo)致的老化；被更新的、內(nèi)容更全面的新檔案信息資源所代替，被讀者或用戶所淡忘而很少利用的老化；研究興趣下降所引起的檔案信息資源利用減少的老化等。

3 延緩檔案信息資源老化的對(duì)策

檔案信息資源因受到各種因素的影響會(huì)老化、損毀甚至消亡，這是不以人的意志為轉(zhuǎn)移的，我們只能通過(guò)尋求各種保護(hù)方法來(lái)延緩檔案信息資源的老化。延緩其老化的對(duì)策可以分為技術(shù)和管理兩個(gè)方面。

3.1 綜合運(yùn)用保護(hù)技術(shù)

對(duì)檔案信息資源的保護(hù)技術(shù)，可以歸納為兩類：一類是預(yù)防性保護(hù)技術(shù)，一類是治理性保護(hù)技術(shù)。預(yù)防性保護(hù)技術(shù)是在檔案尚未發(fā)生老化時(shí)，即提供一定的物質(zhì)條件和日常技術(shù)管理措施來(lái)防止或延緩有害因素對(duì)檔案的破壞。治理性技術(shù)是指對(duì)已經(jīng)損壞或存在不利于永久保存因素的檔案信息資源進(jìn)行修復(fù)，恢復(fù)其原始記錄的特性。

3.1.1 預(yù)防性保護(hù)技術(shù)。對(duì)檔案的預(yù)防性保護(hù)技術(shù)應(yīng)當(dāng)貫穿到檔案制作、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。在制作紙質(zhì)檔案時(shí)要選擇耐久性好，符合檔案長(zhǎng)期乃至永久保存和利用要求的紙張和字跡材料；不同種類、性質(zhì)的檔案由于其存儲(chǔ)載體、耐光熱、酸堿等特性以及對(duì)周?chē)h(huán)境要求不同，應(yīng)當(dāng)以不同方式實(shí)行分庫(kù)管理，營(yíng)造適宜的保管環(huán)境；對(duì)利用頻繁或者年代久遠(yuǎn)的檔案可通過(guò)復(fù)印、縮微等方法制作復(fù)制件代替原件，減少原件磨損；將紙質(zhì)檔案數(shù)字化后形成數(shù)字檔案，不僅可以實(shí)現(xiàn)超時(shí)空的利用而且可以有效地延緩其老化。

3.1.2 治理性保護(hù)技術(shù)。即使采用了相應(yīng)的預(yù)防性保護(hù)技術(shù)，也只能在一定程度上延緩檔案信息資源老化而已。因此，當(dāng)檔案信息資源出現(xiàn)老化現(xiàn)象之后，對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的處理和修復(fù)就顯得極為重要。依據(jù)檔案館現(xiàn)有的技術(shù)水平和設(shè)備條件，以及館藏檔案信息資源的老化情況，可采用修裱、翻拍復(fù)制和恢復(fù)等方法對(duì)不同載體檔案進(jìn)行治理。

3.2 提高科學(xué)管理水平

3.2.1 更新保護(hù)觀念。改變“保護(hù)”就是“保護(hù)技術(shù)”的思想，提高對(duì)管理層面的認(rèn)識(shí)。技術(shù)手段對(duì)延緩檔案信息資源老化是最直接的、效果也是最容易看到的，然而技術(shù)的應(yīng)用如果沒(méi)有管理配套跟上，技術(shù)的效果也只能是頭疼醫(yī)頭腳疼醫(yī)腳，達(dá)不到標(biāo)本兼治的目的。實(shí)踐中由于工作人員專業(yè)知識(shí)的缺乏，或者責(zé)任心不強(qiáng)，設(shè)備閑置或?yàn)E用時(shí)有發(fā)生。所以，加強(qiáng)日常管理和防患于未然的意識(shí)是非常必要的。

3.2.2 構(gòu)建檔案信息資源的保管制度。建立一套科學(xué)的檔案保護(hù)工作管理制度，以此來(lái)規(guī)范檔案保護(hù)工作的內(nèi)容、明確工作人員的責(zé)任和義務(wù)，諸如制定各種管理規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，各種考核評(píng)估辦法，確保規(guī)范、制度、標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行。檔案館可根據(jù)國(guó)家檔案法和相關(guān)遺產(chǎn)保護(hù)法，制定本地區(qū)檔案保護(hù)的管理規(guī)章，制定應(yīng)急預(yù)案，對(duì)可能發(fā)生的突發(fā)情況隨時(shí)做好準(zhǔn)備和應(yīng)對(duì)。

3.2.3 提高檔案信息資源管理人才的素質(zhì)。檔案信息資源管理的主體是檔案管理人員，其技能和素質(zhì)直接關(guān)系到檔案信息資源老化的預(yù)防和保護(hù)。因此，在延緩檔案信息資源老化工作過(guò)程中要樹(shù)立人才是第一資源的觀念，采用靈活的用人機(jī)制。一方面要積極引進(jìn)懂老化、有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人才；另一方面要在現(xiàn)有工作人員內(nèi)部加強(qiáng)在崗培訓(xùn)、學(xué)習(xí)交流，改善檔案館工作人員的知識(shí)和技能結(jié)構(gòu)，培養(yǎng)現(xiàn)代化的檔案信息資源管理人才，為檔案信息資源老化管理工作奠定人才優(yōu)勢(shì)，提高延緩檔案信息資源老化的工作效率和整體水平。

3.2.4 配置檔案信息資源管理系統(tǒng)。借助檔案信息資源管理系統(tǒng)，可以及時(shí)地統(tǒng)計(jì)出檔案信息資源的利用頻次，根據(jù)其種類、性質(zhì)和利用頻次對(duì)檔案信息資源尤其是檔案信息網(wǎng)的數(shù)字信息，及時(shí)進(jìn)行剔舊處理或者將利用率較高的檔案信息資源經(jīng)過(guò)編輯加工后，以出版物的形式提供利用，有效降低對(duì)檔案原件的磨損和破壞，釋放館庫(kù)空間，及時(shí)更新檔案信息資源，滿足利用者現(xiàn)實(shí)需求，從而延緩其老化。

3.2.5 規(guī)范檔案信息資源的使用流程。使用流程保護(hù)包括兩方面的內(nèi)容，一是加強(qiáng)檢查。檢查包括接收時(shí)的檢查和入庫(kù)保存中的定期檢查。為了及時(shí)了解檔案信息資源老化狀況，延緩其老化，在入庫(kù)保管過(guò)程中定期的抽樣檢查仍是必不可少的。二是加強(qiáng)流通借閱中的保護(hù)。在檔案信息資源流通及借閱過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)建立合理的借閱制度，幫助讀者掌握正確的閱讀規(guī)則，并對(duì)珍貴歷史檔案采用復(fù)制本利用制度。

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