水利工程建設(shè)檔案常見(jiàn)問(wèn)題分析及其對(duì)策探討

佟曉娜

(遼寧省大伙房水庫(kù)管理局，遼寧 撫順113007)

1 概 述

水利工程檔案是在水利工程建設(shè)過(guò)程中形成的，是具有保存價(jià)值的文字、圖紙、聲像等文件材料?？茖W(xué)、準(zhǔn)確的檔案不僅是水利工程建設(shè)過(guò)程中的客觀要求，其完整性和準(zhǔn)確性對(duì)工程建設(shè)后的日常管理、維護(hù)等發(fā)揮著舉足輕重的作用，為未來(lái)的水利工程建設(shè)提供有效的數(shù)據(jù)資料。

本文闡述了水利工程建設(shè)檔案常見(jiàn)的問(wèn)題，對(duì)產(chǎn)生問(wèn)題的原因進(jìn)行了分析，并對(duì)如何提高水利工程建設(shè)檔案質(zhì)量提出相關(guān)對(duì)策，希望對(duì)今后水利工程建設(shè)檔案管理有一定的借鑒作用。

2 水利工程建設(shè)檔案常見(jiàn)問(wèn)題及原因分析

2.1 檔案資料原件不齊全

水利工程建設(shè)檔案常出現(xiàn)原件不齊全問(wèn)題。主要原因:①各參建單位的檔案管理人員對(duì)檔案資料的隨時(shí)收集、隨時(shí)整理不夠重視;②由于工程建設(shè)周期長(zhǎng)，相關(guān)參建單位的檔案管理人員發(fā)生變動(dòng)后，檔案交接工作不及時(shí)、不到位，造成檔案資料遺失;③有些施工單位委托外單位進(jìn)行施工原材料和中間產(chǎn)品的檢驗(yàn)、檢測(cè)，原件索要不及時(shí)也是原因之一［1］。

2.2 各參建方移交的檔案質(zhì)量參差不齊

大型水利工程建設(shè)往往分多個(gè)標(biāo)段，各標(biāo)段有各自的設(shè)計(jì)、監(jiān)理和施工單位等，參建單位眾多，業(yè)主單位沒(méi)有及時(shí)統(tǒng)一檔案整編標(biāo)準(zhǔn)及方法，加之各參建單位的檔案管理制度健全與否、管理水平高低、領(lǐng)導(dǎo)重視程度各不相同，檔案整編質(zhì)量參差不齊，歸檔格式不統(tǒng)一，致使整個(gè)工程檔案質(zhì)量整體水平較低。

2.3 檔案材料歸檔長(zhǎng)時(shí)間滯后于工程建設(shè)

水利工程完工后，常因?yàn)闄n案工作滯后導(dǎo)致工程竣工驗(yàn)收拖延。產(chǎn)生該問(wèn)題的原因眾多，主要是由于各參建單位檔案管理工作不到位，尤其是施工單位在重視施工質(zhì)量和工程進(jìn)度的同時(shí)，忽視內(nèi)業(yè)檔案資料的收集整理，沒(méi)有做到“工程建設(shè)與檔案工作同步;工程建設(shè)過(guò)程與檔案工作同步;工程竣工驗(yàn)收與檔案交付驗(yàn)收同步”的“三同步”［2］。

2.4 檔案資料不規(guī)范，不符合歸檔要求

在水利工程建設(shè)檔案中常存在字跡不清晰、隨意涂改，使用圓珠筆、鉛筆等不規(guī)范的檔案資料，為檔案整編帶來(lái)很大麻煩。工程內(nèi)業(yè)、檔案人員素質(zhì)偏低，檔案管理人才缺乏是造成上述問(wèn)題的主要原因［3］。水利工程建設(shè)過(guò)程中，內(nèi)業(yè)、檔案人員往往是剛剛參加工作的同志，這些人員檔案管理經(jīng)驗(yàn)少、技術(shù)水平不到位，對(duì)工程建設(shè)、管理等業(yè)務(wù)知識(shí)了解少，對(duì)技術(shù)檔案管理缺乏及時(shí)、有效、準(zhǔn)確的指導(dǎo)。

2.5 電子檔案的收集不完整

電子檔案是工程檔案實(shí)現(xiàn)信息化的基礎(chǔ)。近年來(lái)，水利工程檔案專(zhuān)項(xiàng)驗(yàn)收越來(lái)越重視對(duì)電子檔案的整編要求，而電子檔案的整編往往是檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)。主要表現(xiàn)在以下幾方面:①有關(guān)工程建設(shè)報(bào)批文件、質(zhì)量評(píng)定資料、驗(yàn)工計(jì)價(jià)資料等，常以Word 或Excel 的形式存檔，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字、公章等沒(méi)有得到原始保存;②常缺少施工圖和竣工圖電子文檔;③工程建設(shè)影像資料缺乏。產(chǎn)生上述問(wèn)題的原因主要有:①各工程建設(shè)單位對(duì)電子檔案的管理不夠重視，檔案管理人員沒(méi)有做到對(duì)電子檔案的日常積累和隨時(shí)處理;②在電子檔案整理過(guò)程中疏于備份處理，由于電腦故障等原因，造成資料丟失;③各參建單位之間缺乏溝通，設(shè)計(jì)單位為了保護(hù)自己的知識(shí)產(chǎn)權(quán)，往往不愿提供施工圖電子檔案。

3 提高水利工程建設(shè)檔案質(zhì)量的對(duì)策

3.1 思想上重視檔案管理工作

各參建單位必須高度重視工程建設(shè)檔案管理工作，保證必要的資金投入、硬件和軟件的配備，設(shè)置專(zhuān)職檔案管理人員，加強(qiáng)對(duì)檔案法規(guī)、檔案知識(shí)、檔案重要性的宣傳與學(xué)習(xí)，從而使相關(guān)人員從肯本上克服“重建設(shè)、輕檔案”的思想，這樣才能使檔案工作真正得到保障。

3.2 建立健全檔案管理制度

在工程建設(shè)初期，參照有關(guān)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際，形成檔案管理制度及整編方法等，統(tǒng)一整編及歸檔要求，明確分類(lèi)方法、歸檔范圍，是確保檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的前提條件。落實(shí)檔案管理責(zé)任制度，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，將檔案收集、立卷、歸檔層層分解，各參建單位做好自身檔案的收集、整理、保管工作，專(zhuān)職檔案管理人員和相關(guān)責(zé)任人對(duì)本單位形成的檔案負(fù)責(zé)，如有工作變動(dòng)，須先交清應(yīng)歸檔的文件材料。

3.3 定期開(kāi)展檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)

隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展和辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，水利工程檔案管理的要求也在不斷更新。因此，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)參加檔案管理部門(mén)組織的培訓(xùn)班、邀請(qǐng)專(zhuān)家進(jìn)行培訓(xùn)，或開(kāi)展各參建單位的交流學(xué)習(xí)等，使檔案管理人員全面掌握國(guó)家和地方出臺(tái)的管理規(guī)范，明確工程建設(shè)檔案的具體要求，有助于推動(dòng)檔案管理水平的提高。

水利工程檔案管理工作科學(xué)性、技術(shù)性較強(qiáng)，是一項(xiàng)既繁瑣、又細(xì)致的工作。從事檔案管理工作的人員不但要重視理論知識(shí)、專(zhuān)業(yè)技能及檔案業(yè)務(wù)水平的提高，注重溝通協(xié)調(diào)能力的培養(yǎng)，還要重視思想素質(zhì)的提高，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和責(zé)任感，培養(yǎng)良好的職業(yè)道德，努力塑造綜合素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理人才。

3.4 加強(qiáng)日常的監(jiān)督檢查

水利工程建設(shè)過(guò)程中各參建單位往往把精力放在工程質(zhì)量、工期控制和資金管理上，而忽視檔案管理，這就要求業(yè)主方應(yīng)加強(qiáng)與參建單位的密切聯(lián)系，經(jīng)常性地對(duì)檔案整編、歸檔情況進(jìn)行指導(dǎo)、檢查、督促，建設(shè)監(jiān)理單位應(yīng)認(rèn)真履行檔案審查職責(zé)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)整編過(guò)程中存在的問(wèn)題，認(rèn)真把好檔案質(zhì)量關(guān)，保證檔案資料規(guī)格統(tǒng)一、圖面整潔、字跡清晰。定期召開(kāi)檔案工作會(huì)議，總結(jié)匯報(bào)工作進(jìn)展情況，安排布置下一步工作，避免工程建設(shè)后期檔案問(wèn)題集中、被動(dòng)應(yīng)付。

3.5 檔案整編與工程建設(shè)同步進(jìn)行

大型水利工程建設(shè)項(xiàng)目不僅參建單位眾多，而且檔案資料的歸檔整理時(shí)間較長(zhǎng)，如果檔案收集歸檔工作不能與工程建設(shè)同步進(jìn)行，將直接影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。因此，要有意識(shí)地將檔案工作貫穿到整個(gè)工程建設(shè)中，將檔案工作納入程序管理，與工程建設(shè)各階段同步進(jìn)行。工程各階段驗(yàn)收過(guò)程中，嚴(yán)格檔案資料的驗(yàn)收，并可按照年度或單位工程等形式進(jìn)行分部移交，保證工程檔案資料的齊全、完整。

3.6 在工程建設(shè)合同中，確定檔案管理目標(biāo)

為了在建設(shè)初期即讓各參建單位意識(shí)到檔案工作不可忽視，業(yè)主單位可在合同文件中明確檔案管理目標(biāo)，如:檔案移交時(shí)間、歸檔范圍、移交份數(shù)等要求，并約定適當(dāng)扣留檔案保證金，掌握工程建設(shè)檔案工作的主動(dòng)權(quán)，以促進(jìn)檔案管理目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)。

4 結(jié) 語(yǔ)

工程檔案是工程建設(shè)過(guò)程的最真實(shí)反映，也是檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要依據(jù)，工程檔案的質(zhì)量直接反映工程建設(shè)的質(zhì)量。分析研究工程建設(shè)過(guò)程中檔案工作存在的問(wèn)題，研究提高水利工程建設(shè)檔案質(zhì)量的對(duì)策，對(duì)提高水利工程建設(shè)檔案水平有積極的推動(dòng)作用，有助于推進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

［1］劉慧，張春霞. 淺談水利工程檔案的利用與管理［J］. 內(nèi)蒙古水利，2012(06):177 －178.

［2］羅雪影. 論水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理［J］. 辦公室業(yè)務(wù)，2012(11):30 －32.

［3］辛堃. 水利工程檔案管理初探［J］. 山西水利，2013(07):47 －48.