淺析基層人民銀行檔案管理信息化建設(shè)

丁 雯

（中國(guó)人民銀行常州市中心支行辦公室，江蘇常州，213000）

檔案管理信息化是檔案管理適應(yīng)社會(huì)信息化發(fā)展的一種基本途徑，更是全面提升檔案服務(wù)水平的必然選擇。近年來(lái)，基層人民銀行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的逐步建立和完善，為檔案管理開(kāi)啟信息化模式建立了電子文件數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，也有效推動(dòng)了基層人民銀行檔案管理電子信息化進(jìn)程。

一、基層人民銀行檔案管理信息化的現(xiàn)狀

2003年，在人民銀行總行的統(tǒng)一部署下，各地基層人民銀行內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)開(kāi)始運(yùn)行，公文的制發(fā)、上級(jí)行文及各級(jí)單位的收文均通過(guò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，個(gè)別單位還充分開(kāi)發(fā)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的功能，將督查督辦、簡(jiǎn)報(bào)管理、金融宣傳、行政執(zhí)法等辦公管理事務(wù)嵌入系統(tǒng)，實(shí)行督辦或申請(qǐng)?jiān)诰€管理。高效運(yùn)轉(zhuǎn)的網(wǎng)絡(luò)化辦文、閱文，替代了以往冗繁的紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)，電子類文檔的存在為檔案信息化管理提供了數(shù)字化的保障，也推動(dòng)了檔案工作方式的與時(shí)俱進(jìn)。

為了規(guī)范人民銀行地市中心支行檔案的管理與使用，人民銀行總行在省級(jí)推廣電子檔案信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，加快推進(jìn)地市中心支行檔案管理信息化建設(shè)的步伐。2010年，地市中心支行開(kāi)始運(yùn)行電子檔案管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)以提高檔案管理整體水平，提升人民銀行檔案資源利用和服務(wù)的效率為宗旨，通過(guò)規(guī)范辦公自動(dòng)化流程，推進(jìn)分支行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)與公文傳輸系統(tǒng)和電子檔案系統(tǒng)的整合，真正實(shí)現(xiàn)電子文檔一體化管理。

二、基層人民銀行推進(jìn)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

1.檔案基礎(chǔ)設(shè)施保障日趨完備

為保障電子文件和電子檔案的安全和有效開(kāi)發(fā)利用，全面提高人民銀行信息工作效率和檔案管理效能，基層人民銀行積極推動(dòng)金融信息化建設(shè)，作為檔案基礎(chǔ)設(shè)施保障的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、硬件環(huán)境、系統(tǒng)軟件建設(shè)均初具規(guī)模。如業(yè)務(wù)網(wǎng)與辦公網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與外聯(lián)網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境均實(shí)現(xiàn)了物理隔斷，根據(jù)檔案信息化管理功能需要，建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)，配置了高速交換機(jī)、路由器、服務(wù)器、檔案數(shù)字化加工設(shè)備等基礎(chǔ)硬件設(shè)施。先進(jìn)安全的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為發(fā)揮檔案信息化的整體效益提供了技術(shù)保障。

2.檔案信息資源日趨豐富

將不同載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，是豐富檔案信息，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的重要基礎(chǔ)性工作。筆者單位為使電子檔案管理系統(tǒng)的信息更豐富，已經(jīng)將1986年至2010年室藏保管期限為永久和30年（長(zhǎng)期）保管的紙質(zhì)非密級(jí)文書(shū)檔案、2011年至今三個(gè)期限的文書(shū)檔案、1985年以來(lái)的室藏照片檔案進(jìn)行了全文數(shù)字化掃描，并錄入電子檔案管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了全文檢索和利用。

3.檔案管理信息化框架日趨完善

基層人民銀行辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的運(yùn)用，有效提高了公文運(yùn)行的效率，節(jié)約了文件流轉(zhuǎn)的時(shí)間，也為電子文件的收集和積累打下了基礎(chǔ)。為實(shí)現(xiàn)檔案信息傳輸?shù)木W(wǎng)絡(luò)化和檔案資源的共享化，人民銀行總行在開(kāi)發(fā)檔案系統(tǒng)時(shí)便設(shè)置了電子文件格式轉(zhuǎn)換功能，使辦公自動(dòng)化系統(tǒng)保存的歸檔庫(kù)能與電子檔案管理系統(tǒng)無(wú)縫對(duì)接，保證了歸檔后電子文件的完整性、真實(shí)性和長(zhǎng)期可讀性，對(duì)于未在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)的紙質(zhì)文件則通過(guò)掃描的方式錄入，使紙質(zhì)文件電子化。

三、基層人民銀行檔案管理信息化存在的問(wèn)題

1.電子檔案收集的全面性需要進(jìn)一步提高

自《檔案法》頒布實(shí)施以來(lái)，人民銀行總行陸續(xù)下發(fā)了檔案收集管理方面的辦法，不斷加強(qiáng)檔案收集工作。然而，由于基層人民銀行檔案管理人員兼職過(guò)多，辦公事務(wù)繁雜，對(duì)于本單位產(chǎn)生的實(shí)物、磁介質(zhì)等其他門類檔案，相對(duì)不是特別重視，導(dǎo)致了應(yīng)歸檔門類不齊全、不完整，檔案的收集范圍狹窄，且人民銀行總行電子檔案管理系統(tǒng)雖然實(shí)現(xiàn)文書(shū)和非文書(shū)檔案為管理對(duì)象的電子檔案綜合管理，但實(shí)際只限于文書(shū)檔案和照片檔案系統(tǒng)在使用，系統(tǒng)的功能運(yùn)用還需要不斷深化。

2.電子文件檔案的管理制度需要進(jìn)一步健全

基層人民銀行雖然按要求建立了比較健全的檔案管理制度，但是規(guī)范電子文件管理方面的規(guī)定仍不完善，基本未建立電子文件收集、電子文件格式轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、電子文件備份等相關(guān)管理制度和操作流程，也沒(méi)有建立電子檔案系統(tǒng)管理辦法，這樣極易造成電子文檔的管理無(wú)章可循，電子文檔收集不完整、電子檔案形成部門對(duì)電子文檔的備份格式不統(tǒng)一等問(wèn)題。

3.檔案管理信息化的共享性需要進(jìn)一步完善

目前，基層人民銀行電子檔案由人民銀行總行授權(quán)查詢的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，以及自身在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中形成的歸檔文件數(shù)據(jù)庫(kù)兩大部分組成。雖然目前已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了電子文件格式轉(zhuǎn)換的有效銜接，但是人民銀行總行的電子檔案管理系統(tǒng)布局在辦公網(wǎng)上，受保密信息安全管理的限制，系統(tǒng)軟件移植性差，只對(duì)中心支行辦公室及科技部門開(kāi)放有限的端口，系統(tǒng)的檔案借閱功能無(wú)利用的環(huán)境，制約了信息的共享。

4.部門間的協(xié)調(diào)配合需要進(jìn)一步強(qiáng)化

按照《中國(guó)人民銀行檔案管理辦法》規(guī)定，人民銀行的檔案包括五大門類，涉及檔案形成部門、檔案管理部門、科技信息管理部門等多部門，要推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程，僅靠檔案部門單打獨(dú)斗是不可能實(shí)現(xiàn)的。同時(shí)，個(gè)別部門或個(gè)人的檔案意識(shí)不強(qiáng)，或?yàn)榱斯ぷ鞅憷瑢?yīng)歸檔的文件資料長(zhǎng)期由部門或個(gè)人保存，影響了檔案信息化工作的推進(jìn)。

5.檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)需要進(jìn)一步明確

目前，基層人民銀行的檔案信息化管理處于地方檔案管理部門和條線管理部門分別建立系統(tǒng)和管理標(biāo)準(zhǔn)的組織實(shí)施現(xiàn)狀，地方的檔案管理系統(tǒng)和總行的電子檔案管理系統(tǒng)并沒(méi)有建立轉(zhuǎn)換或共享的接口，面對(duì)地方檔案管理部門的規(guī)范化考評(píng)和條線管理部門的制度規(guī)定，基層人民銀行往往要在兩個(gè)系統(tǒng)中同時(shí)錄入文書(shū)檔案，而且錄入的方式和要求完全不同，降低了檔案管理工作效率。

四、基層人民銀行檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.科學(xué)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

基層人民銀行要結(jié)合工作實(shí)際，建立健全電子檔案管理制度，明確檔案形成各環(huán)節(jié)的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。在實(shí)際操作中，應(yīng)將各部門相對(duì)分散的信息進(jìn)行整合優(yōu)化，按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各種不同類型載體的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理和轉(zhuǎn)換，保證檔案信息的真實(shí)、完整、有效。

2.確保檔案信息資源的安全

基層人民銀行必須采取有力措施，充分保證檔案信息的安全性。一是在數(shù)字化過(guò)程中應(yīng)重點(diǎn)解決好電子文件的保存問(wèn)題，防止電子信息損失，特別是需要長(zhǎng)久保存的電子文件應(yīng)采取定期復(fù)制等特別處理手段。二是在網(wǎng)絡(luò)化過(guò)程中應(yīng)重視網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的加強(qiáng)，特別是載有檔案系統(tǒng)的服務(wù)器應(yīng)立足長(zhǎng)遠(yuǎn)高規(guī)格配置。三是在信息化過(guò)程中應(yīng)對(duì)上網(wǎng)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，做到涉密文件專門保管，堅(jiān)決杜絕電子化檔案中包含帶密級(jí)的文件。

3.體現(xiàn)檔案管理信息化的效益

基層人民銀行應(yīng)健全檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)和檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出接口，為檔案信息共享、檔案管理軟件升級(jí)提供技術(shù)保障，提高檔案信息管理共享的效率。要圍繞部門工作重點(diǎn)，增強(qiáng)主動(dòng)意識(shí)，積極提供檔案信息服務(wù)。

4.全面提高檔案工作者的素質(zhì)

檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，從資源的形成、收集、存儲(chǔ)、歸檔到開(kāi)發(fā)利用，是涉及面廣泛的系統(tǒng)工程，因此，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了挑戰(zhàn)?；鶎尤嗣胥y行要加強(qiáng)教育培訓(xùn)力度，通過(guò)多層次、多途徑的培訓(xùn)方式，加快推進(jìn)檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的調(diào)整，培養(yǎng)具有檔案管理業(yè)務(wù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)信息安全技術(shù)等綜合素質(zhì)的檔案管理人才。同時(shí)，檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)不是檔案管理一個(gè)部門的工作，也不是單靠一些計(jì)算機(jī)技術(shù)人員就能實(shí)現(xiàn)的，它需要所有檔案人員的積極參與和配合，因此，檔案隊(duì)伍素質(zhì)的整體提高對(duì)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要。