業(yè)務(wù)流程視角下制藥企業(yè)內(nèi)部控制優(yōu)化建議

洛陽理工學(xué)院 盧 燕

XH制藥公司是頗具規(guī)模的知名制藥企業(yè)，不僅在我國，即使在亞洲地區(qū)也享有盛譽(yù)。其主打產(chǎn)品為解熱鎮(zhèn)痛類藥物，不但生產(chǎn)成藥制品還生產(chǎn)原料藥；其它產(chǎn)品則跨度很大，神經(jīng)類藥品、免疫類藥品、消炎類藥品等都有生產(chǎn)。作為制藥行業(yè)的龍頭企業(yè)，XH制藥一直都是地方政府甚至國家重點(diǎn)打造的明星企業(yè)。2012年3月23日，XH制藥委托的YX會(huì)計(jì)師事務(wù)所，在分析了其提供的內(nèi)部控制審計(jì)報(bào)告之后給出了否定意見。YX會(huì)計(jì)師事務(wù)所出具的報(bào)告中清晰列明了XH制藥內(nèi)部控制管理中的兩大問題：首先，公司進(jìn)行的總體內(nèi)部控制管理存在很多機(jī)制與原則方面的問題；其次，公司的具體業(yè)務(wù)流程也有非常嚴(yán)重的內(nèi)部控制問題。筆者在下文中主要探討業(yè)務(wù)流程方面的內(nèi)部控制問題，并針對(duì)這些問題給出了優(yōu)化內(nèi)部控制機(jī)制的建議，在很大程度上提升了XH制藥的內(nèi)部控制效率。

一、XH制藥公司業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制存在的問題

（一）信用管理 信用管理是非常具有系統(tǒng)性的過程，筆者在調(diào)研了XH制藥當(dāng)前的信用管理之后，發(fā)現(xiàn)存在以下問題：

（1）XH制藥暫時(shí)還沒有專門負(fù)責(zé)信用管理的獨(dú)立部門或者機(jī)構(gòu)，整個(gè)公司的應(yīng)收賬款雖然有專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，但是這些負(fù)責(zé)人有營銷部的也有財(cái)務(wù)部的，具體工作的時(shí)候經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)工作內(nèi)容不明確、工作效率不高的現(xiàn)象，而且一旦出現(xiàn)了問題，就會(huì)互相推諉。財(cái)務(wù)部的工作重點(diǎn)就是保證公司資產(chǎn)的安全，減少壞賬損失，因此，會(huì)采取相對(duì)謹(jǐn)慎的信用管理手段；營銷部的工作重點(diǎn)就是開拓市場、打開銷路，因此，會(huì)采取相對(duì)寬松的信用管理手段。這種職能上的差別，必然導(dǎo)致兩個(gè)部門在處理應(yīng)收賬款的時(shí)候態(tài)度完全不同，自然也會(huì)令相應(yīng)的管理工作難以開展。盡管為了客觀科學(xué)的進(jìn)行信用管理，公司設(shè)置有信用風(fēng)險(xiǎn)專員這一崗位，其工作職責(zé)就是跟蹤客戶的資信情況，科學(xué)設(shè)定客戶的授信額度，不過，這個(gè)崗位的實(shí)際作用很難得到有效發(fā)揮，在企業(yè)中幾乎就是一種擺設(shè)，就算設(shè)定了授信額度，但是額度往往超過正常限度很多倍，沒有任何約束意義。

（2）對(duì)于信用政策的實(shí)行，XH制藥沒有嚴(yán)格控制多頭授信的情況，公司暫時(shí)也還沒有制定規(guī)范的指引。這就導(dǎo)致了在操作過程中，原料銷售部、成藥銷售部以及外地分公司都向公司的某個(gè)客戶提供了信用額度，加總結(jié)果自然已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了公司規(guī)定的上限。

（3）XH制藥往往只對(duì)客戶信用進(jìn)行一次初始評(píng)估之后，就一直沿用評(píng)估結(jié)果，不再進(jìn)行任何形式的重新評(píng)估。XKQ醫(yī)藥是XH制藥合作多年的老客戶，但是，XKQ醫(yī)藥本身的運(yùn)營模式并未受到業(yè)界的一致看好，雖然短期內(nèi)其確實(shí)收獲了很高的經(jīng)濟(jì)收益，但是也面臨著很高的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)。遺憾的是，XH制藥并沒有考慮到這些風(fēng)險(xiǎn)，而只關(guān)注XKQ醫(yī)藥的盈利能力，也從來沒有考慮過要降低對(duì)其的授信額度，等到XKQ醫(yī)藥倒閉之后，才后知后覺地認(rèn)識(shí)到其現(xiàn)金流早就出現(xiàn)了問題，周轉(zhuǎn)問題也非常嚴(yán)重。所以，XH制藥對(duì)客戶資信評(píng)估的滯后性，使其經(jīng)常要承受著和客戶同樣高的經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，但是卻完全不能獲得任何風(fēng)險(xiǎn)帶來的收益，只有產(chǎn)生損失的可能。

（二）應(yīng)收賬款管理 XH制藥當(dāng)前對(duì)應(yīng)收賬款的管理工作從程序方面分析的話，還是非常齊備的，而且也形成了相對(duì)科學(xué)的流程。XH制藥采用了ERP信息系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的管理，筆者總結(jié)之后，認(rèn)為整個(gè)流程可以表示為圖1的形式。

圖1 應(yīng)收賬款管理過程簡圖

通過圖1不難發(fā)現(xiàn)，制藥在流程的制定上還是基本遵循了科學(xué)性與實(shí)操性的原則，不過，也能看出整個(gè)管理過程中的重要依據(jù)就是各項(xiàng)單據(jù)，管理的本質(zhì)就是將單據(jù)轉(zhuǎn)換為電子形式的報(bào)表，整個(gè)過程中的管理工作幾乎無跡可尋。

為了深入分析制藥的應(yīng)收賬款管理情況，筆者整理了其5年的會(huì)計(jì)信息，并對(duì)這些會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了對(duì)比，在此基礎(chǔ)上總結(jié)了制藥當(dāng)前的應(yīng)收賬款管理現(xiàn)狀。具體數(shù)據(jù)見表1。

表1 應(yīng)收賬款與壞賬準(zhǔn)備數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表 單位：萬元

圖2 壞賬準(zhǔn)備與應(yīng)收賬款的比率變動(dòng)圖

表2 應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表

通過表1，發(fā)現(xiàn)XH制藥壞賬準(zhǔn)備與應(yīng)收賬款的比率幾乎每年都在提高，特別是2011年發(fā)生了XKQ倒閉事件之后，XH制藥的這個(gè)比率一下跳升至28.55%；另外其應(yīng)收賬款的周轉(zhuǎn)時(shí)長的確在4年之中呈現(xiàn)出了縮短的趨勢(shì)，但2011年卻突然出現(xiàn)了回彈。上述現(xiàn)象顯示：XH制藥應(yīng)用的ERP信息系統(tǒng)對(duì)于公司的應(yīng)收賬款管理還是有一定積極推動(dòng)作用的，不過，公司的壞賬比率逐年增高，則說明了應(yīng)收賬款的管理工作中仍然存在很大問題。筆者在綜合分析之后，認(rèn)為主要問題有：一是不重視和客戶的溝通工作，也沒有安排定期對(duì)賬，更加很少會(huì)上門拜訪客戶、了解客戶的運(yùn)營情況，導(dǎo)致公司對(duì)客戶的資信情況了解幾乎一片空白。二是未科學(xué)評(píng)估應(yīng)收賬款轉(zhuǎn)為壞賬的風(fēng)險(xiǎn)，而且也沒有相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防控機(jī)制，導(dǎo)致直至賬款屢催不還的時(shí)候，才匆忙計(jì)提壞賬準(zhǔn)備。XKQ醫(yī)藥倒閉事件就是一個(gè)非常明顯的例子，XH制藥直到確認(rèn)其已經(jīng)再無支付能力的時(shí)候，才計(jì)提壞賬準(zhǔn)備，打亂了原本的財(cái)務(wù)管理計(jì)劃。三是未建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖湛钪贫?。?dāng)前，XH制藥的ERP信息管理系統(tǒng)中只會(huì)針對(duì)應(yīng)收賬款進(jìn)行相應(yīng)的催收預(yù)警，至于應(yīng)該采用何種方法、應(yīng)用哪些政策、根據(jù)何種規(guī)范等都沒有明確的指引。XKQ醫(yī)藥的負(fù)責(zé)人潛逃以后，XH制藥完全沒有應(yīng)對(duì)這種情況的措施，因此，只能訴諸法律，可是即使借助了法律手段也于事無補(bǔ)，公司的損失已經(jīng)再無挽回的可能了。

二、XH制藥公司業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制優(yōu)化建議

（一）加強(qiáng)信用管理 結(jié)合該企業(yè)的實(shí)際情況，提出了基于其業(yè)務(wù)特點(diǎn)的信用管理改善建議：

（1）XH制藥必須設(shè)置專門的信用管理機(jī)構(gòu)，借助提升公司最高管理層領(lǐng)導(dǎo)的信用管理意識(shí)，建立相應(yīng)的管理制度，并保持信用管理機(jī)構(gòu)在工作中的絕對(duì)獨(dú)立性與權(quán)威性，從而確保其能夠發(fā)揮出內(nèi)部控制管理的核心作用。另外，XH制藥需要定期組織關(guān)于信用管理的培訓(xùn)，由公司的高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)員工進(jìn)行相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，從而提升他們對(duì)信用風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管理與防控的意識(shí)，并將其融入企業(yè)文化之中，貫穿公司管理工作的始終。

（2）按照客戶的具體運(yùn)營情況與發(fā)展階段，建立具有針對(duì)性的資信調(diào)查機(jī)制，科學(xué)選擇評(píng)估指標(biāo)以及方法，計(jì)算出客戶的最高授信額度，并在實(shí)際的工作中將這一結(jié)果乘以80%作為對(duì)客戶授信額度的上限。之所以進(jìn)行這樣的操作，是為了避免模型計(jì)算偏差導(dǎo)致的數(shù)值過大情況，保證XH制藥自身資產(chǎn)的安全性。

（二）加強(qiáng)應(yīng)收賬款管理 具體如下：

（1）結(jié)合該企業(yè)的實(shí)際情況，提出基于其業(yè)務(wù)特點(diǎn)的應(yīng)收賬款管理改善建議：首先，嚴(yán)格控制好信用銷售的全過程，負(fù)責(zé)具體信用銷售的業(yè)務(wù)人員必須定期和客戶核對(duì)賬款情況，并每月至少上門拜訪客戶一次，從而了解客戶的實(shí)際經(jīng)營情況，進(jìn)而對(duì)客戶的還款能力有個(gè)大體上的評(píng)估，如果存在問題則需要及時(shí)向公司反映。另外，還應(yīng)定期做好客戶資信的重新評(píng)估工作，并根據(jù)最新的評(píng)估結(jié)果，調(diào)整對(duì)客戶的授信額度。其次，如果是授信額度很大的客戶，則需要對(duì)其進(jìn)行實(shí)時(shí)的資信監(jiān)控與管理，密切跟蹤賬款的回收情況，必要時(shí)安排專人負(fù)責(zé)以上工作。再次，規(guī)范到期未還的應(yīng)收贓款應(yīng)該如何處理，并形成科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒?，在平時(shí)的工作中嚴(yán)格按照規(guī)范的要求開展工作，決不允許任何形式的變通或者酌情處理。

（2）通過上面的分析，筆者認(rèn)為XH制藥需要提高各部門之間的聯(lián)動(dòng)程度，并建立起科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男庞霉芾碇贫龋柚鷶?shù)學(xué)模型的模擬計(jì)算，確定公司可以承受的應(yīng)收賬款總額，并在實(shí)際經(jīng)營中將其作為授信的最高上限。具體措施的實(shí)施如下：

一是成立信用管理部。XH制藥成立專門的信用管理部，其作為獨(dú)立的部門存在，并下設(shè)不同科室，具體見圖3。下面簡單介紹一下各個(gè)科室的具體工作職能：

圖3 信用管理部組織架構(gòu)圖

客戶調(diào)查科，該科室的主要工作就是調(diào)查客戶的資信以及經(jīng)營情況，并將調(diào)查得到的信息匯總為報(bào)告，方便其它部門或者領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)查閱。如果客戶已經(jīng)和公司合作了很長時(shí)間，關(guān)系非常穩(wěn)定，而且各項(xiàng)資質(zhì)材料都非常完整，暫時(shí)還不需要更新的話，就可以把其提交至信用分析科；如果客戶的檔案并不完整，那么就需要將所需資料的清單列出來傳真或者快遞給客戶，讓其以最快的速度提供相關(guān)資料。

圖4 客戶調(diào)查科主要工作職責(zé)

信用分析科，該科室接收到客戶調(diào)查科提供的資料以后，詳細(xì)審閱客戶的基本資料以及資信報(bào)告，并在此基礎(chǔ)上綜合分析客戶當(dāng)前的盈利與還賬能力，從而制定新交易的賒銷額度，并把這一結(jié)果提交到公司的相關(guān)部門。

圖5 信用分析科主要工作職責(zé)

賬款管理科，該科室的主要工作是把交易商品的發(fā)票以及出庫單提交到客戶處，同時(shí)，做好和客戶的溝通工作，并交流還款情況，從而掌握客戶的還款動(dòng)向。如果客戶未能在限定期限之前還款，那么就要立刻停止發(fā)貨，同時(shí)采取賬款追收的相應(yīng)措施。

圖6 賬款管理科主要工作職責(zé)

賬款追收科，該科室的主要工作是追收賬款，首先，內(nèi)勤人員會(huì)與客戶通電話，溝通賬款逾期的情況，并進(jìn)行催收；如果客戶還是沒有還款的話，那么外勤人員就需要上門追討。

圖7 賬款追收科主要工作職責(zé)

二是設(shè)定部門職能。作為公司專門的信用管理機(jī)構(gòu)，信用管理部的主要職能除了編制信用管理制度之外，還要做好信用管理相關(guān)政策的宣傳工作，并定期組織公司員工進(jìn)行信用管理的培訓(xùn)；嚴(yán)格按照信用制度的要求，監(jiān)控客戶的資信情況，保護(hù)公司資產(chǎn)的安全。

三是安排工作人員。由于是新建的部門，因此，人員可以少一些，太多反而會(huì)讓簡單的工作變得很復(fù)雜。筆者建議XH制藥在部門剛成立的時(shí)候，可以外聘專業(yè)顧問幫助信用管理部快速走上正軌。既然是一個(gè)獨(dú)立的部門，那么就必須有合資格的部門負(fù)責(zé)人?；诋?dāng)前XH制藥的信用管理情況，筆者認(rèn)為其在選擇該部門負(fù)責(zé)人的時(shí)候，需要考察人員的下列條件：是否具有熟練運(yùn)用不同信用政策的能力；是否熟悉當(dāng)前信用管理領(lǐng)域的新動(dòng)態(tài)；是否具有醫(yī)藥行業(yè)信用管理的經(jīng)驗(yàn)；能否妥善處理客戶的各類訴求等。至于下面各個(gè)科室的工作人員任用方面，前文已經(jīng)詳細(xì)列明了各個(gè)科室的工作職責(zé)，XH制藥在招聘的過程中針對(duì)這些工作職責(zé)選擇能夠勝任的人員即可。

四是確定信用制度。首先，信用管理部要結(jié)合公司的運(yùn)營情況設(shè)定每個(gè)會(huì)計(jì)年度的各項(xiàng)信用指標(biāo)。筆者建議XH制藥應(yīng)該先進(jìn)行相關(guān)的市場調(diào)研，之后再選擇信用指標(biāo)，并設(shè)定具體的指標(biāo)額度。確定的指標(biāo)額度不但是公司信用管理工作的指引，也是衡量信用管理工作有效性的標(biāo)準(zhǔn)之一，如果有哪些指標(biāo)明顯低于公司設(shè)定的標(biāo)準(zhǔn)，則代表公司在該指標(biāo)對(duì)應(yīng)的工作方面還需要進(jìn)一步加強(qiáng)。其次，在確定獲得的客戶信息真實(shí)可信的基礎(chǔ)上，科學(xué)分析這些資料，從而提煉出客戶的資信情況，匯總為資信報(bào)告；然后，根據(jù)上面的結(jié)果把客戶分為不同等級(jí)，采取不同的信用管理針對(duì)性政策。這里需要注意的是，即使是老客戶也要每隔一段時(shí)間重復(fù)這樣的分析過程，并重新評(píng)級(jí)，確定新的授信額度。第三，考核信用管理部的工作績效，XH制藥應(yīng)該定期考核該部門的工作績效，并將其和部門員工的薪資水平對(duì)接，這樣不但能夠提升部門員工的工作積極性，還能大幅提升部門的工作績效，可謂一舉兩得。第四，制定信用額度。筆者分析XH制藥信用額度制定工作存在的問題之后，認(rèn)為其最亟待解決的問題就是重新評(píng)估老客戶的資信級(jí)別，所以，筆者認(rèn)為XH制藥制定信用額度的時(shí)候，不能只針對(duì)新客戶，對(duì)老客戶也需要進(jìn)行動(dòng)態(tài)的評(píng)估。為了提升客戶還款的積極性，XH制藥可以對(duì)提前還款的客戶給予一定比例的折讓，這樣不但能夠提升公司的現(xiàn)金流，還能降低發(fā)生壞賬的可能性，而且還可以在一定程度上提升銷售業(yè)績。

五是管理應(yīng)收賬款。XH制藥進(jìn)行賒銷的初衷就是要打開銷路，提升市場份額。因此，在賒銷之后，就必須密切跟蹤應(yīng)收賬款的管理。公司在發(fā)貨之后，就要及時(shí)到信用管理部進(jìn)行應(yīng)收賬款備案，信用管理部負(fù)責(zé)接下來的客戶收貨確認(rèn)工作。如果是每月結(jié)賬的客戶，那么XH制藥可以設(shè)定幾天的豁免期，客戶在豁免期內(nèi)還款即視為正常還款；但是如果客戶在逾期之后，還一直拖延，就必須采取一定的催款措施。筆者建議XH制藥可以采取下面方式催款：

逾期7天未還款時(shí)，向客戶發(fā)第一份催款信；逾期15天仍未還款時(shí)，向客戶發(fā)第二份催款信，信用管理部負(fù)責(zé)人要和客戶方的授權(quán)人溝通；逾期30天仍未還款時(shí)，向客戶發(fā)第三份催款信，信用管理部負(fù)責(zé)人與銷售人員一起到客戶處了解具體情況；逾期60天仍未還款時(shí)，就需要把這筆應(yīng)收賬款標(biāo)記為警戒賬款，同時(shí)要求客戶必須在限期內(nèi)還款；逾期90天仍未還款時(shí)，就需要把這筆賬款處理為壞賬。過了90天之后，則需要上報(bào)總經(jīng)理，并按照總經(jīng)理的指示訴諸法律或者委托第三方收賬。

［1］ 李剛：《淺談民營零售企業(yè)管理》，《中國商貿(mào)》2010年第15期。

［2］ 謝曉燕、程富：《內(nèi)部控制評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：比較與改進(jìn)——基于外部審計(jì)的視角》，《財(cái)會(huì)通訊》2010年第9期。

［3］ 董美霞：《增強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)效果的思考——基于〈企業(yè)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)指引（征求意見稿）〉》，《審計(jì)與經(jīng)濟(jì)研究》2010年第1期。