建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略研究

李金環(huán)

河南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)業(yè)資格注冊(cè)中心（450000）

建筑工程中檔案資料管理的重要性及策略研究

李金環(huán)

河南省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)執(zhí)業(yè)資格注冊(cè)中心（450000）

檔案資料管理是工程建設(shè)過(guò)程中十分重要的工作，檔案資料作為建筑工程的重要組成部分，發(fā)揮著無(wú)可取代的作用，因此加強(qiáng)對(duì)建筑工程檔案資料的管理十分重要。根據(jù)我國(guó)建筑行業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀，這里對(duì)建筑工程檔案資料的重要性進(jìn)行了詳細(xì)論證，并且指出了現(xiàn)階段檔案資料管理存在的問(wèn)題，針對(duì)這些問(wèn)題提出解決辦法。

建筑工程；資料管理；重要性；策略

隨著建筑行業(yè)的不斷發(fā)展壯大，建筑工程中產(chǎn)生的資料數(shù)據(jù)也相應(yīng)增多，加強(qiáng)對(duì)建筑工程中檔案資料的管理已經(jīng)成為建筑行業(yè)的發(fā)展需要。

1 建筑工程檔案資料管理的重要性

一個(gè)系統(tǒng)的建筑工程的工作量巨大，涉及到的數(shù)據(jù)繁多，因此，建筑工程中需要進(jìn)行整理的資料也就相應(yīng)增多，規(guī)范化管理對(duì)工程建設(shè)的順利進(jìn)行提供了有力的保障。因?yàn)榻ㄖこ添?xiàng)目的隱蔽性特點(diǎn)，所以對(duì)工程質(zhì)量的檢驗(yàn)就需要通過(guò)檔案資料來(lái)進(jìn)行。建筑工程中檔案資料保存完整與否與對(duì)工程項(xiàng)目的評(píng)價(jià)直接相關(guān)?？梢?jiàn)加強(qiáng)對(duì)建筑工程中檔案資料的管理非常重要。從現(xiàn)代建筑行業(yè)的觀點(diǎn)來(lái)看，對(duì)建筑工程檔案資料管理的水平可以直接反映出該企業(yè)的管理水平及發(fā)展前景。

應(yīng)建設(shè)部的要求，各建筑企業(yè)對(duì)建筑工程中檔案資料進(jìn)行妥善管理，并把建筑工程檔案資料的規(guī)范程度作為衡量工程質(zhì)量的重要指標(biāo)，等等。所有這些都證明了建筑工程檔案資料管理的重要性[1]。

2 建筑工程中檔案資料管理存在的問(wèn)題

2.1 對(duì)建筑工程中檔案資料的管理不夠重視

在一些建筑行業(yè)管理者的思想中，對(duì)于檔案資料的管理沒(méi)有足夠的重視。他們一般注重工程建設(shè)的質(zhì)量和速度，認(rèn)為只有這些才是與工程利益直接相關(guān)的。他們的這種想法落后陳舊，是不切實(shí)際的。

2.2 對(duì)建筑工程中檔案資料的管理不到位

建筑工程的檔案資料包含了多方面的數(shù)據(jù)資料，其中包括管理、施工、設(shè)計(jì)、質(zhì)檢等部門(mén)。各部門(mén)分工合作,致使檔案資料完整存在相當(dāng)大的難度。例如，在工程施工或竣工驗(yàn)收過(guò)程中，檔案管理人員必須到現(xiàn)場(chǎng)才能對(duì)有關(guān)施工問(wèn)題的檔案規(guī)整記錄,檔案資料記錄的全面性和準(zhǔn)確度才能得到保證。如若不然,施工過(guò)程中的檔案就得不到及時(shí)整理，或者在工程竣工驗(yàn)收過(guò)程中出現(xiàn)差錯(cuò)，而且這些差錯(cuò)很難被發(fā)現(xiàn)。

2.3 建筑工程中檔案的管理制度不健全

目前，施工企業(yè)的檔案管理依據(jù)是20世紀(jì)80年代末國(guó)家有關(guān)部門(mén)頒布的城市建設(shè)檔案管理規(guī)定，該規(guī)定對(duì)檔案資料管理的具體步驟沒(méi)作詳細(xì)規(guī)定。雖然有的地區(qū)制定了相關(guān)的制度，但是宣傳不到位,施工企業(yè)管理人員對(duì)此沒(méi)有給予足夠重視，直接導(dǎo)致了建筑工程檔案資料管理制度無(wú)法落實(shí)。

2.4 建筑工程中檔案資料管理人員的職業(yè)素質(zhì)偏低

建筑工程中檔案資料管理的從業(yè)人員應(yīng)該具有相應(yīng)的專業(yè)基礎(chǔ),接受過(guò)正規(guī)的職業(yè)訓(xùn)練。但建筑工程中檔案資料管理工作起步較晚，這些從業(yè)人員根本沒(méi)有接受過(guò)對(duì)口教育，只接受過(guò)一些簡(jiǎn)單的短期訓(xùn)練，文化程度一般偏低，即使接受訓(xùn)練，職業(yè)素養(yǎng)的形成也很緩慢。這些問(wèn)題導(dǎo)致建筑工程中檔案資料管理從業(yè)人員的工作受阻，對(duì)于問(wèn)題的掌控能力較差。甚至有的施工企業(yè)根本就沒(méi)有專業(yè)從事檔案資料管理的人員，一般由企業(yè)中其他崗位的人員兼任，導(dǎo)致員工無(wú)法專注于檔案資料管理的工作。有的施工企業(yè)雖然有專職的檔案資料管理從業(yè)人員，但是從事這一工作的員工更換頻率過(guò)快，不利于對(duì)建筑工程中檔案資料的高效管理[2]。

3 建筑工程中檔案資料管理的策略

通過(guò)以上對(duì)建筑工程中檔案資料管理的重要性及管理中存在的問(wèn)題的分析，我們深刻認(rèn)識(shí)到完善和改革檔案資料管理制度的重要性，以下為改善建筑工程檔案資料管理的策略。

3.1 提高建筑工程中檔案資料管理從業(yè)人員的素質(zhì)

要做好建筑工程中檔案管理工作，首先要從提高從業(yè)人員素質(zhì)做起。檔案資料管理從業(yè)人員必須接受相關(guān)的專業(yè)教育，對(duì)建筑工程的相關(guān)知識(shí)和國(guó)家政策有一定的了解,有一定的計(jì)算機(jī)操作能力。因此，企業(yè)在進(jìn)行檔案資料管理從業(yè)人員的選拔時(shí)一定要嚴(yán)格，不能徇私舞弊，要對(duì)所選人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)。此外,檔案資料管理從業(yè)人員要具有高度的責(zé)任感，按照國(guó)家法律和公司規(guī)定辦事，認(rèn)真負(fù)責(zé)，做好自己的本職工作。檔案資料管理從業(yè)人員還要經(jīng)常進(jìn)行自我反思，反思自己是否按時(shí)完成了本職工作，怎樣才能和企業(yè)其他部門(mén)做好交流，反思自己是否對(duì)建筑工程項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格審核，審核是否合理規(guī)范，自己是否采納或者考慮過(guò)客戶意見(jiàn)，是否及時(shí)進(jìn)行工作的自我批評(píng)和總結(jié)，用積極樂(lè)觀、認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度去完成工作。檔案資料管理從業(yè)人員要勤于思考、樂(lè)于奉獻(xiàn),多和企業(yè)中的其他部門(mén)進(jìn)行技術(shù)經(jīng)驗(yàn)交流，樹(shù)立積極學(xué)習(xí)的理念，不斷獲取新知識(shí)，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的訓(xùn)練，保證做好建筑工程中檔案資料管理工作。

3.2 建筑工程檔案資料管理職責(zé)應(yīng)該得到規(guī)范

一個(gè)合格的建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員只有明確了自身的工作目標(biāo),才能提高工作效率。就當(dāng)前建筑行業(yè)的發(fā)展形勢(shì)來(lái)看，建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員的職責(zé)是：搜集、記錄、規(guī)整企業(yè)相關(guān)部門(mén)的檔案資料和數(shù)據(jù)；對(duì)工程施工部門(mén)的施工過(guò)程、進(jìn)度進(jìn)行檢查；檢查工程中的各項(xiàng)檔案資料的記錄情況；對(duì)工程建設(shè)的有關(guān)資料做好記錄，在需要時(shí)能夠及時(shí)找到;檢查各部門(mén)的工作進(jìn)展程度；加強(qiáng)與企業(yè)管理人員的聯(lián)系，對(duì)于建筑工程設(shè)計(jì)中有更改的地方做好跟蹤記錄；對(duì)企業(yè)圖紙、文件等要妥善保管,對(duì)借出去的資料要做好相關(guān)記錄；獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)許可以后到其他企業(yè)借閱資料；建筑工程的檔案資料多為機(jī)密性文件，檔案管理從業(yè)人員要對(duì)進(jìn)出資料室的人員進(jìn)行盤(pán)查；對(duì)于企業(yè)安排給個(gè)人的其余的工作也要認(rèn)真完成。只有檔案資料管理工作得到保障,建筑企業(yè)的其他工作才得以更好開(kāi)展。

3.3 對(duì)建筑工程中檔案資料管理制度進(jìn)行優(yōu)化

建筑工程中的檔案資料管理是一個(gè)龐大的工程，要想保證管理的有效性，就必須采用制度化的管理措施，使得檔案資料的管理更加規(guī)范合理。這成為建筑工程順利實(shí)施的堅(jiān)強(qiáng)后盾。要進(jìn)行檔案管理制度的優(yōu)化，首先要對(duì)檔案管理的范圍做一個(gè)界定。建筑工程中的檔案資料界限明確，它主要包含了建筑工程資料、設(shè)備檔案、有關(guān)工程建設(shè)的內(nèi)部資料等，其機(jī)密程度很高，對(duì)于這些資料的管理必須要嚴(yán)格保密。作為一個(gè)合格的建筑工程檔案資料管理從業(yè)人員，必須要有良好的職業(yè)道德和扎實(shí)的專業(yè)基礎(chǔ)，對(duì)企業(yè)的檔案資料根據(jù)企業(yè)制度進(jìn)行妥善保管,并且實(shí)施嚴(yán)格保密制度，不得有任何故意泄露公司機(jī)密的行為。對(duì)于需要借閱檔案資料的人員要進(jìn)行嚴(yán)格盤(pán)查，不得讓其他人員直接接觸檔案資料。如果該人員獲得了企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)需要進(jìn)行相關(guān)檔案資料的查閱，檔案資料管理人員必須對(duì)他的證件進(jìn)行仔細(xì)查閱，確認(rèn)無(wú)誤后才能允許他查閱檔案資料，并做好有關(guān)記錄工作[3]。對(duì)于整理好的檔案資料要排列整齊有序，切不可亂堆亂放，也不要把不相關(guān)的雜物和檔案資料放在一塊，確保檔案查找方便、快速。要注意檔案資料的外借時(shí)間，對(duì)于借閱期限已滿但是還未歸還的檔案資料要及時(shí)追回。為了保證檔案資料的完整性和清晰度，對(duì)容易破損的資料要加以保護(hù)。檔案資料管理人員應(yīng)運(yùn)用現(xiàn)代化的知識(shí)理念提高工作效率。

4 結(jié)語(yǔ)

隨著施工企業(yè)對(duì)建筑工程中檔案資料管理重視程度的提高,檔案資料的管理工作將更加完善，必定會(huì)有效促進(jìn)工程建設(shè)的實(shí)施，推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。

[1]馮小艷,何偉.淺談工程資料管理在施工過(guò)程中的作用[J].華章,2011,(2):273.

[2]佟櫻.淺談民用建筑工程檔案資料的有效管理[J].山西建筑,2010,36(1):231～232.