淺談如何做好新疆公路建設(shè)代建項(xiàng)目檔案管理工作

淺談如何做好新疆公路建設(shè)代建項(xiàng)目檔案管理工作

公路代建制作為現(xiàn)代公路建設(shè)管理的一種全新模式，首次在新疆大規(guī)模實(shí)施，這既是交通運(yùn)輸部支持新疆交通運(yùn)輸科學(xué)發(fā)展、率先跨越的重要舉措，也是新疆加快交通基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提升新疆公路建設(shè)管理水平，踐行“新疆效率”的實(shí)際需要。因此，在三年的代建期間，如何做好代建項(xiàng)目項(xiàng)目檔案管理工作值得去探討。

檔案管理；編制管理；檔案編制

中央新疆工作座談會(huì)后，新疆迎來了大建設(shè)、大開放、大發(fā)展的全新時(shí)期。為切實(shí)保證新疆交通建設(shè)實(shí)現(xiàn)“三年攻堅(jiān)，五年跨越，建成中國西部高速大通道和交通樞紐中心”的宏偉目標(biāo)。2011年交通運(yùn)輸部在新疆召開了交通運(yùn)輸援疆工作推進(jìn)會(huì)，實(shí)施交通運(yùn)輸援疆工作，采用代建制模式支持新疆公路建設(shè)，組織內(nèi)地12個(gè)省市、16個(gè)代建單位、400余名援疆代建人員，負(fù)責(zé)22個(gè)項(xiàng)目的代建管理工作。

一、代建項(xiàng)目檔案前期工作注重協(xié)調(diào)、加強(qiáng)溝通

因?yàn)榇?xiàng)目集中、工期時(shí)間緊，項(xiàng)目里程長，且采用大標(biāo)段、大監(jiān)理的管理模式，所以導(dǎo)致代建項(xiàng)目人員來疆后先到業(yè)主單位與各職能部門進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接，并熟悉和了解新疆公路建設(shè)項(xiàng)目的管理情況。由于代建項(xiàng)目組成的代建指揮部來自己12個(gè)省市，每個(gè)省市有各自的特點(diǎn)，對(duì)代建項(xiàng)目的管理也有著自己本省的風(fēng)格。各代建項(xiàng)目指揮部主動(dòng)與業(yè)主單位的檔案部門及時(shí)對(duì)接，業(yè)主檔案部門要求各代建項(xiàng)目進(jìn)場后在項(xiàng)目管理過程中產(chǎn)生的施工過程技術(shù)表格為新疆交通廳公路工程質(zhì)量監(jiān)督局印制的水印表格，質(zhì)量、進(jìn)度、合同、變更等管理性文件使用黨政機(jī)關(guān)公文進(jìn)行運(yùn)行。施工、監(jiān)理日志使用統(tǒng)一的日志本，項(xiàng)目檔案用具符合新疆自治區(qū)檔案局要求。項(xiàng)目檔案的編制要依據(jù)業(yè)主單位編制的《公路工程竣工檔案編制辦法》進(jìn)行編制。

二、代建項(xiàng)目產(chǎn)生項(xiàng)目檔案的特點(diǎn)

一是代建多數(shù)項(xiàng)目中合同段數(shù)量少。因代建項(xiàng)目采用大標(biāo)段、大監(jiān)理模式，16個(gè)代建單位中參建單位機(jī)構(gòu)有項(xiàng)目指揮部、總監(jiān)辦、駐地辦和施工單位。其中在22個(gè)代建項(xiàng)目中有14個(gè)項(xiàng)目的合同段數(shù)量都是一個(gè)合同段。以往的一個(gè)百公里項(xiàng)目大多會(huì)有6至7個(gè)合同段，像賽果、星吐項(xiàng)目有12個(gè)合同段。合同段數(shù)量多會(huì)導(dǎo)致多家參建單位在交工后完成檔案的編制和移交工作，移交項(xiàng)目檔案時(shí)間周期長不利于項(xiàng)目檔案管理。由于代建項(xiàng)目中大多數(shù)項(xiàng)目合同段為1個(gè)合同段，最多的合同段也只達(dá)到3個(gè)合同段這樣代建項(xiàng)目交工后只會(huì)產(chǎn)生5、6家參建單位進(jìn)行檔案的編制和移交工作，在項(xiàng)目檔案的移交過程時(shí)間周期短，便于管理。參建單位數(shù)量的減少使之形成的項(xiàng)目檔案整齊化同時(shí)也利用檔案部門的協(xié)調(diào)和管理。二是代建項(xiàng)目檔案數(shù)量大。代建項(xiàng)目里程超過百公里的有15個(gè)項(xiàng)目，這樣的項(xiàng)目都會(huì)形成上千卷檔案。路線長、地形復(fù)雜、橋梁隧道等構(gòu)造物多的項(xiàng)目，形成的檔案數(shù)量甚至逾萬卷。產(chǎn)生項(xiàng)目檔案數(shù)量大在編制過程中會(huì)投入相應(yīng)的人力進(jìn)行項(xiàng)目檔案的編制，保證項(xiàng)目檔案的編制的人力。三是形成時(shí)間短。代建項(xiàng)目合同約定一般為2-3年，在主線交工后，代建項(xiàng)目大部分人員要撤離奔赴新的項(xiàng)目，代建項(xiàng)目各參建單位會(huì)積極安排相關(guān)人員抓緊時(shí)間完成項(xiàng)目檔案的編制和移交工作。四是涉及工程專業(yè)多。公路建設(shè)的專業(yè)性和技術(shù)突出，高等級(jí)路面、大型橋梁、隧道、交通安全設(shè)施、機(jī)電工程、房建等，都有各自的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。代建項(xiàng)目采用總包式，土建工程、房建工程的項(xiàng)目檔案的都是由一家施工和監(jiān)理單位完成編制工作。所以在編制過程各參建單位無論是編制的檔案內(nèi)容還是外在形式都圍繞《公路工程竣工檔案編制辦》和檔案部門相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求。

三、代建項(xiàng)目檔案的編制管理

一是加強(qiáng)兩個(gè)培訓(xùn)，進(jìn)場和交工前培訓(xùn)。業(yè)主單位在進(jìn)場時(shí)對(duì)代建項(xiàng)目進(jìn)行科技文件收集、整理和《黨政機(jī)關(guān)公文格式》的培訓(xùn)。使代建項(xiàng)目能按照業(yè)主單位的管理模式對(duì)在施工過程中形成的“開工報(bào)告”、“單位、分部、分項(xiàng)劃分”、“各類型配合比的上報(bào)”都使用“紅頭文件”按照公文處理要求逐級(jí)上報(bào)逐級(jí)批復(fù)。在代建項(xiàng)目結(jié)束之際，業(yè)主單位檔案部門對(duì)代建項(xiàng)目就業(yè)主單位下發(fā)《公路工程竣工檔案編制辦》進(jìn)行講解，要求施工及監(jiān)理單位將項(xiàng)目在施工過程中形成的技術(shù)資料分為三大類，即開工前、開工后和管理性文件。開工前原材（含質(zhì)保類）、開工后各工程類型有五大類資料，即試驗(yàn)、施檢、評(píng)定、驗(yàn)收、開工類。管理性文件包含變更、質(zhì)量、進(jìn)度、合同、安全、廉政、日志、照片等。要求各代建指揮部完成在施工過程中形成的交工驗(yàn)收、計(jì)量支付報(bào)表、合同、質(zhì)量、進(jìn)度、文明施工、征地拆遷、廉政、照片等管理性文件的歸檔和發(fā)文匯編的歸檔工作。各代建項(xiàng)目在項(xiàng)目文件編制過程中《公路工程竣工檔案編制辦》為編制依據(jù)進(jìn)行組卷。路基工程按照分項(xiàng)整理一個(gè)分項(xiàng)組卷；路面工程按照分部工程整理，一個(gè)分部組組卷；一道涵洞按照各工序整理一道涵洞組一卷；小橋、通道分為基礎(chǔ)及下部構(gòu)造整理并組一卷，上部構(gòu)造整理并組一卷；大、中橋、互通式、分離式立橋按照分部工程收集、整理。分為基礎(chǔ)及下部、上部和總體三大類分別各組一卷。隧道工程按照分項(xiàng)工程整理組卷。二是各級(jí)發(fā)揮各自職責(zé)，逐級(jí)進(jìn)行對(duì)項(xiàng)目檔案編制的檢查。根據(jù)業(yè)主單位下發(fā)的《關(guān)于公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作有關(guān)事宜的通知》要求，各參建單位明確自己在項(xiàng)目檔案編制后的檢查職責(zé)。項(xiàng)目指揮部要對(duì)總監(jiān)辦形成項(xiàng)目檔案審核報(bào)告，總監(jiān)辦要對(duì)駐地辦形成項(xiàng)目檔案審核報(bào)告，駐地辦要對(duì)施工單位形成項(xiàng)目檔案審核報(bào)告。各參建單位在完成本單位項(xiàng)目檔案的編制后要形成檔案編制說明、并有本單位和項(xiàng)目指揮部的簽字和蓋章。各參建單位在完成本單位項(xiàng)目檔案的編制后備考表都有上級(jí)單位的檢查人簽字。