深論管理類文件歸檔前的“做法”

深論管理類文件歸檔前的“做法”

文書檔案管理是企業(yè)單位的重要業(yè)務(wù)工作之一，必須遵守國家檔案法和檔案管理的各項規(guī)定，認(rèn)真做好文件資料歸檔前的收集、整理、歸檔等工作，嚴(yán)格檔案借（查閱）制度，妥善保管和利用，讓綜合檔案更好地為企業(yè)服務(wù)及發(fā)揮作用。

“做法”；做細(xì)；做實；做精

新疆油田黑油山有限責(zé)任公司是中國石油天然氣股份有限公司控股的從事低產(chǎn)低能油區(qū)挖潛生產(chǎn)的股份制公司。公司成立于1998年3月，注冊資本1520.28萬元。公司檔案管理工作于2009年底正式運作，屬于起步晚、起點低的一項工作。2013年檔案工作評價為B級單位。力爭在2014年底的檔案工作評價中升為A級目標(biāo)。企業(yè)檔案管理是企業(yè)走向現(xiàn)代化管理的重要標(biāo)志之一。檔案管理工作能否科學(xué)規(guī)范是衡量一個企業(yè)管理水平的主要標(biāo)尺；企業(yè)檔案管理工作是整個企業(yè)管理中最基礎(chǔ)的，這個根基必須要打好；做好企業(yè)檔案管理工作也能夠提高企業(yè)的效率和效益，極大提高企業(yè)管理水平。所以說企業(yè)檔案的管理工作是非常具有重要性和必要性的。

檔案管理是一項原則性很強的工作,既要嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案管理方面的法律、法規(guī),又要遵循檔案自身的工作特點和規(guī)律。為此，筆者感到做好檔案管理工作首先必須要有很強的責(zé)任心，工作要細(xì)心；耐心和精心；其次，檔案管理工作的重點應(yīng)放在文件、資料等的來源及收集上，這方面要做細(xì)、做實、做優(yōu)。文件、資料是檔案的重要組成部分，檔案是文件、資料性質(zhì)的轉(zhuǎn)變，二者在檔案管理工作流程中緊密相關(guān)。

因此，根據(jù)在工作實踐中的經(jīng)驗和總結(jié)，要實現(xiàn)檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，必須緊緊把住文件、資料歸檔入口關(guān)，這是檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的源頭。要從細(xì)微處入手，嚴(yán)格履行歸檔程序，重視文件、資料甄別工作，在此基礎(chǔ)上，將歸檔文件材料取全、取準(zhǔn)、取真，扎實做好檔案管理的各項基礎(chǔ)性工作。

一、保障檔案管理硬件設(shè)施的完善

在檔案管理硬件設(shè)施配備上，公司領(lǐng)導(dǎo)對此非常重視，凡是檔案工作所需的硬件設(shè)施都會配備到位。不僅按要求做到了檔案三室的分開，還在資金緊張的情況下，給檔案庫配備了專用的文件資料檔案存放柜、加濕器、移動硬盤、打印機、掃描儀、復(fù)印機、刻錄機、攝像機、數(shù)碼相機等。檔案工作在硬件上有了充分的保障，也就適應(yīng)了當(dāng)今現(xiàn)代化管理檔案的需要，為做好檔案工作夯實了基礎(chǔ)。

二、嚴(yán)把“公文制發(fā)”質(zhì)量關(guān)

根據(jù)企業(yè)的實際出發(fā)，在公文制發(fā)上很抓的環(huán)節(jié)：一是公文用紙質(zhì)量、幅面尺寸規(guī)格統(tǒng)一、規(guī)范，排版形式、裝訂符合國標(biāo)；二是檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限；三是檢查公文標(biāo)題和內(nèi)容、主送單位和抄送單位等是否準(zhǔn)確、無誤；四是看公文字跡是否整潔、清晰；五是看使用文種是否合理，擬制格式是否標(biāo)準(zhǔn)，行文稱呼和使用文字是否規(guī)范等。

三、建立“文件材料”收集網(wǎng)

為確保檔案的真實、完整，制定切實可行的管理措施：一是嚴(yán)格登記。通過登記建賬，做到“家底清楚”，有據(jù)可查。二是及時收集。多數(shù)文件資料在承辦部門留存時間過長，容易散失。所以，及時的收集工作就顯得十分重要。三是認(rèn)真檢查。檢查文件資料的有效性、完整性以及字跡、用紙是否符合歸檔的各項要求。四是妥善管理。根據(jù)日常工作需要，準(zhǔn)備好不同檔案盒，也可充分利用計算機進行數(shù)字化管理，將日常工作形成的文件資料分類存放。

四、實施“專人負(fù)責(zé)”歸檔制

做好歸檔工作是提高綜合檔案管理的重要環(huán)節(jié)。公司辦公室在文件來源上，實施“專人”負(fù)責(zé)?！皩Ｈ恕笔寝k公室文書，必須按文件資料的類別、價值鑒定、保管期限整理，錄入E6檔案系統(tǒng)中進行審核，然后再有專職檔案員按要求審核后進入E6系統(tǒng)中生成檔號、歸檔辦結(jié)等一系列的工作。同時，在實際操作中注重解決好三個嚴(yán)重制約歸檔管理工作的瓶頸問題：一是準(zhǔn)確把握文件歸檔的時效性。完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以歸檔，沒完成的，則不能歸檔。二是在“專人”負(fù)責(zé)下，確立歸檔文件的重點，在實際工作中注意區(qū)分文件與資料，特別是注意在內(nèi)容、形式和作用等方面相似的文件、資料，做到具體問題具體對待、發(fā)現(xiàn)問題及時解決，提高了檔案利用效率。三是注重全宗卷歸檔的完整性。在歸檔工作中做到既掌握重點，分清主次，嚴(yán)把入口關(guān)，使歸檔后所形成的檔案既全面完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理，奠定了堅實的基礎(chǔ)。同時，又防止應(yīng)歸檔文件的丟失或漏歸。

五、結(jié)論

公司的檔案管理工作在領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)心、重視下，在公司辦公室的“三做法”即“做細(xì)、做實、做精”原則的規(guī)范引導(dǎo)下，從文件資料的源頭抓起、從文書工作的起點入手，從而實現(xiàn)了檔案管理工作從“從無到有、從有到細(xì)、從細(xì)到精”的新局面。開創(chuàng)了公司檔案管理工作的新篇章。