辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與應(yīng)用

貴州電網(wǎng)公司貴陽供電局 尹 穎 周 洋

一、概述

貴陽供電局辦公自動化系統(tǒng)自2003年投入運行以來，經(jīng)過8年的運用推廣，已成功實現(xiàn)了全局統(tǒng)一的公文管理和行政辦公管理，使辦公自動化系統(tǒng)全面覆蓋15家分縣局，覆蓋率達100%，實現(xiàn)了省公司、地區(qū)局、分（縣）局三級聯(lián)網(wǎng)。局本部以及各分縣局各自擁有獨立的應(yīng)用及WEB服務(wù)器，建立了一套獨立的基于Domino數(shù)據(jù)庫服務(wù)器的辦公自動化系統(tǒng)。各個相互獨立的Domino服務(wù)器之間進行文件傳輸?shù)慕徊骝炞C，可以通過上下級文件流轉(zhuǎn)直接實現(xiàn)公文的上報及下發(fā)，也可以以Lotus的郵件形式通過HTTP協(xié)議將排好版的紅頭文件從一個系統(tǒng)發(fā)至對方的Domino服務(wù)器的指定單位文書的個人郵箱里以達到局本部與各分縣局的文件網(wǎng)上交流，各分縣局通過辦公自動化郵件系統(tǒng)與北局對口部門及人員進行數(shù)據(jù)傳輸及共享。

二、系統(tǒng)主要功能

采用Lotus Domino群件建立辦公系統(tǒng)，為單位用戶提供Web、Mail和文件管理及工作流服務(wù)。單位內(nèi)部用戶通過IE瀏覽器與Domino服務(wù)器連接，參與工作流，進行公文流轉(zhuǎn)、辦公信息查詢、檢索和郵件收發(fā)，與同事進行網(wǎng)上協(xié)作辦公；進行信息檢索，并通過Web將處理信息反饋給Domino服務(wù)器，還可進行流程監(jiān)控。具體功能描述如下：

1.文件權(quán)限控制

公文在流轉(zhuǎn)的過程中，有嚴格的權(quán)限控制。在辦理過程中只有辦理過的人員才有權(quán)限查看，辦理后根據(jù)需要自行決定該文件的瀏覽范圍為所有人員或部分人員，本局職工或分縣局人員。系統(tǒng)通過提供多層權(quán)限控制保證用戶只能操作和查閱本職范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)信息，不能越職操作任何數(shù)據(jù)。

2.與MS Word高度集成，實現(xiàn)文稿痕跡保留

與MS Word字處理軟件高度集成，可以自動判斷系統(tǒng)所裝Office版本，選擇相應(yīng)的文稿模板，實現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)辦文過程中的文稿痕跡保留。根據(jù)國家行政機關(guān)公文格式標準預(yù)定義成文格式，使文書成文時系統(tǒng)能夠自動套入文件紅頭、自動追加印章等公文要素。

3.流程靈活配置

提供流程維護平臺，由系統(tǒng)管理人員根據(jù)單位實際情況定義通用工作流程，也可以根據(jù)本單位的實際情況由擬稿人、文書或指定流程人員自行定義流程，提供靈活的流程監(jiān)控手段；構(gòu)件化設(shè)計，模塊組裝方便靈活，能很好地適應(yīng)組織機構(gòu)調(diào)整、人員變動等情況。所有流程以及流程中的任何環(huán)節(jié)所設(shè)計的人員、意見、操作都可以靈活、自由地進行配置，不受流程步數(shù)的限制，同時還可以對包括主流程及各流程環(huán)節(jié)的權(quán)限進行設(shè)置。可以定義各流程發(fā)文稿紙和排版格式，支持文件格式之間的轉(zhuǎn)換。

4.先進的檔案管理

檔案管理實現(xiàn)公文流轉(zhuǎn)結(jié)束后電子文件的歸檔和紙質(zhì)文件的歸檔，實現(xiàn)對各類型檔案的全面管理。檔案數(shù)據(jù)庫中文件按照指定的條件進行移交、組卷、歸類、分級、歸檔打印、查詢和借閱等功能，實現(xiàn)檔案資料從采集、日常管理直至移交整個過程的檔案一體化；提供檔案的借閱管理功能，提供檔案管理所需要得各種統(tǒng)計報表。

5.郵件系統(tǒng)

電子郵件系統(tǒng)實現(xiàn)單位內(nèi)部人員之間信息交流暢通無阻。

6.即時提示

在客戶機打開并通過瀏覽器登入辦公自動化系統(tǒng)后，系統(tǒng)對當(dāng)前用戶進行驗證，即時提醒用戶有新的待辦公文、待辦事務(wù)、批示、通知、公告、郵件等各種信息。

三、系統(tǒng)設(shè)計

1.應(yīng)用軟件體系結(jié)構(gòu)設(shè)計

貴州電力全WEB辦公自動化(OA)系統(tǒng)，采用了分布式的三層應(yīng)用軟件體系結(jié)構(gòu)。在三層結(jié)構(gòu)中，表現(xiàn)部分、應(yīng)用邏輯部分及數(shù)據(jù)部分各占一層。表現(xiàn)層管理與用戶之間的交互并通過調(diào)用中間層來完成客戶端提出的請求。應(yīng)用邏輯層（中間層）上運行商業(yè)邏輯及訪問數(shù)據(jù)庫和其它資源.?？蛻舳丝梢哉{(diào)用多個基于服務(wù)器的部分用以完成一個請求。三層結(jié)構(gòu)通常被稱為服務(wù)器為中心結(jié)構(gòu)，它使得應(yīng)用邏輯可以獨立于表現(xiàn)層接口及對數(shù)據(jù)庫的執(zhí)行而運行在中間層的服務(wù)器上。如果沒有請求，則各部分各自運行于不同的機器上。應(yīng)用邏輯獨立于表現(xiàn)層及數(shù)據(jù)層有許多益處：

(1)開發(fā)者可以使用功能強大的開發(fā)工具，如：Visual Basic、Visual J++來開發(fā)可移植的應(yīng)用，而不必使用局限性較強的存儲過程語言。

(2)管理程序可以將應(yīng)用組件復(fù)制以同時運行在多臺機器上。這樣可以將客戶端負載分配到多臺機器上以獲得高運行性能。應(yīng)用組件復(fù)制在二層及二層半結(jié)構(gòu)中是不可能實現(xiàn)的，因為存儲過程必須運行在單一的數(shù)據(jù)庫中。

(3)應(yīng)用組件可以分享數(shù)據(jù)庫聯(lián)接，而二層結(jié)構(gòu)及二層半結(jié)構(gòu)系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)庫必須為每一個用戶建立一個聯(lián)接。

圖1

(4)訪問大型主機及其它數(shù)據(jù)庫是通過本地協(xié)議及應(yīng)用接口，而不是通過數(shù)據(jù)網(wǎng)關(guān)，這將提高運行性能，并且允許應(yīng)用控制對其數(shù)據(jù)的訪問。

2.應(yīng)用軟件技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計

貴州電力全Web辦公自動化系統(tǒng)采用Lotus Domino/NotesR6作為應(yīng)用系統(tǒng)平臺，結(jié)合Java、J2EE、Javascript、XML、WebServrice等先進的網(wǎng)絡(luò)編程技術(shù)，實現(xiàn)客戶端用戶的WEB訪問；通過XML、JDBC等數(shù)據(jù)庫接口技術(shù)，實現(xiàn)與其他綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息發(fā)布和數(shù)據(jù)集成；以及通過工作流平臺引擎實現(xiàn)與其他綜合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的業(yè)務(wù)集成。

系統(tǒng)的信息結(jié)構(gòu)如圖1所示。信息結(jié)構(gòu)內(nèi)容說明如下：

(1)采用Lotus Domino群件建立辦公系統(tǒng)，為單位內(nèi)部和外部用戶提供Web、Mail和文件管理及工作流服務(wù)。

(2)企事業(yè)單位內(nèi)部用戶通過IE或Net-Scape瀏覽器與Domino服務(wù)器連接，參與工作流，進行辦公信息查詢、檢索和郵件收發(fā)，與同事進行網(wǎng)上協(xié)作辦公；進行信息檢索，并通過Web將處理信息反饋給Domino服務(wù)器，還可進行流程監(jiān)控。

(3)單位外部的公眾用戶也可通過瀏覽器訪問Domino提供的外部Web服務(wù)，進行信息檢索、瀏覽和郵件收發(fā)，還可將反饋信息返回給Web服務(wù)器，并查看信息處理情況。

(4)Domino/Notes還可以通過ODBC、Notes SQL、DECS、LEI、ESB與Oracle、Sybase等關(guān)系數(shù)據(jù)庫互相訪問，實現(xiàn)與單位內(nèi)部其他事務(wù)處理系統(tǒng)相集成，并可將事務(wù)系統(tǒng)中的信息在Domino Web服務(wù)器上發(fā)布。

圖1 系統(tǒng)信息結(jié)構(gòu)

四、系統(tǒng)效益分析

辦公自動化系統(tǒng)自2003年9月在原貴陽市北供電局進行系統(tǒng)推廣、建設(shè)以來，目前已經(jīng)在我局局本部、下屬15個分縣局以及部分供電所全面推廣成功，“省網(wǎng)公司——市局——分縣局”自上而下網(wǎng)絡(luò)化的現(xiàn)代化辦公管理體系全面形成。

系統(tǒng)的實用化明顯提高了我局行政辦公工作效率，規(guī)范了行政辦公管理，有效節(jié)約了辦公成本，實現(xiàn)了全局行政辦公的高效管理。流程化的辦公管理增強了組織的執(zhí)行力，對提高企業(yè)管理水平起到了非常重要的作用。

1.開源節(jié)流，節(jié)約辦公成本，提高辦公效率

(1)辦公自動化系統(tǒng)無紙化辦公的實現(xiàn)，節(jié)約了辦公成本。在辦公自動化系統(tǒng)建成并實用化以前，我局公文全部以紙質(zhì)方式流轉(zhuǎn)，所有文件必須打印出來，送各分管領(lǐng)導(dǎo)批示，送各分縣局辦理，送上級部門以及送兄弟單位，最后送檔案室分類、存檔、保管。這一系列的繁瑣的工作，每個步驟都需要人工處理，耗費大量的人力、物力和財力。系統(tǒng)成功運用后，我局公文全部實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，規(guī)章制度、電話號碼全部實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享查詢。全局內(nèi)部辦公無紙化達到100%，辦公成本大量縮減。

(2)辦公自動化系統(tǒng)標準化、規(guī)范化的運行模式顯著提高了員工工作效率。

1)辦公自動化系統(tǒng)的應(yīng)用有效解決了各個分縣局、邊遠農(nóng)村供電所經(jīng)常需派專人、專車長途拿文件、送報表的問題。系統(tǒng)運行前，分縣局需派專人到市局拿文件，送報表。從局發(fā)文到分縣局拿回文件到本局，平均至少需要5小時以上。系統(tǒng)投運后，所有文件、報表全部實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)流轉(zhuǎn)，無需派人取送。從局發(fā)文到分縣局收到文件，最多只需要2分鐘。

2)辦公自動化系統(tǒng)中“公文管理”模塊在提高工作效率上最為突出和明顯，收、發(fā)文管理電子化流程的實現(xiàn)，把文書人員從大量的復(fù)印工作和文件分發(fā)工作中解放出來，工作效率大大提高。

3)辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)前，所有文件和檔案均是紙質(zhì)形式，保存、存儲及查閱都相當(dāng)不便，辦公自動化系統(tǒng)建成后，采用數(shù)據(jù)庫存儲方式，長期以來困擾管理干部的資料保管和查閱問題全部迎刃而解。

4)檔案管理流程合理，以公文管理為基礎(chǔ)，實現(xiàn)檔案的接收、整理、歸檔和提供利用同步，實現(xiàn)工程檔案的電子文件形成、整理、立卷、歸檔工作與工程建設(shè)同步，保證了檔案的齊全、完整性，提高了檔案管理工作效率。

5)辦公自動化系統(tǒng)通過信息共享，使不同部門的人員可同時查詢同一份檔案，這對設(shè)備搶修工作顯得尤為重要，可使設(shè)計、施工、運行、安監(jiān)等各部門同時掌握相關(guān)信息，加快施工進度，節(jié)省了大量寶貴的搶修處理時間。

2.轉(zhuǎn)變觀念，規(guī)范行政辦公管理，促進企業(yè)內(nèi)部管理現(xiàn)代化

辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計基于工作流的概念，并溶入了“企業(yè)辦公閉環(huán)過程化管理”的現(xiàn)代化管理理念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，徹底改變了過去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，改變了企業(yè)員工的工作理念，實現(xiàn)了迅速、全方位的信息采集、信息處理，同時還為企業(yè)的管理和決策提供了科學(xué)的依據(jù)，給企業(yè)帶來了巨大的管理效率。

(1)在辦公自動化系統(tǒng)規(guī)范的流程引導(dǎo)下，我局建立起了科學(xué)和優(yōu)化的現(xiàn)代化辦公管理體系，實現(xiàn)了辦公觀念的徹底轉(zhuǎn)變，不再是簡單的“一支筆、一張紙”的傳統(tǒng)工作方法、方式，而是全面高效的“無紙化”辦公。

(2)通過辦公自動化系統(tǒng)的建設(shè)，我局公文管理、會議管理、工作計劃、車輛管理、檔案管理全部實現(xiàn)了流程化、模塊化的閉環(huán)管理并實現(xiàn)了全過程的流程追蹤。將過去凌亂的工作全部有序化、規(guī)范化，做到了凡事有據(jù)可查、有始有終。杜絕了口頭交待工作容易出現(xiàn)的因錯誤領(lǐng)會意圖，而導(dǎo)致的工作失誤，解決了以往公文處理催辦困難，流轉(zhuǎn)時間過長的問題。

(3)全過程的閉環(huán)、透明的工作監(jiān)督機制加大了辦公執(zhí)行力度。同時系統(tǒng)為管理部門監(jiān)督考核提供了準確的數(shù)據(jù)依據(jù)。

(4)我局的辦公自動化系統(tǒng)不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是實現(xiàn)了群體協(xié)同工作。協(xié)同工作意味著信息的交流以及工作的協(xié)調(diào)與合作。依托辦公自動化系統(tǒng)平臺，這種交流與協(xié)調(diào)幾乎可以瞬時完成。

五、結(jié)束語

辦公自動化系統(tǒng)在我局的建設(shè)和全面應(yīng)用，大大提高了我局企業(yè)內(nèi)部管理的現(xiàn)代化水平。對一個現(xiàn)代化企業(yè)而言，為了追求企業(yè)的經(jīng)濟效益和管理效益，必須做到整體優(yōu)化。而辦公自動化系統(tǒng)的成功應(yīng)用，將是實現(xiàn)企業(yè)信息化以及實現(xiàn)企業(yè)整體優(yōu)化的必經(jīng)之路。

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