論神華集團(tuán)基建項(xiàng)目物資采購管理

丁鳳霞

（神華集團(tuán)有限責(zé)任公司物資管理部，北京市東城區(qū)，100011）

1 神華集團(tuán)基建項(xiàng)目物資管理內(nèi)容

神華集團(tuán)基建項(xiàng)目物資管理涵蓋了煤、電、路、港、航、煤化工6大板塊的與生產(chǎn)相關(guān)的建設(shè)項(xiàng)目。管理范圍包括項(xiàng)目建設(shè)期所使用的設(shè)備及材料。由于基建活動(dòng)涉及到設(shè)計(jì)單位、建設(shè)單位等多方，管理復(fù)雜性高，不確定因素多，因此在設(shè)計(jì)基建項(xiàng)目物資各管理流程的時(shí)，需要考慮到基建活動(dòng)的特殊項(xiàng)目周期及特征。物資管理通常涉及到物資的采購及物資的使用過程，包括采購計(jì)劃管理、尋源策略管理，供應(yīng)商管理、合同管理、采購執(zhí)行過程管理、物流策略管理、庫存管理、質(zhì)量管理等。本文針對(duì)基建項(xiàng)目物資管理的組織架構(gòu)、管理機(jī)制和供應(yīng)商管理等方面提出了管理建議。

2 神華集團(tuán)基建項(xiàng)目物資采購管理現(xiàn)狀

神華集團(tuán)6 大業(yè)務(wù)板塊的基本建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量多、規(guī)模大。材料設(shè)備費(fèi)用往往占整個(gè)基本建設(shè)投資的70%以上，資金占用量大。通過調(diào)研統(tǒng)計(jì)，神華集團(tuán)基建項(xiàng)目物資年采購總金額約占集團(tuán)總采購金額的60%，是集團(tuán)物資管理的重點(diǎn)關(guān)注部分?，F(xiàn)階段集團(tuán)層面還缺乏專門針對(duì)基建項(xiàng)目物資的管控體系，對(duì)二級(jí)單位基建項(xiàng)目物資的管控較弱。各分子公司對(duì)基建項(xiàng)目物資的管理模式各異，崗位設(shè)置和職責(zé)分工不明晰，存在若干管理空白。

2.1 組織結(jié)構(gòu)

目前神華集團(tuán)對(duì)基建項(xiàng)目的物資管理沒有統(tǒng)一的要求，物資部門對(duì)基建項(xiàng)目物資的管理參與程度參差不齊。物資管理部門、工程管理部門和項(xiàng)目管理部門的管理職責(zé)存在重合現(xiàn)象，相互之間的分工銜接不明晰。集團(tuán)下屬各分子公司共存在以下6種管理模式。

模式a：在二、三級(jí)公司層面分別進(jìn)行基建項(xiàng)目物資的管理。二級(jí)公司無專門的物資部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)、基建類采購，而是將物資部門職責(zé)分為項(xiàng)目、生產(chǎn)兩部分分別并入項(xiàng)目管理部門及生產(chǎn)管理部門。項(xiàng)目管理部門承擔(dān)采購操作流程管理監(jiān)督、部分物資采購決策及采購執(zhí)行的職責(zé)，會(huì)執(zhí)行三級(jí)公司某些基建項(xiàng)目物資的采購職能。三級(jí)公司項(xiàng)目管理部門承擔(dān)其他物資的采購決策和執(zhí)行職責(zé)。

模式b：在二、三級(jí)公司層面分別進(jìn)行基建項(xiàng)目物資的管理。二級(jí)公司的項(xiàng)目管理部門承擔(dān)物資采購操作過程的管理監(jiān)督職責(zé)。三級(jí)公司的項(xiàng)目管理部門監(jiān)督物資供應(yīng)及時(shí)性及物資質(zhì)量，并進(jìn)行采購決策。三級(jí)公司的物資管理部門承擔(dān)采購執(zhí)行職責(zé)。

模式c：在二級(jí)公司層面進(jìn)行基建項(xiàng)目物資的管理。項(xiàng)目管理部門承擔(dān)物資采購操作過程的管理監(jiān)督職責(zé)，物資供應(yīng)部門承擔(dān)采購決策和采購執(zhí)行的職責(zé)。

模式d：在二級(jí)公司層面進(jìn)行基建項(xiàng)目物資的管理。項(xiàng)目管理部門承擔(dān)物資采購操作過程的管理監(jiān)督職責(zé)以及采購決策職責(zé)，物資管理部門承擔(dān)采購執(zhí)行的職責(zé)。

模式e：在二級(jí)公司層面進(jìn)行基建項(xiàng)目物資的管理。項(xiàng)目管理部門承擔(dān)基建項(xiàng)目物資的全部管理監(jiān)督、決策、執(zhí)行的職責(zé)。

模式f：在二級(jí)公司層面進(jìn)行基建項(xiàng)目物資的管理。項(xiàng)目管理部門承擔(dān)物資采購操作過程的管理監(jiān)督職責(zé)，物資管理部門和生產(chǎn)技術(shù)部分別都承擔(dān)相應(yīng)類別物資的采購決策及采購執(zhí)行職責(zé)。

圖1 神華集團(tuán)二級(jí)單位基建項(xiàng)目物資管理模式

2.2 存在的管理缺陷

2.2.1 部門間管理職責(zé)重合，難于進(jìn)行專業(yè)化的管理

目前項(xiàng)目管理部門、生產(chǎn)技術(shù)部門、物資部門均擁有物資采購的職能。項(xiàng)目管理部門、生產(chǎn)技術(shù)部門除了進(jìn)行本職工作外，還需要進(jìn)行物資采購的決策、執(zhí)行，花費(fèi)大量時(shí)間在市場(chǎng)調(diào)研、供應(yīng)商分析等物資部門較熟悉的領(lǐng)域。而物資部門雖然掌握物資管理的知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)，但是難于共享給其他部門。非專業(yè)化的管理造成了人力資源等的浪費(fèi)，降低了管理效率。

2.2.2 生產(chǎn)期物資與基建期物資由不同部門管理，易造成前后管理脫節(jié)

大型的機(jī)器設(shè)備雖然多數(shù)在基建期購買，但備品備件多數(shù)需要在生產(chǎn)期購買買，若設(shè)備購買與后期備品備件購買由不同部門執(zhí)行，會(huì)造成備件購買困難、備件價(jià)值過高等情況，使得管理前后脫節(jié)，工作重復(fù)操作，耗費(fèi)企業(yè)成本。

2.2.3 分散的物資管理，難以發(fā)揮集團(tuán)公司的規(guī)模優(yōu)勢(shì)

在物資購買的過程中，若相同物資由不同部門進(jìn)行采購，在與供應(yīng)商談判時(shí)難以獲得談判的主動(dòng)權(quán)，不利于與供應(yīng)商議價(jià)，難以發(fā)揮集團(tuán)公司的規(guī)模優(yōu)勢(shì)。

2.2.4 不同部門進(jìn)行管理，難于進(jìn)行管理經(jīng)驗(yàn)的積累與分享

由于不同部門參與物資管理過程，無法將在項(xiàng)目過程中積累的物資管理經(jīng)驗(yàn)與知識(shí)總結(jié)。一方面無法產(chǎn)生知識(shí)溢出效益，另一方面物資管理部門以外的部門很難進(jìn)行物資管理的深入研究。

3 神華集團(tuán)基建項(xiàng)目物資采購管理改進(jìn)

3.1 完善組織結(jié)構(gòu)，實(shí)現(xiàn)歸口統(tǒng)一管理

針對(duì)目前二級(jí)單位基建物資項(xiàng)目采購存在的多種管理模式，物資管理、工程管理等部門多頭管理、各自為戰(zhàn)，沒有實(shí)現(xiàn)集中統(tǒng)一管理。結(jié)合二級(jí)單位的組織結(jié)構(gòu)和基建項(xiàng)目物資采購業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，我們提出了兩種業(yè)務(wù)模式。

3.1.1 模式一

模式一見圖2，適合于下設(shè)三級(jí)子公司的二級(jí)單位，二級(jí)公司及三級(jí)公司的項(xiàng)目管理部門行駛監(jiān)督管理權(quán)，物資供應(yīng)部門行使采購決策、執(zhí)行權(quán)。各部門主要職責(zé)定義如下：

神華集團(tuán)物資管理部對(duì)項(xiàng)目物資采購工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，制定物資宏觀管理辦法；對(duì)項(xiàng)目物資采購中屬于集團(tuán)公司總部集中采購物資目錄內(nèi)的物資，組織實(shí)施總部集中采購。

二級(jí)公司項(xiàng)目管理部門對(duì)基建項(xiàng)目整體流程、進(jìn)度進(jìn)行管理；滿足集團(tuán)基建項(xiàng)目管理規(guī)章制度的前提下，制定、編寫基建項(xiàng)目管理辦法；對(duì)下屬各子分公司提供技術(shù)等方面的支持，并監(jiān)督其合規(guī)性。

圖2 模式一示意圖

二級(jí)公司物資管理部門在符合集團(tuán)基建項(xiàng)目物資管理制度的前提下，制定二級(jí)單位的基建項(xiàng)目物資管理辦法；組織實(shí)施項(xiàng)目物資二級(jí)集中采購；為下屬各基建項(xiàng)目物資管理提供管理經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)支持，配合進(jìn)行商務(wù)談判等；對(duì)本單位下屬各基建項(xiàng)目提報(bào)的基建項(xiàng)目物資管理經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行收集、總結(jié)，可包括以下內(nèi)容：甲供物資歷史數(shù)據(jù)及趨勢(shì)分析、采購計(jì)劃變動(dòng)原因及對(duì)物資供應(yīng)的影響、非甲供物資預(yù)算價(jià)格數(shù)據(jù)與實(shí)際采購數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)市場(chǎng)分析、潛在供應(yīng)商分析、分包商管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)；對(duì)本單位下屬各基建項(xiàng)目的物資管理情況進(jìn)行監(jiān)督管理，重點(diǎn)關(guān)注管理的合規(guī)性。

三級(jí)公司項(xiàng)目管理部門對(duì)本單位下屬各基建項(xiàng)目的物資管進(jìn)理情況行監(jiān)督管理，重點(diǎn)關(guān)注是否滿足項(xiàng)目進(jìn)展、質(zhì)量等需求；負(fù)責(zé)工程造價(jià)管理，保證概預(yù)算完成后的及時(shí)錄入與下達(dá)；敦促計(jì)劃編制部門及時(shí)提交物資需求計(jì)劃；協(xié)調(diào)各部門工作，保證工作銜接和溝通順暢。

三級(jí)公司物資管理部門負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目物資管理工作，包括材料類和設(shè)備類，工作內(nèi)容如下：明確項(xiàng)目物資管理責(zé)任人員；定期將項(xiàng)目物資管理的情況向上級(jí)管理部門及本級(jí)項(xiàng)目管理部門反饋。

3.1.2 模式二

模式二見圖3，適應(yīng)于下設(shè)三級(jí)分公司及沒有三級(jí)單位的二級(jí)公司，二級(jí)公司的項(xiàng)目管理部門監(jiān)督管理二級(jí)公司物資部門對(duì)項(xiàng)目物資的管理工作；二級(jí)公司的物資部門需要對(duì)物資管理承擔(dān)決策、執(zhí)行的職能，針對(duì)每一個(gè)基建項(xiàng)目，需要有專職采購人員主管項(xiàng)目物資管理工作。煤制油公司由于設(shè)有獨(dú)立的工程公司，工程公司中的項(xiàng)目管理部門職責(zé)同二級(jí)公司項(xiàng)目管理部門職責(zé)，工程公司中的物資管理部門職責(zé)同二級(jí)公司物資管理部門職責(zé)。模式二的組織結(jié)構(gòu)如圖3所示，各部門具體職能定義如下：

集團(tuán)物資管理部對(duì)項(xiàng)目物資采購工作進(jìn)行組織、指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查，制定物資總體的管理辦法；對(duì)項(xiàng)目物資采購中屬于集團(tuán)公司總部集中采購物資目錄內(nèi)的物資，組織實(shí)施總部集中采購。

圖3 模式二示意圖

二級(jí)公司項(xiàng)目管理部門對(duì)基建項(xiàng)目整體流程、進(jìn)度進(jìn)行管理；在滿足集團(tuán)基建項(xiàng)目管理規(guī)章制度的前提下，制定、編寫基建項(xiàng)目管理辦法；對(duì)下屬各子分公司提供技術(shù)等方面的支持，并監(jiān)督其合規(guī)性；對(duì)本單位下屬各基建項(xiàng)目的物資管理情況進(jìn)行監(jiān)督管理，重點(diǎn)關(guān)注管理是否滿足項(xiàng)目進(jìn)展、質(zhì)量等需求；負(fù)責(zé)工程造價(jià)管理，保證概預(yù)算完成后的及時(shí)錄入與下達(dá)；敦促計(jì)劃編制部門及時(shí)提交物資需求計(jì)劃；協(xié)調(diào)各部門工作，保證工作銜接和溝通順暢。

二級(jí)公司物資管理部門負(fù)責(zé)基建項(xiàng)目物資管理工作，包括材料類和設(shè)備類，工作內(nèi)容如下：在符合集團(tuán)基建項(xiàng)目物資管理制度的前提下，制定二級(jí)單位的基建項(xiàng)目物資管理辦法，組織實(shí)施二級(jí)集中采購；定期將項(xiàng)目物資管理的情況向集團(tuán)物資部、二級(jí)公司項(xiàng)目管理部門、三級(jí)公司項(xiàng)目管理部門反饋。

3.1.3 調(diào)整辦法

對(duì)集團(tuán)公司各二級(jí)單位共存的6種管理模式的具體調(diào)整建議：

屬于原模式a的單位調(diào)整為模式二：將三級(jí)公司項(xiàng)目管理部門的采購決策、執(zhí)行權(quán)并入二級(jí)公司物資管理部門。

屬于原模式b的單位調(diào)整為模式一：將三級(jí)公司項(xiàng)目管理部門的采購決策權(quán)移交至三級(jí)公司物資管理部門，三級(jí)公司物資管理部門應(yīng)設(shè)立專門的基建項(xiàng)目物資管理崗位進(jìn)行采購決策、執(zhí)行權(quán)。三級(jí)公司項(xiàng)目管理部門對(duì)采購的決策、執(zhí)行起到監(jiān)督管理的作用。

屬于原模式c的單位調(diào)整為模式二：基本保持現(xiàn)有組織架構(gòu)，但需明確物資部門的各個(gè)環(huán)節(jié)的具體職責(zé)。

屬于原模式d的單位調(diào)整為模式二：將項(xiàng)目管理部門的采購決策權(quán)并入物資管理部門，項(xiàng)目管理部門對(duì)采購的決策、執(zhí)行起到監(jiān)督管理的作用。

屬于原模式e的單位調(diào)整為模式二：將項(xiàng)目管理部門的采購決策、執(zhí)行權(quán)并入物資管理部門，項(xiàng)目管理部門對(duì)采購的決策、執(zhí)行起到監(jiān)督管理的作用。

屬于原模式f的單位調(diào)整為模式二：將生產(chǎn)技術(shù)部門的采購決策、執(zhí)行權(quán)并入二級(jí)公司物資管理部門。

3.2 建立基于物資品類管理體系的基建項(xiàng)目物資管理機(jī)制

物資品類分類管理是通過對(duì) “活動(dòng)的”物資品類 （即企業(yè)當(dāng)前或最近一段時(shí)期采購和使用／領(lǐng)用的物資，）進(jìn)行分析，包括物資品類的成本構(gòu)成、物資品類供需市場(chǎng)動(dòng)態(tài)、企業(yè)自身在市場(chǎng)上和相關(guān)供應(yīng)商業(yè)務(wù)上的地位、企業(yè)針對(duì)特定物資的產(chǎn)品發(fā)展規(guī)劃、內(nèi)部的管理需求和技術(shù)要求等方面來判斷物資的市場(chǎng)定位和需求特征，同時(shí)還需要大量的歷史支出數(shù)據(jù)進(jìn)行確認(rèn)，從而制定出不同品類物資的系列管理策略。

在物資品類管理體系建立后，由品類管理團(tuán)隊(duì)（如品類管理委員會(huì)）作為該品類管理的專家，完成對(duì)該品類物資管理的研究，對(duì)基建項(xiàng)目物資管理進(jìn)行指導(dǎo)，促使集團(tuán)公司建立完善的基建項(xiàng)目物資管理機(jī)制。

3.3 實(shí)施基建項(xiàng)目甲供物資目錄制

從物資管理的角度出發(fā)，基建項(xiàng)目物資管理最主要的區(qū)別在于物料是由甲方供給 （甲供物資）或是由乙方供給 （非甲供物資）。二者在管理的責(zé)任、權(quán)限方面有顯著的區(qū)別。選用非甲供物資管理方式的項(xiàng)目，其管理目的也存在較大不同。一方面，對(duì)于一般性物資，若價(jià)值較低，而使用量大、訂貨頻繁等導(dǎo)致管理成本過高，會(huì)考慮進(jìn)行非甲供物資管理。另一方面，對(duì)于某些物資，由于技術(shù)含量高，項(xiàng)目或物資管理人員自身水平不足以進(jìn)行管理，從保證工程質(zhì)量、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)的角度考慮，會(huì)采用非甲供物資管理。

基于目前神華集團(tuán)基建項(xiàng)目特征，將基建項(xiàng)目分為兩類：一般性項(xiàng)目、高新技術(shù)項(xiàng)目。一般性項(xiàng)目是指神華集團(tuán)內(nèi)有實(shí)施先例，可以通過人員借調(diào)、知識(shí)共享等方式實(shí)現(xiàn)自身管理的項(xiàng)目；高新技術(shù)項(xiàng)目是指神華集團(tuán)或國內(nèi)首次實(shí)施，技術(shù)不成熟，無法通過其他方式實(shí)現(xiàn)自身管理的項(xiàng)目。根據(jù)項(xiàng)目對(duì)物資需求的不同特征，我們對(duì)基建項(xiàng)目物資按照甲供和非甲供管理兩種管理方式進(jìn)行了分類分析，如圖4所示：

圖4 基建項(xiàng)目物資分類圖

對(duì)于一般性項(xiàng)目，通常物資部門對(duì)這類物資的供應(yīng)市場(chǎng)比較了解。A 類：對(duì)質(zhì)量影響不大，單價(jià)低，需求受現(xiàn)場(chǎng)變動(dòng)影響大，造成管理成本過高的物資。B類：對(duì)質(zhì)量影響大，采購成本高的物資。

對(duì)于高新技術(shù)項(xiàng)目，C類：物資部門對(duì)該類物料完全不了解市場(chǎng)情況，對(duì)需求預(yù)測(cè)完全沒有經(jīng)驗(yàn)。D 類：物資部門對(duì)該類物料有一定的經(jīng)驗(yàn)，在外部協(xié)助下可以完成供應(yīng)任務(wù)。

B、D 類物資在項(xiàng)目管理過程中的管理職責(zé)、權(quán)限方面與運(yùn)維生產(chǎn)類物資沒有顯著區(qū)別。對(duì)于A、C類物資建議在項(xiàng)目結(jié)束后，對(duì)承包商提供的及項(xiàng)目過程中收集的資料進(jìn)行總結(jié)。對(duì)存在二級(jí)單位管理的，需要將總結(jié)的信息提供給二級(jí)單位進(jìn)行匯總分析。包括預(yù)算價(jià)格數(shù)據(jù)與實(shí)際采購數(shù)據(jù)分析、供應(yīng)市場(chǎng)分析、潛在供應(yīng)商分析、供應(yīng)商短名單、分包商管理經(jīng)驗(yàn)總結(jié)、集采目錄維護(hù)申請(qǐng)等。

依據(jù)基建項(xiàng)目物資的特點(diǎn)確定甲供物資范圍是做好基建項(xiàng)目物資采購的基本環(huán)節(jié)。鐵路板塊基建項(xiàng)目甲供物資管理可以參考 《鐵路建設(shè)項(xiàng)目甲供物資設(shè)備目錄》，建立神華集團(tuán)甲供物資目錄，其他板塊參考行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)制定符合神華集團(tuán)實(shí)際的甲供物資目錄。甲供物資目錄需根據(jù)集團(tuán)公司建設(shè)項(xiàng)目的歷史經(jīng)驗(yàn)，定期修訂。

3.3 加強(qiáng)基建項(xiàng)目物資供應(yīng)商管理

優(yōu)良的供應(yīng)商資源是降低采購成本、提高采購效率、保障物資質(zhì)量的基本前提。神華集團(tuán)建立了統(tǒng)一的供應(yīng)商管理信息化平臺(tái)，從供應(yīng)商的一般準(zhǔn)入管理、專項(xiàng)準(zhǔn)入管理、績效管理、關(guān)系管理等各個(gè)管控環(huán)節(jié)進(jìn)行了嚴(yán)格的規(guī)范，要求全集團(tuán)在采購的過程中優(yōu)先從供應(yīng)商管理系統(tǒng)中選擇供貨商。

同時(shí)，針對(duì)高新技術(shù)項(xiàng)目的供應(yīng)商分析，物資管理部門應(yīng)主動(dòng)與承包商進(jìn)行供應(yīng)商、分包商的管理。通過標(biāo)準(zhǔn)化管理，降低供應(yīng)商選擇時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)，保證供應(yīng)物資的安全。對(duì)于非甲供物資，也要做好供應(yīng)商的管控，與承包方協(xié)定遵守神華集團(tuán)供應(yīng)商管理辦法。

4 結(jié)論

基建項(xiàng)目物資采購由于涉及到工程的設(shè)計(jì)與變更，相對(duì)于運(yùn)維生產(chǎn)物資不可控性更大，規(guī)律也很難尋，再加上目前大部分基建項(xiàng)目建設(shè)實(shí)施EPC模式，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來界定甲供物資，所用物資設(shè)備很大一部分都由承包商負(fù)責(zé)采購。按照集團(tuán)公司二級(jí)集中采購的物資管理模式，屬于集采物資目錄的物資子分公司都要統(tǒng)一提報(bào)計(jì)劃執(zhí)行總部集中采購。由承包商來采購可以說基建項(xiàng)目物資采購管理脫離了集團(tuán)公司的統(tǒng)一管控，無論從成本節(jié)約還是質(zhì)量監(jiān)督，都無法適應(yīng)集團(tuán)公司物資采購集中統(tǒng)一管理的戰(zhàn)略目標(biāo)。

［1］ 王學(xué)靜，馮慶平，王莉莉.規(guī)范基建物資的采購管理 ［J］.遼寧經(jīng)濟(jì)，2005 （9）

［2］ 張國平.關(guān)于規(guī)范基建物資采購管理之探析 ［J］.鐵道物資科學(xué)管理，2006 （1）