淺談地鐵工程施工單位檔案管理

王素娟WANG Su-juan

（中鐵十二局集團(tuán)第七工程有限公司，長(zhǎng)沙 410004）

（The 7th Engineering Co.，Ltd.of China Railway 12th Bureau Group，Changsha 410004，China）

0 引言

隨著我國(guó)城市建設(shè)的快速發(fā)展，地鐵成為一種城優(yōu)化城市布局，解決城市交通問(wèn)題的有效手段和必然趨勢(shì)。

地鐵，狹義上專(zhuān)指在地下運(yùn)行為主的城市軌道交通系統(tǒng)，但廣義上通常涵蓋了都會(huì)地區(qū)各種地下與地面上的高密度交通運(yùn)輸系統(tǒng)。本文講的地鐵主要是指狹義的地鐵。地鐵工程是一項(xiàng)復(fù)雜、系統(tǒng)、投資力度大、技術(shù)密集的工程，主要涉及到城市規(guī)劃、交通規(guī)劃、消防和安全等多個(gè)行業(yè)。地鐵檔案主要包括地鐵從項(xiàng)目提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理和竣工驗(yàn)收等全過(guò)程，從而產(chǎn)生具有保存價(jià)值的文件檔案。地鐵檔案是各建設(shè)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、質(zhì)檢等單位工作的真實(shí)體現(xiàn)，是工程建設(shè)不可分割的重要組成部分，是工程改建、擴(kuò)建、維護(hù)、管理和交付使用的重要依據(jù)。

1 施工檔案的重要意義

地鐵工程檔案作為工程驗(yàn)收和工程運(yùn)行保證的重要文件，不僅在地鐵建設(shè)過(guò)程中具有重要作用（質(zhì)量評(píng)定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與工程驗(yàn)收等），而且在地鐵建成后的運(yùn)行、管理工作中也是不可缺少的依據(jù)。借助檔案，人們可以查詢(xún)、了解、掌握工程過(guò)去的狀況資料，尤其是在建立工程質(zhì)量終生制的今天，檔案的憑證作用尤為重要，如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準(zhǔn)確，將直接影響檔案資料作用的發(fā)揮。因此，施工單位務(wù)必提高對(duì)各階段檔案資料的原始記錄、保存及管理，保證施工檔案的及時(shí)性、準(zhǔn)確、完整性、真實(shí)、規(guī)范、美觀。

2 地鐵工程施工檔案主要內(nèi)容

地鐵工程施工單位竣工檔案主要包括以下部分：

2.1 施工技術(shù)管理文件 包括：中標(biāo)通知書(shū)、施工合同、工程概況、施工組織設(shè)計(jì)及審批文件、施工方案及相關(guān)的技術(shù)措施、技術(shù)交底、施工技術(shù)總結(jié)、圖紙會(huì)審記錄、設(shè)計(jì)變更及工程洽商記錄、質(zhì)量監(jiān)督登記卡、工程測(cè)量記錄文件、工程質(zhì)量事故記錄文件、竣工驗(yàn)收文件等。

2.2 質(zhì)量控制資料 質(zhì)量控制資料主要包括進(jìn)場(chǎng)原材料、構(gòu)配件、器具及設(shè)備等的質(zhì)量證明文件、試塊的見(jiàn)證送檢、隱蔽工程檢查記錄、工序交接檢查記錄等。

2.3 質(zhì)量驗(yàn)收資料 質(zhì)量驗(yàn)收資料是對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程及檢驗(yàn)批的劃分，再逐級(jí)對(duì)工程質(zhì)量做出評(píng)定的資料。主要包括：竣工圖、工程管理資料質(zhì)量保證資料、單位（子單位）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分部（子分部）工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。

3 工程檔案的編制、收集、整理及移交

3.1 工程檔案的編制 ①填寫(xiě)要規(guī)范。施工單位在項(xiàng)目成立初期就應(yīng)該備齊與工程相關(guān)的各類(lèi)規(guī)范、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，使文件從項(xiàng)目開(kāi)始規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，在施工過(guò)程中嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)來(lái)編寫(xiě)材料。工程資料中的編制單位、日期和頁(yè)碼標(biāo)準(zhǔn)要準(zhǔn)確，文件題目表述要完整，包括清晰的工程名稱(chēng)、專(zhuān)業(yè)名稱(chēng)和文件內(nèi)容等必備要素。而且要使用耐久性強(qiáng)的碳素墨水、藍(lán)黑墨水的鋼筆進(jìn)行書(shū)寫(xiě)材料，這樣才能保證字跡清楚。避免因?yàn)槭褂靡淄噬募t色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫(xiě)紙、鉛筆等造成字跡模糊。②簽字蓋章符合要求。責(zé)任人簽字部位必須由責(zé)任人本來(lái)按照身份證上的名字簽名，不準(zhǔn)使用化名更不準(zhǔn)代簽，需蓋章部位必須簽章都齊全，不能使用印章代替簽名。需要蓋章的歸檔文件，就要公章清晰，蓋章時(shí)避免蓋在沒(méi)有正文、只有編制單位和日期的頁(yè)碼上。③改錯(cuò)要符合要求。資料原則上禁止涂改，但是在施工中難免會(huì)出現(xiàn)一些錯(cuò)誤，正確的涂改方法是將錯(cuò)誤用斜線劃掉，再在其右上方填寫(xiě)正確的文字或數(shù)字，禁止使用修正液、膠帶、刀片等工具涂改。

3.2 工程檔案的收集 工程項(xiàng)目形成的所有文件須在工程檔案歸檔前進(jìn)行收集整理，收集要及時(shí)，對(duì)于有缺漏的文件須在檔案歸檔前及時(shí)補(bǔ)齊。

3.3 工程檔案的整理 竣工檔案資料收集完整后就是分類(lèi)、排序。第一是分類(lèi)，檔案資料在收集過(guò)程中應(yīng)按不同的工程部位、時(shí)間順序、資料內(nèi)容分類(lèi)收集。如車(chē)站和區(qū)間分開(kāi)，車(chē)站還應(yīng)分主體工程和附屬工程及通道出入口和風(fēng)道口，并按編號(hào)等分類(lèi)。二是按資料形成內(nèi)容排序，就是不同的資料內(nèi)容按施工次序排列。如基坑開(kāi)挖、基坑支撐、基坑圍護(hù)、樁基礎(chǔ)、基坑墊石層、鋼筋焊接、隱蔽記錄等。三是有文字又有圖表的資料，應(yīng)將文字排前、圖表在后排列。四是報(bào)告和批復(fù)資料。同一個(gè)報(bào)告批復(fù)應(yīng)將報(bào)告排前、批復(fù)在后的原則排列。

4 地鐵施工中檔案資料存在的主要問(wèn)題

①工程劃分不規(guī)范。施工文件主要是根據(jù)單位、分部、分項(xiàng)工程形成的，一個(gè)準(zhǔn)確的工程劃分是整個(gè)項(xiàng)目的龍頭，每個(gè)項(xiàng)目在開(kāi)工前最好準(zhǔn)備，就可以為后續(xù)的工程質(zhì)量打好基礎(chǔ)。由于一些施工單位對(duì)工程劃分的重要性認(rèn)識(shí)不夠，所以就造成各施工單位、監(jiān)理單位之間，分部、分項(xiàng)工程劃分不統(tǒng)一，從而使形成的資料混亂，施工、監(jiān)理資料沒(méi)有很好的整合在一起，不能有效印證，甚至一定程度上影響評(píng)定。②施工資料相對(duì)現(xiàn)場(chǎng)施工進(jìn)度滯后。施工資料是施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度及質(zhì)量的重要體現(xiàn)，能夠及時(shí)的反應(yīng)工程施工進(jìn)度及質(zhì)量情況。因此，只有保證施工資料與施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度同步，才能保證施工資料的真實(shí)性、可預(yù)控性以及可追溯性，在過(guò)程中達(dá)到質(zhì)量控制的目的。很多時(shí)候一個(gè)工程完成后由于沒(méi)有對(duì)現(xiàn)場(chǎng)原材料進(jìn)行報(bào)驗(yàn)或者是沒(méi)有對(duì)某個(gè)已經(jīng)完工的項(xiàng)目進(jìn)行及時(shí)整理和收集資料，所以只能以“回憶錄”的方式進(jìn)行收集整理，這樣嚴(yán)重影響了資料的真實(shí)性，從而也造成了施工資料與現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)度嚴(yán)重脫節(jié)的現(xiàn)象。③缺少照片及聲像資料。聲像檔案是對(duì)施工檔案的有力補(bǔ)充，是施工檔案必不可少的組成部分，能夠更加直觀的反映施工過(guò)程，但是由于施工單位檔案的信息資料比較薄弱，所以很多施工過(guò)程中的影像能夠保存的單位是少之又少。按照國(guó)家規(guī)定的要求，單位在進(jìn)行工程驗(yàn)收、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)觀察、關(guān)鍵工序、隱蔽工程、質(zhì)量事故等場(chǎng)景的照片和錄音錄像均需要作為聲像檔案及時(shí)形成、收集和整理歸檔由各施工單位存放。同時(shí)我們?cè)谶M(jìn)行照片拍攝的時(shí)候要注意以下技巧：如全景照與局部照相結(jié)合，照片中要有結(jié)構(gòu)名稱(chēng)、位置的標(biāo)識(shí)，與數(shù)據(jù)有關(guān)的照片中最好有參照的主要尺寸標(biāo)尺等等，并及時(shí)根據(jù)“六要素”寫(xiě)好文字說(shuō)明，到時(shí)一起歸檔。④資料表格中簽字不齊全，意見(jiàn)簽署不完整。有些資料表格欄目中要求勘察、設(shè)計(jì)、監(jiān)理等多方簽字的未簽字完整，或者是未簽署意見(jiàn)。資料隨意涂改，甚至存在嚴(yán)重刮痕，施工單位未趕進(jìn)度，造成資料積壓未及時(shí)簽字，以致存在代簽等現(xiàn)象。以上種種行為嚴(yán)重影響了檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性及可靠性。⑤檔案無(wú)計(jì)劃、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理。在施工過(guò)程中，檔案資料未按規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，造成資料管理不規(guī)范，組卷不合要求，嚴(yán)重影響了工程檔案的質(zhì)量。⑥竣工圖未按要求編制。在原施工圖基礎(chǔ)上做的竣工圖沒(méi)有根據(jù)設(shè)計(jì)變更通知單在修改部位附近注明變更依據(jù)，且未加蓋印章；重新繪制的竣工圖圖簽欄中無(wú)原設(shè)計(jì)單位名稱(chēng)和設(shè)計(jì)人員的簽證。上述現(xiàn)象使施工后的工程全部情況及特征不能完整、準(zhǔn)確的反映出來(lái)，以致出現(xiàn)不合格檔案，給今后地鐵運(yùn)營(yíng)管理、維修帶來(lái)隱患。

5 造成工程檔案資料不規(guī)范的原因

①地鐵工程檔案管理部門(mén)對(duì)施工單位管理、約束、要求不嚴(yán)格。②施工單位對(duì)資料重視不足。由于很多施工單位只重視施工進(jìn)度及質(zhì)量，對(duì)資料管理大多是可有可無(wú)，只有在工程需要檢查或者驗(yàn)收的時(shí)候才加班加點(diǎn)突擊應(yīng)付，以致工程完工后竣工資料都未上交，從而影響竣工驗(yàn)收。③施工單位人員調(diào)動(dòng)頻繁，資料交接不及時(shí)。由于施工單位本身具有流動(dòng)性，工程管理人員、技術(shù)人員、監(jiān)理人員、施工單位領(lǐng)導(dǎo)人調(diào)動(dòng)頻繁，未及時(shí)對(duì)資料的收集管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行交接，歸檔資料質(zhì)量不高。④監(jiān)理單位缺乏管理地鐵工程檔案的要求及經(jīng)驗(yàn)，對(duì)現(xiàn)場(chǎng)簽認(rèn)把關(guān)不嚴(yán)。⑤驗(yàn)收制度落實(shí)不到位。各參建單位對(duì)地鐵驗(yàn)收中有效收集、整理工程資料的過(guò)程不是很重視，就造成竣工檔案資料的不完善。

6 解決工程檔案問(wèn)題的方法

①提高施工單位檔案管理意識(shí)。組織工程資料相關(guān)人員（項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)員、質(zhì)檢員、資料員等）進(jìn)行檔案管理培訓(xùn)，使他們認(rèn)識(shí)到檔案資料對(duì)工程的重要性，從而提高對(duì)檔案管理的意識(shí)。②提高員工的業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)。檔案管理是一項(xiàng)機(jī)械重復(fù)的瑣碎的枯燥的工作，只有具備足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、經(jīng)驗(yàn)及責(zé)任心，才能?chē)?yán)謹(jǐn)科學(xué)有效的從深層次抓住問(wèn)題的本源，才能及早的預(yù)防和發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，才能做好檔案管理的工作。所以，施工單位應(yīng)注重對(duì)員工的素質(zhì)的培訓(xùn)。③建立地鐵工程檔案的管理制度。施工單位應(yīng)根據(jù)工程檔案管理規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn)，建立一套完善有效的管理制度，明確工作內(nèi)容，責(zé)任到人。對(duì)工程檔案的收集、整理、查閱、保管、歸檔都應(yīng)該以制度的方式明確下來(lái)，且對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)作出明確的規(guī)定。④實(shí)行“三同步、三參加制”制度。“三同步”管理制度，主要是在工程即將開(kāi)始竣工的時(shí)候開(kāi)始進(jìn)行資料收集工作；工程施工過(guò)程與竣工資料形成同步；工程完工驗(yàn)收與工程資料驗(yàn)收同步?！叭齾⒓印敝贫戎饕侵笝n案管理部門(mén)在參加工程進(jìn)度和質(zhì)量分析會(huì)后，需要通過(guò)設(shè)備和技術(shù)資料準(zhǔn)備開(kāi)箱驗(yàn)收會(huì)，參加單位、單項(xiàng)工程的交工驗(yàn)收會(huì)。通過(guò)一整套標(biāo)準(zhǔn)化制度的實(shí)施，從而較好地保證工程檔案的質(zhì)量。⑤檔案管理部門(mén)提早加強(qiáng)對(duì)地鐵工程檔案工作的過(guò)程監(jiān)督與指導(dǎo)。為了明確各參建單位工程檔案管理部門(mén)的職責(zé)，就需要完善地鐵參建單位檔案人員的培訓(xùn)，還要對(duì)檔案的形成過(guò)程進(jìn)行全面監(jiān)控、指導(dǎo)，做到嚴(yán)格完成竣工驗(yàn)收制度。⑥加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高素質(zhì)。人是各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的主體，人的各種素質(zhì)的高低決定著其所從事的各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)的成功與否，要想提高施工檔案的質(zhì)量，減少上各種檔案問(wèn)題發(fā)生，就必須提高從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力及綜合素質(zhì)。施工單位除了應(yīng)經(jīng)常組織技術(shù)員、質(zhì)檢員、資料員等與施工資料收集整理相關(guān)人員進(jìn)行資料管理方面的培訓(xùn)，使他們明確施工資料的范圍、標(biāo)準(zhǔn)及操作過(guò)程，還應(yīng)該請(qǐng)檔案管理部門(mén)提早介入，組織相關(guān)施工檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，通過(guò)多種途徑、方法提高他們的檔案業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。要做好施工檔案的管理工作，不僅需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，更需要施工單位和檔案管理人員共同的努力來(lái)健全和完善檔案管理體系，我們應(yīng)該學(xué)習(xí)以他人之長(zhǎng)補(bǔ)自己之短，不斷總結(jié)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使建筑檔案更好的發(fā)揮其本身的作用。

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