醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探索

王 巖,吳浙君

(1如東縣中醫(yī)院，江蘇如東226400；2余杭區(qū)第五人民醫(yī)院，浙江杭州311100)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理的探索

王 巖1,吳浙君2

(1如東縣中醫(yī)院，江蘇如東226400；2余杭區(qū)第五人民醫(yī)院，浙江杭州311100)

本文對醫(yī)療設(shè)備檔案包含的具體內(nèi)容作了詳細介紹，對檔案編號提出了見解，敘述了醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重要性。

醫(yī)療設(shè)備；檔案；管理

近年來，隨著醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的種類、數(shù)量的增加和使用頻率的增長，在醫(yī)療設(shè)備購置、使用、維護和報廢管理等方面的問題也隨之而來。醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)院對設(shè)備進行正常使用、維護等方面不可缺少的資料。醫(yī)療設(shè)備檔案應(yīng)當做到真實、完整、動態(tài)，從而達到無論人員交接、設(shè)備更迭，均能從檔案中了解到設(shè)備的實際情況，使設(shè)備維護、保管符合要求，使用期限性能良好，以最好的性能為臨床一線服務(wù)。下面就醫(yī)療設(shè)備檔案管理的過程與大家共同探討。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案的建立

醫(yī)療設(shè)備的檔案可分為兩部分：運行前期的檔案和運行后期的檔案。從申購醫(yī)療設(shè)備到安裝、調(diào)試、運行、驗收完畢這一過程形成的運行前期的管

理性文件及技術(shù)性文件均為前期的檔案；工程技術(shù)人員及使用人員對設(shè)備的使用、維修、保養(yǎng)的記錄及計量器具的檢定合格證、年檢報告等，為運行后期的檔案。按照醫(yī)療設(shè)備的金額大小、其購置方式也不同，檔案內(nèi)容的要求也不同。一般情況下萬元以上醫(yī)療設(shè)備必須建檔。檔案具體內(nèi)容包括：(1)使用科室的醫(yī)療設(shè)備購置申請。(2)醫(yī)療設(shè)備管理學術(shù)委員會所做的設(shè)備購置計劃及會議記錄。(3)根據(jù)設(shè)備購置計劃向政府采購辦申報的材料及批復(fù)文件。(4)大型醫(yī)用設(shè)備需衛(wèi)生資源配置許可資料及大型醫(yī)用設(shè)備配置批文(甲乙類設(shè)備)。(5)購置醫(yī)療設(shè)備的論證報告(包括擬購置設(shè)備的社會效益、經(jīng)濟效益、系統(tǒng)的可靠性、技術(shù)要求及培訓(xùn)、是否重復(fù)購置同類設(shè)備以及先進性分析等)。(6)購買設(shè)備時的談判紀錄。(7)所購設(shè)備的廠家宣傳資料，包括彩頁、同類產(chǎn)品不同廠家的性能對比表、報價單等。(8)如為招標購買的產(chǎn)品，應(yīng)有招標文件(包含相關(guān)資質(zhì))和中標通知書。(9)如不是招標購買的產(chǎn)品，應(yīng)單獨索要相關(guān)資質(zhì)，包括設(shè)備的注冊證和注冊登記表、生產(chǎn)企業(yè)的生產(chǎn)許可證、經(jīng)營企業(yè)的經(jīng)營許可證、營業(yè)執(zhí)照。屬于“強制性產(chǎn)品認證目錄”的，要有3C認證證書；屬于計量器具的，要有計量器具許可證；屬于壓力容器的，要有壓力容器制造許可證；屬于消毒產(chǎn)品的，要有消毒產(chǎn)品衛(wèi)生許可證及批件、各種委托授權(quán)并加蓋供貨單位公章。(10)設(shè)備的購置合同或協(xié)議書及配置清單。(11)機電產(chǎn)品進口登記表(外貿(mào)進口醫(yī)療設(shè)備)。(12)海關(guān)進出口貨物免稅證明(免稅醫(yī)療設(shè)備)。(13)外貿(mào)合同(外貿(mào)進口醫(yī)療設(shè)備或免稅醫(yī)療設(shè)備)。(14)外貿(mào)公司代理協(xié)議(外貿(mào)進口醫(yī)療設(shè)備或免稅醫(yī)療設(shè)備)。(15)商檢證明(外貿(mào)進口醫(yī)療設(shè)備或免稅醫(yī)療設(shè)備)。(16)產(chǎn)品合格證(國產(chǎn)設(shè)備)。(17)發(fā)票復(fù)印件。(18)大型醫(yī)用設(shè)備配置許可證復(fù)印件(甲乙類設(shè)備)。(19)設(shè)備布置平面圖、線路圖及相關(guān)資料。(20)設(shè)備到貨后的裝箱單和安裝驗收報告及開箱過程中留存的照片等資料(包含設(shè)備的中、英文使用說明書及光盤等資料；設(shè)備的維修手冊及光盤；設(shè)備的應(yīng)用軟件及說明書；操作規(guī)程)。(21)醫(yī)療設(shè)備重要維修或保養(yǎng)的工作單。(22)維修保管制度、維修和改進工作中形成的材料。(23)計量明細清單和計量部門檢定合格證書、年檢報告、安裝申請、批復(fù)報告。(24)保修合同。(25)維修保養(yǎng)記錄。(26)醫(yī)療設(shè)備報廢申請表(報廢設(shè)備)及調(diào)劑記錄。

檔案管理人員應(yīng)該參與到設(shè)備驗收的過程中，做好設(shè)備的清點和資料的收集整理工作。檔案收集和整理完畢后，要認真填寫歸檔目錄，裝入檔案盒，按照規(guī)定進行保存。醫(yī)療設(shè)備檔案建立是一個動態(tài)的過程。如果有部件缺失，還要進一步追討，并將相關(guān)文件存入檔案。醫(yī)療設(shè)備經(jīng)常要進行軟件升級，或根據(jù)臨床需要加裝一些功能模塊，就要求檔案管理能夠及時將這些升級軟件的光盤和硬件的使用說明書、操作規(guī)程等補充進檔案，并注明“軟件升級”或“硬件加裝”等字樣和歸檔時間，確保醫(yī)療設(shè)備運行后期的技術(shù)文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性。

2 檔案的編號管理

醫(yī)療設(shè)備編號是為了方便各種醫(yī)療設(shè)備管理模式而編制的一系列號碼的統(tǒng)稱，一般包括設(shè)備流水號、檔案號等，設(shè)備流水號是管理過程中根據(jù)設(shè)備建檔的次序產(chǎn)生的連續(xù)編號，而檔案編號是人為編制的，與設(shè)備流水號一一對應(yīng)。設(shè)備檔案號編制應(yīng)以方便、易用、簡章、通行為原則。比如先根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的價值進行分類管理：定義D類<1000元；1000元≤C類<10000元；10000元≤B類<800000元；800000元≤A類。其中A、B、C類醫(yī)療設(shè)備必須建檔，根據(jù)醫(yī)療設(shè)備購買日期和醫(yī)療設(shè)備價值再加上當年醫(yī)療設(shè)備的順序號，編制成醫(yī)療設(shè)備檔案號，便于設(shè)備檔案的電子化管理和查閱。

3 建立嚴格的借閱制度，保證案卷完整、安全

對于查閱資料的，要有檔案管理人員陪同，當時翻查資料，當時回收。對于借閱資料的，非經(jīng)批準，不得外借；非借不可的應(yīng)填寫借閱表，包括借閱文件的名稱、借閱時間、借閱人所屬科室，并由借閱人簽字，留下可以聯(lián)系的電話號碼。同時，檔案管理人員要向借閱人明確借閱時間，并在借閱規(guī)定時限前督促歸還。

4 報廢醫(yī)療設(shè)備的檔案管理

醫(yī)療設(shè)備報廢后，應(yīng)將全部檔案轉(zhuǎn)入技術(shù)檔案室，由檔案管理人員按規(guī)定年限繼續(xù)留存，并在檔案中注明該設(shè)備“已報廢”和“檔案繼續(xù)留存”的字樣及設(shè)備報廢時間；設(shè)備報廢一年后，經(jīng)科室領(lǐng)導(dǎo)和醫(yī)院檔案管理人員確定該報廢設(shè)備的資料沒有留存價值就進行銷毀，并在銷毀檔案登記本上注明報廢設(shè)備名稱、生產(chǎn)廠家、購置金額、購置時間、報廢時間和檔案銷毀時間，參與人員簽字確認。

5 結(jié)論與探索

醫(yī)療環(huán)境是一個動態(tài)的系統(tǒng)，醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要與之相適應(yīng)。隨著醫(yī)療設(shè)備檔案管理的逐步完善，建立以臨床一線為主線，設(shè)備檔案管理為中心的全方位的綜合的管理系統(tǒng)，提升醫(yī)院醫(yī)院綜合管理水平，全面推動醫(yī)院診冶能力的提升。

[1]趙洪彬主編.醫(yī)療器械設(shè)備質(zhì)量安全管理規(guī)范與器械設(shè)備維修保養(yǎng)必備手冊[M].62-64.

[2] 湯黎明，趙海陽，主編.醫(yī)院醫(yī)學工程科技術(shù)管理規(guī)范[M].154-157.

[3] 劉欣.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作[J]中國醫(yī)療設(shè)備，2009[7]：89-90.

2014-06-08

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