高校人事檔案管理的現(xiàn)代化

吳冬梅

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 人事處，湖北 黃岡 438002）

高校人事檔案管理的現(xiàn)代化

吳冬梅

（黃岡職業(yè)技術(shù)學(xué)院 人事處，湖北 黃岡 438002）

為實現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)代化，本文對傳統(tǒng)人事檔案存在的弊端進行剖析，提出實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化建議：培養(yǎng)全員檔案意識。提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。開放管理，資源共享，主動接受群眾監(jiān)督。加大資金投入，完善檔案信息化支撐體系建設(shè)，使人事檔案更好地為高校教學(xué)、管理及各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

人事檔案；高校；管理；現(xiàn)代化；研究

高校人事檔案是高校黨的建設(shè)和組織人事工作的重要信息支撐之一，是高校黨的干部工作的基本憑證和公道正派地選人用人的重要依據(jù)。因此，檔案工作人員應(yīng)提高認(rèn)識，增強責(zé)任感和使命感，增強全局意識和服務(wù)意識，為提升組織工作滿意度、選人用人公信度、組工干部形象認(rèn)可度貢獻自己的智慧和力量。

一、傳統(tǒng)人事檔案管理存在的問題

1.觀念上的神秘。過去人事檔案嚴(yán)加保密、戒備森嚴(yán)，給人一種“神秘莫測”的感覺，檔案資料中的個人資歷、經(jīng)歷的記載，亦偏重于政治，內(nèi)容多是套話；且對個人能力及業(yè)績的現(xiàn)實資料也沒能及時收集歸檔。人事檔案改革和創(chuàng)新后，仍然過分保密的作法依然存在，致使該歸檔的資料不能及時歸檔，甚至遺漏丟失，不齊全、不完整或不真實，無法在實際工作中發(fā)揮其重要作用。

2.管理上的沿襲。由于制度的不健全，檔案人員多為兼職，對資料收集不重視，導(dǎo)致有失真資料的出現(xiàn)。同時，因過去長期處于一種封閉狀態(tài)，人事檔案收集審核歸檔制度不完善，加之人員隊伍不穩(wěn)定，致使人事檔案長期未收集整理，亦無人問津。對于資料方面，亦未審查、核實、嚴(yán)格把關(guān)，對交來的資料塞入檔案袋了事，使部分資料出現(xiàn)失實甚至有虛假內(nèi)容，給日后工作帶來諸多麻煩，也降低了其使用價值。

二、高校人事檔案管理現(xiàn)代化的必要性

舉目當(dāng)今，信息化已成為國際經(jīng)濟和社會發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。顯然，高校人事檔案管理的現(xiàn)代化，是適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)對高校檔案事業(yè)的需求。采用現(xiàn)代科技管理軟件，運用到人事檔案管理工作中，是勢在必行的。只有逐步實現(xiàn)人事檔案工作的現(xiàn)代化，才能更好地為高校教學(xué)、管理及各項工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.管理現(xiàn)代化是當(dāng)前檔案工作的需要。人事檔案工作的發(fā)展，有賴于科學(xué)技術(shù)的使用。實現(xiàn)人事檔案管理的現(xiàn)代化，是當(dāng)前檔案工作的必需。因此，管理信息化、現(xiàn)代化，是人事檔案管理的必由之路。為此，要將人事檔案的管理重心，從實體管理轉(zhuǎn)移到信息化管理上來。通過信息統(tǒng)計，對個人業(yè)績、政績的評價提供量化依據(jù)，實現(xiàn)計算機對人事檔案完整、準(zhǔn)確和動態(tài)、立體的管理體系。從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

2.管理現(xiàn)代化是時代發(fā)展的需要。隨著干部隊伍的不斷壯大，人才流動的增加，信息復(fù)雜性逐步提高。傳統(tǒng)的手工檢索和統(tǒng)計方式，已遠遠不能滿足時代發(fā)展的要求，如反映干部個人能力的業(yè)績、教師從事教研的成果，業(yè)務(wù)能力進展、專業(yè)特長等收集不全、不及時，使檔案資料不能體現(xiàn)本人個性發(fā)展和實際水平的真實記錄，成為陳舊的、靜態(tài)的歷史資料；而電子計算機具有高效率的信息處理功能，能實現(xiàn)人事檔案的統(tǒng)計、編目、檢索等方面的現(xiàn)代化，使檔案管理人員從煩瑣的具體手工操作中解脫出來。

三、實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的建議

近年來，高校組織人事部門雖配備了現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但工作僅停留在打字及簡單數(shù)據(jù)資料處理上，造成了設(shè)備的嚴(yán)重浪費。當(dāng)前仍存在手工處理方式多、電子方式少；原始信息多、加工整理少；孤立分散者多，可共享者少；部門自我服務(wù)的多，可向社會提供的少等弊端。若使用人事檔案管理信息系統(tǒng)，即可逐步節(jié)省大量人力、物力和財力，實現(xiàn)信息資源共享。因此，必須重視和加強人事檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)工作，并把此項工作向更深一層的現(xiàn)代化方向發(fā)展。

1.培養(yǎng)全員檔案意識。高校人事檔案是廣大干部教師和科研工作者智慧的結(jié)晶和聘用的依據(jù)。一般而言，在具備高深學(xué)問、追求民主與法制的廣大高校教職工中，檔案意識理應(yīng)十分濃厚，然而事實并非如此。許多人認(rèn)為人事檔案不過是人事部門記錄自己永遠看不到的資料而已，個人往往持“歸不歸檔無所謂”的態(tài)度，歸檔意識淡薄。因此，檔案管理部門要利用一切可利用的方法，加強干部檔案宣傳，使各級領(lǐng)導(dǎo)、干部群眾，正確認(rèn)識人事檔案特點、地位和作用，關(guān)心并參與檔案工作，自覺收集資料，及時歸檔，促進檔案工作良性發(fā)展。

2.增強專業(yè)素質(zhì)，提高業(yè)務(wù)能力。為適應(yīng)崗位發(fā)展的需要，檔案人員要努力學(xué)習(xí)黨的建設(shè)和組織工作業(yè)務(wù)，做到應(yīng)知應(yīng)會，把熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)，爭當(dāng)檔案管理行家里手，作為一種責(zé)任，一種追求，加強學(xué)習(xí)，認(rèn)真思考，刻苦鉆研，努力在檔案收集歸檔、審核整理、保管保護和開發(fā)利用等工作實踐中探索新方法、新途徑、新規(guī)律，以改革創(chuàng)新的精神，推動新時期檔案工作創(chuàng)新發(fā)展，努力把自己培養(yǎng)成為學(xué)習(xí)型、研究型、創(chuàng)新型、實干型、復(fù)合型的人才，進一步擔(dān)負(fù)起服務(wù)大局、傳承文明的責(zé)任，提高檔案管理現(xiàn)代化水平和服務(wù)能力。

3.開放管理，資源共享，主動接受監(jiān)督。昔日人事檔案唯有少數(shù)人能看，其實，掀開其面紗，可發(fā)現(xiàn)其大部分內(nèi)容是可以公開的?？梢宰鳛橐环N資源供社會共享，沒有保密的必要。人事檔案內(nèi)容分十大類排序，分別是：履歷、自傳、組織評價、學(xué)識專長、家庭背景（核心關(guān)系）、政治信仰、獎懲激勵、違紀(jì)處理、經(jīng)濟待遇（履職軌跡）和其他類。實際上，可簡分兩大類分別管理，將學(xué)識專長部分歸業(yè)務(wù)檔案，其余歸人事檔案。業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容是可以公開的，經(jīng)過整理加工后，即可作為人事資源信息。人事檔案中的年度考核、黨團、獎勵等也可以公開。這樣，人事檔案就可以在作為資源共享的同時，接受群眾和輿論的監(jiān)督了。

4.加大資金投入，完善檔案信息化支撐體系建設(shè)。針對高校檔案管理技術(shù)相對落后的實際，有計劃、有步驟地加大

投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施，以加強檔案管理的技術(shù)裝備。高校檔案管理的核心問題，是信息資源庫的建設(shè)。因此，信息化建設(shè)要抓好三個方面的工作。（1）要建立高校人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化。通過相應(yīng)管理軟件或網(wǎng)絡(luò)對其進行管理、使用，提高檔案管理效率，實現(xiàn)人事檔案信息價值，為高校決策層提供有力的信息支持。（2）要建立并完善高校人事檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。高效地利用人事檔案信息通用數(shù)據(jù)庫中的信息資源，才能將人事檔案的日常管理，通過計算機實現(xiàn)信息化管理。（3）要建設(shè)高校人事檔案信息網(wǎng)站。通過網(wǎng)站將檔案信息服務(wù)直接面向用戶，形成用戶與人事檔案信息管理者之間良好的互動。

實現(xiàn)高校人事檔案信息的計算機現(xiàn)代化管理，為檔案工作注入了新內(nèi)容，為更好服務(wù)于黨的組織人事工作開辟了新途徑。同時，也進一步推動了高校人事檔案工作的發(fā)展。作為人事檔案管理的工作人員，必須切實重視思想政治建設(shè)、愛崗敬業(yè)，忠于職守，不斷提高業(yè)務(wù)水平和能力，為促進高校檔案事業(yè)的發(fā)展作出新貢獻！

[1]王彩云.高校干部人事檔案管理對策[J].內(nèi)蒙古農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報，2002，（2）.

[2]王曉燕.高校教學(xué)檔案管理淺析[J].河西學(xué)院學(xué)報，2007，（4）.

[3]秦建華.高校檔案管理工作探討[J].機電兵船檔案，2007，（5）.

G717

A

1674-9324（2014）04-0018-02

吳冬梅，女，湖北黃岡人，副研究館員，研究方向：高職院校人事檔案研究。