論教學(xué)秘書(shū)在高校二級(jí)教學(xué)管理中的素質(zhì)要求

李小霞

（福州外語(yǔ)外貿(mào)學(xué)院經(jīng)濟(jì)學(xué)院，福建 福州 350202）

俗話說(shuō)：“教學(xué)是立校之本，科研是強(qiáng)校之路。”教學(xué)工作在學(xué)校日常工作中占據(jù)了十分重要的地位。這也就表明教學(xué)秘書(shū)專業(yè)能力的強(qiáng)弱，品德的好壞和工作效率的高低對(duì)于學(xué)校未來(lái)的發(fā)展都有重要的影響。所以，教學(xué)秘書(shū)的工作要順應(yīng)時(shí)代的潮流，加強(qiáng)自身能力的鍛煉和專業(yè)素養(yǎng)的提升，有效地發(fā)揮秘書(shū)的實(shí)際效用、組織能力等等。再加上身為學(xué)校的秘書(shū)人員，需要加強(qiáng)秘書(shū)工作的專業(yè)能力，讓秘書(shū)工作成為保護(hù)學(xué)校順利發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

一、教學(xué)秘書(shū)工作的主要問(wèn)題是角色定位

人們?cè)谏鐣?huì)生存和發(fā)展，無(wú)時(shí)無(wú)刻不扮演著不同的角色。只有對(duì)自己的身份和地位進(jìn)行準(zhǔn)確的定位，才能夠采取積極健康的生活態(tài)度來(lái)面對(duì)自己在生活中的工作，教學(xué)秘書(shū)身為高校教學(xué)工作的關(guān)鍵人物，也是這樣。這是保證高?；鶎咏虒W(xué)工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。

（一）服務(wù)到位

高校教學(xué)秘書(shū)工作的特點(diǎn)和其他崗位的秘書(shū)工作是大同小異的，主要是進(jìn)行服務(wù)和從屬類型的工作。第一，教學(xué)秘書(shū)工作主要是為教學(xué)服務(wù)，為師生服務(wù)。第二，教學(xué)秘書(shū)是學(xué)校教務(wù)機(jī)構(gòu)和院系主任的得力幫手，需要服從領(lǐng)導(dǎo)的安排做好表率作用，從屬于領(lǐng)導(dǎo)的安排。所以就可以很明顯地看出教學(xué)秘書(shū)工作具有服務(wù)性和從屬性的特點(diǎn)。

（二）管理到位

高校教學(xué)秘書(shū)在日常的教學(xué)工作中負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)信息進(jìn)行及時(shí)的傳達(dá)和反饋，在高校的教學(xué)工作中屬于基層管理人員，是教學(xué)工作的關(guān)鍵因素。

（三）決策幫手

在學(xué)校的教學(xué)工作中，不但要認(rèn)真服從領(lǐng)導(dǎo)的安排，還要及時(shí)地給領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行幫助，做領(lǐng)導(dǎo)的好謀士。教學(xué)秘書(shū)工作因?yàn)樽陨硖攸c(diǎn)的原因，對(duì)于教學(xué)資源的實(shí)際使用狀況，教師教學(xué)工作和科研工作的運(yùn)行狀況，教師工作效率以及教學(xué)工作的運(yùn)行等情況都了如指掌。

二、高校二級(jí)教學(xué)管理對(duì)于教學(xué)秘書(shū)工作的專業(yè)要求

教學(xué)秘書(shū)不但要學(xué)會(huì)服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)學(xué)生，還要及時(shí)地傳遞信息，做好秘書(shū)工作。教學(xué)秘書(shū)工作的好壞和學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量有著密切的關(guān)系。在現(xiàn)在的環(huán)境中，高校教學(xué)秘書(shū)工作的面積較大，內(nèi)容較多，并且不只是停留在一般的教學(xué)工作中，在溝通、服務(wù)、監(jiān)管和管理等方面都要十分詳細(xì)。這些工作比較繁雜，但是卻又常見(jiàn)，需要認(rèn)真仔細(xì)地去做，如果溝通不好，就會(huì)給教學(xué)工作造成困難，甚至可能影響教學(xué)能力和教學(xué)水平。所以，需要在新的環(huán)境中培養(yǎng)更多的具有專業(yè)素養(yǎng)的優(yōu)秀教學(xué)秘書(shū)，主要包含四個(gè)方面，兩種精神，認(rèn)真負(fù)責(zé)。

（一）擁有四種能力

1.擁有較強(qiáng)的文化專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)使用能力。高校的專業(yè)類型多，針對(duì)性強(qiáng)，課程也各不相同，這就需教學(xué)秘書(shū)不但要擁有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，還要對(duì)各個(gè)專業(yè)中的人才制定方案、鍛煉目標(biāo)、主要課程、培養(yǎng)要求、主要學(xué)科、實(shí)際操作、教學(xué)進(jìn)程籌劃、各個(gè)課程的統(tǒng)籌分配等情況了如指掌,從而更好地幫助教研主任設(shè)計(jì)相關(guān)課程和制定相應(yīng)的開(kāi)課計(jì)劃。所以教學(xué)秘書(shū)還要學(xué)會(huì)如何熟練地使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行相應(yīng)的教學(xué)管理工作，不但能夠提升工作效率，還可以減少錯(cuò)誤的發(fā)生。

2.擁有較強(qiáng)的表述能力。教學(xué)秘書(shū)要有很好的溝通和表述方面的能力。教學(xué)秘書(shū)要做到起草清楚，簡(jiǎn)明扼要地書(shū)寫(xiě)文件，匯編整理相關(guān)報(bào)告等等；而且還要擁有較好的口才，表達(dá)清楚、簡(jiǎn)明、豐富、流暢等，并且把這兩方面的能力進(jìn)行有效的融合，獲得較好的整體效益。

3.擁有較強(qiáng)的處事和組織能力。教務(wù)秘書(shū)要不時(shí)地進(jìn)行一些教學(xué)輔助活動(dòng)，例如召開(kāi)期初、期中教學(xué)檢查會(huì)議，期末考試會(huì)議等活動(dòng)，這就需要教務(wù)秘書(shū)擁有較強(qiáng)的表達(dá)能力，找準(zhǔn)時(shí)機(jī)，合理進(jìn)行組織和安排，模式多種多樣，內(nèi)容豐富多彩，從而剛好地達(dá)到教育的目的。并且，高校教學(xué)秘書(shū)還要不斷地提升自己在教學(xué)工作中處事和應(yīng)變的能力，對(duì)于意外情況要善于采取積極有效的方法，從而更好地幫助老師和學(xué)生渡過(guò)難關(guān)，解除困境。

4.擁有較強(qiáng)的交流和協(xié)調(diào)能力。交流協(xié)調(diào)能力主要體現(xiàn)在對(duì)信息的傳遞、解決和反饋等工作中；進(jìn)行信息的傳達(dá)，匯報(bào)工作狀況。教學(xué)秘書(shū)在處理教學(xué)管理工作中發(fā)揮了重要的作用。因此需要教學(xué)秘書(shū)恪守原則，在情況允許的狀態(tài)下機(jī)智有效地處理問(wèn)題，還要注意個(gè)人和領(lǐng)導(dǎo)之間的微妙關(guān)系，要服從上級(jí)的安排，積極主動(dòng)地進(jìn)行工作。不能把自己的工作與傳達(dá)室和收發(fā)室等同，特別是要積極構(gòu)建一個(gè)較好的工作環(huán)境，掃除障礙，積極主動(dòng)，努力完成工作目標(biāo)和任務(wù)。

（二）建立兩種精神

1.不但要擁有奉獻(xiàn)精神，還要講究方法。教學(xué)秘書(shū)是為了更好地服務(wù)學(xué)生，服務(wù)老師，服務(wù)教學(xué)工作，對(duì)待不同類型的學(xué)生，因?yàn)榻逃潭?、生活氛圍和性格的影響，學(xué)生們各具特色。這也使得教學(xué)秘書(shū)工作的服務(wù)對(duì)象出現(xiàn)了特殊化，服務(wù)難度逐漸加劇。因?yàn)槔蠋熀蛯W(xué)生在學(xué)校中占據(jù)主要地位，所以，教學(xué)秘書(shū)工作要有一定的奉獻(xiàn)精神，真心實(shí)意地為老師和學(xué)生服務(wù)，艱苦奮斗，任勞任怨。并且，教學(xué)秘書(shū)的工作要掌握適當(dāng)?shù)姆椒ǎ褪且虒W(xué)秘書(shū)人員擁有較強(qiáng)的人格魅力和吸引力，要善于說(shuō)話，采取與時(shí)俱進(jìn)的思維模式，追求高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的工作態(tài)度，全心全意地完成各項(xiàng)任務(wù)，組織策劃好各個(gè)活動(dòng)。

2.不但要有敬業(yè)精神，還要構(gòu)建服務(wù)的觀念。教學(xué)秘書(shū)工作實(shí)際上是服務(wù)性的工作，過(guò)程比較繁瑣，任務(wù)比較繁重，這不但需要教學(xué)秘書(shū)擁有敬業(yè)的精神品格，還要有服務(wù)的觀念。教學(xué)秘書(shū)要把服務(wù)作為基本宗旨，建立為大眾服務(wù)的觀念，在教學(xué)活動(dòng)的過(guò)程中甘當(dāng)綠葉，認(rèn)真做好自己的本職工作，用自己全部的熱情和精力去服務(wù)、去工作，要像春蠶學(xué)習(xí)，認(rèn)認(rèn)真真，兢兢業(yè)業(yè)，無(wú)私奉獻(xiàn)，具有責(zé)任意識(shí)。

三、構(gòu)建專業(yè)的教學(xué)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)是長(zhǎng)期有效的發(fā)展方式

通過(guò)上面的分析可以知道，教學(xué)秘書(shū)工作在教學(xué)管理的過(guò)程中擔(dān)任著十分重要的角色，具有輔助教學(xué)、組織活動(dòng)和教學(xué)改革等方面的作用。但是在很多高校中，教學(xué)秘書(shū)地位一直都不受重視，不論是在職位的評(píng)比上面，還是在日常工作和干部評(píng)選中，都給其很少的機(jī)會(huì)。并且，教學(xué)秘書(shū)的思想觀念不強(qiáng)，綜合能力也各不相同。所以，構(gòu)建一個(gè)長(zhǎng)期有效的教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍勢(shì)在必行，加強(qiáng)管理能力，也是高等院校急需要處理的問(wèn)題之一，也是許多高等院校保證發(fā)展的重要依據(jù)和屏障。主要的解決措施如下：

（一）改變觀念，注重教學(xué)秘書(shū)工作，健全教學(xué)秘書(shū)工作管理制度

要明白教學(xué)秘書(shū)工作重大，心理壓力大，但是卻沒(méi)有獲得應(yīng)有的關(guān)注，有的人還認(rèn)為秘書(shū)教學(xué)工作就是簡(jiǎn)單地進(jìn)行信息的傳遞，正是因?yàn)檫@種思想才造成了教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍中思想的轉(zhuǎn)變，在工作中沒(méi)有熱情和積極性。所以，規(guī)定教學(xué)秘書(shū)工作中相應(yīng)的權(quán)利和責(zé)任是十分必要的，可以保證工作順利完成，激發(fā)人們的工作熱情，讓人們真正地認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)工作的重要性。第一，要構(gòu)建完善的績(jī)效管理制度，適當(dāng)進(jìn)行績(jī)效的考察，主要是從定量和定性兩個(gè)層面入手，進(jìn)行相應(yīng)的評(píng)價(jià)和考察，重點(diǎn)是考察教學(xué)秘書(shū)的工作成績(jī)，并且對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的教學(xué)秘書(shū)給予重要的獎(jiǎng)勵(lì)，從而使得每個(gè)教學(xué)秘書(shū)都能充滿激情和斗志地奮勇向前，找到自身的存在感和歸屬感。第二，要明確教學(xué)秘書(shū)的工作范圍，并且給與適當(dāng)?shù)臋?quán)利，加強(qiáng)人們對(duì)該崗位的重視。人們重視之后，才會(huì)促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)工作的進(jìn)行。第三，要構(gòu)建人才團(tuán)隊(duì)合理流動(dòng)制度，高校需要更多新鮮力量的加入，為教學(xué)秘書(shū)工作的流動(dòng)和提升做好充分的準(zhǔn)備。所以，要積極培養(yǎng)新生的力量，提升新生的工作能力，這樣對(duì)于教學(xué)管理工作的有序進(jìn)行，提供了重要的幫助。

（二）嚴(yán)格規(guī)定，強(qiáng)化學(xué)習(xí)能力，加強(qiáng)對(duì)于教學(xué)秘書(shū)綜合能力的培養(yǎng)

高校教學(xué)秘書(shū)工作和一般的行政管理工作不同，該工作對(duì)科學(xué)性、實(shí)踐性以及知識(shí)性的要求比較高，因此教學(xué)秘書(shū)不但要有充足的知識(shí)積累，還要有更為專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。在現(xiàn)在的環(huán)境中，要建立這樣高水平的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，就需要教學(xué)秘書(shū)整體把握學(xué)校教學(xué)管理中相應(yīng)的規(guī)章制度，還要了解教改部門(mén)的工作特點(diǎn)和相關(guān)的教學(xué)特點(diǎn)。只有擁有了專業(yè)的教學(xué)管理知識(shí)和與時(shí)俱進(jìn)的管理觀念，才可以有效地提升管理能力。

而且，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要適當(dāng)?shù)貙?duì)教學(xué)秘書(shū)人員進(jìn)行培訓(xùn)，增加其外出學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，強(qiáng)化知識(shí)學(xué)習(xí)和專業(yè)能力的鍛煉，關(guān)注一些先進(jìn)的教育教學(xué)方面的知識(shí)，加強(qiáng)自身的專業(yè)能力，提升管理質(zhì)量。

（三）強(qiáng)化規(guī)范管理，注重教學(xué)管理的創(chuàng)造能力

教學(xué)管理的創(chuàng)新是教學(xué)秘書(shū)日常工作中的重要環(huán)節(jié)，也是教學(xué)秘書(shū)工作能力的體現(xiàn)，擁有科學(xué)的工作方法，教學(xué)秘書(shū)工作才能夠體現(xiàn)其真正的價(jià)值。從教學(xué)秘書(shū)工作的實(shí)際情況來(lái)看，為了更好地順應(yīng)新時(shí)期高校教學(xué)管理工作的改革和發(fā)展，教學(xué)秘書(shū)需要從以下幾個(gè)方面來(lái)尋找更多的新道路、新思想和新方法：

第一，工作方式的創(chuàng)新。教學(xué)秘書(shū)要敢于突破傳統(tǒng)、單調(diào)的工作模式，提升有效處理意外情況的能力，不斷加強(qiáng)自身的教學(xué)管理和知識(shí)的積累，尋找科學(xué)的方法，從而更好地提升自己的工作能力和質(zhì)量。科學(xué)的管理方式是推進(jìn)教學(xué)工作順利進(jìn)行的重要保障。

再者，工作方式的創(chuàng)新隨著時(shí)代的不斷轉(zhuǎn)變也隨之轉(zhuǎn)變，教學(xué)秘書(shū)要善于使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，從而更好地保證教學(xué)工作的進(jìn)行，使用校園信息平臺(tái)發(fā)布相關(guān)信息等，培養(yǎng)師生每天查看信息平臺(tái)的習(xí)慣，加強(qiáng)其工作能力，提升辦事效率。

綜上所述，熟悉教學(xué)秘書(shū)工作的主要內(nèi)容，是所要具備的基本素養(yǎng)，注重教學(xué)秘書(shū)團(tuán)隊(duì)的構(gòu)建，加強(qiáng)人們對(duì)于教學(xué)秘書(shū)工作的重視程度，給予適當(dāng)?shù)穆殬I(yè)發(fā)展空間，構(gòu)建條件來(lái)有效地激發(fā)人們的工作熱情和積極性，從而更加高效地完成工作任務(wù)，增加人們的歸屬感和成就感，也可以有效地穩(wěn)固教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍，保證相關(guān)教學(xué)工作的有序進(jìn)行。所以，教學(xué)秘書(shū)也要不斷地提升自身能力，才可以更好地提升學(xué)校的管理能力和管理水平，為社會(huì)培養(yǎng)更多具有專業(yè)素質(zhì)的人才。

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