加強(qiáng)工程監(jiān)理檔案管理夯實(shí)創(chuàng)建“示范監(jiān)理項(xiàng)目”基礎(chǔ)工作

馮新蓓

（泰州第二監(jiān)理工程有限公司，江蘇 泰州 225300）

創(chuàng)建示范監(jiān)理項(xiàng)目，是省級優(yōu)秀管理項(xiàng)目考核管理辦法提出的一項(xiàng)要求，是建設(shè)主管部門代表國家根據(jù)工程監(jiān)理行業(yè)特點(diǎn)提出的更高層次的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，示范監(jiān)理項(xiàng)目創(chuàng)建是給監(jiān)理企業(yè)樹立標(biāo)桿，為監(jiān)理項(xiàng)目提供一個(gè)“可學(xué)、可看、可比”的樣板，以這項(xiàng)活動(dòng)為載體，增強(qiáng)監(jiān)理責(zé)任意識，規(guī)范監(jiān)理行為，提高監(jiān)理行業(yè)整體素質(zhì)和水平。創(chuàng)建示范監(jiān)理項(xiàng)目部，是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工作，不僅要完成工程現(xiàn)場外業(yè)實(shí)體工作，還要做好內(nèi)業(yè)檔案資料的完善工作，嚴(yán)格地執(zhí)行監(jiān)理資料的收集、整理、歸檔與工程進(jìn)度同步，要做好這一系統(tǒng)性工作，需要制定好“創(chuàng)建”目標(biāo)、計(jì)劃，組織具有高度責(zé)任心，有較高業(yè)務(wù)素質(zhì)的工程監(jiān)理內(nèi)業(yè)和外業(yè)管理人員。工程監(jiān)理檔案信息是監(jiān)理工作成效的重要反饋途徑，也是考核創(chuàng)建《示范項(xiàng)目部》是否達(dá)標(biāo)的重要基礎(chǔ)。

1 充分認(rèn)識監(jiān)理檔案資料信息的重要性

（1）所謂建設(shè)工程監(jiān)理是一種對建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施全過程控制管理的工作。在國家的《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中對建設(shè)工程監(jiān)理單位的質(zhì)量責(zé)任和應(yīng)盡的義務(wù)都作了明確規(guī)定，為監(jiān)理單位對工程建設(shè)的安全、質(zhì)量、進(jìn)度和投資的有效控制提供了法律、法規(guī)依據(jù)[1]。監(jiān)理單位接受建設(shè)單位的委托，對工程項(xiàng)目建設(shè)的前、中、后期的全過程進(jìn)行控制管理，具體落實(shí)到工程項(xiàng)目的可行性研究，工程招投標(biāo)，工程施工過程控制、協(xié)調(diào)，工程竣工綜合驗(yàn)收等全過程、全方位的管理。工程監(jiān)理作為一種工程管理行為，具體體現(xiàn)在一個(gè)項(xiàng)目監(jiān)理部的監(jiān)理人員在實(shí)施項(xiàng)目監(jiān)理過程中，為實(shí)現(xiàn)預(yù)定的“三控制、二管理、一協(xié)調(diào)、一履職”的監(jiān)理目標(biāo)[2]，而形成的各種信息記錄，也就是最終的監(jiān)理檔案資料。示范監(jiān)理項(xiàng)目部創(chuàng)建成功與否，項(xiàng)目監(jiān)理部的檔案資料管理工作是關(guān)鍵。

（2）監(jiān)理檔案資料是評價(jià)監(jiān)理工作成效的重要依據(jù)，也是創(chuàng)建省示范項(xiàng)目的重要指標(biāo)之一。工程項(xiàng)目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種信息，經(jīng)過收集、加工傳遞，以監(jiān)理檔案資料的形式進(jìn)行管理和保存，成為有重要價(jià)值的監(jiān)理信息資源。監(jiān)理檔案資料管理工作，嚴(yán)格要求把監(jiān)理過程各項(xiàng)工作中形成的全部文字、聲像、圖紙及報(bào)表等文件資料進(jìn)行及時(shí)、完整、統(tǒng)一地管理和保存，以確保文件和檔案資料的時(shí)效性、真實(shí)性、完整性。監(jiān)理資料的形成經(jīng)過設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收的各個(gè)階段，是與工程項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行的，因此監(jiān)理資料是評價(jià)項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)監(jiān)理工作成效的重要依據(jù)；同時(shí)監(jiān)理檔案有追溯性，無論哪一份資料，無論竣工多長時(shí)間，無論當(dāng)事人是否在場，都應(yīng)真實(shí)反映出每一件資料的時(shí)間、地點(diǎn)、人員及事件的過程。《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》中對監(jiān)理單位賠償責(zé)任和連帶賠償責(zé)任提出了更明確、更嚴(yán)格的要求[1]。因此監(jiān)理單位必須清楚地認(rèn)識到，加強(qiáng)監(jiān)理檔案資料的管理工作，既是贏得建設(shè)單位信任和宣傳自我的需要，又是厘清監(jiān)理單位法律責(zé)任的需要。從長遠(yuǎn)來看，監(jiān)理檔案工作的管理成效，關(guān)系到監(jiān)理單位的生存和發(fā)展。

2 目前建設(shè)工程監(jiān)理檔案管理存在的問題

工程竣工驗(yàn)收，創(chuàng)建合格示范項(xiàng)目監(jiān)理部，都以檔案資料是否達(dá)標(biāo)作為考核依據(jù)。通過對多年檔案管理工作的總結(jié)，發(fā)現(xiàn)目前建設(shè)監(jiān)理檔案資料主要存在以下問題：

（1）施工企業(yè)工程資料管理工作對工程監(jiān)理資料管理工作的推進(jìn)產(chǎn)生直接影響。工程項(xiàng)目建設(shè)經(jīng)過長期的發(fā)展，已形成了一套很成熟的資料分類和管理辦法，施工企業(yè)工程資料管理工作，主動(dòng)性強(qiáng)，只要施工企業(yè)資料員主觀努力，盡職盡責(zé)就能做好；而監(jiān)理資料管理工作，具有一定的被動(dòng)性，許多監(jiān)理資料需要在施工企業(yè)工程資料的基礎(chǔ)上完成，如果施工企業(yè)的工程資料滯后或者資料不完整，將直接影響監(jiān)理資料的完成。另一方面，由于建設(shè)工程一般體量龐大，建設(shè)周期比較長，生產(chǎn)工藝復(fù)雜，涉及多種專業(yè)，形成的監(jiān)理檔案資料具有復(fù)雜性、分散性、隨機(jī)性、多專業(yè)性、綜合性等特點(diǎn)。

（2）檔案管理意識薄弱，存在重建設(shè)輕檔案管理的現(xiàn)象，缺乏比較完善的監(jiān)理檔案管理制度。檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)偏低，文化層次不盡合理，大部分沒有經(jīng)過專業(yè)技術(shù)和檔案專業(yè)知識的培訓(xùn)，往往出現(xiàn)一些現(xiàn)場監(jiān)理人員兼任監(jiān)理檔案資料員的情況。

（3）監(jiān)理檔案的收集與工程建設(shè)施工進(jìn)程不同步，沒有規(guī)范的歸檔時(shí)間，形成監(jiān)理檔案資料滯后。往往在工程項(xiàng)目的后期才開始收集監(jiān)理資料，從而造成監(jiān)理檔案資料復(fù)印件多原件少，原件資料散失嚴(yán)重；一些原始資料滯留在個(gè)人手中，加之建設(shè)工程后期監(jiān)理人員流動(dòng)性大的特點(diǎn)，也導(dǎo)致了原始資料的遺失。

（4）對照《評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)》，發(fā)現(xiàn)監(jiān)理工作中存在的問題有：1）監(jiān)理行為不夠規(guī)范，如監(jiān)理行為存在總監(jiān)無證上崗、脫崗、頂崗、總監(jiān)變更手續(xù)不全；專監(jiān)和監(jiān)理員變更手續(xù)不全；總監(jiān)、專監(jiān)代簽字；2）驗(yàn)收結(jié)論及有關(guān)分部、分項(xiàng)驗(yàn)收程序不規(guī)范；安全資料欠缺及特殊工種持證上崗不規(guī)范：有的項(xiàng)目監(jiān)理機(jī)構(gòu)缺少安全管理臺賬資料、設(shè)備操作和維護(hù)保養(yǎng)制度，無信號、司索工特種作業(yè)操作證；3）報(bào)驗(yàn)資料不全，如無設(shè)計(jì)交底紀(jì)要，缺少監(jiān)理資料與信息管理的職責(zé)分工、收發(fā)和存放管理制度等等；4）報(bào)驗(yàn)資料不規(guī)范，如監(jiān)理日記中監(jiān)理人員不能及時(shí)記錄，總監(jiān)不能每天及時(shí)審閱、簽字，工序報(bào)驗(yàn)不能及時(shí)簽署，旁站記錄不及時(shí)簽字，缺少項(xiàng)目部蓋章或質(zhì)檢員蓋章，開工報(bào)告缺少單位公章等等；5）監(jiān)理人員在日記中記錄的相關(guān)問題不閉合，對問題的整改落實(shí)情況未及時(shí)落實(shí)，對監(jiān)理工程師通知需要整改回復(fù)的未及時(shí)回復(fù)。6）月進(jìn)度計(jì)劃與總進(jìn)度計(jì)劃滯后的，無有效監(jiān)理措施；7）項(xiàng)目監(jiān)理部不具備“監(jiān)理部儀器臺帳”和“監(jiān)理部儀器使用臺帳”等。

3 加強(qiáng)監(jiān)理檔案資料的管理

（1）監(jiān)理檔案資料管理須分工明確、落實(shí)到人。工程監(jiān)理檔案資料的形成是一個(gè)比較漫長而復(fù)雜的過程，且監(jiān)理檔案資料的收集、整理涉及到各參建單位，數(shù)量和種類繁多復(fù)雜，因此不論是總監(jiān)還是專職檔案資料員，是否能提供一份完整的高質(zhì)量的監(jiān)理檔案資料，僅僅靠個(gè)人的力量是難以做好這項(xiàng)工作的，這就要求創(chuàng)建示范項(xiàng)目監(jiān)理部，制定監(jiān)理資料的管理制度管理流程，明確檔案工作責(zé)任制，使監(jiān)理資料做到“填寫有指導(dǎo)，檢查有依據(jù)”，避免工作的隨意性。對監(jiān)理資料的管理人員加強(qiáng)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)并掌握檔案資料管理制度的要領(lǐng)，了解建筑工程技術(shù)資料和監(jiān)理基本知識，知道要處理什么資料；學(xué)習(xí)文檔管理、綜合信息管理的特點(diǎn)、程序和基本要求，并在理解的基礎(chǔ)上按照工程的特點(diǎn)，確保整個(gè)施工過程每一道工序和每一事件的始發(fā)與終結(jié)的全過程形成閉合環(huán)，并追溯到監(jiān)理日記，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和完整性。切實(shí)做好監(jiān)理檔案資料的收集和保管工作，為工程建設(shè)留下真實(shí)、系統(tǒng)、全面的寶貴資料，為創(chuàng)建“示范監(jiān)理項(xiàng)目”夯實(shí)基礎(chǔ)。

（2）做好監(jiān)理檔案資料的過程控制。做好監(jiān)理檔案資料，需要循序漸進(jìn)，不能搞突擊、搞應(yīng)付，監(jiān)理檔案資料應(yīng)隨著工程進(jìn)展及時(shí)收集，及時(shí)整理，杜絕事后突擊整理資料，確保監(jiān)理資料的連續(xù)性和系統(tǒng)性。

監(jiān)理檔案資料管理員和監(jiān)理工程師要對監(jiān)理項(xiàng)目的概況有全面的了解，一個(gè)新的監(jiān)理項(xiàng)目，基本分成開工前準(zhǔn)備階段、施工階段和竣工階段。（1）開工前要檢查該項(xiàng)目的各種建設(shè)資料是否齊全，如規(guī)劃許可證、招投標(biāo)的相關(guān)文件、中標(biāo)通知書、施工許可證、施工圖審查及圖紙會審的相關(guān)記錄和資料；審查施工組織設(shè)計(jì)和專項(xiàng)施工方案，設(shè)計(jì)中有危險(xiǎn)性較大的分部分項(xiàng)工程專項(xiàng)施工方案須有專家論證；審查施工單位質(zhì)量、安全保證體系，審查該項(xiàng)目組織機(jī)構(gòu)人員配置是否符合要求，施工單位的安全生產(chǎn)許可證是否有效，專職安全員資格及配備數(shù)量是否符合該工程項(xiàng)目要求以及分包單位資質(zhì)的審核，測量放線控制成果的檢查等等。（2）工程施工階段，須審查總進(jìn)度計(jì)劃和月進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審資料是否齊全，并定期檢查進(jìn)度計(jì)劃的執(zhí)行情況并做好相關(guān)記錄；須審核施工大型機(jī)械設(shè)備的型號數(shù)量，是否與施工組織設(shè)計(jì)方案中相符以及設(shè)備的制造許可證、產(chǎn)品合格證、備案證明等；要審核工程材料、構(gòu)配件、設(shè)備進(jìn)場的品種、批次、數(shù)量等以及相關(guān)的質(zhì)保資料是否完整，要建立監(jiān)理見證取樣試驗(yàn)臺帳。要做好施工過程的監(jiān)控，及時(shí)做好旁站記錄且內(nèi)容要具體，施工項(xiàng)目部質(zhì)檢員也須及時(shí)簽字。在施工過程中監(jiān)理人員如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量、安全、進(jìn)度等方面的隱患，項(xiàng)目監(jiān)理部要及時(shí)下發(fā)監(jiān)理工程師通知單要求施工單位整改，并要求施工單位填報(bào)監(jiān)理工程師回復(fù)單。如：在施工過程中，土建專業(yè)監(jiān)理工程師在進(jìn)行鋼筋分項(xiàng)工程驗(yàn)收時(shí)，發(fā)現(xiàn)現(xiàn)澆結(jié)構(gòu)樓面，LL101配筋與結(jié)構(gòu)專業(yè)施工圖不相符，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)及時(shí)下發(fā)《監(jiān)理工程師通知單》，要求施工單位及時(shí)整改，同時(shí)要求施工單位填報(bào)監(jiān)理工程師回復(fù)單，并及時(shí)進(jìn)行鋼筋分項(xiàng)工程整改情況的現(xiàn)場復(fù)查。形成該分項(xiàng)工程質(zhì)量事件的始發(fā)與終結(jié)的全過程形成閉合環(huán)，即有始、有終、有結(jié)果。（3）竣工階段，監(jiān)理須嚴(yán)格審查施工單位報(bào)審的工程竣工驗(yàn)收檢驗(yàn)單，編制工程質(zhì)量評估報(bào)告。

在工程監(jiān)理的過程中必須重視對施工資料管理工作的監(jiān)理，要合理劃分單位工程、分部工程、分項(xiàng)工程和檢驗(yàn)批，要嚴(yán)格按驗(yàn)收程序和標(biāo)準(zhǔn)及范圍進(jìn)行驗(yàn)收。要做好監(jiān)理平行檢查記錄，以工序報(bào)驗(yàn)為例：做好每道工序檢驗(yàn)批、分項(xiàng)、子分部、分部、單位工程的資料驗(yàn)收，以防資料缺項(xiàng)、漏項(xiàng)、再回頭查找、補(bǔ)簽等問題的發(fā)生。項(xiàng)目監(jiān)理人員應(yīng)在充分調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，認(rèn)真分析監(jiān)理檔案資料整編工作中存在的問題，提出糾正辦法和預(yù)防措施，并及時(shí)加以總結(jié)，使工程監(jiān)理檔案更加完善，為創(chuàng)建“示范監(jiān)理項(xiàng)目”打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

總之，對監(jiān)理項(xiàng)目的評價(jià)，是借助監(jiān)理檔案這個(gè)有形載體來體現(xiàn)的，加強(qiáng)工程監(jiān)理檔案工作是創(chuàng)建“示范監(jiān)理項(xiàng)目”的基本保障，樹立“示范監(jiān)理項(xiàng)目”標(biāo)桿是提升工程監(jiān)理檔案工作管理水平的突破口。因此，加強(qiáng)工程監(jiān)理檔案管理工作，夯實(shí)創(chuàng)建“示范監(jiān)理項(xiàng)目”基礎(chǔ)工作有著重要的意義。

[1]中華人民共和國國務(wù)院.建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例[Z].2000年第279號令.

[2]GB T50319-2013，建設(shè)工程監(jiān)理規(guī)范[S].