如何破除視頻會議會場系統(tǒng)低水平建設(shè)的瓶頸

國家開發(fā)銀行 | 李偉

視頻會議會場系統(tǒng)是指安裝在視頻會議室中，能對本會場進行聲音拾取、擴聲和圖像攝取與顯示，并能實時向遠端會場發(fā)送本會場信息，以及播放和顯示遠端會場傳送的聲音、圖像、數(shù)據(jù)等多媒體信息的系統(tǒng)。隨著通信及多媒體技術(shù)的飛速發(fā)展，視頻會議已經(jīng)成為政府機構(gòu)、企事業(yè)單位日常辦公、遠程協(xié)作的重要溝通工具。

目前的視頻會議應(yīng)用中，視頻會議室管理分散、條件各異、缺少統(tǒng)籌等現(xiàn)狀，往往容易造成對視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)的忽視，使得視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)水平相對滯后，影響視頻會議整體效果，成為視頻會議應(yīng)用的瓶頸，因此必須加以重視。

會場系統(tǒng)建設(shè)值得重視

視頻會議室是與會人員召開視頻會議的場所，用戶通過安裝在會議室中的音像、燈光等設(shè)備組成會場系統(tǒng)，收聽、收看遠端會場發(fā)送來的聲音、影像及文件資料，并將本地會場的聲音、影像及文件資料傳送到遠端會場。視頻會議會場系統(tǒng)的建設(shè)質(zhì)量直接影響到視頻會議的效果，只有符合視頻會議的各項技術(shù)要求，才能確保良好的視聽條件，而高質(zhì)量的視頻會議會場建設(shè)，則能帶來以下方面的效益。

有利于提高視頻會議體驗

當前，視頻會議系統(tǒng)已經(jīng)發(fā)展至高清階段，高保真的聲音和圖像能夠帶給用戶更加真實的視覺和聽覺體驗，從而極大地提升會議效果。這些高清視頻信號和音頻信號，經(jīng)過視頻會議系統(tǒng)的編解碼和傳輸，最終都要通過擺放在視頻會議室中的會場系統(tǒng)還原成聲音和圖像。假設(shè)會場系統(tǒng)達不到高清標準，用戶最終也無法體驗到高清效果，會議效果會大打折扣。因此，高清視頻會議必然要求全程設(shè)備的高清化，這對視頻會議會場系統(tǒng)的建設(shè)提出了更高的要求。另外，會場系統(tǒng)的好壞不僅影響本地視頻會議體驗，同樣也會影響到遠端會場的用戶體驗，例如本地會場拾音設(shè)備出現(xiàn)問題或光線過暗，都會影響到遠端會場用戶的收聽收看效果。因此，加強視頻會議會場系統(tǒng)的建設(shè)，將顯著提高用戶的視頻會議體驗。

有利于設(shè)備的正常運行

視頻會議系統(tǒng)除視頻會議終端外，其余設(shè)備均安裝在機房中，機房環(huán)境有利于設(shè)備運行的持續(xù)穩(wěn)定。而對于視頻會議會場系統(tǒng)，由于設(shè)備安裝在視頻會議室中，缺乏類似機房的運行環(huán)境，因此更需要重視建設(shè)工作。此外，設(shè)備的安裝位置也直接影響到用戶的使用效果。視頻會議會場系統(tǒng)中常被固定安裝的設(shè)備，有顯示器、攝像頭、話筒、音箱、投影機、投影幕，此外還包括一些音像控制及切換設(shè)備，如矩陣和調(diào)音臺等。有條件的視頻會議室可以為音像控制和切換設(shè)備單獨配置設(shè)備間，不具條件的會議室也應(yīng)為這些設(shè)備配置機柜。上述多媒體設(shè)備均有一定的使用環(huán)境要求，如用電、散熱等。只有確保良好的使用環(huán)境，才能提高上述設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性。

有利于設(shè)備的運維操作

視頻會議召開期間，伴隨會議議程的不斷推進，會有大量的鏡頭畫面切換以及聲音切換調(diào)整等操作。視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)的設(shè)計階段，如果充分考慮了后期的操作需求，應(yīng)為運維人員預(yù)留專用的設(shè)備控制間，這樣的控制間不僅可以讓操作人員方便操作現(xiàn)場的各種多媒體設(shè)備，還能及時觀察到會議現(xiàn)場情況。即使不具備條件設(shè)立單獨控制間的視頻會議室，也應(yīng)該考慮現(xiàn)場操作的需求，在會場預(yù)留運維人員的操作席位和線路接口。使用遠程控制手段完成設(shè)備操控的會議室，也應(yīng)在視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)設(shè)計階段考慮遠程監(jiān)控工具的接入事項，以確保運維人員可以在遠程操控席位監(jiān)控現(xiàn)場設(shè)備及會議情況。

自行建設(shè)分散管理現(xiàn)象突出

視頻會議是政府機構(gòu)、企事業(yè)單位實現(xiàn)內(nèi)部分支機構(gòu)間遠程協(xié)作的辦公工具。通常情況下，視頻會議系統(tǒng)是由各單位由上至下統(tǒng)一規(guī)劃、統(tǒng)一建設(shè)、統(tǒng)一管理的，而視頻會議室由于分散在各分支機構(gòu)，會場系統(tǒng)多是由分支機構(gòu)自行建設(shè)、自行管理的。

由于建設(shè)年代不同，老舊的視頻會議會場系統(tǒng)無法滿足高清視頻會議的技術(shù)要求。即使是新建視頻會議會場系統(tǒng)，如果建設(shè)階段未受到足夠重視，因使用需求考慮不全，也易造成建成后的視頻會議會場系統(tǒng)部分功能的缺失，影響視頻會議應(yīng)用。

此外，各分支機構(gòu)視頻會議室除了作為視頻會議召開的場所以外，還會用于普通會議，因此使用需求呈現(xiàn)出多樣化。必須由上至下對視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)需求進行梳理，區(qū)分出通用需求與可選需求，形成一套全面的建設(shè)需求規(guī)范，從而保障機構(gòu)整體視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)需求得到滿足。

視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)往往源自于辦公場所的新建、擴建項目。視頻會議會場系統(tǒng)在這些建設(shè)項目中所占比重小，其專業(yè)性易被忽視，主要因為設(shè)計階段缺少專業(yè)技術(shù)人員的參與，易出現(xiàn)各種各樣的建設(shè)問題。工程結(jié)束后，這些問題又逐漸演變成了管理和使用問題。

多角度加強會場系統(tǒng)建設(shè)

上述問題造成視頻會議會場系統(tǒng)條件各異、情況復雜，無法達到整齊劃一的會場效果，嚴重制約了視頻會議的整體應(yīng)用水平。為解決上述問題，應(yīng)考慮采取以下措施。

第一，統(tǒng)一規(guī)劃，建立規(guī)范。為提升視頻會議整體應(yīng)用水平，就必須抓好視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)的頂層規(guī)劃與設(shè)計。要在全面梳理所轄分支機構(gòu)視頻會議室建設(shè)情況的基礎(chǔ)之上，結(jié)合本單位視頻會議應(yīng)用的實際情況，制定出視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)規(guī)范。規(guī)范應(yīng)該重點包括各分支機構(gòu)視頻會議室建設(shè)需求、設(shè)計標準、關(guān)鍵設(shè)備性能指標、建設(shè)工程要求等內(nèi)容。

第二，遵守相關(guān)標準、抓好工程管理。視頻會議會場系統(tǒng)的建設(shè)要嚴格遵守國家的相關(guān)設(shè)計標準，如《會議電視會場系統(tǒng)工程設(shè)計規(guī)范》、《建筑照明設(shè)計標準》、《視聽、視頻和電視系統(tǒng)中設(shè)備互連的優(yōu)選配接值》、《傳聲器通用技術(shù)條件》等。要制定并嚴格落實建設(shè)工程質(zhì)量管理方案，重視工程的監(jiān)理工作，確保設(shè)計方案的落實和工程質(zhì)量。

第三，做好系統(tǒng)測試與驗收。視頻會議會場系統(tǒng)建設(shè)實施完畢后，整體的系統(tǒng)測試與驗收是必不可少的。在測試中如發(fā)現(xiàn)問題、應(yīng)及時與工程實施單位進行有效溝通，持續(xù)改進直至達到預(yù)期要求，并通過驗收程序。最后還要注意做好設(shè)備操作使用文檔的編寫工作，并組織對運維管理人員的技術(shù)操作培訓。