會(huì)議過程控制

農(nóng)資行業(yè)會(huì)議營銷系列之九

會(huì)議過程控制

從多次的會(huì)議組織來看，對(duì)會(huì)議過程的控制實(shí)際上是個(gè)偽命題。也就是說，真要等到靠會(huì)議過程中營銷人員來維持會(huì)議秩序的話，這場會(huì)議注定是一場失敗的會(huì)議。會(huì)前的準(zhǔn)備工作沒有做好的話，會(huì)議是很難控制的。會(huì)中控制只能作為讓會(huì)議更完美的手段，只能起到錦上添花的作用，雪中送炭基本上不可能。當(dāng)然了，即便如此，我們還是有必要專門設(shè)立一個(gè)會(huì)議秩序維護(hù)組，最大限度地維持會(huì)場的秩序，保證會(huì)議營銷的順利進(jìn)行。下面就圍繞這一點(diǎn)談?wù)劊绾问箷?huì)議更流暢。

首先，我們相信，人都有自尊心，相信人都有一定的自我約束能力。所以在此明確一點(diǎn)，無論是以招商為主的經(jīng)銷商會(huì)議或者是以農(nóng)戶為主的技術(shù)推廣會(huì)議，都要會(huì)前不放過任何一個(gè)細(xì)節(jié)，會(huì)中不影響大局即可。比如我們?cè)跁?huì)前反復(fù)強(qiáng)調(diào)過要保持會(huì)場紀(jì)律，可總有人不斷交頭接耳。如果他們不影響其他人，說句話總是允許的；如果翻來覆去就那一兩個(gè)人在大聲喧嘩，那么，相關(guān)人員就要去提醒一下了；仍然無法溝通的話，找個(gè)跟他們熟悉的業(yè)務(wù)人員找個(gè)理由拉他們出去談?wù)劇?/p>

其次，準(zhǔn)備一個(gè)或兩個(gè)安靜詞牌，即一個(gè)寫有類似“請(qǐng)保持安靜”的牌子。間隔15到20分鐘全場舉著牌子巡邏一次，遇到有不安分的參會(huì)者，駐足停頓并用手勢或眼神提醒。事實(shí)證明，這個(gè)小小的詞牌確實(shí)能起到很大的作用，特別是臺(tái)上演講內(nèi)容引不起臺(tái)下聽眾興趣的時(shí)候。

再次，會(huì)中休息期間的秩序維護(hù)。如果是幾百人的會(huì)議，那么第一次休息的時(shí)候往往就會(huì)造成一次比較大的現(xiàn)場混亂。作為會(huì)議秩序維護(hù)組成員，這時(shí)候一定要清醒地認(rèn)識(shí)到，暫時(shí)的混亂是不可避免的，如何盡快縮短這段時(shí)間是他們的分內(nèi)職責(zé)。這時(shí)候，就需要對(duì)參會(huì)人員進(jìn)行疏導(dǎo)和引導(dǎo)，使其就坐歸位。當(dāng)八成以上的參會(huì)者就位后，會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行，指定人員持安靜詞牌巡場一周。

在會(huì)議維護(hù)過程中，主持人也應(yīng)起到相應(yīng)的作用，而且在會(huì)議流程設(shè)計(jì)中，要充分給予主持人發(fā)揮的空間?？梢詼?zhǔn)備一兩個(gè)小節(jié)目或小游戲，便于在秩序出現(xiàn)混亂時(shí)，主持人調(diào)整整場氣氛。

總之，會(huì)議過程控制需要調(diào)動(dòng)全員的主動(dòng)性，每個(gè)崗位上的工作人員都要時(shí)刻準(zhǔn)備著應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，從而有備無患。

（楊勇）