高職院原始憑證審核流程的模式優(yōu)化

陳 霞

高職院原始憑證審核流程的模式優(yōu)化

陳 霞

規(guī)范原始憑證的審核是管好用好教育經(jīng)費(fèi)的重要措施，對(duì)照新《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》的要求，重新梳理當(dāng)前高職院原始憑證審核付款的主要流程，優(yōu)化模式，將有利于進(jìn)一步提高支出管理績(jī)效和會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作的規(guī)范性。

高職院;原始憑證;審核流程;模式優(yōu)化

一、進(jìn)一步規(guī)范高職院原始憑證審核流程的重要性

票據(jù)是教育經(jīng)費(fèi)支出管理的法定憑證，是會(huì)計(jì)核算的原始憑證。規(guī)范和加強(qiáng)原始憑證的審核是從教育經(jīng)費(fèi)使用的源頭上實(shí)施控制，也為高效地管好用好教育經(jīng)費(fèi)提供了保障。在當(dāng)前高職院原始憑證實(shí)際審核中，學(xué)校財(cái)務(wù)部門審核人員常常會(huì)遇到原始憑證記載內(nèi)容的不完整性的情況，如購(gòu)買物品，有的不填單價(jià)、數(shù)量;有的品名籠統(tǒng)，諸如“辦公用品”之類;有的僅填大寫(xiě)或小寫(xiě)金額，無(wú)其它內(nèi)容;有的不寫(xiě)開(kāi)票日期;原始憑證缺少固定資產(chǎn)入賬情況等等，嚴(yán)重影響了高校會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，也容易造成了學(xué)校資產(chǎn)的流失。［1］不嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑紤{證審核也會(huì)嚴(yán)重影響會(huì)計(jì)核算和監(jiān)督作用的良好發(fā)揮，也會(huì)給學(xué)校財(cái)務(wù)管理帶來(lái)負(fù)面影響。針對(duì)上述問(wèn)題，2012年新修訂的《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》與1997年版的《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》相比，明確強(qiáng)調(diào)了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)依法加強(qiáng)支出管理和各類票據(jù)管理，要確保票據(jù)來(lái)源合法、內(nèi)容真實(shí)、使用正確，不得使用虛假票據(jù)，并進(jìn)一步提出“應(yīng)當(dāng)進(jìn)行支出績(jī)效評(píng)價(jià)”。高職院作為新晉升的高等學(xué)校，對(duì)照新《高等學(xué)校財(cái)務(wù)制度》，在財(cái)務(wù)支出管理上尚有許多需要改進(jìn)的地方，特別是原始憑證審核付款流程存在操作層面的問(wèn)題，需要進(jìn)一步完善。

二、高職院原始憑證審核流程的主要模式及分析

高職院現(xiàn)行的主要有兩種：(1)模式一：現(xiàn)收→現(xiàn)審→制單→復(fù)核→付款;(2)模式二：先收→后審→制單→付款→復(fù)核。

(一)模式一流程分析

1．模式一的流程內(nèi)容。各業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，取得對(duì)方單位開(kāi)具的發(fā)票，按校內(nèi)報(bào)銷管理程序辦理完簽字審批手續(xù)，將報(bào)銷單交財(cái)務(wù)處柜面制單審核會(huì)計(jì)，柜面會(huì)計(jì)在審核報(bào)銷單票據(jù)的形式及程序上都符合報(bào)銷管理要求后，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)憑證，并提交復(fù)核人員。復(fù)核人員對(duì)記賬憑證反映的內(nèi)容與原始憑證的信息一致的情況下通過(guò)復(fù)核直接付款(使用無(wú)現(xiàn)金報(bào)銷系統(tǒng)的高職院)或由付款人員完成付款(使用網(wǎng)銀支付或是公務(wù)卡結(jié)算的高職院)。

2．模式一的優(yōu)點(diǎn)。柜面會(huì)計(jì)對(duì)原始憑證上記載的信息有疑問(wèn)或?qū)κ掷m(xù)不完整、不符合報(bào)銷管理規(guī)定的情況能及時(shí)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通、要求補(bǔ)正或退回。對(duì)于符合報(bào)銷規(guī)定的可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)到賬，提高了服務(wù)效率。

3．模式一的缺點(diǎn)。因?yàn)閷徍?、?fù)核需要一定的時(shí)間處理，在單筆業(yè)務(wù)復(fù)雜和會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)繁忙時(shí)，往往會(huì)形成后來(lái)報(bào)銷的人員滯留財(cái)務(wù)柜臺(tái)等待辦理的情形，報(bào)銷人員往往會(huì)有各種抱怨，這就會(huì)導(dǎo)致柜面會(huì)計(jì)工作壓力增大，容易與報(bào)銷人員產(chǎn)生摩擦。

(二)模式二流程分析

1．模式二的流程內(nèi)容。各校事先規(guī)定每周的若干工作日為報(bào)銷單收取的時(shí)間。業(yè)務(wù)經(jīng)辦人在履行完成經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)后，取得對(duì)方單位開(kāi)具的發(fā)票，按校內(nèi)報(bào)銷管理程序辦理完簽字審批手續(xù)，在收取報(bào)銷單的時(shí)間段將報(bào)銷單交財(cái)務(wù)處柜面收取、登記，報(bào)銷人員即行離開(kāi)。柜面會(huì)計(jì)再集中對(duì)報(bào)銷單進(jìn)行審核，報(bào)銷單票據(jù)的形式及程序都符合報(bào)銷管理規(guī)定的，在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中錄入憑證(對(duì)個(gè)人的相同業(yè)務(wù)可分類匯總制作憑證)，交付款人員付款后憑證流轉(zhuǎn)到會(huì)計(jì)復(fù)核崗，復(fù)核會(huì)計(jì)對(duì)記賬憑證反映的內(nèi)容與原始憑證的信息一致的情況下通過(guò)復(fù)核。

2．模式二的優(yōu)點(diǎn)。報(bào)銷人員無(wú)需等待，會(huì)計(jì)結(jié)算環(huán)境相對(duì)寬松，正面產(chǎn)生沖突的情形明顯減少，服務(wù)效能得到較大改善。

3．模式二的缺點(diǎn)。(1)當(dāng)柜面會(huì)計(jì)對(duì)原始憑證進(jìn)行審核時(shí)，如果對(duì)票據(jù)上記載的信息有疑問(wèn)，對(duì)手續(xù)不完整、不符合報(bào)銷管理規(guī)定的情況必須通過(guò)電話或其他方式與業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員溝通，要求補(bǔ)正或退回，這樣往往會(huì)導(dǎo)致一筆業(yè)務(wù)要往返幾次才能最終符合財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定，相應(yīng)地，付款也就延遲了;(2)由于付款時(shí)間的不確定性，經(jīng)常會(huì)有報(bào)銷人員或是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的對(duì)方單位來(lái)詢問(wèn)實(shí)際付款進(jìn)度情況，容易產(chǎn)生誤解。因?yàn)閺?fù)核程序的后移，當(dāng)復(fù)核人員發(fā)現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，款項(xiàng)往往已實(shí)際支付，如要收回多報(bào)款時(shí)，財(cái)務(wù)部門就處于比較被動(dòng)的境地。

三、高職院原始憑證審核流程的模式優(yōu)化

(一)加強(qiáng)原始憑證審核業(yè)務(wù)的宣傳培訓(xùn)

模式一和模式二中比較共性的問(wèn)題是學(xué)校師生對(duì)原始憑證的有關(guān)知識(shí)不了解，往往認(rèn)為財(cái)務(wù)人員故意刁難。針對(duì)一些師生在不能報(bào)銷業(yè)務(wù)時(shí)容易產(chǎn)生抵觸情緒，財(cái)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)利用各種渠道，向師生示范什么樣的原始憑證是有效的、規(guī)范的，提高師生的財(cái)務(wù)判斷力，使師生自覺(jué)地配合學(xué)校的財(cái)務(wù)工作，遵守學(xué)校財(cái)務(wù)紀(jì)律，維護(hù)學(xué)校財(cái)務(wù)制度。［2］

(二)調(diào)整審核流程中財(cái)務(wù)人員的分工

針對(duì)模式一，柜面財(cái)務(wù)人員壓力較大的情況，建議應(yīng)作人員分工的調(diào)整，專設(shè)預(yù)審崗，系部設(shè)兼職財(cái)務(wù)專員。財(cái)務(wù)的預(yù)審崗主要負(fù)責(zé)全院師生辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)前的政策咨詢，指導(dǎo)業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員票據(jù)粘貼、報(bào)銷單內(nèi)容及金額的規(guī)范填寫(xiě)，對(duì)明顯不符合財(cái)務(wù)規(guī)定的票據(jù)予以處理等。系部的財(cái)務(wù)專員主要負(fù)責(zé)本部門工作中的教學(xué)物資采購(gòu)、學(xué)生活動(dòng)經(jīng)費(fèi)的使用、校內(nèi)部門間提供服務(wù)的結(jié)算等經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的報(bào)銷，定期接受財(cái)務(wù)處的會(huì)計(jì)政策、法規(guī)宣傳和財(cái)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，同時(shí)，向系部師生做好財(cái)務(wù)知識(shí)的普及。針對(duì)模式二中審核不及時(shí)的情況，采取伴隨審核的辦法，即審核人員應(yīng)當(dāng)在付款前及時(shí)完成審核工作，避免事后糾錯(cuò)。

(三)推動(dòng)財(cái)務(wù)管理流程的信息化

針對(duì)模式一中結(jié)算等待時(shí)間長(zhǎng)的問(wèn)題，學(xué)校應(yīng)當(dāng)及時(shí)升級(jí)更新財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)，利用財(cái)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)現(xiàn)金報(bào)賬模塊、網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬功能等實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息處理自動(dòng)化，簡(jiǎn)化流程，避免讓師生跑冤枉路。針對(duì)模式二中經(jīng)辦人員催問(wèn)付款進(jìn)度問(wèn)題，要通過(guò)數(shù)字化校園建設(shè)，最大限度地利用校園網(wǎng)的平臺(tái)達(dá)到信息高度共享：(1)諸如教學(xué)管理、人事管理、學(xué)生管理部門的數(shù)據(jù)信息都能通過(guò)網(wǎng)絡(luò)直接進(jìn)入會(huì)計(jì)處理系統(tǒng);(2)通過(guò)流程信息透明化，可以加強(qiáng)流程監(jiān)控與考核，加快審核進(jìn)度，防止業(yè)務(wù)人員工作拖拉。

(四)支出管理與預(yù)算管理有機(jī)結(jié)合

預(yù)算是會(huì)計(jì)工作和財(cái)務(wù)管理的核心和重點(diǎn)，而預(yù)算的重點(diǎn)是預(yù)算編制和執(zhí)行。支出管理過(guò)程中發(fā)生的一些問(wèn)題也與預(yù)算制度沒(méi)有得到有效實(shí)施存在一定的關(guān)系。在模式二中，有的支出手續(xù)不全，或者沒(méi)有相應(yīng)的依據(jù)，僅僅只有領(lǐng)導(dǎo)的簽字，如果在支出過(guò)程中沒(méi)有與預(yù)算管理有機(jī)結(jié)合，那么很容易發(fā)生差錯(cuò)。所以必須增強(qiáng)預(yù)算約束和控制力，細(xì)化預(yù)算控制內(nèi)容，按功能、按預(yù)算科目把預(yù)算內(nèi)的各項(xiàng)支出內(nèi)容細(xì)化分解到具體支出項(xiàng)目，明確每項(xiàng)資金的支出方向，強(qiáng)化預(yù)算控制在內(nèi)部控制中的作用。［3］

(五)加強(qiáng)原始憑證的審核工作

根據(jù)《會(huì)計(jì)法》規(guī)定：會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)人員必須按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，對(duì)不真實(shí)、不合法的原始憑證有權(quán)不予受理，并向單位負(fù)責(zé)人報(bào)告，對(duì)記載不準(zhǔn)確、不完整的原始憑證予以退回，并要求按照國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定更正補(bǔ)充。原始憑證的審核是加強(qiáng)高職院支出管理的基礎(chǔ)性工作，根據(jù)對(duì)模式一和模式二的分析，財(cái)務(wù)人員對(duì)原始憑證審核業(yè)務(wù)能力是影響工作績(jī)效的關(guān)鍵因素。另外，還要注意避免一個(gè)誤區(qū)，就是認(rèn)為原始憑證的審核是審核人員的事，從而產(chǎn)生依賴心理，缺乏責(zé)任意識(shí)。

［1］陳從江，周軍．對(duì)高校原始憑證審核的理解［J］．滁州學(xué)院學(xué)報(bào)，2008(3)：70．

［2］陳陽(yáng)．高校財(cái)務(wù)原始憑證審核環(huán)節(jié)問(wèn)題淺析［J］．會(huì)計(jì)師，2012(11)：24．

［3］王紅梅．事業(yè)單位會(huì)計(jì)規(guī)范化管理淺議［J］．行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù)，2013(2)：135．

［責(zé)任編輯 李 漪］

陳霞，女，常州紡織服裝職業(yè)技術(shù)學(xué)院高級(jí)會(huì)計(jì)師，主要研究方向?yàn)樨?cái)務(wù)管理。

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