電子政務(wù)工程項目檔案管理的思考與實踐

吳 班 李國良 郝千婷

(環(huán)境保護部信息中心，北京 100029)

電子政務(wù)工程項目檔案管理的思考與實踐

吳 班 李國良 郝千婷

(環(huán)境保護部信息中心，北京 100029)

項目檔案管理對于電子政務(wù)工程項目的成功實施具有十分重要的意義。通過對電子政務(wù)工程項目檔案特性的分析，探討了當前項目檔案管理中存在的問題，提出了加強檔案管理的措施和建議。并以國家環(huán)境信息與統(tǒng)計能力建設(shè)項目為例，對項目檔案管理流程、手段和要求做了詳細論述，為電子政務(wù)工程項目檔案管理提供了有益的經(jīng)驗借鑒。

電子政務(wù)項目；檔案；國家環(huán)境信息與統(tǒng)計能力建設(shè)

1．電子政務(wù)工程項目檔案的主要特性

1.1 成套性

項目檔案屬于完整成套體系的一個，在電子政務(wù)工程項目檔案的多個特點中，以成套性最為突出[2]。檔案囊括了項目從開始至結(jié)束整個過程中所產(chǎn)生的檔案，包括了立項、招標、投標、審批、設(shè)計、實施、監(jiān)理、試運行以及驗收等各個環(huán)節(jié)。在項目建設(shè)中，成套性又可分為多個方面的成套性，分別是單位工程、立檔單位、工作程序、總體等方面。

1.2 原始性

電子政務(wù)工程項目檔案是項目在各項活動中的最直接的材料，屬于項目在建設(shè)期間必會產(chǎn)生的伴生物質(zhì)，具有不可再生性、真實性以及自然性等特點。在檔案的形成過程中，若不注重檔案材料的收集工作以及積累工作，將會導(dǎo)致工程中的實測檢驗記錄、調(diào)試情況等相關(guān)文件無法進行復(fù)制。即便事后對其采取補救措施，也無法保障檔案的原始性，會造成一定的損失。

1.3 專業(yè)性

電子政務(wù)工程項目是以總體設(shè)計方案作為實施依據(jù)的一個獨立整體，構(gòu)成項目的分項或子項目有多個，其中項目的文件材料會涉及多個方面。對項目中的各個專業(yè)技術(shù)以及管理活動進行記錄，確保了項目建設(shè)檔案的全面性以及專業(yè)性，這是項目檔案中較為鮮明的一個特點。

1.4 多樣性

就電子政務(wù)工程項目檔案內(nèi)容而言，項目在不同環(huán)節(jié)所涉及的領(lǐng)域以及專業(yè)均會影響文件檔案的內(nèi)容；就項目檔案形成主體而言，不同的參建單位也會使檔案的形成主體有所不同；就項目檔案信息載體而言，其載體的形式也較為多樣化，如光盤、軟盤、錄音、錄像、照片以及紙質(zhì)等。

2．電子政務(wù)工程項目檔案管理存在的問題

2.1 對項目檔案管理的重要性認識有待加強

電子政務(wù)工程項目檔案管理工作是一項基礎(chǔ)工作，但在電子政務(wù)工程項目管理實踐中或多或少還存在“重立項、缺監(jiān)督、輕驗收”的現(xiàn)象。有些項目管理部門和項目承擔(dān)單位缺乏專人負責(zé)檔案的收集和管理工作。

2.2 項目檔案管理制度不夠健全

當前許多電子政務(wù)工程項目檔案管理工作還不到位，管理制度不完善，導(dǎo)致很多工作人員對文件歸檔不重視，意識淡薄，管理層沒有采取有效的措施加以管理，造成從上到下責(zé)任心都不強，文件歸檔工作得不到落實，影響項目檔案管理效果。

2.3 文件歸檔資料不全

由于電子政務(wù)工程項目周期非常長，并且工程復(fù)雜，在項目實施階段需要整理的文件非常多，歸檔工作量很大，如果沒有采取有效的措施，分工不明確，收集不完整就容易造成文件資料不全，無法將有效的文件資料及時歸檔，影響項目實施的質(zhì)量。

3．對加強電子政務(wù)工程項目檔案管理的建議

3.1 建立健全項目檔案管理規(guī)章制度

建立健全管理制度和工作標準，既是檔案工作順利進行的可靠保證，也是實行檔案工作科學(xué)管理、規(guī)范管理的依據(jù)及準繩[3]。要做好電子政務(wù)工程項目的檔案管理工作，離不開制度的支持。制度內(nèi)容應(yīng)包括項目從開始到驗收的過程材料的管理，明確項目檔案歸檔的操作方式，如項目檔案的收集內(nèi)容、整理方法、立卷方式、歸檔時間、保管程序和提供利用等，才能使各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)都有章可循。

3.2 確保文件資料齊全，做好整理工作

電子政務(wù)工程項目檔案作為記錄項目活動全過程的一套完整文件材料，檔案中的每一部分材料都是項目各個不同階段的產(chǎn)物。必須把項目檔案的形成、積累、歸檔工作具體納入到項目管理的各個環(huán)節(jié)、各個階段中去，促進項目工作人員對歸檔工作超前控制，從一開始就要著手抓，并一抓到底。

項目實施文件的整理工作需要具體實施項目的工作人員負責(zé)。工作人員根據(jù)資料內(nèi)容的不同，有可能需要不同專業(yè)的人員參與到文件整理中。一個完整的實施項目文件包含很多部分，為了能夠及時有效地收集起所有的文件資料，需要在實施開始階段就分好工，各司其職，時時將有效資料整理起來。

3.3 利用科技力量，加強檔案管理信息化

隨著科技的發(fā)展，計算機信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用，對于電子政務(wù)工程項目文件歸檔工作，更應(yīng)該利用信息化加強管理，提高文件歸檔質(zhì)量水平。在項目實施文件歸檔過程中，可以利用電子文檔、掃描文件、復(fù)印文件等手段，對實施文件進行備份，建立文件數(shù)據(jù)庫，對電子版文件進行管理[4]。這樣既可以提高安全性，同時為以后檢索查找時，可以快速地從數(shù)據(jù)庫中檢索到，提高了文件歸檔的工作效率，有利于項目檔案管理工作的智能化發(fā)展。

4．國家環(huán)境信息與統(tǒng)計能力建設(shè)項目檔案管理實踐

4.1 項目檔案管理概況

國家環(huán)境信息與統(tǒng)計能力建設(shè)項目是“十一五”國家重大電子政務(wù)工程建設(shè)項目，以實現(xiàn)“十一五”重點污染物減排的目標指標為任務(wù)，圍繞建立與完善“科學(xué)的減排指標體系、準確的減排監(jiān)測體系、嚴格的減排考核體系”的要求，通過加強環(huán)境信息化能力的建設(shè)，為實現(xiàn)“十一五”節(jié)能減排目標奠定基礎(chǔ)。

項目建設(shè)內(nèi)容分為32個分項，實施范圍包括環(huán)境保護部和全國32個省級節(jié)點。在項目實施過程中，環(huán)保部項目辦成立了檔案室，制定發(fā)布了《項目管理辦法》、《項目檔案管理辦法》和《項目文檔管理細則》等管理文件或規(guī)定，建立了項目檔案管理制度，收集和整理了項目建設(shè)過程中產(chǎn)生的各種文檔，通過編目和管理形成了完整的項目檔案，實現(xiàn)了項目檔案管理工作目標。項目檔案管理流程如圖1所示。

4.2 檔案收集

項目檔案的收集、整理工作是與項目建設(shè)進程同步實施的。部項目辦以分項為單位，對招標、合同、實施、初驗、試運行和終驗等階段產(chǎn)生的管理文檔進行收集。各省項目辦對本省的綜合管理文檔、財務(wù)文檔及分項實施文檔進行收集。其他參建方以合同為單位，對所承擔(dān)分項實施過程中的文檔和資料進行收集。收集的紙質(zhì)文檔以原件、正本為主，且簽章手續(xù)完備。無法取得原件的，用復(fù)印件代替，并注明原件出處、存放位置等信息。原件正文帶附件的，也要對附件進行收集。電子文件的收集范圍參照紙質(zhì)文件收集范圍，并符合《電子文件歸檔與管理規(guī)范》[5]的原則要求。所收集文檔的保管期限分為永久、30年、10年三種。保管期限為30年的對應(yīng)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》[6]中的長期，保管期限為l0年的對應(yīng)短期。

4.3 檔案整理

項目檔案采用按卷整理的原則。檔案資料的最小單元以“件”表示，同一類件組成一個案卷。屬于同一案卷的檔案件裝入一盒，即“一卷一盒”。檔案整理的工作步驟如下：

第一步，將具有相同階段性和有機聯(lián)系的同類型文檔匯集成件。件的整理方法為：文件正本或定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，來文與復(fù)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件。

第二步，對每個檔案件進行檢查、修訂、補充，并進行檔案盒選擇和檔案件裝訂。

第三步，將具有相同階段性和屬性的若干件組成一個案卷。

4.4 檔案編目

檔案編目工作是按照確定規(guī)則形成案卷檔號。每個案卷具有唯一檔號，每個件根據(jù)其在案卷中的排列序號進行區(qū)分。確定案卷檔號后，再填寫每一個案卷的卷內(nèi)目錄、案卷題名、卷內(nèi)備考表、背脊以及案卷目錄等表格。檔案編目分類采用四層十三位編碼規(guī)則，如圖2所示。

第一層：項目名稱，采用4位字母加1位數(shù)字表示，即GHXN1，含義為國家環(huán)境信息與統(tǒng)計能力建設(shè)項目一期工程。

第二層：分類名稱，采用2位字母表示。包括立項文檔（LX）、項目綜合管理文檔（ZH）、招標文檔（ZB）、合同文檔(HT)、項目實施文檔（SS）、監(jiān)理文檔（JL）、總集成文檔（JC）、財務(wù)管理文檔（CW）和整體驗收文檔（YS），共九類。

第三層：子分類名稱，采用2位字母加2位數(shù)字表示。其中2位字母為信息能力項目子分類命名規(guī)則，如表1所示。 2位數(shù)字為各省行政區(qū)節(jié)點及部節(jié)點編碼。

第四層：案卷序號，采用2位數(shù)字表示，從01開始遞增且不能為空。按照“一卷一盒”原則，案卷序號與對應(yīng)檔案盒的順序號一致。

4.5 檔案管理

項目通過檔案管理信息系統(tǒng)對檔案進行信息化管理。系統(tǒng)采用CS+BS的架構(gòu)模式，CS端主要負責(zé)檔案的管理工作，BS端主要提供檔案信息的在線查閱與利用服務(wù)。數(shù)據(jù)存儲采用FTP與數(shù)據(jù)庫兩種存儲平臺，F(xiàn)TP主要負責(zé)電子文件的存儲，數(shù)據(jù)庫主要負責(zé)系統(tǒng)基礎(chǔ)信息與檔案業(yè)務(wù)目錄數(shù)據(jù)的存儲。檔案管理軟件包括兩大部分：CS檔案綜合管理平臺和BS檔案利用綜合平臺，其中CS檔案綜合管理平臺功能模塊如表2所示。

BS檔案利用綜合平臺主要是提供給利用者在各自的工位上使用，使用的時候利用者只需要在自己計算機上的IE瀏覽器中錄入BS檔案利用綜合平臺的HTTP地址即可。在平臺中利用者可以瀏覽自己權(quán)限范圍內(nèi)的各種檔案信息，也可以通過目錄檢索、全文檢索（需要選配全文檢索模塊）和精確檢索對各種數(shù)據(jù)進行檢索，對于檢索到的數(shù)據(jù)，可以進行在線利用、權(quán)限申請以及查借閱的預(yù)約申請?zhí)峤弧?/p>

4.6 檔案驗收與移交

項目檔案驗收工作包括檔案歸檔和檔案專項驗收兩個階段。各承建單位在所承擔(dān)分項終驗前，完成向部項目辦的檔案歸檔工作。部項目辦負責(zé)接收參建各方歸檔的項目檔案，審核后裝入檔案柜，并辦理登記交接手續(xù)。涉及各省的分項檔案，以省為單元完成檔案下發(fā)工作。項目檔案專項驗收按照《國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目管理暫行辦法》要求，與項目整體初驗和竣工驗收同步完成。

因為項目屬于環(huán)境保護部和地方共建的電子政務(wù)項目，所以檔案實行分級移交和管理。項目竣工驗收后，由部項目辦向環(huán)境保護部檔案管理部門移交了全部檔案，各省項目辦向本省環(huán)境保護廳（局）檔案管理部門移交了省級項目檔案。

5．結(jié)語

電子政務(wù)工程項目形成的檔案種類多、數(shù)量大、特點突出，所以項目檔案管理工作是一個系統(tǒng)工程。對項目建設(shè)期間的各項文件采取嚴格管理措施、實現(xiàn)項目全過程的動態(tài)監(jiān)控，是有效保障項目檔案的準確性、完整性以及系統(tǒng)性的有效管理手段。國家環(huán)境信息與統(tǒng)計能力建設(shè)項目在實施過程中通過建立較為完整的項目檔案管理制度，對檔案管理工作流程和要求作出了明確規(guī)定，有效提高了檔案管理的工作效率，為電子政務(wù)工程項目檔案管理提供了有益的參考和借鑒。

[1] 國家發(fā)展改革委.國家電子政務(wù)工程建設(shè)項目管理暫行辦法（國家發(fā)展和改革委員會令第55號）[R].北京：國家發(fā)展改革委，2007.

[2] 陳嫣．建設(shè)項目檔案管理信息化的探討[J].中國商界，2010（1）：206 - 208.

[3] 農(nóng)燕玲.高?？蒲许椖繖n案管理研究[J].中國高?？萍寂c產(chǎn)業(yè)化，2009（7）：83 - 85.

[4] 羅超紅．淺談建設(shè)項目檔案信息化管理[J].城市建筑，2013（13）：188 - 199.

[5] GB/ T 18894—2002，電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].北京：國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局，2002.

[6] DA/ T 28—2002，國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范[S].北京：國家檔案局，2002.

Thinking and practice on fle management of e-government project

Wu Ban Li Guoliang Hao Qianting
(Environmental Information Center of MEP, Beijing 100029,China)

File management is very important to the success of e-government project. Based on the analysis of e-government project fle characteristics, this paper investigated problems in current project fle management, and put forward some measures and advices on enhancement of fle management. Using the case of Ability Building Project of Nation Environment Information and Statics, the paper discussed in detail the process, means and requirements of project fle management. Results might provide helpful experience for e-government project fle management.

E-government Project；File；Ability Building of National Environment Information and Statics

X32.029

A

1674-6252（2014）02-0045-04

吳班，男，1979年出生，碩士，高級工程師，主要研究方向為環(huán)境信息技術(shù)與項目管理.