合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫設(shè)計

楊國有

（渤海大學 管理學院，遼寧 錦州 121013）

合同管理是企業(yè)經(jīng)營管理工作的重要內(nèi)容，加強合同管理，對保障企業(yè)合法權(quán)益，防范控制經(jīng)營風險有著重要意義。采用傳統(tǒng)進行合同管理，由于涉及的部門眾多，需要管理的合同要素各不相同，往往造成信息不集中，實時性不強，在部門間協(xié)作、業(yè)務(wù)流程組建、監(jiān)控制度執(zhí)行等方面存在著效率不高，費時費力等問題，因此，需要采用現(xiàn)代信息技術(shù)對合同信息進行管理，構(gòu)建合同管理信息系統(tǒng)，及時為企業(yè)經(jīng)營活動的各項業(yè)務(wù)提供有效信息，實現(xiàn)對合同執(zhí)行的有效監(jiān)督，確保按時完成合同及合同款項收付，降低合同風險，并進行精確的統(tǒng)計分析，為企業(yè)經(jīng)營決策提供準確的依據(jù)[1-2]。

數(shù)據(jù)庫設(shè)計是指對于一個給定的應(yīng)用環(huán)境，構(gòu)造最優(yōu)的數(shù)據(jù)庫模式，建立數(shù)據(jù)庫及其應(yīng)用系統(tǒng)，使之能夠有效地存儲數(shù)據(jù)，滿足各種用戶的應(yīng)用需求。合同管理信息系統(tǒng)需要處理大量數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)都存儲在數(shù)據(jù)庫中，因此數(shù)據(jù)庫設(shè)計是開發(fā)合同管理信息系統(tǒng)的核心工作，決定著系統(tǒng)的好壞與成敗。本文按照規(guī)范化過程進行數(shù)據(jù)庫設(shè)計。

1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程

數(shù)據(jù)庫設(shè)計的基本過程可分為需求分析、概念設(shè)計、邏輯設(shè)計和物理設(shè)計4個步驟，如圖1所示[3]。需求分析的主要工作是調(diào)查和分析用戶的業(yè)務(wù)活動、信息和處理需求，以及各種約束條件，形成數(shù)據(jù)庫設(shè)計的需求說明。概念設(shè)計的任務(wù)是設(shè)計數(shù)據(jù)庫的概念結(jié)構(gòu)，確定從不同用戶角度看到的外模式，并把外模式集成為全局模式。邏輯設(shè)計是把概念設(shè)計得到的全局模式轉(zhuǎn)換成為所選擇的數(shù)據(jù)庫模型，并進行優(yōu)化處理。物理設(shè)計的任務(wù)是確定數(shù)據(jù)庫的內(nèi)模式。數(shù)據(jù)庫設(shè)計方法與信息系統(tǒng)所采用的開發(fā)方法存在著密切關(guān)系，同時還與所采用的數(shù)據(jù)庫模型（層次模型、網(wǎng)狀模型、關(guān)系模型、面向?qū)ο竽Ｐ停┯嘘P(guān)。

2 概念結(jié)構(gòu)設(shè)計

圖1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計步驟Fig. 1 Database design steps

概念結(jié)構(gòu)設(shè)計也稱為概念設(shè)計，是把用戶需求抽象為概念模型表示的過程[4]。概念數(shù)據(jù)模型既獨立于數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)，又獨立于具體的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（DBMS，Database Management System），是現(xiàn)實世界與機器世界的中介。目前概念結(jié)構(gòu)設(shè)計最常用的工具是實體聯(lián)系圖[5]（E-R，Entity Relationship Diagram），E-R圖提供了表示實體、屬性和聯(lián)系的方法，是用來描述現(xiàn)實世界的概念模型。構(gòu)成E-R圖的基本要素是實體、屬性和聯(lián)系，實體用矩形表示，矩形框內(nèi)填寫實體名；屬性用橢圓形表示，橢圓形框內(nèi)填寫屬性名，并用無向邊將其與相應(yīng)的實體連接；聯(lián)系用菱形表示，菱形框內(nèi)填寫聯(lián)系名，并用無向邊分別與有關(guān)實體連接，同時在無向邊旁標上聯(lián)系的類型（1 : 1，1 : n或m : n）。本系統(tǒng)概念設(shè)計的E-R模型如圖2所示，由于實體屬性較多，在E-R圖中將實體屬性省略。

在本系統(tǒng)中，最重要的是“合同”實體，為了方便軟件編程，將“合同”實體分為“銷售合同”實體和“采購合同”實體。其他實體還包括：“銷售合同明細、采購合同明細、入庫單、入庫單明細、出庫單、出庫單明細、費用、費用表明細、發(fā)票”等9個實體。實體間存在如下關(guān)系：

1)“銷售合同”與“銷售合同明細”之間是一對多的關(guān)系。即一個銷售合同可以存在若干個產(chǎn)品或服務(wù)。兩個實體間通過銷售合同編號關(guān)聯(lián)。

2)“采購合同”與“采購合同明細”之間是一對多的關(guān)系。即一個采購合同可以存在若干個產(chǎn)品或服務(wù)。兩個實體間通過采購合同編號關(guān)聯(lián)。

3)“入庫單”與“入庫單明細”之間是一對多的關(guān)系。即一個入庫單可以包含若干個產(chǎn)品。兩個實體間通過入庫單編號關(guān)聯(lián)。

4)“出庫單”與“出庫單明細”之間是一對多的關(guān)系。即一個出庫單可以包含若干個產(chǎn)品。兩個實體間通過出庫單編號關(guān)聯(lián)。

5)“費用支出”與“費用支出明細”之間是一對多的關(guān)系。即會計人員所做的一個憑單可含若干人若干次報銷的費用。兩個實體間通過憑證單號關(guān)聯(lián)。

6)“發(fā)票”與“入庫單”之間是一對多的關(guān)系。即一個入庫單對應(yīng)一張發(fā)票。兩個實體間通過采購合同編號關(guān)聯(lián)。

7)“發(fā)票”與“出庫單”之間是一對多的關(guān)系。即一個出庫單對應(yīng)一張發(fā)票。兩個實體間通過銷售合同編號關(guān)聯(lián)。

8)“銷售合同”與“采購合同”之間是一對多的關(guān)系。即一個銷售合同對應(yīng)多個采購合同。兩個實體間通過銷售合同編號關(guān)聯(lián)。

9)“采購合同”與“入庫單”之間是一對多的關(guān)系。即一個采購合同對應(yīng)多個入庫單。兩個實體間通過采購合同編號關(guān)聯(lián)。

10)“銷售合同”與“費用支出”之間是一對多的關(guān)系。即一個銷售合同可以有多個費用憑證。兩個實體間通過銷售合同編號關(guān)聯(lián)。

11)“采購合同”與“費用支出”之間是一對多的關(guān)系。即一個采購合同可以有多個費用憑證。兩個實體間通過采購合同編號關(guān)聯(lián)。

3 邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計

邏輯結(jié)構(gòu)設(shè)計也稱邏輯設(shè)計，是數(shù)據(jù)庫設(shè)計過程的一個中間環(huán)節(jié)，對數(shù)據(jù)庫設(shè)計起著非常重要的作用[6]。概念設(shè)計階段得到的E-R模型是反映用戶業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需求的模型，與具體的數(shù)據(jù)模型和DBMS無關(guān)。為了建立用戶所要求的數(shù)據(jù)庫，需要把概念模型轉(zhuǎn)換為某個具體的DBMS所支持的數(shù)據(jù)模型。其任務(wù)是將概念模型轉(zhuǎn)換為特定DBMS所支持的數(shù)據(jù)模型的過程，需要考慮具體數(shù)據(jù)模型的特點和DBMS的性能。在圖2中的實體及聯(lián)系，轉(zhuǎn)換結(jié)果如下（標注下劃線的屬性為主關(guān)鍵字）：

銷售合同（銷售合同編號、簽署人員、所屬部門、發(fā)生日期、負責秘書、合同種類、合同方式、對方單位、供貨期限、付款方式、合同內(nèi)容、服務(wù)費、金額、預計成本、預計毛利、結(jié)算日期、結(jié)束日期、備注）；

銷售合同明細 （銷售合同編號、序號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額）；

采購合同（采購合同編號、銷售合同編號、簽署人員、所屬部門、發(fā)生日期、負責秘書、合同種類、合同方式、對方單位、供貨期限、付款方式、合同內(nèi)容、金額、結(jié)算日期、備注）；

采購合同明細 （采購合同編號、序號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額）；

入庫單（入庫編號、銷售合同編號、采購合同編號、所屬部門、入庫日期、負責秘書、入庫方式、金額、備注）；

入庫單明細（入庫編號、序號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額）

出庫單（出庫編號、銷售合同編號、采購合同編號、所屬部門、出庫日期、負責秘書、金額、備注）；

出庫單明細（出庫編號、序號、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號、計量單位、數(shù)量、單價、金額）；

費用 （憑證單號、操作員、操作日期、借方金額、貸方金額、備注）；

費用表明細 （憑證單號、序號、發(fā)生日期、銷售合同編號、所屬部門、費用摘要、費用明細、借方金額、貸方金額）；

發(fā)票（發(fā)票編號、合同類別、發(fā)票種類、銷售編號、采購編號、發(fā)生日期、所屬部門、負責秘書、對方單位、金額、稅金、備注）。

4 物理結(jié)構(gòu)設(shè)計

物理結(jié)構(gòu)設(shè)計也稱物理設(shè)計，是為邏輯結(jié)構(gòu)選擇合適的應(yīng)用環(huán)境與物理結(jié)構(gòu)，為邏輯模式確定在物理設(shè)備上所采用的存儲結(jié)構(gòu)和存取方法，然后對該模式進行性能評價、完善性改進，最后得到一個性能較好的存儲模式。

合同管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)量較大，為了提高訪問效率，需要創(chuàng)建文件組，將數(shù)據(jù)庫表存儲在文件組中不同的文件上。如果文件組由在不同物理磁盤中展開的多個文件組成，而且每個磁盤都有自己的磁盤控制器，則對表中數(shù)據(jù)的查詢將在這些磁盤中展開，從而提高查詢性能。選擇適當大小的數(shù)據(jù)塊，使它能有足夠的空間存儲每一行記錄，這是惟一消除行鏈接碎片的方法[7-8]。

如果表文件組包含多個文件，可對單個表執(zhí)行多個并行掃描。每當對表進行有序訪問時，創(chuàng)建單獨的線程以并行讀取每個文件。例如，對由4個文件組成的文件組上創(chuàng)建的表進行完全掃描時，將使用四個單獨的線程并行讀取數(shù)據(jù)。由于使用單獨的線程并行掃描每個文件，因此在每個文件組中創(chuàng)建更多的文件有助于提高性能。同樣，當查詢聯(lián)接位于不同文件組上的表時，可以并行讀取每個表以提高查詢性能。

5 結(jié)束語

合同管理信息系統(tǒng)是通過信息化手段建立公共的合同數(shù)據(jù)平臺，對合同的生命周期及關(guān)聯(lián)操作進行詳細的記錄和整合，改善部門之間的協(xié)同效率，有效地提高履約率，縮短合同收款周期，使企業(yè)人力資源與資金規(guī)劃更精準，運營與賬務(wù)管理更規(guī)范[9]。本文研究的合同管理信息系統(tǒng)，主要是針對合同簽署后合同執(zhí)行過程的管理，運用規(guī)范化方法設(shè)計的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，具有完整性好、安全性高、操作速度快等優(yōu)點，為開發(fā)高效適用的合同管理系統(tǒng)奠定了基礎(chǔ)，本文研究內(nèi)容的運用，對企業(yè)加強合同管理、提高經(jīng)濟效率、加快信息化進程等方面必將起到積極的推動作用。

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