漯河市重大活動檔案管理與服務實踐的思考

謝冰

重大活動檔案真實記錄了當?shù)匦姓^(qū)域內發(fā)生的涉及經(jīng)濟、政治、科學、文化等方面具有重要影響的活動，有極大的查考、利用價值。近年來，漯河市檔案館確定1名獲得高級攝影師資格的業(yè)務骨干，對全市重大活動、重要會議和突發(fā)事件全程跟蹤拍攝，以此真實記錄漯河的歷史。目前已拍攝1000多場次，照片10萬多張，為社會各界放大、提供照片3000多張，制作精美禮品相冊200多冊，為宣傳、展示漯河、服務中心工作發(fā)揮了積極作用?，F(xiàn)保存聲像檔案已達424冊、44475張（盤），全部進行數(shù)字化處理，極大地方便了利用者。

漯河市重大活動檔案管理與服務取得的這些成績，究其原因有三：

一是上級領導支持。漯河市領導與有關部門高度重視和支持全市重大活動檔案的管理。2008年，時任市委書記靳克文在《漯河信息》上作出批示：“史志檔案工作很重要，對一些重大事項和資料要及時整理歸檔……”并于2009年批示解決檔案局館計算機配備問題。2010年《漯河市重大活動檔案管理辦法（試行）》下發(fā)后，靳克文再次批示：“請市檔案局抓好這個文件的落實?！苯?，市財政先后撥付近200萬元保障市檔案館軟硬件設施建設。

二是加強建章立制。2010年，市委、市政府“兩辦”相繼印發(fā)《漯河市重大活動檔案管理辦法（試行）》及《關于收集黨和國家領導人、省級領導、外省市考察團視察考察漯河檔案資料的通知》，對重大活動檔案收集整理保管利用等工作進行明確規(guī)定，將“重大活動檔案管理所需經(jīng)費列入市級財政預算”，為重大活動檔案接收工作順利開展提供機制保障和經(jīng)費支持。目前已接收防治“非典”檔案2330件，保持黨員先進性教育活動檔案1155件，漯河“食博會”（“中原食品節(jié)”）檔案13盒，人口普查檔案179卷，工業(yè)普查檔案365卷；收集副省級以上領導人視察漯河紙質檔案資料35份，照片546張，電子檔案7盤。

三是強化責任意識。重大活動檔案工作實行責任制。主要領導負總責，分管領導與科長具體抓，制定接收計劃，結合實際制定崗位目標任務。大家分工明確，職責具體，形成了整體合力。

盡管漯河市重大活動材料歸檔、管理與服務取得了一定成績，但也存在一些問題，主要有以下幾個方面：

一是各單位重視程度不平衡。部分單位對重大活動檔案工作認識不到位，重視程度不夠，如，檔案館接收人員上門協(xié)調接收時，一些單位總找各種理由推諉、扯皮甚至拒絕，不愿意將重大活動檔案移交進館。

二是重大活動拍攝尚未納入全市統(tǒng)籌。隨著有關單位崗位調整、人事變動，當年凡有市“四大班子”的重要活動，有關部門提前通知檔案館到場拍攝的“合作”已不復存在。導致許多重大活動見報后檔案館才知道，根本來不及到場拍攝，事后只能多方聯(lián)系有關媒體收集幾張照片存檔。

三是檔案收集的協(xié)調性、銜接性不夠。重大活動有關主辦、協(xié)辦單位之間缺乏必要的溝通、協(xié)調，致使檔案收集困難，一些重要檔案資料散存于個人手中，活動結束后難以追回。部分工作機制難以落實，尤其是“登記備案”及“重大活動檔案管理所需經(jīng)費列入市級財政預算”未得到真正落實。

為進一步做好漯河市重大活動檔案管理與服務工作，使兩個《通知》落在實處，重點做好以下幾點：

第一，加強宣傳，統(tǒng)一思想認識，形成重大活動材料歸檔的良好氛圍。重大活動檔案資料收集歸檔工作是項長期工作，必須引起相關單位高度重視。漯河市檔案館要加大宣傳力度，既要宣傳重大活動檔案管理的重要性，又要宣傳重大活動檔案在社會各個領域的重大作用，使各部門充分認識到唯有及時移交重大活動檔案，才能使其得到更好保護，發(fā)揮更大的作用。

第二，依法治檔，加大執(zhí)法力度，提供重大活動材料歸檔的有力保障。重要活動由有關部門提前通知檔案館到場拍攝的“合作”不僅要依靠“人脈”，更重要的是要嚴格執(zhí)行《檔案法》有關規(guī)定和漯河市兩個《通知》。檔案行政管理部門要依法行政，對沒按規(guī)定“在重大活動結束后60日內向市史志檔案局辦理備案手續(xù)，90日內向市檔案館移交重大活動檔案”的單位，要予以通報批評，下達執(zhí)法通知書，督促其盡快將本部門本單位重大活動檔案資料規(guī)范移交。

第三，保障經(jīng)費，建立工作機制，確保重大活動材料歸檔的良性運行。地方財政應將重大活動檔案管理工作所需經(jīng)費列入同級部門預算，切實予以保障。撥出充足經(jīng)費用于檔案部門購買聲像器材及后期整理、保管等必需費用。政府要將重大活動檔案工作納入全市重大活動統(tǒng)籌安排，明確市檔案館為全市重大活動的成員單位，有關主辦或承辦單位應在活動舉辦前及時通知市檔案館安排人員參與拍攝和收集檔案資料。

（指導老師：卞咸杰 作者單位：漯河市檔案館 來稿日期：2013-10-14 ）