企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化及開發(fā)利用

關麗輝

【摘 要】針對企業(yè)檔案網(wǎng)絡信息化開發(fā)利用的重要性，本文從企業(yè)檔案管理之所以要實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化的原因入手，對網(wǎng)絡信息化下企業(yè)檔案的開發(fā)利用方法進行論述，并結合當前實際，探討了網(wǎng)絡信息化下企業(yè)檔案管理所存在的問題，并得出相關結論，以供同行參考借鑒。

【關鍵詞】企業(yè)檔案；網(wǎng)絡信息化；檔案開發(fā)；檔案利用

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術與信息化技術的不斷發(fā)展，檔案管理事業(yè)已經初步實現(xiàn)了檔案管理信息化，基本上轉變了傳統(tǒng)的紙質檔案管理模式。但從總體上來說，由于檔案網(wǎng)絡信息化的目標要求很高，除了要實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡信息化以外，還要實現(xiàn)檔案保護的現(xiàn)代化，實現(xiàn)檔案管理手段的信息化，實現(xiàn)檔案管理要求的標準化……為了切實實現(xiàn)這些目標，我們對于企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡信息化的探索還將繼續(xù)深入，采用各種先進、有效的措施來加強管理，拓展檔案信息化業(yè)務的覆蓋面，全面提升企業(yè)檔案的網(wǎng)絡信息化管理水平，使企業(yè)能夠更好的為社會、為人民提供服務。

1.企業(yè)檔案管理實行網(wǎng)絡信息化的原因

檔案是企業(yè)生存與發(fā)展中的產物，是其必不可少的活動依據(jù)，做好企業(yè)檔案管理對企業(yè)來說尤為重要。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理以手工管理模式為主，而隨著信息技術的不斷發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)開始采用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術來對企業(yè)檔案進行管理，既給企業(yè)帶來了管理工作上的便利，又從根本上實現(xiàn)了檔案管理的網(wǎng)絡信息化。下面就企業(yè)檔案管理實行網(wǎng)絡信息化的原因及作用進行分析介紹。

1.1可提高檔案管理工作效率

傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理以手工管理模式為主，既費時又費力。而在引進信息化技術之后，當前的企業(yè)檔案管理實現(xiàn)了網(wǎng)絡信息化，這不僅讓原來的檔案管理工作變得簡單，還在很大程度上提高了檔案管理效率。詳細的說，企業(yè)檔案實行網(wǎng)絡信息化管理以后，并沒有沿用以前的集中立卷管理，而是利用網(wǎng)絡信息化技術將檔案處理方式轉變成了單純的信息文件處理，這樣便可實現(xiàn)檔案文件的隨時改動與補充，具有極強的靈活性，并且還不容易造成文件遺漏與堆積。此外，網(wǎng)絡信息化以后，檔案資料的檢索效率也變得更好，信息使用者對檔案信息的獲取途徑也變得更加便捷、快速。總而言之，企業(yè)檔案實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化管理以后，檔案管理的工作效率有了明顯的提升，資料保存、管理、利用也更加方便，檔案價值也能得到更大程度上的開發(fā)。

1.2能夠更好的保存檔案原貌

網(wǎng)絡信息化技術下的檔案管理是可以克服很多手工管理所不能克服的難題，比如保持檔案資料的原始風貌。企業(yè)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化以后，完全可以利用信息化技術產品，如掃描儀、數(shù)碼相機等對檔案資料原文進行掃描或拍攝，然后將掃描得到的圖片以及信息數(shù)據(jù)保存在相應的是檔案管理系統(tǒng)中，實現(xiàn)長期，甚至是永久保存。而經過電子產品掃描后得到的檔案圖片可以通過相應的輸出設備顯示出來，便于直觀查看。但如果是傳統(tǒng)模式下的紙質檔案管理，就很容易在檔案查看過程中發(fā)生損壞，或者因保存時間過長而被化學物質腐蝕、被蟲蛀等問題，損壞檔案質量，使其不能保持原貌。

1.3方便檔案的檢索

網(wǎng)絡信息化下的企業(yè)檔案檢索方式可分為多種，主要包括模糊檢索、高級檢索、專業(yè)檢索等。正是因為有了多種不同的檔案檢索方式，所以人們在查詢和利用檔案資料時才能通過不同的檢索方式，更加快速、全面的查詢到自己想要的檔案資料。并且，由于互聯(lián)網(wǎng)技術的介入，檢索檔案時還可以利用互聯(lián)網(wǎng)來建立一個專門存儲檔案信息的資料庫，并通過網(wǎng)絡技術對其進行遠程查詢，實現(xiàn)檔案信息資料的異地查詢和遠程查詢。

2.網(wǎng)絡信息化下企業(yè)檔案的開發(fā)與利用

網(wǎng)絡信息化下的檔案管理、開發(fā)和利用工作的開展必須要借助相關的設備設施，所以在此處，為了保證企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化開發(fā)利用工作質量，我們有必要對與檔案管理工作相配套的管理設施進行分析，詳細了解企業(yè)檔案管理的信息化開發(fā)利用方法。

2.1做好信息化系統(tǒng)軟硬件設施的管理

計算機軟硬件設施是檔案信息化管理中必須要配備的設施設備，只有配備了完善的軟硬件設施，檔案的網(wǎng)絡信息化管理工作才能得到正常的開展。企業(yè)檔案信息化管理中，常見的計算機軟硬件設施包括：計算機基本構成部件以及各種配套輔助設施，如寬帶、路由器、計算機安全保護系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、可移動磁盤等等。對于管理過程中可能會用到的檔案管理軟件，企業(yè)可以根據(jù)自己的行業(yè)和部門等開發(fā)適合于自己企業(yè)使用的檔案利用軟件。管理系統(tǒng)的軟硬件設施是整個網(wǎng)絡信息化管理的基礎，因此必須將各種所需設備配置完善。

2.2培養(yǎng)高素質的管理人才

由于網(wǎng)絡信息化檔案管理的難度比較大，因此造成了檔案管理人員的欠缺。而對于現(xiàn)代的網(wǎng)絡信息化檔案管理而言，單一的人員結構已經不能滿足檔案網(wǎng)絡信息化管理的需求。網(wǎng)絡信息化的檔案管理需要大量的信息處理、分析和研究人員，還需要數(shù)據(jù)庫生產與維護人員和計算機軟硬件人才。

3.企業(yè)檔案網(wǎng)絡信息化開發(fā)利用中的安全問題

在對企業(yè)檔案進行網(wǎng)絡信息化管理時，為企業(yè)和社會提供高質量、高效率檔案信息是檔案管理網(wǎng)絡信息化的根本目的。但實行網(wǎng)絡管理信息化也存在著一些問題。下面對其中存在的問題進行討論。

采用網(wǎng)絡信息化對檔案進行管理是將文件數(shù)據(jù)存儲于光——磁介質中，而且是以一種數(shù)字代碼的形式存在，它必須完全依賴于存儲介質和相關的電腦軟硬件系統(tǒng)才具有生命力。因此，檔案管理的網(wǎng)絡信息化的管理方式受到自然因素和人為操作的影響較大。除此之外，采用電子數(shù)據(jù)對資料進行保存，而電子數(shù)據(jù)對設備以及操作環(huán)境的依賴度很高。于是，在利用電子文件對資料進行保存時就必須注意資料的安全性。利用網(wǎng)絡信息化對檔案進行管理相對于利用紙質檔案管理而言，紙質檔案管理一般都是受到自然損耗和管理人員或是使用人員的不當保護而損壞。而利用網(wǎng)絡信息化對檔案進行管理除了會受到自然損壞和管理人員保護不當而造成損壞之外，還存在著一些特有的安全隱患。第一，利用網(wǎng)絡信息化對檔案進行管理就一定會用到計算機和網(wǎng)絡，而電腦病毒和網(wǎng)絡“黑客”的侵入都會給電子文件帶來災難性的后果，而且其侵擾所帶來的突發(fā)性和隱蔽性是防不勝防的。第二，任何的數(shù)據(jù)載體或是設備出現(xiàn)的物理故障和技術故障都會為電子文件帶來災難，危及到資料文件的安全性和正常運行。因此，利用網(wǎng)絡信息化對檔案進行管理相對于紙質檔案管理就更加特殊，而且管理起來的難度也更加的大。

為了避免這樣的問題出現(xiàn)，在管理的時候要做好殺毒軟件的安裝以及一些防火墻的安裝與維護。利用殺毒軟件和防火墻定期對電腦進行安全檢查，盡量防止病毒的入侵。而對于數(shù)據(jù)載體的物理故障和設備的技術故障，就必須要管理人員在管理的過程中定期對數(shù)據(jù)載體和設備進行檢查，從而避免發(fā)生故障后造成不可挽回的局面。

4.結束語

綜上所述，檔案是企業(yè)經營管理活動開展過程中的必備資料，對企業(yè)的生存與發(fā)展有著重要作用。所以在企業(yè)管理工作中，檔案管理是其中一項最為重要的工作。本篇文章基于網(wǎng)絡信息化角度，對企業(yè)檔案管理實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化的原因作了淺要論述， 并著重探討了企業(yè)檔案管理的網(wǎng)絡信息化開發(fā)與利用方法，得出了相關結論，希望對同行工作有所幫助。 [科]

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