BPM系統(tǒng)淺識(shí)及實(shí)例分析

羅愛(ài)玲 耿應(yīng)春

摘 要：業(yè)務(wù)流程（Business Process）是企業(yè)、政府以及其它各種組織，為了達(dá)到其業(yè)務(wù)目標(biāo)，而執(zhí)行的一系列活動(dòng)，這些活動(dòng)須由兩個(gè)或兩個(gè)以上的人或IT系統(tǒng)執(zhí)行，串行或并行，活動(dòng)的執(zhí)行需要滿足一定的規(guī)則和條件。業(yè)務(wù)流程管理（Business Process Management，BPM），是一套達(dá)成企業(yè)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)整合的全面管理模式。它指根據(jù)業(yè)務(wù)環(huán)境的變化，推進(jìn)人與人之間、人與系統(tǒng)之間以及系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的整合及調(diào)整的經(jīng)營(yíng)方法與解決方案的IT工具。BPM不但涵蓋了傳統(tǒng)“工作流”的流程傳遞、流程監(jiān)控的范疇，而且突破了傳統(tǒng)“工作流”技術(shù)的瓶頸。通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部及外部的業(yè)務(wù)流程的整個(gè)生命周期進(jìn)行建模、自動(dòng)化、管理監(jiān)控和優(yōu)化，使企業(yè)成本降低，利潤(rùn)得以大幅提升。BPM的推出，是企業(yè)管理理念的一次劃時(shí)代飛躍。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)流程；BPM；工作流；EAI

1 前言

計(jì)算機(jī)信息技術(shù)發(fā)展到現(xiàn)在，形成了一系列的軟件應(yīng)用系統(tǒng)，其底層是操作系統(tǒng)；第二層是通常用的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件，通常是一個(gè)企業(yè)多個(gè)部門(mén)的應(yīng)用，如基于數(shù)據(jù)庫(kù)的文檔管理、電子數(shù)據(jù)表格、企業(yè)門(mén)戶等；第三層是特定領(lǐng)域的應(yīng)用，這類(lèi)軟件通常是特定行業(yè)或特定部門(mén)的應(yīng)用，如稅收管理系統(tǒng)、呼叫中心、人力資源管理等；第四類(lèi)是定制類(lèi)的軟件應(yīng)用系統(tǒng)，這類(lèi)軟件是為特定的組織或特定的需求而進(jìn)行的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，如油田的數(shù)據(jù)采集分析系統(tǒng)等。

圖1 軟件系統(tǒng)層次

企業(yè)在其發(fā)展的過(guò)程中通常會(huì)形成如上圖所示的四類(lèi)軟件應(yīng)用系統(tǒng)，由于系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)代和技術(shù)選擇差異，使得各系統(tǒng)成為了企業(yè)的“信息孤島”，系統(tǒng)與系統(tǒng)之間無(wú)法交換信息，出現(xiàn)了異構(gòu)系統(tǒng)的集成難題。針對(duì)這一問(wèn)題，先后出現(xiàn)了Middleware（中間件）， EAI（Enterprise Application Integration，企業(yè)應(yīng)用整合）， Workflow（工作流）等系統(tǒng)或流程集成技術(shù)。在電子商務(wù)環(huán)境下企業(yè)或部門(mén)間的協(xié)作型流程集成則以基于服務(wù)的SOA（Service Oriented Architecture）結(jié)構(gòu)為基礎(chǔ)，出現(xiàn)了Web Service、BizTalk等技術(shù)與語(yǔ)義標(biāo)準(zhǔn)。在具體的行業(yè)或業(yè)務(wù)類(lèi)型領(lǐng)域還出現(xiàn)了企業(yè)間流程的接口標(biāo)準(zhǔn)或參考體系。這些新興技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)和參考體系部分解決了特定的異構(gòu)系統(tǒng)和流程間的集成問(wèn)題，但仍未從根本上消解異類(lèi)動(dòng)態(tài)型流程的集成問(wèn)題，缺乏普適性和動(dòng)態(tài)柔性。在企業(yè)內(nèi)部流程集成方面，ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）、EAI等技術(shù)，盡管聲稱(chēng)具有柔性，它們只是相對(duì)于過(guò)去非組件化的信息系統(tǒng)是一種飛躍，這些系統(tǒng)的柔性僅僅體現(xiàn)在實(shí)施之前，即在實(shí)施之前可以根據(jù)具體的需求特征柔性地選擇實(shí)施模塊、靈活設(shè)置模塊和系統(tǒng)的技術(shù)與運(yùn)營(yíng)參數(shù)，但這種柔性在系統(tǒng)實(shí)施之后則基本消失，被全球業(yè)務(wù)流程管理方面的專(zhuān)家稱(chēng)為“濕混凝土型一次性柔性”，因此不具備靈活動(dòng)態(tài)的流程資產(chǎn)重用能力。針對(duì)這一問(wèn)題，有學(xué)者曾試圖以循環(huán)反復(fù)的BPR（Business Process Reengineering/Business Process Re-engineering/Business Process Redesign，業(yè)務(wù)流程重組）加以解決，但實(shí)際上每一周期的BPR需要花費(fèi)漫長(zhǎng)的時(shí)間和巨大的投資，尤其是對(duì)既往流程資產(chǎn)投資的破壞作用巨大，企業(yè)難以承受如此傷筋動(dòng)骨的不斷巨變型改造，因此BPR快速反復(fù)實(shí)施的現(xiàn)實(shí)可能性很小，企業(yè)只能在基本框架流程不做重大調(diào)整的前提下進(jìn)行BPR之后的BPI（Business process Improvement，業(yè)務(wù)流程改進(jìn)），僅在局部對(duì)流程進(jìn)行微調(diào)，或者對(duì)流程的部分參數(shù)進(jìn)行重設(shè)置，這些調(diào)整盡管起到了局部績(jī)效改善的效果，卻難以從根本上取得敏捷適應(yīng)動(dòng)態(tài)變化的柔性能力，難以既保護(hù)過(guò)去的流程投資又能及時(shí)響應(yīng)客戶需求的最新變化。針對(duì)這些涉及組織內(nèi)外動(dòng)態(tài)協(xié)作環(huán)境變化因素的流程管理新問(wèn)題，國(guó)際上眾多流程管理研究者和機(jī)構(gòu)分別進(jìn)行了廣泛深入的探索，新一代流程管理體系被研究者稱(chēng)為“流程管理的第三波” ，實(shí)現(xiàn)以流程資產(chǎn)重用為基礎(chǔ)的流程創(chuàng)新，即目前的BPM。

2 BPM與Workflow及EAI對(duì)比

BPM發(fā)展到今天已經(jīng)形成軟件行業(yè)當(dāng)今最熱門(mén)的技術(shù)之一。全球有多家廠商提供全方位業(yè)務(wù)流程管理，Ultimus（安碼）是其中之一，Ultimus Adaptive Business Process Management （BPM） Suite是一套在全球被最為廣泛使用的業(yè)務(wù)流程管理解決方案之一，超過(guò)2000家大中型企業(yè)通過(guò)建模（Modeling）、自動(dòng)化（Automating）、管理（Managing）及優(yōu)化（Optimizing） 核心業(yè)務(wù)流程提升企業(yè)執(zhí)行力。

圖2 Ultimus BPM Suite

從Workflow、EAI到現(xiàn)在的BPM，BPM已經(jīng)成為一個(gè)獨(dú)立的軟件分類(lèi)，具有流程模塊化設(shè)計(jì)功能，自動(dòng)化技術(shù)，管理和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程的完整的業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)、運(yùn)行、維護(hù)平臺(tái)。下表列出了幾個(gè)軟件的功能對(duì)比：

表1 Workflow、EAI到現(xiàn)在的BPM

Workflow以線性循序完成任務(wù)為主，其中心是完成任務(wù)的流轉(zhuǎn)；EAI以解決應(yīng)用系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)訪問(wèn)為主，其中心是完成企業(yè)系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)交互；而B(niǎo)PM則是集成Workflow及EAI的功能，提供整體的業(yè)務(wù)流程管理解決方案。

3 BPM實(shí)例分析

業(yè)務(wù)流程的定義是：“一序列的組織或半組織的任務(wù)通過(guò)兩個(gè)或更多個(gè)體連續(xù)或同時(shí)完成去達(dá)到一個(gè)共同的目的?！庇纱丝梢钥闯觯粋€(gè)業(yè)務(wù)流程包含5個(gè)基本點(diǎn)：一個(gè)序列的任務(wù)、組織或半組織、連續(xù)或同時(shí)執(zhí)行、兩個(gè)以上角色、共同的目的。

業(yè)務(wù)流程包括一個(gè)序列的任務(wù)。一個(gè)人完成一個(gè)單獨(dú)任務(wù)不是業(yè)務(wù)流程。

一個(gè)業(yè)務(wù)流程是組織或半組織的。這意味著必須有邏輯或規(guī)則規(guī)定任務(wù)應(yīng)該按照什么樣的序列執(zhí)行。他們不是在特別情況下執(zhí)行的。當(dāng)有清晰定義的邏輯時(shí)，自動(dòng)化能用來(lái)消除失誤并且就流轉(zhuǎn)做出決策。

任務(wù)可連續(xù)或同時(shí)執(zhí)行。多數(shù)任務(wù)從開(kāi)始到結(jié)束都是根據(jù)連續(xù)的或系列的步驟。這些種類(lèi)的任務(wù)進(jìn)行自動(dòng)化及跟進(jìn)相當(dāng)簡(jiǎn)單。但是，同時(shí)執(zhí)行任務(wù)就困難些，因?yàn)橛袃蓚€(gè)或更多活動(dòng)在同一個(gè)時(shí)間執(zhí)行而沒(méi)有任何自動(dòng)化或跟進(jìn)機(jī)制。通過(guò)BPM，不僅同時(shí)流轉(zhuǎn)變得容易，而你也能清楚地知道到正在生命周期中的某個(gè)特定流程事件-知道誰(shuí)正在負(fù)責(zé)（或應(yīng)該負(fù)責(zé)）并且下一步將到哪里。

必須要有兩個(gè)或更多個(gè)人或程序作為角色在工作流中執(zhí)行不同任務(wù)。隨著信息流從一個(gè)人到另一個(gè)人，信息丟失或造成失誤的機(jī)會(huì)將會(huì)增加。通過(guò)步驟自動(dòng)化和以電子形式獲取信息，這樣失誤的可能性明顯減少。

任務(wù)的序列必須要達(dá)到同一個(gè)目標(biāo)，即業(yè)務(wù)流程連接在一起要產(chǎn)生結(jié)果。如果沒(méi)有達(dá)到期望的結(jié)果，則可以通過(guò)優(yōu)化流程來(lái)改進(jìn)。

下面以一個(gè)訂單更改申請(qǐng)流程為例進(jìn)行描述。

流程開(kāi)始節(jié)點(diǎn)是客戶請(qǐng)求進(jìn)行訂單更改，項(xiàng)目經(jīng)理收到客戶的申請(qǐng)，可以拒絕該申請(qǐng)并通過(guò)電子郵件通知客戶該變更不能接受，或接受該申請(qǐng)并通知軟件技術(shù)人員、電氣技術(shù)人員、機(jī)械技術(shù)人員同時(shí)進(jìn)行審批，當(dāng)所有人員將相關(guān)數(shù)據(jù)補(bǔ)充完畢并審批完畢后系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)用Web Service進(jìn)行數(shù)據(jù)評(píng)估，評(píng)估生產(chǎn)時(shí)間及變更成本，項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)評(píng)估的結(jié)果可以拒絕接受該變更并通知客戶也可以提交給銷(xiāo)售人員，銷(xiāo)售人員確認(rèn)并補(bǔ)充相關(guān)信息后生成報(bào)價(jià)單并通過(guò)電子郵件通知客戶。

利用BPM建模工具建立的流程圖如下：

圖3 BPM流程圖

通過(guò)以上實(shí)例可以看出，BPM系統(tǒng)能夠有效地實(shí)現(xiàn)以下幾點(diǎn)：

（1） 通過(guò)BPM建模工具可以清楚地描述整個(gè)流程的每個(gè)步驟，并可以識(shí)別出流程中可以改進(jìn)之處，這對(duì)于組織內(nèi)的流程優(yōu)化非常有幫助，而且可以通過(guò)流程中的相關(guān)信息自動(dòng)確定流程的走向及需要審批的人員。

（2） 充分利用系統(tǒng)后臺(tái)的自動(dòng)化工具，如郵件自動(dòng)通知、Web Service自動(dòng)調(diào)用進(jìn)行數(shù)據(jù)評(píng)估等，有效提高了工作效率，并能夠保證流程中每個(gè)必要的環(huán)節(jié)都得到了有效執(zhí)行。通過(guò)延時(shí)設(shè)置，可以設(shè)置每個(gè)步驟允許延時(shí)的時(shí)間，到時(shí)自動(dòng)提醒相關(guān)人員或自動(dòng)執(zhí)行代替步驟以保障流程及時(shí)有效的處理。

（3） 可以并行進(jìn)行任務(wù)處理，可以根據(jù)流程中的實(shí)際數(shù)據(jù)自動(dòng)選擇流程路由，通過(guò)該特點(diǎn)可以有效提高流程的執(zhí)行效率并保證流程數(shù)據(jù)的一致性。

（4） 可以有效監(jiān)控流程的執(zhí)行狀態(tài)，不同的部門(mén)甚至是客戶可以在線查看流程中的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)并對(duì)流程進(jìn)行跟蹤。

（5） 整個(gè)過(guò)程都是電子化處理過(guò)程，不僅可以保證流程得到正確、有效的執(zhí)行，而且可以監(jiān)控流程（問(wèn)題處理）花費(fèi)的時(shí)間、成本，監(jiān)控哪個(gè)部門(mén)流程的執(zhí)行效率最高，對(duì)部門(mén)管理提供數(shù)據(jù)幫助以確定哪些部門(mén)需要優(yōu)化，哪些步驟可以增減，哪些職能可以調(diào)整。而這些沒(méi)有BPM的幫助是非常困難的。

4 結(jié)論

BPM的實(shí)施可以為組織提供大量可見(jiàn)和不可見(jiàn)的價(jià)值：

4.1 改進(jìn)業(yè)務(wù)速度 - BPM能夠通過(guò)自動(dòng)化特定步驟，允許步驟同時(shí)進(jìn)行，并且保證步驟完成時(shí)間，消除滯后延時(shí)，從而進(jìn)一步縮短循環(huán)時(shí)間。

4.2增加客戶滿意度- 通過(guò)促進(jìn)循環(huán)時(shí)間和保證不出差錯(cuò)，內(nèi)外客戶更快、更容易得到信息和反饋，從而提高了客戶滿意度。

4.3流程優(yōu)化和消除不必要任務(wù)- 通過(guò)模塊化流程，組織部門(mén)能夠消除不必要的節(jié)點(diǎn)，提高業(yè)務(wù)執(zhí)行效率。

4.4組織靈敏性- BPM 提供一個(gè)極好的方法來(lái)獲得組織靈敏性。業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化通過(guò)使用軟件很容易設(shè)置。當(dāng)業(yè)務(wù)流程改變時(shí)，通過(guò)軟件設(shè)置比較容易地就可改變規(guī)則、角色和流程定義的關(guān)系。

中石化勝利石油工程公司鉆井工藝研究院于2011年引進(jìn)了Ultimus BPM Suite，對(duì)部分業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理并與企業(yè)的OA系統(tǒng)整合，充分保護(hù)了企業(yè)已有的信息化投資， 令企業(yè)實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化管理， 提升了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)效率和競(jìng)爭(zhēng)力，為打造中石化高端技術(shù)服務(wù)商提供了信息支撐。

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