基于Web 的科技查新管理系統(tǒng)開發(fā)

姜 靜 張卓群 趙 霞 李漢清

青島市科學(xué)技術(shù)信息研究所

引言

科技查新是指具有查新資質(zhì)的各級機構(gòu)，根據(jù)用戶的查新委托，對需要進行科研立項、鑒定、報獎的相關(guān)課題，利用文獻檢索、對比、分析等方法，提供項目新穎性和先進性查證的一項工作。通過科技查新可有效避免課題重復(fù)研究，為政府優(yōu)化配置科技資源提供有力依據(jù)，提高研發(fā)效率，促進創(chuàng)新發(fā)展。

面對與日俱增的課題量，查新機構(gòu)當(dāng)需引入現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建科技查新管理系統(tǒng)，一方面將查新員從大量重復(fù)性勞動中解放出來，另一方面便于查新管理人員電子化管理，在提高查新效率的同時，進一步提高查新質(zhì)量和服務(wù)水平。

查新問題簡析

預(yù)約委托難

由于查新委托單涉及填寫的內(nèi)容多且細，如科學(xué)技術(shù)要點、查新點、關(guān)鍵詞等項，有的填寫篇幅較長，有的專業(yè)稱謂、特殊符號等需準(zhǔn)確，因此查新機構(gòu)一般只接受電子版委托，不接受手寫和電話委托，不提供現(xiàn)場填寫服務(wù)。

以前，用戶通常需要到網(wǎng)站下載電子版查新委托單，填好后發(fā)往指定郵箱，然后打電話確認委托是否收到。使用公共郵箱傳遞委托申請經(jīng)常會遇到郵件錯發(fā)、退回、當(dāng)作垃圾郵件被屏蔽等問題，導(dǎo)致用戶與查新機構(gòu)之間反復(fù)電話溝通確認，高峰時期平均一天要接待幾百個查詢電話，電話經(jīng)常占線，使得委托不暢。另外，用戶填寫的郵件標(biāo)題五花八門，使查新接待員在郵箱中查找相關(guān)委托時效率低下，增加了雙方溝通的時間成本。查新機構(gòu)一般不接受用戶上門索取委托單、上門提交申請的方式，因為外帶U盤等移動設(shè)備容易感染病毒，影響內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)辦公安全。

人工編號方式落后

一項課題確認委托后，查新接待員要給予其一個唯一編號，以往采取人工方式編號，不僅費時費力，還不可避免的會有錯編、重編、漏編等情況發(fā)生，有時會造成有的項目在申報時，因為查新機構(gòu)給予的項目編號不匹配而被退回的嚴(yán)重后果。另外，各類立項和鑒定的報告編號格式不同，也加劇了人工編號的難度，制約了工作效率和準(zhǔn)確度。

報告格式不規(guī)范

由于沒有統(tǒng)一的報告格式，查新員在撰寫報告時通常自己排版，字體、字號、行間距等自由確定，使得有些報告版面不佳，用戶不滿意。這種參差不齊的報告在某些評審會議上使用時，也嚴(yán)重影響了查新機構(gòu)的形象。

工作流程隨意性大

查新接待員將課題分配給查新員、查新員將查新報告提交審核員審核、審核員返回報告給查新員以及查新員將最終查新報告提交查新管理員備份等工作流程中，通常使用MSN、QQ 等軟件傳輸相關(guān)Word 文檔，隨意性大，有時會出現(xiàn)接待員將同一課題發(fā)給多個查新員、審核員返回他人報告給查新員、查新員提交管理員備份的電子文檔不是最終版本等情況，給工作造成諸多不便。

工作進度不易掌握

管理員一般手工將查新課題平均分配給查新員，每個查新員的工作完成進度只能靠管理員口頭詢問，而不能實時掌握，因查新員個人原因造成的課題積壓不能被及時發(fā)現(xiàn)，使管理員不能合理調(diào)度，影響整個查新工作進度，也易引起分配不公。

檔案管理、查詢困難

備份文檔一般是以課題編號命名的Word 文檔，除了按編號查詢外，按課題名稱、申請人、項目類別等查詢非常困難，不能滿足查新用戶和上級領(lǐng)導(dǎo)的多元化查詢需要，比如有的用戶因遺失等原因前來補開報告時，由于記不住課題編號或查新員姓名，往往需要每個查新員挨個打開自己曾經(jīng)出具的查新報告Word 文檔，找出符合的項目，重新出具報告，使得整個查詢過程異常繁瑣。另外，管理員在進行工作總結(jié)時，只能常規(guī)統(tǒng)計出查新報告總數(shù)，而缺乏個性化統(tǒng)計手段，如某一課題申請單位或個人當(dāng)年的查新報告統(tǒng)計、某一研究領(lǐng)域的課題統(tǒng)計等。

系統(tǒng)開發(fā)與設(shè)計

系統(tǒng)分析

開發(fā)原則

科技查新管理系統(tǒng)意在搭建一個基于Web 的，集在線委托、自動編號、課題分配、生成報告、審核監(jiān)管、歸檔查詢、數(shù)據(jù)統(tǒng)計等多項功能于一體的綜合性查新業(yè)務(wù)平臺，其開發(fā)建設(shè)應(yīng)遵循實用性、安全性、交互性、智能性、高效性的原則。

（1）實用性。系統(tǒng)采用B/S 結(jié)構(gòu)（Browser/Server即瀏覽器/服務(wù)器結(jié)構(gòu)），通過Web 瀏覽器呈現(xiàn)用戶界面，服務(wù)器端（Server）實現(xiàn)邏輯運算，能實現(xiàn)不同人員，從不同地點，以不同的接方式（比如LAN、WAN、Internet/Intranet 等）訪問和操作共同的數(shù)據(jù)庫，不但操作簡便、快捷，系統(tǒng)維護與升級的成本也較低。

（2）安全性。系統(tǒng)對訪問者實行權(quán)限分級管理，訪問角色分為管理員、查新員、審核員和查新用戶，每個角色在登錄時都需通過各自的用戶名和密碼驗證，且登錄后擁有的查詢和管理權(quán)限也不同，管理員擁有最高管理權(quán)限。另外，鑒于查新機構(gòu)對查新負有保密義務(wù)，系統(tǒng)對數(shù)據(jù)庫的項目信息做了安全加密設(shè)置。

（3）交互性。用戶在填寫和修改相關(guān)表單時，系統(tǒng)會自動進行有效性驗證，對不符合要求的填寫項會彈出提示信息。

（4）智能性。系統(tǒng)可對項目進行自動編號，可分別自動生成查新合同和查新報告，還可自動判定課題處理狀態(tài)，引導(dǎo)管理員和查新員對課題做出進一步操作。

（5）高效性。系統(tǒng)使得用戶提交查新委托更加方便快捷，也使得查新機構(gòu)對課題的分配、查詢和統(tǒng)計更加快速靈活。

功能需求

根據(jù)建設(shè)原則和實際需求，該系統(tǒng)主要應(yīng)實現(xiàn)以下功能：

（1）用戶通過Web 界面在線填寫、提交、修改、查看、申請撤銷查新委托。

（2）查新課題自動編號。

（3）管理員在線管理、分配、查詢查新課題。包括修改、刪除查新委托，安排查新員，約定查新日期及費用，查看查新進程和查新統(tǒng)計等。另外，管理員還可在線增刪查新員、檢索數(shù)據(jù)庫、查新目的等信息。

（4）查新員在線查看工作任務(wù)、修改名下查新委托、制作查新報告、提交審核員。

（5）審核員在線修改、確認待審報告。

（6）在線自動生成統(tǒng)一Word 格式的查新報告，以待打印。

（7）查新電子檔案多元化查詢、統(tǒng)計。

系統(tǒng)設(shè)計

用戶模塊設(shè)計

1.查新在線委托頁面

①填寫委托。在線委托包括項目中文名稱、項目英文名稱、委托單位名稱、委托單位地址、郵編、負責(zé)人、負責(zé)人電話、負責(zé)人傳真、委托人、委托人電話、委托人手機、查新目的、檢索范圍、分類、Email、中文關(guān)鍵詞、英文關(guān)鍵詞、項目簡介及科學(xué)技術(shù)要點、查新點或創(chuàng)新點、參考文獻、專有名詞及術(shù)語解釋、投資額、效益額、以往課題編號、完成期限等25 項填寫內(nèi)容（圖1）。其中12 項為必填項，若未填寫完整，系統(tǒng)會自動給出提示，引導(dǎo)用戶填完所有必填內(nèi)容。重點填寫項目，當(dāng)鼠標(biāo)移至填寫框，會彈出詳細填寫提示。以上設(shè)計可大大提高查新委托的合格率。

②查詢合同。用戶提交委托成功后會出現(xiàn)提示頁面，告知用戶名和驗證碼，用戶名為該項課題的委托人姓名，驗證碼由系統(tǒng)自動生成且唯一。以此用戶名和驗證碼在提示頁面右側(cè)或首頁右上方登錄，可修改課題內(nèi)容、查詢課題安排進度等。若忘記驗證碼，可致電查新機構(gòu)，通過合同細節(jié)找回驗證碼。

③用戶須知。介紹科技查新基本工作流程、收費標(biāo)準(zhǔn)、注意事項等。

④最新公告。通告查新計劃，以及各級立項、鑒定、報獎的起止時間等事項。

⑤聯(lián)系我們。公開查新機構(gòu)聯(lián)系方式，包括電話、傳真、郵箱、地址等。

2.查新委托在線查詢頁面

查新用戶以用戶名和驗證碼登錄后，進入查新委托在線查詢頁面，系統(tǒng)會顯示課題是否已被受理。用戶可進入修改刪除頁面，對委托內(nèi)容做適當(dāng)修改并保存，省去了以往通過電話或郵件修改委托內(nèi)容的繁瑣，使得填寫中的一些小錯誤可以快速修正。已受理課題，用戶需點擊“確認”按鈕，若未在約定時間前往查新機構(gòu)辦理查新業(yè)務(wù)，造成的后果由該用戶承擔(dān)；若用戶一直未進行點擊確認，且查新機構(gòu)在預(yù)約時間到期前一天未能與該用戶取得電話聯(lián)系，將取消該課題的預(yù)約安排。用戶若點擊“取消合同”并確認，將不能以原用戶名和驗證碼登錄，若有其他課題，用戶需重新填寫在線委托。

管理員模塊設(shè)計

查新機構(gòu)的管理員在后臺登錄頁面登錄后，進入管理員操作界面，包括課題安排、查詢與統(tǒng)計、信息管理等功能。

1、課題安排

新到課題按提交先后順序排列，使管理員一目了然。新到課題列表欄中有驗證碼一項，以便用戶電話詢問遺忘驗證碼時，管理員能快速提供。點擊項目名稱，進入課題安排頁面，可對課題委托內(nèi)容進行修改，對課題做出安排，包括預(yù)約時間、費用、接洽查新員等，項目編號為系統(tǒng)自動生成。

2、查詢與統(tǒng)計

管理員可按照年份、月份、項目編號、項目名稱、委托單位、委托人、查新員、查新目的、檢索范圍、行業(yè)分類等選項自由組合查詢，其中，項目編號、項目名稱、委托單位、委托人選項支持模糊查詢。由指定查詢條件檢索出的課題列表，可分別進行課題數(shù)、收費額、投資額、效益額的統(tǒng)計。點擊列表中的課題名稱，可查看該課題的具體信息，包括合同信息和報告信息。

圖1 查新在線委托頁面

3、信息管理

包括查新員管理、查新目的管理、中文數(shù)據(jù)庫管理、西文數(shù)據(jù)庫管理、密碼管理等，可實現(xiàn)以上內(nèi)容的逐條修改和增刪。

查新員模塊設(shè)計

查新員在系統(tǒng)后臺登錄頁面登錄后，進入其個人的科技查新工作平臺，平臺首頁以列表形式顯示管理員當(dāng)前安排給本查新員的課題。點擊課題名稱進入課題詳細頁面，包括合同信息和檢索信息兩部分。其中，合同信息頁可對課題相關(guān)內(nèi)容做修改；檢索信息頁在填入中英文檢索式、相關(guān)文獻、查新結(jié)論等內(nèi)容后可進行保存、修改等操作。當(dāng)選擇好審核員并保存后，該報告將自動送往該審核員任務(wù)欄等待審核。通過審核后，點擊“生成報告”按鈕，將自動生成格式統(tǒng)一的查新報告。

審核員模塊設(shè)計

審核員在系統(tǒng)后臺登錄頁面登錄后，進入其個人的科技查新工作平臺，首頁以列表形式顯示當(dāng)前等待審核的課題。點擊課題名稱進入課題詳細頁面，審核員在閱讀用戶填寫的課題信息和查新員填寫的檢索信息后，審核員對該課題做出判斷。點擊“審核通過”按鈕，該報告通過審核，查新員可在其工作平臺上點擊“生成報告”按鈕并打印；點擊“審核未通過”按鈕，查新員需對報告做出修改后，再次提交給審核員，直到審核通過。

圖2 課題檢索信息頁面

系統(tǒng)應(yīng)用與效果

本科技查新管理系統(tǒng)主程序裝配在一臺Web 服務(wù)器上，查新用戶、查新員、審核員、管理員均可通過個人計算機上網(wǎng)訪問Web 頁面，實現(xiàn)可視化操作。管理員可以管理查新用戶、查新員及審核員模塊，審核員可以管理查新員工作模塊，查新員可以管理查新用戶項目模塊。系統(tǒng)性能穩(wěn)定、安全，通過網(wǎng)絡(luò)化、信息化手段，規(guī)范了查新流程，統(tǒng)籌了電子檔案，方便了查新用戶，提高了工作效率。

解決了項目自動編號的問題

由于不同查新項目的查新目的有不同的編號規(guī)則，有的以單一數(shù)字組成，有的以字母加數(shù)字的方式組成，例如青島市鑒定的編號格式為201005320001，山東省自然科學(xué)基金立項的編號格式為ZR1005320001。面對十幾個不同的編號規(guī)則，以往使用人工編號不僅繁瑣且錯誤率高，而本系統(tǒng)能根據(jù)課題不同的查新目的，通過一定的運算規(guī)則，自動給出該課題的項目編號，且此編號在其編號體系內(nèi)按由小到大的順序排列，中間若有課題取消，下一未編號的同類新課題可自動補上這一編號。計算機手段的應(yīng)用，避免了項目編號漏排、重排、錯拍等現(xiàn)象的發(fā)生，從而提高了工作效率和準(zhǔn)確性。

查詢與統(tǒng)計功能實用

若干選項的組合查詢，既可快速從查新檔案中找到符合的課題，又可方便的統(tǒng)計某類課題的數(shù)據(jù)。例如，某一項目的前期研究已在查新機構(gòu)申請過查新，且用戶可提供該查新項目準(zhǔn)確的課題編號，查新員即可在查詢界面填入此編號，快速查找到這一課題做參考；若用戶遺忘項目編號，查新員還可通過項目名稱、委托人、委托單位等進行模糊查詢，也可方便的找到所需課題；當(dāng)選擇行業(yè)分類、查新目的等選項，在當(dāng)前查新檔案庫中可統(tǒng)計出某一時間段的相關(guān)課題的申請情況，找出創(chuàng)新研究的熱點領(lǐng)域，這些功能在今后查新課題的趨勢分析與數(shù)據(jù)統(tǒng)計中將有廣泛應(yīng)用。

規(guī)范工作流程與考核

系統(tǒng)管理員可方便的在線對新到課題做出分配，同時還可在線監(jiān)管查新員和審核員的工作情況，如每日課題是否按時完成，每月完成的課題量是多少等，這些指標(biāo)均可用于年底的工作業(yè)績考核。系統(tǒng)確保了這種分級管理模式的安全性，管理員、查新員、審核員有不同的權(quán)限和操作模塊，憑各自的用戶名和密碼登錄系統(tǒng)。

自動生成報告

系統(tǒng)可自動生成格式統(tǒng)一的查新報告，而不再由查新員自行編輯排版，使得中外文數(shù)據(jù)庫、文獻條目等的編排更規(guī)范。自動生成報告不僅版面美觀，且效率極高，避免了很多重復(fù)性勞動。

用戶滿意度提高

2013年，青島市查新課題量近2000 項。在查新高峰期，通過配合使用該系統(tǒng)，各項工作井然有序，查新質(zhì)量和查新效率明顯提高，用戶滿意率調(diào)查由系統(tǒng)應(yīng)用前的92%提高到97%。

數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)可作擴展應(yīng)用

系統(tǒng)具有的多種統(tǒng)計和查詢功能不但可以快速查詢歷年已完成的課題資料，還可按照研究領(lǐng)域、研究單位、申報人等單項分別對某一時間段的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計，從不同側(cè)面反映我市科技自主創(chuàng)新的發(fā)展情況和趨勢。

從表1 可以看出，2013年青島市在醫(yī)學(xué)、農(nóng)業(yè)與水產(chǎn)養(yǎng)殖、材料科學(xué)、化學(xué)化工、自動化與計算機、生物學(xué)等領(lǐng)域的創(chuàng)新型活動比較活躍，這也與青島市高校和科研院所的優(yōu)勢研究領(lǐng)域分布相符合。該系統(tǒng)通過對內(nèi)部已有數(shù)據(jù)的挖掘，增加了科技統(tǒng)計的分析手段，可為今后政府科技決策提供一手資料。

表1 2013年青島市查新課題行業(yè)分布統(tǒng)計

結(jié)束語

本科技查新管理系統(tǒng)穩(wěn)定、安全、方便、高效，使得科技查新工作邁上了信息化、規(guī)范化、自動化的新臺階，查新效率顯著提高，查新服務(wù)明顯改善，查新流程規(guī)范有序，真正實現(xiàn)了科技查新的網(wǎng)絡(luò)化管理和應(yīng)用。

今后，系統(tǒng)還需從以下方面進一步完善：

一是在用戶委托界面增加文本編輯功能，使用戶可以在線編輯數(shù)學(xué)公式、符號或數(shù)字上下標(biāo)等特殊字符；

二是允許用戶在線查詢項目報告，登錄用戶除了可以查看查新委托外，還可實時查看查新員完成的該課題的報告情況，針對文獻和結(jié)論等內(nèi)容與查新員展開遠程交流；

三是建立網(wǎng)絡(luò)評價體系，讓用戶對查新員和查新機構(gòu)的服務(wù)情況在線打分，使考核更為亮化和細化。