辦公軟件的綜合應用研究

摘 要：隨著社會的進步，科學技術的不斷發(fā)展，在社會各個領域中都涌現(xiàn)出了大量的科技產物，而計算機無疑是其中的“佼佼者”。計算機的出現(xiàn)，豐富和改變了人們的日常生活，在這個信息化的時代，伴隨著計算機和網絡的普及，信息技術在企業(yè)日常辦公中的應用越來越廣泛，以先進的計算機辦公軟件來武裝企業(yè)的日常管理和內外部溝通，在很大程度上提高了企業(yè)的工作效率，掌握全面辦公軟件技術，不僅是企業(yè)提升綜合管理水平和加快發(fā)展的重要手段，同時也已經逐漸成為每個員工應該具有的能力。

關鍵詞：辦公軟件；應用；研究

中圖分類號：TP317.1

Office辦公軟件是微軟公司研發(fā)的，是目前主流的辦公軟件，也是在日常生活與工作中應用最廣泛的。Office辦公軟件是由Word、Excel、和PowerPoint等軟件共同組成的一個龐大的辦公軟件，功能齊全，改變了以往手工辦公的狀態(tài)，并且這些辦公軟件的應用大大降低了工作難度，使處理問題更加方便，在很大程度上提高了企業(yè)的工作效率。

1 Office辦公軟件的應用技巧

1.1 Word的應用技巧

Word是家庭生活和企業(yè)工作中最常用的文字處理應用軟件，其具有處理文字操作簡單、功能齊全等特點，要建立、編輯各種文檔，都可以通過Word操作來完成。近年來，Word文檔幾乎已經完全取代了手工記錄的文字處理方式，不僅節(jié)省了工作時間，其簡便的操作和智能化的文字處理技術也降低了人工操作的難度、減少了工作量[1]。在應用Word文檔時，有很多簡便的操作技巧，具體如下：

（1）快速插入當前日期或時間。寫完一篇文章，在文章的末端插入系統(tǒng)的當前日期或者時間，一般可以通過選擇菜單來實現(xiàn)，但是操作起來比較繁瑣，另外可以按Alt+Shift+D組合鍵來插入系統(tǒng)當前的日期，而按下Alt+Shift+T組合鍵則插入系統(tǒng)當前的時間，這樣就能很快的完成。

（2）快速使用格式刷。Word里有格式刷的選項，是復制格式的功能，點擊格式刷，可以將選定格式復制到其他的位置，其他位置的格式和復制完的格式一樣，快速、方便，省去了手工打字的過程，節(jié)省了很多時間。

（3）快速更改Word文本字號的方法。選中需要改變的文字后，按下Ctrl+Shift+>組合鍵，會快速增大所選定文字的字號，而按下Ctrl+Shift+<鍵，則快速減小所選定文字的字號；或者選中文字后，按Ctrl+]鍵逐磅增大所選文字，按Ctrl+[鍵逐磅縮小所選文字，無須手工操作便可完成字號的調整[2]。

（4）設置上下標注。首先選中需要做標注的文字，然后右鍵選擇上標，在前面方框內打上對號，可將文字設為上標；同樣在前面小方框內選擇，確定后所選文字就會變成下標。

1.2 Excel的應用技巧

Excel是電子表格應用軟件，在辦公中應用廣泛，特別是財務部門用于制作財務報表和數據分析當中。Excel電子表格軟件里的工具可以用于大量的數據分析和計算，代替人工來進行復雜的計算和統(tǒng)計，省時省力，大大的提高了工作效率，同時也減少了數據計算當中的誤差，保證計算效率和準確性。

（1）創(chuàng)建財務報表。打開Excel電子表格點擊“文件”選項，下拉菜單選擇“新建”，在頁面右邊打開“模板”會話框，根據需要選擇相應的模板就可以了，然后把數據資料引入表格，財務報表就制作好了[3]。

（2）數據篩選。數據篩選是Excel電子表格里最常用的，能快速準確的找到想要的數據，非常方便。打開Excel電子表格選擇“數據”，然后“篩選”——“自動篩選”，操作這些步驟后會在數據清單后面出現(xiàn)一個小箭頭，點擊后會出現(xiàn)下拉菜單，選擇需要篩選的數據，便可完成數據的篩選工作。

1.3 Powerpoint的應用技巧

PowerPoint是演示文稿應用軟件，在教師教學、企業(yè)會議以及一些宣傳活動中應用及其廣泛，能夠生動形象的將教會和會議內容呈現(xiàn)在觀者眼前。

（1）演講與畫面字體同步。為了實現(xiàn)演講與字體同步，需要預先設置，也就是“自定義動作”，在時間選項中設置與前一動作間隔的時間，就可以讓字體出現(xiàn)的速度與演講的速度同步了。這種方式的智能化和人性化之處在于，設置演講和畫面的同步，可以根據演講者個人的語速來調整畫面中動畫放映的時間。

（2）插入的聲音正常播放。要在PowerPoint演示文稿中插入聲音，需要在建立PowerPoint文件時，將演示文稿和聲音文件放在同一目錄下，完后將該文件打包解壓，用解壓的文件覆蓋原文件就可以再演示文稿時播放聲音文件了[4]。

（3）在PowerPoint中插入Flash動畫。打開PowerPoint找到“插入”菜單下的“對象”，選擇“Flash文檔”，然后選擇“由文件創(chuàng)建”再點擊“鏈接”，去電腦里找到你需要的Flash動畫，選定后PowerPoint上就會出現(xiàn)一個小圖標，右鍵點擊“動作設置”選擇“超級鏈接到其他”，再去指定你要用到的Flash文檔就可以了。

（4）制作長時間閃爍字體。在PowerPoint中制作閃爍字體，在文本框中填入需要的字，設置好字的字體，設置圖畫效果的時間，復制文本框，根據閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數，在設置文本框的數量，讓文本框一秒動一次，讓文本框在動作后消失，這樣就可以成功了[5]。

2 我國辦公軟件應用的現(xiàn)狀

信息產業(yè)發(fā)展的快慢體現(xiàn)了一個國家經濟的發(fā)展速度，我國是發(fā)展中國家，相比歐美一些發(fā)達國家信息化技術起步比較晚，信息化產業(yè)也發(fā)展較慢，這很大程度上影響了信息化的發(fā)展，信息技術得不到全面的發(fā)展和普及，滿足不了辦公軟件的需求。由于我國信息化方面高素質人才的短缺，很多辦公軟件在操作上不是很熟練，許多功能還得不到充分利用，發(fā)揮不出軟件的全部作用。另外，對應用軟件缺乏自主開發(fā)和研究，沒有創(chuàng)新，全部引用外國的包公軟件，導致我國的辦公軟件應用水平得不到提高。

3 加強自主創(chuàng)新意識，提高辦公軟件應用水平

我國企業(yè)現(xiàn)在所用的辦公軟件多數都是從外國引進的，并不適合我國的辦公模式，一定程度上影響了我國辦公軟件應用水平的提高。要想從根本上提高我國辦公軟件的應用水平，就要加強自我創(chuàng)新，自主研發(fā)，研發(fā)出適合我國辦公模式的辦公軟件。還要大力加強對信息化人才的培養(yǎng)，操作人員的辦公水平決定了軟件的利用程度，只有專業(yè)的人才，深刻的理解，熟練的操作，才能讓辦公軟件得到最大程度的發(fā)揮，提高辦公效率。另外，企業(yè)還要推行高效、節(jié)能、快捷的現(xiàn)代化辦公模式，加強管理。所以，使用適合我國辦公模式的辦公軟件，擁有信息化高素質的人才和現(xiàn)代化的管理，我國的辦公軟件應用水平一定會得到提高。

4 結束語

在社會經濟高速發(fā)展的當今社會，綜合自動化辦公軟件在社會生活和企業(yè)工作中的應用，結束了人們手工操作、記錄和統(tǒng)計的傳統(tǒng)方式，使各項文字處理工作轉變?yōu)榱鞒袒鸵惑w化的技術操作方式。自動化辦公軟件以其自身的優(yōu)勢在社會領域中得到了廣泛的應用，相信在未來的發(fā)展中自動化辦公軟件將會變得更加智能化，并且得到更加廣泛的應用。

參考文獻：

[1]胡慧.辦公軟件綜合應用調查分析[J].電腦學習，2009（06）.

[2]王忠海.計算機辦公軟件與繪圖軟件的綜合運用[J].職業(yè)，2007（21）.

[3]蘇博妮，化希耀.計算機基礎實踐教學改革初探[J].塔里木大學學報，2011（01）.

[4]付沙.辦公軟件研究的測評與探討[J].科技和產業(yè)，2008（12）.

[5]蔡建平.計算機技術綜合應用能力培養(yǎng)的實踐教材建設[J].實驗技術與管理，2012（03）.

作者簡介：陳佳（1987.01-），女，安徽望江人，科員，本科，研究方向：辦公軟件。

作者單位：江西省吉安市水文局，江西吉安 343000