淺談企業(yè)技術(shù)文件的分級與管理

【摘 要】本文根據(jù)企業(yè)技術(shù)文件在當(dāng)前市場競爭中所具有的重要作用，對企業(yè)技術(shù)文件的分級和管理提出了自己想法。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；技術(shù)文件；分級；管理

0 概述

企業(yè)技術(shù)文件是一切用以規(guī)范和指導(dǎo)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營，保障企業(yè)正常運行和發(fā)展的圖、 表、文字文件的總稱。

企業(yè)的技術(shù)文件具有指導(dǎo)日常生產(chǎn)經(jīng)營技術(shù)法則的功效，是保證產(chǎn)品質(zhì)量的理論指導(dǎo)依據(jù)。是企業(yè)進行正常維修以及技術(shù)改造和發(fā)展的技術(shù)基礎(chǔ)。重要的技術(shù)文件是企業(yè)的技術(shù)秘密，是參與市場競爭的有力武器。

在日益激烈的市場競爭中，因企業(yè)技術(shù)文件的泄露而導(dǎo)致業(yè)務(wù)受

損，企業(yè)效益銳減的情況已屢見不鮮；由于企業(yè)核心技術(shù)文件的泄密而致使企業(yè)由盛而衰，亦決非危言聳聽。由此可見：企業(yè)技術(shù)文件的管理，小則關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益，大則關(guān)系到企業(yè)的生存和發(fā)展。

企業(yè)的技術(shù)文件種類繁多，根據(jù)其在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營中所起的不同作用，有些需要經(jīng)常使用，有些則是階段性使用頻繁。核心的技術(shù)文件可能需要永久性存檔。因此，要做到即能靈活、及時、正確地使用技術(shù)文件，又要確保企業(yè)技術(shù)文件的完整性和保密性，就非常有必要對企業(yè)的技術(shù)文件給與高度的重視，進行科學(xué)的分級和嚴格的管理。

1 企業(yè)技術(shù)文件的種類

1.1 技術(shù)圖紙類

企業(yè)技術(shù)圖紙包括如下幾種：各種設(shè)備總體安裝圖；易損件零件圖；機械部件結(jié)構(gòu)圖；基本建設(shè)設(shè)計、施工圖；主要設(shè)備基礎(chǔ)圖，以及其它圖紙類技術(shù)文件。

1.2 設(shè)計計算類

此類技術(shù)文件常見的有：《設(shè)備選型計算書》、《工藝流程參數(shù)計算書》、《專項成本核算書》以及其它重要的計算類技術(shù)文件。

1.3 技術(shù)報告類

《項目立項建議報告》、《項目可行性研究報告》、《項目專項調(diào)研報告》、《產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告》、其他重要的文字類技術(shù)報告。

1.4 產(chǎn)品質(zhì)量標準類

主要有：“國際標準”、“國家標準”、“行業(yè)”及“企業(yè)標準”。

1.5 各種購銷合同類

1.6 日常工作統(tǒng)計、檢測、化驗報告、報表類

2 企業(yè)技術(shù)文件的分級

根據(jù)各類企業(yè)技術(shù)文件在生產(chǎn)、經(jīng)營中所起的重要作用，應(yīng)將技術(shù)文件分為：“加密級”、“保護級”、“普通級”，對于高新技術(shù)企業(yè)的核心技術(shù)文件應(yīng)增加絕密級。前三級分用“A”、“B”、“C”代表，絕密級采用紅色“AA”符號來表示。

2.1 AA級技術(shù)文件：高新技術(shù)企業(yè)的核心技術(shù)文件。

2.2 A級技術(shù)文件

各種主要設(shè)備總體安裝圖；機械部件結(jié)構(gòu)圖；工藝流程圖、《工藝流程參數(shù)計算書》、《設(shè)備選型計算書》、《專項成本核算書》、各種供銷合同。

2.3 B級技術(shù)文件

《基本建設(shè)投資計算書》、《項目可行性研究報告》、《專項調(diào)研報告》、《產(chǎn)品質(zhì)量鑒定報告》、《產(chǎn)品質(zhì)量保證體系》。

2.4 C級技術(shù)文件

各種設(shè)備的《使用維護說明書》、易損件明細表以及圖紙、日常工作的統(tǒng)計、檢測、化驗的圖、表以及文字類文件。

3 企業(yè)技術(shù)文件的管理

3.1 企業(yè)的主要領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該首先改變過去那種重視生產(chǎn)，輕視技術(shù)文件管理的老觀念。對全體員工應(yīng)進行經(jīng)常性的“保密”意識教育。建立完善的企業(yè)技術(shù)文件管理體系。每一級技術(shù)文件制定具體的管理制度，做到責(zé)任到人，獎罰分明。促進企業(yè)技術(shù)文件管理水平的提高和發(fā)展。

3.2 AA級技術(shù)文件的管理

高新技術(shù)企業(yè)的“AA”級技術(shù)文件由于平時查用的頻率很小，故應(yīng)單獨存放在企業(yè)的專用保險箱內(nèi)，指定專人負責(zé)。并設(shè)立專用審批單，實行兩人簽字方可使用的管理辦法。指定的管理人應(yīng)及時、 準確地填寫使用人姓名、使用時間、使用原因等內(nèi)容的紀錄單，并與審批單一并歸檔永久保存。

“AA”級技術(shù)文件的保密工作，應(yīng)重點放在防盜和防自然災(zāi)害方面。

3.3 A級和B級技術(shù)文件的管理

A級和B級技術(shù)文件的管理，除制定嚴格的管理制度.指定專人負責(zé)外，應(yīng)由企業(yè)主要分管領(lǐng)導(dǎo)審批。并盡量減少使用人次，規(guī)定使用范圍.使用地點，任何人不得私自外借和翻印。重點抓好防丟失.防損壞以及及時歸檔工作，確保該級技術(shù)文件完整和安全。

3.4 C級技術(shù)文件的管理

C級技術(shù)文件的管理，應(yīng)由各部門的領(lǐng)導(dǎo)負責(zé)管理。各種文件應(yīng)做到種類齊全、完整、數(shù)據(jù)準確無誤?？缒甓鹊拇祟愇募?yīng)及時按月整理、裝訂、封存，上交到指定的部門存檔。這些技術(shù)文件的保存周期和銷毀制度，各企業(yè)可根據(jù)其不同的屬性，遵循首先符合國家有關(guān)法規(guī)，再制定企業(yè)管理辦法的原則開展工作。對于不完整和作廢的此類技術(shù)文件，經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)同意后應(yīng)由專人負責(zé)，集中銷毀。防止隨意地丟棄和私自變賣，是此類級別技術(shù)文件管理的重點工作。

4 結(jié)語

隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，許多企業(yè)的技術(shù)文件已由“紙張文件”變?yōu)椤半娔X文件”，被存在計算機內(nèi)、復(fù)制在u盤里，往來于“互聯(lián)網(wǎng)”上，為企業(yè)技術(shù)文件的使用帶來了前所未有的方便和快捷。但同時，也對企業(yè)技術(shù)文件的保密和管理工作提出了新的工作內(nèi)容。企業(yè)內(nèi)部應(yīng)有針對性的保密管理措施，相關(guān)人員應(yīng)加強防范“病毒攻擊”和“黑客”竊取等有關(guān)方面知識的學(xué)習(xí)和技能的提高，不斷加強管理企業(yè)技術(shù)文件的水平，為企業(yè)的不斷發(fā)展和壯大做出自己應(yīng)有的貢獻。

[責(zé)任編輯：劉帥]