Excel 2013效率提高的小技巧

在使用Excel的過(guò)程中，經(jīng)常碰到一些小問(wèn)題，雖然解決方法不難，但如果找不到原因也挺麻煩的。下面就針對(duì)某些常見(jiàn)的問(wèn)題提供一些解決的小技巧。

快速創(chuàng)建系列值

正確的步驟是首先切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，依次單擊“數(shù)據(jù)工具”功能組的“數(shù)據(jù)驗(yàn)證/數(shù)據(jù)驗(yàn)證”，打開(kāi)“數(shù)據(jù)驗(yàn)證”對(duì)話框，切換到“設(shè)置”選項(xiàng)卡，在“允許”下拉列表框選擇“序列”，并在下面的“來(lái)源”文本框手工輸入相關(guān)的序列內(nèi)容，操作起來(lái)相當(dāng)?shù)姆爆崱Ｆ鋵?shí)，如果工作簿已經(jīng)有相關(guān)的內(nèi)容，那么不需要在“來(lái)源”文本框再次輸入（如圖1），只要將光標(biāo)定位到“來(lái)源”文本框，然后直接復(fù)制相關(guān)單元格區(qū)域的內(nèi)容，確認(rèn)之后立即就可以完成系列值的創(chuàng)建工作，比起逐一手工輸入，這顯然是方便多了。

按行排序

選中需要按行排序的單元格區(qū)域，切換到“數(shù)據(jù)”選項(xiàng)卡，點(diǎn)擊“排序和篩選”功能組的“排序”按鈕，單擊“排序”對(duì)話框右側(cè)的“選項(xiàng)”按鈕，此時(shí)會(huì)打開(kāi)“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，默認(rèn)的排序方式是按列，請(qǐng)修改為“按行排序”，確認(rèn)之后關(guān)閉對(duì)話框?，F(xiàn)在，我們就可以在“主要關(guān)鍵字”下拉列表框按照行進(jìn)行排序（如圖2）。以后如果需要按列排序，可以在“排序選項(xiàng)”對(duì)話框重新設(shè)置。

巧妙解決顯示錯(cuò)誤

在操作過(guò)程中，經(jīng)常會(huì)看到一些顯示錯(cuò)誤，初級(jí)用戶可能會(huì)感到茫然無(wú)措，其實(shí)只要了解這些錯(cuò)誤的來(lái)由，處理起來(lái)并不復(fù)雜。出現(xiàn)下述錯(cuò)誤時(shí)，只要將鼠標(biāo)指向黃色的感嘆號(hào)即可了解具體的錯(cuò)誤信息，單擊右側(cè)的箭頭可以選擇操作選項(xiàng)：

①#####

這種錯(cuò)誤主要是由于單元格的寬度不足導(dǎo)致無(wú)法顯示完整，或者單元格包含有錯(cuò)誤的時(shí)間日期與值，前者雙擊單元格即可自動(dòng)調(diào)整寬度，后者可能需要根據(jù)情況調(diào)整數(shù)值格式。

②#DIV/0！

這種錯(cuò)誤主要是當(dāng)一個(gè)數(shù)除以零（0）的時(shí)候或不包含任何值的單元格時(shí)出現(xiàn)，也就是說(shuō)屬于簡(jiǎn)單的數(shù)學(xué)問(wèn)題。Excel 將顯示此錯(cuò)誤。

③#N/A

當(dāng)某個(gè)數(shù)值不可用于函數(shù)或者公式時(shí)出現(xiàn)，例如單元格A1：A4有數(shù)據(jù)，我們選中B1：B5單元格，引用函數(shù)“=row（$1：$4）”，再按組合鍵“Ctrl+Shift+Enter”，這個(gè)時(shí)候B5單元格就會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤值“#N/A”，原因當(dāng)然是A5單元格沒(méi)有值，當(dāng)B5引用時(shí)出錯(cuò)。

④#NAME？

Excel無(wú)法識(shí)別公式中的文本時(shí)，將顯示此錯(cuò)誤，例如公式中，字符串沒(méi)有添加雙引號(hào)，區(qū)域名稱或函數(shù)名稱可能拼寫(xiě)錯(cuò)誤。

⑤#NULL！

當(dāng)指定兩個(gè)不相交的區(qū)域的交集時(shí)，交集運(yùn)算符是分隔公式中的引用的空格字符，可能會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)這一錯(cuò)誤，是一種值的返回結(jié)果。

⑥ #NUM！

當(dāng)公式或函數(shù)包含無(wú)效數(shù)值時(shí)，Excel將顯示此錯(cuò)誤。例如“=SQRT（A2）”是返回一個(gè)數(shù)字的平方，而A2的值為負(fù)數(shù)，顯然不能對(duì)負(fù)數(shù)開(kāi)平方根，因此這是一個(gè)無(wú)效的參數(shù)。修改的方法很簡(jiǎn)單，只要將數(shù)值修改為正數(shù)即可。單擊黃色的感嘆號(hào)，會(huì)提示“公式中所用的某數(shù)字有問(wèn)題”的錯(cuò)誤信息，單擊右側(cè)的倒三角箭頭，可以看到圖3所示的操作選項(xiàng)。

⑦#REF！

當(dāng)單元格引用無(wú)效時(shí)，Excel將顯示此錯(cuò)誤。例如可能刪除了其他公式所引用的單元格，或者可能將已移動(dòng)的單元格粘貼到其他公式所引用的單元格上，此時(shí)引用的就是無(wú)效的單元格。

⑧#VALUE！

如果公式所包含的單元格有不同的數(shù)據(jù)類型，則Excel將顯示此錯(cuò)誤。如果啟用了公式的錯(cuò)誤檢查，則屏幕提示會(huì)顯示“公式中所用的某個(gè)值是錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)類型”，通過(guò)對(duì)公式進(jìn)行少量更改即可修復(fù)此問(wèn)題。