自動與批量 高效辦公有秘訣

對于上班族而言，節(jié)約時間，高效辦公，能讓人力成本降低，使個人或產(chǎn)品更有優(yōu)勢，這樣才不會在職場中落敗。因此新時代的Officer，除了提高個人的能力外，還必須學(xué)會挖掘各種辦公軟件的潛力，從而成倍提升辦公效率。

“回歸“昨天”自動返回上次的狀態(tài)

很多時候我們啟動電腦的第一件事，就是打開昨天使用的文件夾、繼續(xù)編輯昨天的文檔，或者打開曾經(jīng)瀏覽器過的網(wǎng)頁……使用休眠或待機可以快速恢復(fù)到上次狀態(tài)，但這樣無法清空內(nèi)存或不夠節(jié)能，不太適用。因此唯有發(fā)揮應(yīng)用軟件自身的功能，才會使這些問題自然解決。

恢復(fù)上次打開的文檔

打開Word2013，選擇菜單“文件/選項”，切換到“自定義功能區(qū)”選項，選擇“開發(fā)工具”選項，單擊“確定”返回主界面；切換到“開發(fā)工具”選項卡，單擊“錄制宏”輸入宏名：AutoExec（如圖1），單擊“確定”按鈕開始錄制宏，此時只要將打開文件列表中的第一個文件的操作演練一次，再單擊“停止錄制”按鈕即可，這樣以后只要打開Word，就會自動打開最近列表中的第一個文檔，也就是上次打開的文檔。

| Tips |

使用福昕PDF閱讀器觀看PDF電子書時，只要選擇菜單“工具/偏好設(shè)置”，切換到“歷史記錄”，選擇“啟動時打開上次會話”選項，這樣下次打開福昕PDF閱讀器時，就會自動打開上次閱讀的電子書。

自動進入上次的文件夾

很多時候繼續(xù)上一次的工作，需要打開上次打開的文件夾，有些文件夾的層次還會比較深，費時費力。在Windows7中，右擊桌面上的“計算機”選擇“屬性”，打開“系統(tǒng)”窗口，選擇菜單“工具/文件夾選項”后出現(xiàn)對話框，切換到“查看”選項（如圖2），勾選“登錄時還原上一個文件夾窗口”選項，這樣系統(tǒng)啟動后會自動打開關(guān)機前開啟的文件夾。

瀏覽上次看過的網(wǎng)頁

自動開啟上一次打開的網(wǎng)頁，這是很多第三方瀏覽器的標配功能，如在QQ瀏覽器中，選擇菜單“工具/QQ瀏覽器選項”彈出對話框（如圖3），勾選“啟動瀏覽器時打開”下的“上次關(guān)閉時瀏覽器的網(wǎng)頁”選項，單擊“確定”按鈕即可。Google Chrome中則是打開“自定義并控制”選項，選擇“啟動時”下的“繼續(xù)瀏覽上次關(guān)閉瀏覽器時在看的網(wǎng)頁”即可。雖然瀏覽器的種類很多，但設(shè)置操作還是非常相似的。

巧妙設(shè)置 讓軟件自動按需干好活

減少重復(fù)性工作同樣可以提升工作效率，如開機后要登錄多個QQ，要下載多個文件……這些重復(fù)操作應(yīng)盡量減少，這樣也能提升效率。

QQ批量登錄

QQ2013可以批量登錄多個帳號。將光標指向登錄主界面左下角的箭頭，單擊“多賬號登錄”切換到多用戶登錄界面（如圖4），單擊“+”按鈕輸入QQ號碼和密碼，單擊“確定添加”按鈕，添加結(jié)束后下次開啟QQ時，直接單擊“登錄”按鈕即可一次登錄多個QQ。

批量下載圖片

在百度上找到一些需要的圖片，一般都是分別保存，比較繁瑣。而使用“百度圖片批量下載”這款工具（下載地址：www.junguoguo.com/3168），可以批量下載搜索到的圖片。打開軟件后，在“搜索”中輸入關(guān)鍵字，選擇圖片的尺寸、格式和色調(diào)，單擊“開始下載”按鈕即可下載圖片，簡單快捷。

郵件批量分揀歸類

平時辦公自然少不了與郵件打交道，而且郵件肯定要先撿重要的處理（如優(yōu)先處理老板的郵件），可打開Outlook2013，切換到“開始”選項卡，選擇“規(guī)則”下的“規(guī)則和通知”，單擊“新建規(guī)則”按鈕彈出對話框（如圖5），在“步驟1：選擇模板”下選擇“將某人發(fā)來的郵件移至文件夾”選項，在“步驟2：編輯規(guī)則說明”下，單擊“個人或公用組”按鈕彈出對話框，在發(fā)件人中輸入老板的郵件地址，單擊“指定”按鈕選擇收件箱中的某個文件夾即可。

善用提醒讓大腦能集中精力做事

很多時候，工作一旦進入狀態(tài)，一些事先排定的事情可能會被忘得一干二凈，輕則會耽誤事情，重則能給自己帶來麻煩甚至損失。如果花心思記又浪費精力，無疑會降低工作效率。此時可以讓第三方軟件充當(dāng)我們的“秘書”，到時提醒我們該干啥，“QQ提醒”就是一個很棒的秘書。

打開QQ提醒網(wǎng)頁版（http：//qqtx.qq.com），并用自己的QQ賬號登錄（如圖6），單擊“添加提醒”按鈕彈出對話框，輸入提醒內(nèi)容、時間并選擇提醒時間（可選擇準時提醒或提前提醒），在下方勾選提醒方式：QQ消息和QQ電腦管家，最后單擊“確定”按鈕即可添加。這樣到了指定時間，QQ中就會出現(xiàn)一個名為“QQ提醒”好友，包含提醒內(nèi)容的鏈接，提醒我們該做什么。

我們還可以在手機上安裝QQ提醒，用QQ賬號登錄后，可以隨時查看網(wǎng)頁版QQ提醒中添加的事務(wù)。同樣我們也可以在手機上添加提醒，選擇“+”按鈕選擇“提醒”切換界面（如圖7），輸入提醒內(nèi)容及時間等，最后選擇“√”即可添加。手機版QQ提醒和網(wǎng)頁版QQ提醒是同步的，在任何一方添加提醒，都可以通過網(wǎng)絡(luò)同步數(shù)據(jù)，這樣只要有電腦或手機都能隨時獲得提醒。