關(guān)于延邊職業(yè)技術(shù)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)（OA）辦公系統(tǒng)的實(shí)施

【摘 要】本文介紹了關(guān)于延邊職業(yè)技術(shù)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)（OA）辦公系統(tǒng)的實(shí)施，包括背景，關(guān)鍵技術(shù)，核心內(nèi)容等。該OA系統(tǒng)由六部分組成，分別是個(gè)人辦公（電子郵件、公告管理、新聞管理、投票管理、日程管理、工作日志、文件存儲(chǔ)、通訊簿、控制面板），行政辦公（快遞管理、機(jī)構(gòu)信息），工作流程（工作簿管理），人力資源（考勤管理），信息交流（內(nèi)部論壇、網(wǎng)絡(luò)論壇、休閑聊天），附件程序（電話區(qū)號(hào)、郵政編碼、萬(wàn)年歷），完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動(dòng)化等等工作。

【關(guān)鍵詞】OA系統(tǒng)；關(guān)鍵技術(shù)；核心內(nèi)容

延邊職業(yè)技術(shù)學(xué)院網(wǎng)絡(luò)（OA）辦公系統(tǒng)是一個(gè)單位內(nèi)部的辦公通信平臺(tái)，用于輔助辦公。該OA系統(tǒng)由六部分組成，分別是個(gè)人辦公（電子郵件、公告管理、新聞管理、投票管理、日程管理、工作日志、文件存儲(chǔ)、通訊簿、控制面板），行政辦公（快遞管理、機(jī)構(gòu)信息），工作流程（工作簿管理），人力資源（考勤管理），信息交流（內(nèi)部論壇、網(wǎng)絡(luò)論壇、休閑聊天），附件程序（電話區(qū)號(hào)、郵政編碼、萬(wàn)年歷），完成單位內(nèi)部的郵件通信、信息發(fā)布、文檔管理、工作流程自動(dòng)化等等工作。

1.背景

延邊職業(yè)技術(shù)學(xué)院是在2011年由延邊職工大學(xué)、延邊黎明農(nóng)民大學(xué)、吉林廣播電視大學(xué)（延邊分校）、延邊財(cái)經(jīng)學(xué)校、延邊工業(yè)學(xué)校合并組建。

隨著合校后信息需求的增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的信息交流通過(guò)電話和文件下發(fā)的方式早已不能滿足學(xué)校對(duì)傳遞和處理大量信息的需要，為了改進(jìn)工作手段，提高工作效率，因而需要把網(wǎng)絡(luò)技術(shù)滲透到學(xué)校的日常工作。

通過(guò)使用該OA辦公系統(tǒng)對(duì)學(xué)校日常辦公進(jìn)行管理，滿足學(xué)校日常辦公、管理等各方面的需求，實(shí)現(xiàn)學(xué)校內(nèi)部管理者、教師之間的信息交流，可以實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，可以解決多崗位、多部門(mén)之間的協(xié)同工作問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)高效率的協(xié)作。各個(gè)部門(mén)都存在著大量流程化的工作，例如文件的處理、各種會(huì)議的通知、申請(qǐng)、匯報(bào)等，都是一些流程化的工作，通過(guò)實(shí)現(xiàn)工作流程的自動(dòng)化，規(guī)范了各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公，提高學(xué)校協(xié)同工作的效率。

2.關(guān)鍵技術(shù)

2.1 B/S的系統(tǒng)架構(gòu)

該OA辦公系統(tǒng)是基于先進(jìn)的Windows平臺(tái)辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)。系統(tǒng)具有豐富實(shí)用的功能、友好的操作界面以及靈活的可擴(kuò)展性，可以方便地處理各種文檔數(shù)據(jù)、圖形信息，并且安全可靠。所謂“B/S”結(jié)構(gòu)就是指“瀏覽器+Web服務(wù)器”的架構(gòu)。

該系統(tǒng)采用J2EE使用三層分布式的應(yīng)用模型，所謂“三層”指的是如下三層。

（1）數(shù)據(jù)庫(kù)層：負(fù)責(zé)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，就是將內(nèi)存中的數(shù)據(jù)保存在永久介質(zhì)上。

（2）服務(wù)層：負(fù)責(zé)實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)邏輯。

（3）表現(xiàn)層：負(fù)責(zé)人機(jī)對(duì)話。

三層架構(gòu)從宏觀上描述了該系統(tǒng)的整體結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)的所有模塊都是按照這種三層架構(gòu)組織的。但是，具體到每一層的實(shí)現(xiàn)，卻需要根據(jù)模塊的個(gè)體情況進(jìn)行綜合考慮[1]。

2.2 認(rèn)證系統(tǒng)

該OA辦公系統(tǒng)的認(rèn)證系統(tǒng)就是賦予“不同身份的用戶訪問(wèn)不同資源”的能力。系統(tǒng)有“普通用戶”和“高級(jí)用戶”兩種權(quán)限。

這一部分用到了JavaScript技術(shù)。JavaScript技術(shù)是一種輕型的腳本語(yǔ)言，它與HTML相結(jié)合，可以增強(qiáng)功能，提高與用戶之間的交互性。

2.3 Ajax技術(shù)

Ajax是基于JavaScript腳本和XML封裝數(shù)據(jù)的服務(wù)器和客戶端的民步交互技術(shù)。Ajax的工作原理是將客戶端的頁(yè)面表現(xiàn)和應(yīng)用邏輯進(jìn)行“拆分”，使應(yīng)用邏輯部件按照需求，獨(dú)立地與服務(wù)器實(shí)現(xiàn)信息交互，從而建立更加面向服務(wù)的Web應(yīng)用程序結(jié)構(gòu)[3]。

該OA系統(tǒng)中存在著大量的數(shù)據(jù)瀏覽、添加、修改和刪除，比如對(duì)公文的管理就是其最基本的功能之一。在傳統(tǒng)的公文管理頁(yè)面中，每次單獨(dú)提交的增加或刪除請(qǐng)求都需要刷新頁(yè)面，等待頁(yè)面重載，才能顯示公文信息，顯然難以滿足“動(dòng)態(tài)顯示”的用戶需求。而該OA系統(tǒng)基于Ajax模式，將瀏覽器前端變?yōu)闊o(wú)需刷新的單頁(yè)界面，通過(guò)XMLHttpRequest對(duì)象獲取數(shù)據(jù)更新，并即時(shí)地呈現(xiàn)在頁(yè)面上。

2.4 ASP技術(shù)

工作流引擎是一系列在后臺(tái)運(yùn)行的程序，它將用戶輸入的信息發(fā)給數(shù)據(jù)庫(kù)，并將數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息經(jīng)過(guò)整理后反饋給用戶。用戶訪問(wèn)的工作流程時(shí)，系統(tǒng)會(huì)通過(guò)工作流引擎的解釋返回用戶相應(yīng)的路徑、權(quán)限等數(shù)據(jù)信息。工作流引擎的功能很強(qiáng)大，不需要大規(guī)模改動(dòng)流程設(shè)計(jì)和代碼開(kāi)發(fā)，就可以輕松實(shí)現(xiàn)流程改變，增強(qiáng)了該OA系統(tǒng)的可擴(kuò)展性，并提供對(duì)外應(yīng)用編程接口，可以與各類數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行通信和數(shù)據(jù)共享。

該OA系統(tǒng)的工作流引擎是基于ASP程序和數(shù)據(jù)庫(kù)開(kāi)發(fā)的應(yīng)用程序。ASP是服務(wù)器端的腳本編寫(xiě)環(huán)境，可創(chuàng)建動(dòng)態(tài)web頁(yè)面，生成功能強(qiáng)大的web應(yīng)用程序。ASP頁(yè)面是包括HTML標(biāo)記、文本和腳本命令的文件，并且可以調(diào)用ActiveX組件來(lái)執(zhí)行任務(wù)。通過(guò)ASP可為web頁(yè)面增加交互內(nèi)容或用HTML頁(yè)面構(gòu)成整個(gè)web應(yīng)用程序，其用戶界面是HTML頁(yè)面的站點(diǎn)。ASP采用了全新的方法解決web客戶和服務(wù)器之間的交互問(wèn)題。

3.核心內(nèi)容

3.1 個(gè)人通訊錄

該模塊用作每一個(gè)登錄系統(tǒng)的用戶來(lái)維護(hù)自己的通訊錄，通訊錄中需要保存的信息有姓名、性別、手機(jī)、E-mail地址、QQ號(hào)碼、家庭住址、郵編。通過(guò)本模塊個(gè)人用戶可以自由維護(hù)個(gè)人的基本信息以及自由添加聯(lián)系人信息：可以方便查詢聯(lián)系人，可以修改或某一個(gè)聯(lián)系人。

3.2 日程安排模塊

該模塊用作當(dāng)前登錄用戶添加、修改、刪除和查看自己的日程安排列表。本模塊中應(yīng)該保存的信息有：用戶名、年份、月份、日期、安排內(nèi)容。

3.3 工作日志模塊

該模塊用作當(dāng)前的登錄用戶添加、修改、刪除和查看自己的工作日志列表。本模塊中應(yīng)該保存的信息有：用戶名、年份、月份、日期、日志標(biāo)題、日志內(nèi)容、記錄時(shí)間。

3.4 短消息管理模塊

該模塊用作當(dāng)前的登錄用戶給系統(tǒng)內(nèi)的其他用戶發(fā)送短消息，并可以查看其他用戶發(fā)來(lái)的消息。本模塊中應(yīng)該保存的信息有：接收者、發(fā)送者、消息內(nèi)容、發(fā)送時(shí)間、是否閱讀。

3.5 公告管理模塊

該模塊用作當(dāng)前的登錄用戶發(fā)送通知，大家都可以查看，只有發(fā)送通知的用戶才有權(quán)修改、刪除該通知。本模塊中應(yīng)該保存的信息有：公告填寫(xiě)人、公告標(biāo)題、公告內(nèi)容、公告時(shí)間。

3.6 會(huì)議管理模塊

該模塊用作當(dāng)前的登錄用戶發(fā)送會(huì)議通知，供所有的用戶查看，且只有發(fā)送通知的用戶才有權(quán)修改、刪除該通知，它應(yīng)該包括如下幾個(gè)部分。（1）通知列表頁(yè)面包括發(fā)布、修改、刪除、清除通知、瀏覽通知內(nèi)容和填寫(xiě)反饋意見(jiàn)等6個(gè)操作功能。（2）發(fā)布、修改通知頁(yè)面。（3）瀏覽通知內(nèi)容頁(yè)面。（4）填寫(xiě)反饋意見(jiàn)頁(yè)面。

4.結(jié)論

人們普遍使用計(jì)算機(jī)來(lái)提高個(gè)人工作效率，但是在需要許多人一起協(xié)同工作的現(xiàn)代工作環(huán)境中，我們更需要提高我們的整體工作效率。

但是辦公自動(dòng)化提了多年，效果并不明顯，人們還是停留在單機(jī)處理和表格處理的所謂辦公自動(dòng)化的初級(jí)階段。信息的交流和共享，以及團(tuán)隊(duì)的協(xié)同運(yùn)作等無(wú)法完美的實(shí)現(xiàn)，極大地限制了工作的效率。Internet的迅猛發(fā)展，為信息的交流和共享，團(tuán)隊(duì)的協(xié)同運(yùn)作提供了技術(shù)的保證，同時(shí)也預(yù)示著網(wǎng)絡(luò)化辦公時(shí)代來(lái)臨[5]。

OA辦公系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了我校辦公自動(dòng)化，大大提高了工作效率，也實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)約了資源。希望有更多的單位實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化，讓辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也得到大力推廣。

參考文獻(xiàn)：

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