高校辦公室管理影響因素及對策

隨著我國教育觀念的不斷深入，高等教育改革也在各個高校教育中得以全面開展，這就對高校的綜合管理提出了更高的要求。因此，高校辦公室也要順應(yīng)不斷出現(xiàn)的要求和變化。辦公室屬于學(xué)校的行政機構(gòu)，是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，協(xié)調(diào)著高校管理工作的方方面。但高校辦公室也會影響到學(xué)校的教學(xué)工作。其會受到多種因素的影響，所以辦公室管理水平直接反映著高校的整體運行質(zhì)量。

一、高校辦公室管理中的影響因素

1.高效辦公室管理對工作職能認(rèn)識的不夠深刻

在一些高效辦公室中，其中的工作人員并非是專業(yè)的人員，有部分工作人員沒有接受過系統(tǒng)的培訓(xùn)，導(dǎo)致其對辦公室的職能認(rèn)識的不夠深刻，工作人員沒有明確自身的職能，導(dǎo)致其在辦公過程容易越位，且辦公過程就顯得比較被動，致使辦公效率低下。辦公室的工作人員在日常工作中，會分配到不同的任務(wù)，在大多數(shù)情況下，工作人員都會依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的指示辦事，但由于辦公過程會遇到其他狀況，使得辦公人員不能積極采取預(yù)防或解決的措施。

2.高校辦公室的規(guī)章制度需要進(jìn)一步提高

隨著高校辦公室的辦公任務(wù)日益復(fù)雜，其在解決一些問題過程中就要根據(jù)相應(yīng)的規(guī)章制度，有待完善這些繁瑣的工作包括了學(xué)校的公文收發(fā)、組織會議、經(jīng)費管理、日?？记诘裙芾砉ぷ鳎@些工作都需要辦公室來協(xié)調(diào)。但由于高校辦公室都缺乏相對完善的管理制度，辦公過程缺乏規(guī)范管理，使辦公室工作人員對事物處理的態(tài)度不夠嚴(yán)謹(jǐn)，甚至?xí)绊懻麄€部門的工作效率。因此，針對這些問題，就是要實行制度化管理，建立一套完善的規(guī)章制度以約束工作人員的辦公行為。

3.高校工作人員的素質(zhì)有待提高

作為高校的工作人員，其素質(zhì)應(yīng)該與學(xué)校的環(huán)境相適應(yīng)，高校的教學(xué)任務(wù)是為了培養(yǎng)高素質(zhì)的人才。而作為辦公室的工作人員更要注意自身素質(zhì)方面，由于日常的事務(wù)較多，辦公人員要具備一定的心理素質(zhì)來承受各種工作負(fù)擔(dān)。但很多辦公室工作人的大部分時間都用來處理問題，而忽視了自身素質(zhì)的提升，疏于學(xué)習(xí)思想政治；另外，一些辦公室人員其本身是機關(guān)干部、教師或留校畢業(yè)生，這部分缺乏辦公室管理的專業(yè)知識，導(dǎo)致業(yè)務(wù)能力不強，其在高校中的進(jìn)修機會較少，使得工作思想較為怠慢，工作缺乏積極性，不利于辦公室工作發(fā)展。

4.高校辦公室工作人員缺乏團隊意識

高效辦公室工作是一個集體工作環(huán)境，一定要具備團隊協(xié)作意識。高校辦公室對于上級領(lǐng)導(dǎo)以及下面的各學(xué)院及教研室都起到了協(xié)調(diào)作用，由于其與眾多部門都存在著聯(lián)系，因此，在日常工作中就需要各部門的密切配合，需要互相協(xié)作來完成各項工作任務(wù)。但在一些辦公室環(huán)境下，由于部分工作人員缺乏團隊協(xié)作意識，其整體的組織能力不強，而對下面的師生建議無法及時反饋，對上級領(lǐng)導(dǎo)所下達(dá)的命令無法順利執(zhí)行，引起學(xué)校的各項措施實施受阻，各部門之間也會產(chǎn)生矛盾，影響到正常的教學(xué)秩序，使工作效率降低，不利于整體的發(fā)展。

二、提高高校辦公室管理的措施

1.辦公室管理要明確職能

高校辦公室職能主要分為組織服務(wù)的職能、協(xié)調(diào)職能、督察職能。組織服務(wù)職能就是要明確辦公室的服務(wù)職能，其服務(wù)的對象是整個學(xué)校的工作人員和學(xué)生隊伍，由于服務(wù)性的工作比較繁瑣。因此，必須要明確各項任務(wù)；協(xié)調(diào)職能是處理上下級關(guān)系的具體執(zhí)行者。不僅如此，其對學(xué)校以外的工作也要協(xié)助管理，學(xué)校內(nèi)部的工作計劃、重大決策等，都要由辦公室協(xié)調(diào)有關(guān)部門或人員，將其貫徹落實。辦公室與外部的聯(lián)系協(xié)調(diào)，其關(guān)系著學(xué)校的發(fā)展。因此，這項職能的任務(wù)也很重要；督察管理是對學(xué)校教學(xué)工作的監(jiān)督與考察，領(lǐng)導(dǎo)決策、學(xué)校安排等的合理性，都需要辦公室加以監(jiān)督，并將相關(guān)信息送達(dá)相應(yīng)部門。

2.辦公室要完善規(guī)章制度

辦公室的管理程序要實行規(guī)范化的管理，根據(jù)科學(xué)的管理制度，強化辦公室工作的效率，依據(jù)相關(guān)制度來處理繁瑣事務(wù)，做到雜而不亂、規(guī)范有序。完善的規(guī)章制度要明確明確，規(guī)范程序，使各項工作都有章可循，從而保證辦公室工作高效運轉(zhuǎn)。

3.辦公室工作人員的素質(zhì)要進(jìn)一步提升

辦公室工作人員要具備政治素養(yǎng)，其思想決定了行為，因此，辦公室工作人員一定要具備較高的領(lǐng)悟力，在重大問題保持立場堅定，有清醒、敏銳的政治頭腦，使辦公室工作平穩(wěn)、有序的運轉(zhuǎn)?？傊?，辦公室工作人員要具備綜合素質(zhì)以處理、事件的能力，從而提高辦公室的服務(wù)質(zhì)量。

4.加強團隊協(xié)作，提高組織和溝通能力

高校辦公室工作人員要具備組織協(xié)調(diào)的能力，在日常工作中，要與上級領(lǐng)導(dǎo)保持緊密聯(lián)系，以便領(lǐng)導(dǎo)能夠及時了解狀況，同時要聽取教師和學(xué)生們的意見和建議，為其提供滿意的服務(wù)，得到他們的理解和支持。協(xié)調(diào)工作是為了營造良好的人際關(guān)系，促進(jìn)人與人、部門與部門之間融洽相處，協(xié)調(diào)各方力量，團結(jié)協(xié)作推動各項工作任務(wù)的落實。

三、結(jié)語

綜上所述，高校辦公室作為學(xué)校的重要部門，在學(xué)校管理中起到了樞紐的作用，因此，學(xué)校的辦公室要在一個和諧的環(huán)境下開展工作，以保證學(xué)校的管理工作順利實行。高校辦公室的功能主要是服務(wù)于學(xué)校教師和學(xué)生，對于這些服務(wù)對象，辦公室工作是一種凝聚力量，其需要辦公室的工作人員發(fā)揮協(xié)調(diào)的功能，包括工作人員與領(lǐng)導(dǎo)之間、各部門之間的關(guān)系協(xié)調(diào)等工作。辦公室人員要為學(xué)校管理提供更多的、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提升自身的知識素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，從而提高學(xué)校的整體工作管理水平。

（作者單位：江蘇理工學(xué)院）