淺談文檔一體化管理的原則和方法

隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術、多媒體技術和遠程傳輸?shù)痊F(xiàn)代信息技術的迅猛發(fā)展，推進了辦公自動化和信息資源利用網(wǎng)絡化的進程，同時也為實行文檔一體化管理奠定了基礎。檔案管理者必須轉變觀念，適應新形勢和新技術發(fā)展的需要，充分利用局域網(wǎng)絡，科學有序的推進文檔一體化管理進程，發(fā)揮檔案工作的服務功能。

一、實行文檔一體化管理的意義

文檔一體化管理是指以文件生命周期理論為指導，借助計算機及網(wǎng)絡技術，對文書工作和檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī)劃和科學管理，從而發(fā)揮各自以及總體的最大效能，確保從機關現(xiàn)行文件直至館藏檔案管理的高效和優(yōu)化。實施文檔一體化管理有以下現(xiàn)實意義：

1.有利于發(fā)揮文檔工作的整體優(yōu)勢。實行文檔一體化管理，把原來各自獨立的文件管理和檔案管理納入統(tǒng)一的系統(tǒng)之中，在同一個控制中心的組織指導下開展工作，可根據(jù)檔案工作的要求安排文書工作，有效地協(xié)調文書人員與檔案人員的配合與協(xié)作，科學地調節(jié)和組織勞動投入，減少了不必要的工作環(huán)節(jié)，避免了重復勞動，提高了辦公效率。

2.有利于檔案工作的標準化、規(guī)范化建設。實行文檔一體化管理，從文件的形成開始直到立卷歸檔，按照統(tǒng)一的標準、統(tǒng)一的格式、統(tǒng)一的術語，進行文件處理、文件立卷和檔案管理工作，保證了歸檔質量，為檔案工作的標準化、規(guī)范化建設打下了堅實的基礎。

3.有利于檔案資源的數(shù)字化建設。實行文檔一體化管理，將電子文件歸檔為電子檔案，減少了將來對紙質文件掃描、處理、壓縮存貯的煩瑣步驟，加快了檔案資源數(shù)字化建設進程。

4.有利于提高檢索查詢效率。實行文檔一體化管理，無論是對現(xiàn)行文件還是歸檔文件，均可進行有效的檢索查詢，且網(wǎng)絡化的檢索系統(tǒng)可在幾秒鐘內從數(shù)以萬計的數(shù)據(jù)庫中檢索到查詢的目錄數(shù)據(jù)。即使用戶無法提供準確的文號和題名，也可通過模糊查詢的方式，找到符合條件的記錄。

5.有利于用戶下載利用。實行文檔一體化管理，用戶通過檢索查到目錄數(shù)據(jù)后，可方便地瀏覽文件或圖樣、照片。如需對文件內容進行編輯加工，可進行下載。為文件起草、論文寫作、編寫史料等工作提供了便利，用戶只要在眾多檔案資源的全文庫中找到自己需要的素材，再通過下載編輯，即可快速得到電子版稿件，極大地提高了寫作效率。

二、實行文檔一體化管理的原則

文檔一體化管理是基于計算機信息網(wǎng)絡系統(tǒng)對電子文件、檔案的管理實現(xiàn)的，涉及到管理技術、流程、體制、原則、方法等各個層面，每個層面之間相輔相成，相互關聯(lián)，相互作用。因此，必須從本單位實際出發(fā)，協(xié)調相關部門，共同采取科學的管理原則，推進一體化建設進程。

1.集成管理原則。文件和檔案管理是前后銜接、互相影響、不可分割的兩個部分。過去在系統(tǒng)設計時，把文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)設計為兩個獨立的應用系統(tǒng)，分別完成公文處理和檔案管理業(yè)務。實行文檔一體化管理就是要將這兩個業(yè)務系統(tǒng)通過總體設計整合到一起，成為一體化的完整閉環(huán)系統(tǒng)，同時要將電子文件的捕獲、鑒定與歸檔、檢索與存儲、保管和利用等全過程集成為一體，將文字、圖形、圖像、影像、聲音等各種信息形式組合集成在一起，達到圖、文、聲、像并茂的效果，更加真實地再現(xiàn)當時的活動情況，從而強化文件對業(yè)務活動的記憶和再現(xiàn)功能。

2.全程管理原則。“全程管理”是指對電子文件從產生到最終銷毀或永久保存進行全過程的監(jiān)控和管理。電子文件從產生到最終銷毀或永久保存是一個完整的運動過程，涉及電子文件的流程、管理規(guī)則、管理方法及質量要求，而且，各個運動階段之間的界限不再像紙質文件那樣明顯、容易區(qū)分，這就要求對電子文件生成、流轉、利用、保管等每一環(huán)節(jié)的實施過程進行實時監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)和糾正失誤，不斷調整管理策略，以確保電子文件的完整性、真實性、可靠性、安全性和可讀性。

3.前端控制原則?！扒岸丝刂啤笔侵笝n案工作者必須在電子文件形成之時甚至生成之前，即在電子文件管理系統(tǒng)設計時就積極介入其中，把電子文件（包括電子文件歸檔）的管理要求融入系統(tǒng)功能設計中。前端控制包括統(tǒng)一編碼體系，統(tǒng)一文件形成要求（如文件描述信息的記載），統(tǒng)一數(shù)據(jù)存貯結構，統(tǒng)一文件格式，統(tǒng)一訪問控制機制，統(tǒng)一文件查詢利用規(guī)則等。前端控制原則是確保電子公文、檔案完整安全、真實可靠、長期可讀的有效政策，是實現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障。

4.動態(tài)管理原則。由于電子公文、檔案本身具有很多“動態(tài)”因素，使電子文件管理處于變化之中。如：電子公文生成過程中，其版本、狀態(tài)、數(shù)量都在動態(tài)變化；電子公文與載體可以相互分離；電子公文載體性能的不穩(wěn)定性；信息化的發(fā)展帶來新的信息編碼方式、新的存儲格式和新的系統(tǒng)軟件等。因此，要實現(xiàn)前端控制和全程管理，就必須實行動態(tài)管理。

5.安全保密原則。由于一些電子公文、檔案涉及國家秘密和敏感信息，為了確保安全，國家保密局針對信息安全保密管理提出了分類管理、分級防護原則；涉密范圍最小化原則；綜合防范、全過程監(jiān)管原則。實行文檔一體化管理必須認真貫徹執(zhí)行安全保密原則，根據(jù)電子公文、檔案的重要程度劃分安全保密等級，并采用相應的安全防范技術和手段，確保辦公局域網(wǎng)和檔案信息的安全。

三、實行文檔一體化管理的方法

1.制定總體規(guī)劃，加強宏觀管理。要實現(xiàn)文檔一體化管理，就必須打破文件、檔案各自為政、獨立發(fā)展的狹隘觀念，樹立整體與局部、宏觀與微觀相結合的一體化思想，把檔案工作重心轉移到文件信息的整個生命周期，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一管理，確保文件、檔案信息的完整、準確，充分發(fā)揮文件、檔案信息的利用價值。檔案工作者要主動參與到文件形成過程的管理中去，文件工作也要融入到檔案管理和開發(fā)利用之中。

2.整合系統(tǒng)資源，實現(xiàn)資源共享。實現(xiàn)文檔一體化管理必須把文件管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)整合在一起，組成一個綜合的文件管理系統(tǒng)，而文件和檔案作為兩個前后銜接、互相影響的子系統(tǒng)。整合后要保證使用者在計算機網(wǎng)絡的各節(jié)點上，都可實現(xiàn)文件數(shù)據(jù)的自由存儲和檔案資源的共享，使整個系統(tǒng)達到最優(yōu)化。由于文件、檔案是前后相承的關系，文件管理是檔案管理的基礎，只有文件管理科學化、規(guī)范化、標準化，檔案管理才能達到規(guī)范和標準。

3.統(tǒng)一標準規(guī)范，提高歸檔質量。文檔一體化管理覆蓋了各個職能部門產生的各種不同門類、不同載體的文件檔案，為了提高歸檔質量，充分發(fā)揮各個部門文件、檔案的整體效果，必須制定綜合管理文件、檔案信息的標準，對每一個單位的文件、檔案類目的劃分和設置進行規(guī)范，運用計算機對文件、檔案實行文檔一體化綜合管理。

4.進行實時歸檔，確保文檔完整。文檔一體化管理系統(tǒng)，是以網(wǎng)絡為起點，將文書與檔案工作統(tǒng)籌規(guī)劃、相互協(xié)調，兩者在網(wǎng)絡系統(tǒng)內銜接，從而實現(xiàn)文件的一次性輸入，多口、多途徑的輸出和全網(wǎng)絡信息共享，使檔案的資源能夠達到最大限度的開發(fā)和利用。在線實時歸檔就是從電子文件形成的源頭抓起，以提高檔案質量、保證檔案完整為出發(fā)點，使檔案的形成到利用的整個過程成為一個協(xié)調有序的系統(tǒng)工程。具體來講，就是在電子文件開始起草時，規(guī)定由文件的起草人進行內容價值的鑒定和檔號標引，并且接受檔案部門的監(jiān)督和指導；一旦文件正式簽署形成，就要同時通過網(wǎng)絡傳輸進入檔案部門的數(shù)據(jù)庫或計算機服務器系統(tǒng)內；在網(wǎng)上仍然有上述文件的前提下，檔案部門再進行第二次鑒定，并且將認為需要保持相當時間的文件下載到移動載體中保存。由此可見，在文檔一體化管理中，檔案管理的職能，已經前移到文件的形成時期，這其中包括對文件價值的鑒定以及檔案分類等工作的實施，這樣做既是保證文件原始性、真實性、完整性、系統(tǒng)性的最優(yōu)方法，也是檔案部門對電子文件整個運動過程監(jiān)控的必要措施。