高校人事管理信息化的戰(zhàn)略意義與系統設計

魏 霞，金凌虹，陳建林，潘林超

1臺州學院人事處，浙江 臺州 317000;2臺州廣播電視大學經管系;3臺州市教育局人事處，浙江 臺州 318000

1 高校人事管理信息化的戰(zhàn)略意義

1.1 可以提高人事管理的工作效率

高校人事管理工作中事務性工作較多，很多事務具有機械性、重復性的特點，需要占據工作人員的大量時間［1］。同時，人事管理信息系統可以跟蹤記錄教職工的各類人事信息，能夠方便、快捷地實現信息共享，為工作人員處理各項事務提供及時、有效、全面的參考依據。人事管理信息系統可以使工作人員從很多重復性事務中解脫出來，起到精簡人事工作量，實現辦公智能化，提高工作效率，節(jié)省人力資源的目的。從人事處領導角度而言，領導也能通過訪問系統及時、全面地了解各科室各項事務的進展流程，并隨時可在系統中分類進行指導和做出任務部署，節(jié)約了管理時間成本，針對性強且提高了管理效率。

1.2 可以實現人事管理各項事務的辦公遠程化

人事管理工作中的招聘流程、工資管理流程、培訓流程、保險辦理流程、離職流程等都可以通過軟件來實現。人事管理信息系統不僅能將人事部門的工作職能分類實現網絡化。很多常規(guī)性事務，比如進修申請、教職工信息校對、年度考核、數據統計分析等事務都可以在網上進行，為廣大教師及人事工作員工都帶來了便利［2］。通過人事信息化軟件還能分類展示經過優(yōu)化了的各項業(yè)務流程，為教師辦理各類事務提供指導，對事務已進行到的步驟和即將要辦理的步驟進行展示等，為教師的遠程辦公提供了更為智能化和人性化的服務。

1.3 為廣大教師提供了友好的自助服務平臺

人事管理信息系統的遠程辦公，充分實現了教職工事務辦理的網絡化，為人事事務的辦理帶來很多便利。在信息系統訪問過程中，教職工擁有對靈活數據的修改權限，可通過系統的網絡平臺申請修改個人信息，申請進修培訓，填寫年度考核表，查閱考核結果，申報職稱，查閱評審結果等。自主性事務處理的網絡化，為教職工提供了友好的自助服務平臺。

1.4 為領導層提供了更準確有效的決策依據

人事管理信息系統為學校領導、各學院(部門)領導提供相應的數據查閱權限。具有不同權限的管理員可通過校園網登陸系統，對所需的人事信息進行數據訪問、條件查詢、統計分析等。人事管理信息系統還能定期自動生成統計報表，對前后時間段數據進行比較，形成科學的統計分析報告，為各級領導及時準確地制定發(fā)展策略和部署工作奠定科學依據［3］。

2 系統功能模塊構建—以臺州學院為例

2.1 人事處處長辦公室

人事處處長事務的功能模塊結構如圖1所示。

圖1 人事處處長事務對應的功能模塊

崗位類別:處長、副處長

人事處領導主要負責行政機構管理模塊、編制管理模塊、人事事務分配模塊、人事事務進展查詢模塊、人事事務答疑模塊、人事事務、文件審批模塊，實現管理的網絡化、遠程化。

2.2 師資科

師資科事務的功能模塊結構如圖2所示。

圖2 師資科事務對應的功能模塊

崗位類別:人才調動、職稱評審、培訓管理

師資科的工作主要分為人才調動、職稱評審、培訓管理三大部分。人才調動崗位主要對應的事務模塊有招聘管理模塊、新進人員管理模塊、校內調動管理模塊、人員離校管理模塊;職稱評審崗位主要對應的事務模塊有教職工職稱申報管理模塊、職稱評審批次管理模塊、職稱評審院系審核模塊、職稱評審人事處審核模塊、職稱查詢模塊;培訓管理崗位主要對應的事務模塊有學歷學位培訓管理模塊、非學歷學位培訓管理模塊、培訓申請模塊、培訓查詢模塊［4］。

2.3 人事科

人事科事務的功能模塊結構如圖3所示。

圖3 人事科事務對應的功能模塊

崗位類別:工資管理、數據維護及津貼福利

人事科的工作主要分為工資管理和津貼福利發(fā)放兩大部分。其中，工資管理崗位主要對應的有薪酬管理模塊、崗位聘任模塊、崗位設置管理模塊、聘期考核模塊、考勤管理模塊;數據維護及其他福利崗位主要對應的事務模塊有教職工信息管理模塊、財務通知管理模塊、年度考核模塊、社會保險管理模塊、勞務派遣管理模塊［5］。

2.4 人事檔案和辦公室

人事檔案和辦公室事務的功能模塊如圖4所示。

圖4 人事檔案和辦公室事務對應的功能模塊

崗位類別:檔案管理

人事檔案和辦公室崗位主要對應的是教職工檔案管理模塊、合同管理模塊、教職工編號管理。

2.5 退休辦

崗位類別:退休人員管理

退休辦崗位主要對應的是退休人員管理模塊，實現退休人員基本信息的管理及退休相關事宜處理。

2.6 公共模塊

除此之外，各科室還可設計公共模塊，如圖5所示，分為事務申辦模塊、事務咨詢模塊、新事務接收模塊。通過這些模塊，實現與人事處領導之間工作的線上辦公、線上交流、線上管理。

圖5 各科室公共模塊

3 管理員權限分配

管理員的權限如表1所示。

表1 管理員權限分配

高校人事管理的信息化是學校發(fā)展的必然趨勢，在軟件、硬件環(huán)境都已成熟的情況下，能切合學校自身特點建立科學的軟件模塊結構，為人事信息化軟件的設計奠定理論基礎，使軟件的實現更具有可行性。

［1］趙宇馨，朱江.淺析高校人事管理工作中的人事信息化［J］.經營管理者，2010，(12):283

［2］王展.試論高校人事管理信息系統的建立［J］.四川教育學院學報，2008，24(8):6-8

［3］謝衛(wèi)忠.芻議高校人事管理信息化建設［J］.江南大學學報:人文社會科學版，2006，5(4):68-69

［4］郝媛，王維才，高學東.高校人力資源管理信息系統分析與設計［J］.中國教育信息化，2008，(11):50-52

［5］賴初榮，楊東梅，齊家陽，等.加強高校人事管理 打造人事信息化平臺［J］.中國教育信息化，2010，(1):27-28