電子信息技術(shù)與企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理

李仿玲

【摘 要】通過(guò)本單位檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)踐，充分體會(huì)到傳統(tǒng)檔案管理轉(zhuǎn)化為檔案管理信息化管理的優(yōu)點(diǎn)，同時(shí)闡述了檔案信息管理存在的風(fēng)險(xiǎn)。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)信息集成；信息數(shù)據(jù)；電子文檔

在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中，永平銅礦檔案館使用清華企業(yè)檔案管理系統(tǒng)軟件，根據(jù)永平銅礦檔案館的實(shí)際情況，設(shè)置了：檔案查詢子系統(tǒng)、服務(wù)器設(shè)置工具、光盤制作子系統(tǒng)、借閱管理子系統(tǒng)、權(quán)限設(shè)置子系統(tǒng)、收集整編子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)錄入子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)維護(hù)子系統(tǒng)、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換子系統(tǒng)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表子系統(tǒng)、系統(tǒng)設(shè)置子系統(tǒng)、銷毀管理子系統(tǒng)。我們檔案工作者將發(fā)現(xiàn)企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。

檔案載體的轉(zhuǎn)變。

首先是企業(yè)檔案載體的轉(zhuǎn)變。在企業(yè)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)全程管理后，適時(shí)實(shí)現(xiàn)了信息數(shù)據(jù)的遠(yuǎn)近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)大量出現(xiàn)。通過(guò)計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)使產(chǎn)品圖紙的設(shè)計(jì)、存儲(chǔ)、查詢和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)一項(xiàng)較大項(xiàng)目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。

其次是企業(yè)檔案的分類變化。原有的企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案等傳統(tǒng)分類方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)管理模塊、流程的設(shè)置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統(tǒng)中，計(jì)算機(jī)依照規(guī)定指令根據(jù)工作目標(biāo)隨時(shí)設(shè)立和調(diào)整類目。各企業(yè)檔案信息的分類不盡相同，但可以肯定的是計(jì)算機(jī)管理過(guò)程中企業(yè)的檔案分類更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面狀況，分類也將更詳細(xì)、更科學(xué)、更規(guī)范。此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設(shè)備開(kāi)箱及重要建設(shè)項(xiàng)目、技術(shù)改造竣工驗(yàn)收作為對(duì)其企業(yè)檔案的監(jiān)督、指導(dǎo)和接收就顯得有些滯后了。

隨著辦公自動(dòng)化的普及，如果不對(duì)隨時(shí)大量產(chǎn)生的電子文件加以管理，勢(shì)必帶來(lái)以下風(fēng)險(xiǎn)：

（1）導(dǎo)致系統(tǒng)癱瘓或?qū)е氯魏稳司蔁o(wú)控制地存取信息而使系統(tǒng)變得不安全。

（2）大規(guī)模的、無(wú)系統(tǒng)的、隨時(shí)可能產(chǎn)生的違法破壞的風(fēng)險(xiǎn)增加。

（3）使有價(jià)值的公文與檔案丟失。

（4）安全措施遭到破壞的風(fēng)險(xiǎn)增加。

（5）造成文件被非法變更與刪除，從而使數(shù)據(jù)丟失。

（6）給社會(huì)帶來(lái)麻煩。

（7）造成不必要的延遲與公務(wù)處理故障。

（8）造成不必要的在量人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)。

在傳統(tǒng)檔案管理理論指導(dǎo)下，人們只能將電子文件再轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件，然后按紙質(zhì)文件管理方式加以整理、歸檔和保存。目前的這種電子文件管理方法不但沒(méi)有減少管理人員的工作量，反而增加了負(fù)擔(dān)，在某種程度上，還制約了加快檔案現(xiàn)代化管理的步伐。

被轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文件后的電子文件被人們存入光盤中，放入檔案柜內(nèi)加以保存，而很少再去利用，由此造成數(shù)據(jù)丟失與資源浪費(fèi)。有人甚至將這類電子文件當(dāng)成書(shū)寫(xiě)數(shù)據(jù)庫(kù)的工具，依工作需要隨時(shí)對(duì)原數(shù)據(jù)加以修改、補(bǔ)充，致使原文件被弄得面目全非。例如，人事部門每年的職工基本情況數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)都在上一年度的文件上修改，這既是因?yàn)閱螜C(jī)容量有限，也因?yàn)閳D個(gè)工作方便。再有，機(jī)要打字員因打印文件數(shù)量太多，不再統(tǒng)統(tǒng)存盤，或保存一段時(shí)間后便以刪除。既然檔案部門未規(guī)定電子文件歸檔，這樣做也無(wú)不妥，反正已有一份紙質(zhì)文件歸檔了。由此，造成大量電子文件損毀。

由此可見(jiàn)，對(duì)電子文件的產(chǎn)生不加管理或以傳統(tǒng)文件管理方式來(lái)對(duì)電子文件進(jìn)行管理會(huì)帶來(lái)許多不良后果，如使文件無(wú)法充分地滿足本部門責(zé)任要求與其他部門要求；產(chǎn)生的文件被破壞或當(dāng)需要它們時(shí)找不到；當(dāng)文件有多個(gè)版本存在時(shí)，無(wú)法對(duì)真實(shí)可靠的版本進(jìn)行識(shí)別與檢索；產(chǎn)生的數(shù)據(jù)無(wú)法資源共享等。

以紙質(zhì)為主體的傳統(tǒng)檔案的管理方法與技術(shù)，是經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期實(shí)踐、不斷豐富才成為一門科學(xué)的。但電子文件與傳統(tǒng)文件各有其特點(diǎn)，在許多地方是完全不同的，因而在管理方法上如果照搬紙質(zhì)文件管理方法，就會(huì)造成電子文件的文件價(jià)值、利用價(jià)值的損失。

傳統(tǒng)檔案可以不管文件的形成、承辦過(guò)程的具體情況，只要對(duì)具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件，在它完成文件階段使命后，對(duì)其進(jìn)行收集、整理、歸檔、保管就行。但電子文件的歸檔，檔案人員必須在文件的設(shè)計(jì)與形成階段就要進(jìn)行指導(dǎo)，承辦過(guò)程中檔案人員要參與對(duì)其管理并進(jìn)行監(jiān)督，否則將無(wú)收集、整理、歸檔可言。

在電子環(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用。這就是說(shuō)企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統(tǒng)中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監(jiān)督指導(dǎo)職能。參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請(qǐng)企業(yè)信息集成系統(tǒng)的編制人員在其系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內(nèi)容。例如在計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)過(guò)程中，要求計(jì)算機(jī)詳細(xì)記錄設(shè)計(jì)、加工過(guò)程中的原始資料及相應(yīng)的更改信息，要在不同的版本上注明當(dāng)前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。

企業(yè)檔案工作者必須在專業(yè)人員的指導(dǎo)下，學(xué)會(huì)運(yùn)用專門的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。

此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫(kù)房”。

為企業(yè)活動(dòng)提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉(zhuǎn)變。掌握一般的計(jì)算機(jī)操作只是對(duì)企業(yè)檔案工作者的初級(jí)要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統(tǒng)中及時(shí)掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開(kāi)發(fā)過(guò)程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)為中心，找準(zhǔn)檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的方式，傳遞給正確的對(duì)象。

企業(yè)檔案管理伴隨著企業(yè)信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會(huì)信息網(wǎng)絡(luò)的新天地。企業(yè)檔案工作者對(duì)電子檔案的來(lái)源與形成的關(guān)注由原來(lái)的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)而擴(kuò)展到地區(qū)、國(guó)內(nèi)及至國(guó)際范圍內(nèi)的整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。在這一新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案人員除了繼續(xù)做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴(kuò)大服務(wù)內(nèi)容。一方面配合現(xiàn)代企業(yè)的營(yíng)銷手段，檔案人員應(yīng)同企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)及專業(yè)人員一道，建立企業(yè)信息資料庫(kù)，選取最能體現(xiàn)企業(yè)優(yōu)勢(shì)、樹(shù)立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己。吸引客戶和占領(lǐng)市場(chǎng)；另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營(yíng)決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)發(fā)展提供服務(wù)，主動(dòng)的、全過(guò)程地提供信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場(chǎng)的企業(yè)檔案信息管理體系。這的確給企業(yè)檔案工作者提出又一次挑戰(zhàn)。