淺議如何提高高校院級綜合辦公室工作效率

文/天津師范大學計算機與信息工程學院 王楓

高校院級綜合辦公室是高校里重要的基層部門，這里是學校內各部門聯(lián)系學院的一個基本通道，學校的各項任務基本都會通過學院綜合辦公室來協(xié)調安排。同時也是校內與校外相連接的一個必要接口，是社會各界了解接觸學院乃至學校的渠道。也正因為如此，這里的日常工作異常復雜繁忙，辦公室的行政管理人員很容易進入疲勞期，影響工作，進而影響學院整體工作的有效運轉。所以，提高院級綜合辦公室的工作效率成為我們必須重視且值得探討的議題。

一、經(jīng)過實踐與調研，筆者認為，影響綜合辦公室工作效率的因素主要有以下幾方面

首先，綜合辦公室的重要性仍沒有得到應有的重視，因此為綜合辦公室配備的人員或數(shù)量不足、或素質不夠，因此面對辦公室里錯綜復雜的各項工作確實沒有能力較好地完成。

其次，綜合辦公室里各項工作比較繁瑣，常有緊急情況出現(xiàn)，因此辦公室里的工作極易顧此失彼，缺乏條理性和規(guī)范性，也很容易造成各項工作被漏掉或完成時間不充分，匆匆敷衍了事。

再次，辦公室里的工作常年累月都非常繁重，尤其在人手配備不齊不得力的情況下，工作壓力會很大，日積月累會造成行政人員身心疲憊，如果缺乏有效的干涉手段和糾正辦法，行政人員會逐漸進入工作倦怠期，工作效率低下就必然會發(fā)生。

最后，綜合辦公室是一個容易付出勞動但不容易取得成績的地方，事無巨細都要參與管理協(xié)作，可是好多工作做好了被視為正常，做得不好當然成了人人可辨的錯誤，因此對行政人員工作成績的考量如果不能引入更加科學和公正的方法將會極大的打擊他們的工作熱情。

二、要想真正提高綜合辦公室的效率，還需要從學院工作的宏觀角度來觀察和把握，進而解決問題

（一）明確綜合辦公室的重要地位

在各個高校都在著力打造現(xiàn)代大學建設的同時，院級綜合辦公室的地位理應得到提升，對外是精神風貌、服務質量的展示窗口，對內是實實在在為學院全體服務的綜合部門，各級領導都應予以充分重視，加強人員、環(huán)境等軟實力的配備。同時，在辦公室內工作的行政人員也要進一步明確自己的重要地位及職責所在。在全院的觀念都得到正確提升的前提下，各項工作才會在正確的軌道上順利進行。行政人員也會在對工作性質的重新認識下，對自己的本職工作煥發(fā)出新的熱情，而恰恰是這樣的熱情最能成為努力工作、積極上進的動力。這樣自然也能帶動出行政人員的主觀能動性，這是贏得工作效率的必備因素。

（二）健全和完善綜合辦公室的各項規(guī)章制度，建立完整清晰的辦事程序

辦公室里的主要工作包括黨務、人事、學院環(huán)境、安全等等，很多事情辦理起來比較繁雜，為了便于師生了解辦事程序，要將相關辦事章程整理清晰并公布出來，有助于提高辦事效率。同時針對辦公室內的行政管理人員的一些管理制度也要逐步完善、明確，并且將獎勵和晉級機會等關乎管理人員職業(yè)發(fā)展的各項內容與工作效率業(yè)績掛鉤，做到公正公平，這樣能形成更好的激勵機制，以促進工作效率的提高。

（三）注重行政管理人員專業(yè)素質的培養(yǎng)和綜合素質的提高

現(xiàn)代社會分工日益明確，行政管理早已發(fā)展成一門科學。這就要求行政管理人員必須具備專業(yè)的知識和技能，才能勝任復雜繁重的管理工作。所以在聘用時應注重應聘人員的專業(yè)背景和業(yè)務水平，同時在工作一段時間后還要定期組織專業(yè)技能培訓，與時俱進，提高管理水平。對綜合辦公室的主任人選更要優(yōu)中選優(yōu)，選拔出專業(yè)素養(yǎng)優(yōu)秀、綜合素質優(yōu)秀的管理人員。這個位置特別需要能力和素質全面的人來擔當，因為需要處理的問題錯綜復雜，需要跟各方面進行協(xié)調，在工作中還要展示出良好的綜合素養(yǎng)，為學院整體形象和水平做出積極正面的展示。

（四）營造良好和諧的工作氛圍

有科學研究顯示，壓抑的心情、失落的心態(tài)會令人倍增疲憊之感，不利于身心健康，當然也不利于提高辦公室工作效率。誠然，辦公室也是一個小環(huán)境，會因為各種因素產(chǎn)生一些復雜的關系。但是作為辦公室主任及成員，都有責任為自己所處的環(huán)境努力營造良好的氛圍。辦公室成員要經(jīng)常交流、真誠地互相關心，甚至發(fā)展一些共同愛好，逐漸拉近彼此距離。同時還要注意辦公室環(huán)境的裝飾、美化和衛(wèi)生，好的環(huán)境同樣有助于愉悅心情。創(chuàng)造出和諧的工作氛圍是惠及全體的一件大事，在保證行政管理人員身心健康的同時還能有效地促進工作效率的提高，這也是不能忽略的一個關鍵因素。

綜上所述，提高綜合辦公室工作效率是一項需要多方面努力才能完成的任務，實現(xiàn)起來并不輕松，但確實有章可循，在明確辦公室的重要作用的前提下，不斷提升管理人員綜合素質，規(guī)范管理、營造和諧氣氛，將會有效提高院級綜合辦公室的工作效率。