海洋科技檔案歸檔工作分析與研究

文/國家海洋局東海信息中心 張春艷 蔡夢凡

一、引言

正確理解和認(rèn)識海洋科技檔案材料是歸檔工作實施的重要前提，海洋科技檔案材料是國家機構(gòu)、社會組織及個人在海洋科學(xué)技術(shù)研究活動過程中形成的信息記錄，記錄內(nèi)容在很大程度上影響著海洋科技檔案館歸檔工作的有效與順利發(fā)展。

二、海洋科技檔案館歸檔工作存在的問題分析

第一，檔案載體的壽命問題。海洋科技檔案館檔案載體主要包括紙質(zhì)版檔案與電子檔案兩種形式，其中紙質(zhì)檔案會在很大程度上受到紙張脆弱性的影響，很多檔案不能長時間的保存。電子檔案的壽命具有一定的不確定性，現(xiàn)階段電子文件的載體有磁帶、光盤等，通常磁帶的有效壽命為十幾年，光盤的壽命從25年到600年不等①，磁盤的穩(wěn)定性相對較差，因此不能長久的保存，給檔案歸檔工作帶來了一定的問題。

第二，檔案保存形式與技術(shù)的升級。紙質(zhì)版檔案只能存儲在檔案館中，通過避風(fēng)、避光、避潮等形式來盡可能長時間的保存，但這種穩(wěn)妥的保存方式并不能從根本上延長紙質(zhì)檔案的壽命，隨著時間的發(fā)展，紙質(zhì)檔案會最終消失。電子檔案以磁帶為例進(jìn)行分析，受磁帶密度更新的影響，很多低密度的磁帶不能被高密度的機器識別，另外軟硬件的生計還會導(dǎo)致電子文獻(xiàn)的讀出遭遇尷尬，影響電子檔案的可讀性。這兩方面的影響均在很大程度上限制了歸檔工作的順利開展。

第三，人為因素的影響。日常的紙質(zhì)檔案都是保存在檔案館中，在需要的時候拿出來查閱相關(guān)的資料，而電子文件形式的檔案其管理基本是在信息系統(tǒng)中完成的，而在完成的過程中也不可避免的會有人工行為的參與。受操作人員素質(zhì)、業(yè)務(wù)技能等方面的影響，可能有意無意的會對檔案進(jìn)行破壞、修改或者刪除等②，不利于檔案資料的保存與歸檔工作的發(fā)展。

三、海洋科技檔案館歸檔制度建設(shè)

歸檔工作主要是指具備保存價值的文件在經(jīng)過整理后交檔案室進(jìn)行保存的過程，歸檔是整個文件處理的最終端，同時也是檔案管理的起點。近些年以來，歸檔工作在海洋科研業(yè)務(wù)中的重要性日益突出的顯示出來，因此海洋科技檔案歸檔制度是否合理，直接影響了海洋科技檔案工作的發(fā)展以及海洋科技業(yè)務(wù)的發(fā)展。

第一，海洋科技檔案館歸檔工作要突出以人為本的基本原則。由于專職的檔案員受數(shù)量與知識業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)等的限制，海洋科技檔案文件的歸檔工作通常由相關(guān)的科技業(yè)務(wù)人員完成，因此需要簡化歸檔文件整理的要求，重視科技材料的積累，不斷推進(jìn)科技檔案文件整理工作的改革，使科技人員不斷遠(yuǎn)離傳統(tǒng)繁瑣的檔案整理工作。

第二，海洋科技檔案館歸檔工作要遵循海洋科技工作的基本規(guī)律。歸檔科技文件材料需要首先與科技工作相聯(lián)系，不能為了歸檔而偽造材料，要充分重視并尊重部分科技文件材料未形成的事實，對已經(jīng)投入使用且不能移交實體的科研成果要用元數(shù)據(jù)歸檔方式進(jìn)行檔案材料的歸檔。另外，還需要充分把握好歸檔的實踐，不能將歸檔的實踐限定在科研項目驗收之前，對一些臨時的或者被種植的常規(guī)驗收環(huán)節(jié)科技工作材料要給予及時歸檔，對那些運行周期相對較長的科技工作要進(jìn)行階段性的歸檔，以避免因人員的變動而導(dǎo)致的檔案歸檔工作不能有效銜接等問題的出現(xiàn)。

第三，海洋科技檔案館歸檔工作要與科技業(yè)務(wù)管理工作進(jìn)行溝通，保證二者的協(xié)調(diào)性發(fā)展。海洋科技檔案館歸檔工作一方面要將科技材料歸檔工作與科技業(yè)務(wù)工作進(jìn)行同時的布置與檢查，以強化同步管理，另一方面還需要充分劃分歸檔整理的基本單元，明確科技材料整理歸檔的責(zé)任人。如果歸檔整理單元的劃分相對較小，因此很容易導(dǎo)致歸檔文件材料的重復(fù)性，并在很大程度上影響到科技檔案的系統(tǒng)性發(fā)展，而如果歸檔整理單元的劃分相對較大，則會在很大程度上加大歸檔材料整理的強度，最終忽略過程中的材料，進(jìn)而影響科技檔案的完整性。通常歸檔整理單元要與本單位科技業(yè)務(wù)管理任務(wù)保持一致③，才能更好的推動歸檔工作的有效發(fā)展。

四、結(jié)論

綜上所述，正確理解和分析海洋科技檔案文件材料，明確海洋科技文件材料的歸檔范圍，建立合適的海洋科技文件歸檔制度，是充分解決海洋科技文件歸檔工作的前提和基礎(chǔ)，另外，海洋科技檔案的利用能夠有效的影響海洋科技文件材料的歸檔工作。因此應(yīng)充分尊重海洋科技人員的勞動，給予海洋科技人員利用自身科研成果并定期公布檔案利用狀況的機會，對利用價值較高的科技檔案給予肯定，以激發(fā)科技人員歸檔的積極性，推動海洋科技檔案歸檔工作的充分與有效發(fā)展。

注釋：

[1]薛惠芬,孫濤.影響海洋科研文件材料歸檔工作的幾個問題[J].海洋信息,2011(1):8-10.

[2]崔愛菊.海洋科技檔案歸檔工作中存在的問題及對策[J].山東檔案,2005(6):42.

[3]王琳.海洋數(shù)字檔案館電子文件歸檔的主要問題[J].海洋信息,2009(3):7-8.