關(guān)于如何加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的探討

文/山東省棗莊市立第二醫(yī)院 姜起

一、引言

人事檔案，是對(duì)一個(gè)人的品德作風(fēng)、政治面貌、主要經(jīng)歷等個(gè)人情況進(jìn)行記錄的文件資料，它是人事部門或組織考察、了解以及任用一個(gè)人的重要憑證和依據(jù)。醫(yī)院人事檔案，是指醫(yī)護(hù)人員在科學(xué)研究、醫(yī)療過(guò)程中所形成的文字資料，它是醫(yī)護(hù)人員思想品德、工作業(yè)績(jī)、科研水平、專業(yè)能力等情況的集中反映。在醫(yī)院的建設(shè)管理中，人事檔案管理體現(xiàn)著至關(guān)重要的作用，首先，它為領(lǐng)導(dǎo)提供了各類醫(yī)護(hù)人員的信息以及用人的依據(jù)；其次，它為勞動(dòng)工資制度的改革提供了必要依據(jù)；最后，它還為醫(yī)院?jiǎn)T工的福利待遇、各專業(yè)的醫(yī)護(hù)人員的職稱評(píng)定提供了重要依據(jù)。所以說(shuō)醫(yī)院人事檔案是重要的人才開發(fā)資源。在醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)和人事制度改革的不斷深入下，使得醫(yī)院人事管理體現(xiàn)出了管理多元化、人事眾多的特點(diǎn)，同時(shí)也帶給人事檔案管理更大的挑戰(zhàn)和困難。

二、醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）缺乏人事檔案管理的意識(shí)

作為醫(yī)院，醫(yī)療是其核心任務(wù)，為社會(huì)提供安全、優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)是醫(yī)院的運(yùn)作目標(biāo)，所以醫(yī)院管理人員基本上在醫(yī)院業(yè)務(wù)發(fā)展和醫(yī)療質(zhì)量?jī)煞矫孑^為重視，過(guò)于看重行政后勤服務(wù)于臨床一線的方面，而輕視了其他方面的要求與條件，對(duì)人事檔案的有效利用及其業(yè)務(wù)建設(shè)產(chǎn)生了極大影響。檔案管理者的檔案利用、歸檔意識(shí)普遍較為淡薄，這對(duì)醫(yī)院的檔案管理工作產(chǎn)生了直接的影響。醫(yī)院的員工或科室不積極將各種工作業(yè)績(jī)、科研成果、進(jìn)修培訓(xùn)等特色材料歸檔，在人事檔案中未體現(xiàn)出個(gè)人工作表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力等方面的動(dòng)態(tài)信息，影響檔案內(nèi)容的完整性。有些人事檔案材料僅記錄了個(gè)人的政治情況、組織鑒定、入團(tuán)（黨）情況、工資變動(dòng)等相對(duì)陳舊的情況，無(wú)法全面、真實(shí)地反映醫(yī)院職工的現(xiàn)狀。

（二）人事檔案管理方法缺乏先進(jìn)性

人事檔案管理工作具有極高的機(jī)密性、政治性和專業(yè)性。在計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展、成熟下，檔案管理數(shù)字化、電子化成為了檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，它對(duì)檔案管理工作效率、管理水平的提高有重要的促進(jìn)作用。目前從整體而言，醫(yī)院的計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用還處在低水平的狀態(tài)，管理手段的落后，使得人事檔案的涂改、丟失、損毀現(xiàn)象明顯增多。同時(shí)，還有部分檔案存在字跡不清、材料來(lái)源不明的現(xiàn)象。

（三）缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)

重管理、輕利用，是醫(yī)院人事檔案管理者存在的通病。目前，醫(yī)院的人事檔案管理普遍采用傳統(tǒng)管理方式，在材料收集方面缺乏及時(shí)性和主動(dòng)性，被動(dòng)的工作模式對(duì)人事檔案動(dòng)態(tài)性規(guī)律缺乏重視，從而也讓醫(yī)務(wù)人員的專業(yè)水平在人事檔案中得不到應(yīng)有的重視。檔案管理者在主動(dòng)服務(wù)于醫(yī)院的各種管理、檔案信息的利用方面，服務(wù)意識(shí)較為薄弱。其中很大一部分檔案管理者都沒(méi)有過(guò)正規(guī)的檔案專業(yè)教育、培訓(xùn)的經(jīng)歷，缺乏檔案專業(yè)知識(shí)和檔案法律意識(shí)。

三、加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案管理的建議

（一）強(qiáng)化檔案管理意識(shí)

通過(guò)在醫(yī)院內(nèi)部宣傳《檔案法》的方法，全面提升全體醫(yī)務(wù)工作者的檔案意識(shí)。檔案管理意識(shí)的強(qiáng)化，首先要從醫(yī)院各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)做起。對(duì)于檔案工作的重要性，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要提高認(rèn)識(shí)，充分意識(shí)到人事檔案管理是組成醫(yī)院管理的重要部分，人事檔案作為醫(yī)院的信息資源，它是人事管理工作的直接參與者，也是順利開展各項(xiàng)人事管理工作的前提和基礎(chǔ)；其次，要在醫(yī)院中通過(guò)各種信息渠道，大力宣傳人事檔案的重要性。讓員工充分意識(shí)到人事檔案管理與自身利益息息相關(guān)，它是自己的職位調(diào)動(dòng)、提拔、晉升的重要依據(jù)，進(jìn)而讓員工歸檔意識(shí)得到有效提升；第三，增強(qiáng)檔案管理者的工作主動(dòng)性。要讓檔案管理者認(rèn)識(shí)到，保持人事檔案信息的及時(shí)、全面和完整是其工作責(zé)任，讓其工作緊迫感、責(zé)任感得到增強(qiáng)，促使其主動(dòng)對(duì)檔案信息進(jìn)行了解、收集和鑒別，讓其主觀能動(dòng)性得到全面發(fā)揮；最后，檔案員必須要樹立良好的服務(wù)意識(shí)，變換服務(wù)模式，將為醫(yī)院服務(wù)作為人事檔案管理的最終目標(biāo)。

（二）改革人事檔案管理模式

要建立全新的人事檔案管理體系，首先就需要建立完善的人事檔案管理制度，制度是實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理的前提。樹立人事檔案規(guī)范化的管理思想，使用新觀念、高標(biāo)準(zhǔn)來(lái)對(duì)人事檔案進(jìn)行規(guī)范化管理，對(duì)工作程序進(jìn)行嚴(yán)格要求，通過(guò)科學(xué)的、合理的管理方法，提高人事檔案管理工作的質(zhì)量。

1.對(duì)檔案材料的形成過(guò)程加以規(guī)范。對(duì)于檔案材料的收集，檔案管理者必須要完整收集個(gè)人的材料，包括其在各時(shí)期中的相關(guān)經(jīng)歷，以及品德、才能、業(yè)績(jī)方面材料。材料不僅要全面，還應(yīng)當(dāng)有針對(duì)性，所有材料不能千篇一律，對(duì)于職業(yè)、人群的不同，其收集的材料也有所不同。在檔案材料鑒別方面，檔案員要從手續(xù)完備與否、觀點(diǎn)明確與否、表達(dá)精煉、準(zhǔn)確與否等方面來(lái)進(jìn)行鑒別，將假材料、無(wú)價(jià)值材料剔除；將與要求不符的材料退回，糾正以后再歸檔；將歸檔范圍之外的材料退回相關(guān)單位；從而保證材料的不積壓、不散失，讓人事檔案內(nèi)容達(dá)到最優(yōu)。在檔案的查閱、出借、使用、轉(zhuǎn)移等方面要加以規(guī)范。必須做到檔隨人走，杜絕篡改、編造檔案的現(xiàn)象。同時(shí)，為了保證檔案的機(jī)密性和安全性，要定期或不定期將檔案材料進(jìn)行核對(duì)，保證檔案和當(dāng)事人相符。

2.加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。伴隨著社會(huì)信息化發(fā)展，對(duì)醫(yī)院人事檔案管理也提出了信息化要求。人事檔案管理信息化對(duì)建設(shè)現(xiàn)代化、規(guī)范化的人事檔案管理有重要的幫助，對(duì)人事檔案職能的發(fā)揮有重要的促進(jìn)作用。人事檔案的信息化管理，是指利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)計(jì)算機(jī)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)院各類人事工作信息的傳輸、檢索、加工和存儲(chǔ)，高效而及時(shí)地服務(wù)于人事工作。信息化管理能避免檔案材料因滯后而帶來(lái)的時(shí)效性失真，并能減少檔案形成過(guò)程中的諸多手工環(huán)節(jié)，所以使檔案形成過(guò)程中錯(cuò)誤率大大降低，提高了檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性。要實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化，就需要醫(yī)院加大資金投入，采購(gòu)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，從而盡早實(shí)現(xiàn)人事檔案管理信息化的轉(zhuǎn)變。

（三）提升醫(yī)院人事檔案員的綜合素質(zhì)

醫(yī)院人事檔案管理以及當(dāng)今社會(huì)信息化的特點(diǎn)，對(duì)人事檔案工作者提出了更高的要求。檔案員不僅要遵守相關(guān)的規(guī)章制度，還需要不斷學(xué)習(xí)，提高自身的道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)素質(zhì)，同時(shí)還要廣闊的知識(shí)面、開闊的視野，在策略水平、工作技能方面得到提升。另外還要能熟練掌握并運(yùn)用相關(guān)的計(jì)算機(jī)技術(shù)，讓人事檔案管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、高效化、規(guī)范化。

[1]石青.醫(yī)院人事檔案管理存在的問(wèn)題與對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)院,2009,13(8):50-51.

[2]何躍進(jìn),葉君君.加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案的規(guī)范化管理[J].行政事業(yè)資產(chǎn)與財(cái)務(wù),2013,(2):204.

[3]邢長(zhǎng)江.關(guān)于醫(yī)院人事檔案管理的幾點(diǎn)思考[J].價(jià)值工程,2011,30(10):123-123.

[4]谷波.醫(yī)院人事檔案管理改革思考[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2008,15(11):1090-1091.

[5]次旦平措.淺談醫(yī)院人事檔案管理工作[J].西藏科技,2012,(11):21-22.