淺談?wù)少彊n案管理的重要性

文/重慶市秀山縣公共資源綜合交易中心 鄧顯章

信息技術(shù)的發(fā)展對政府采購檔案管理的發(fā)展提供了完備的資源和技術(shù)保障。政府采購檔案信息化建設(shè)可以在保證政府采購檔案的安全性外，同時在檔案的接收、傳遞和儲存時提供一體化的服務(wù)，使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。因此，現(xiàn)階段政府采購檔案管理需要加快信息化建設(shè)，完善現(xiàn)階段檔案管理的重要內(nèi)容。

一、政府采購檔案管理信息化建設(shè)的必要性

政府采購信息化是在以網(wǎng)絡(luò)為工具的前提下，用現(xiàn)代化的管理手段，以快捷有效地方式提供采購檔案數(shù)字化、檔案信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化。通過網(wǎng)絡(luò)的平臺，利用數(shù)字信息技術(shù)為政府采購檔案管理提供了以確保服務(wù)質(zhì)量和決策的科學(xué)化，更好的提高政府的辦事效率，節(jié)省時間，最大限度的做到為人民服務(wù)。

伴隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，政府部門越來越重視采購檔案信息化作用，在已經(jīng)基本建設(shè)完成的國內(nèi)局域網(wǎng)的應(yīng)用效果上來看，政府部門的辦公效率與服務(wù)水平都得到了極大的提高。實(shí)行跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成了規(guī)模的集中采購。而政府采購檔案傳統(tǒng)的管理模式很難適應(yīng)政府采購工作的快速發(fā)展，采購檔案利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)。因此開展檔案信息化，進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重新定義、管理方法逐步改變、檔案數(shù)據(jù)重新整合是非常必要的，也是迫在眉睫的一項工作。不僅僅是檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的客觀要求,有利于促進(jìn)計算機(jī)信息處理與檔案信息管理的結(jié)合,同時也適應(yīng)了社會信息化的要求。

那天，他打回電話來，說晚上不回來吃飯了，公司的同事過生日要聚一聚，恰好糖果哭得厲害，我對著電話大聲喊：“李偉翔，我天天在家累死累活的，你倒有閑心出去風(fēng)花雪月……”

二、信息化環(huán)境下的政府采購檔案信息管理的應(yīng)對措施

（一）要強(qiáng)化對政府采購檔案的管理與監(jiān)控

政府采購檔案的管理工作是政府加強(qiáng)采購監(jiān)督管理、強(qiáng)化內(nèi)部管理和規(guī)范采購行為的一項非常重要的基礎(chǔ)工作。隨著改革的不斷深化、法制的不斷完善，對政府采購的要求也越來越高，改革落后的管理體制，實(shí)行跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門的聯(lián)合采購，形成了規(guī)模的集中采購。而政府采購檔案傳統(tǒng)的管理模式很難適應(yīng)政府采購工作的快速發(fā)展，采購檔案利用的低效率造成人力、物力、財力和時間的極大浪費(fèi)。因此開展檔案信息化，進(jìn)行適當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)流程重新定義、管理方法逐步改變、檔案數(shù)據(jù)重新整合是非常必要的。政府采購檔案管理人員要充分意識到檔案管理知識結(jié)構(gòu)的變革，積極開發(fā)檔案信息資源，把上下各個層次和各部門辦公自動化等都納入統(tǒng)一的檔案信息化系統(tǒng)管理之中，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，保證檔案管理工作順暢，促進(jìn)檔案管理工作水平的提高。

人耳對語音信號的相位信息不是很敏感,可以認(rèn)為語音信號的相位在處理過程中不改變,因此的相位譜可用Y(m,k)的相位譜近似代替,最后對其進(jìn)行傅里葉逆變換便可得到增強(qiáng)后的語音信號的時域表示。由此可見,在維納濾波算法中,對G(m,k)的求解至關(guān)重要?；谧钚【秸`差準(zhǔn)則,定義增益函數(shù)G(m,k)為:

（二）實(shí)行文檔一體化管理

政府采購檔案管理部門要以文書和檔案的一致性為基本原則，從有利于檔案工作的全局出發(fā)，嚴(yán)格監(jiān)控文件從生成到歸檔的全部過程，才能更好的實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化，跟上信息化發(fā)展的步伐。文書工作是檔案工作的基礎(chǔ)，檔案工作是文書工作的延伸和發(fā)展，兩者有效地結(jié)合起來，才能實(shí)現(xiàn)文書運(yùn)轉(zhuǎn)的高效率和檔案管理的高質(zhì)量。文檔一體化利用管理系統(tǒng)將公文處理與檔案管理相結(jié)合，充分利用文書處理過程中形成的數(shù)據(jù)信息，避免檔案部門的重復(fù)勞動，使文書工作中文件的收發(fā)、登記、運(yùn)轉(zhuǎn)、承辦、催辦以及文件的收集、整理、立卷和歸檔、利用、統(tǒng)計形成一個有序的整體。從而達(dá)到文件處理精煉化、完成案卷系統(tǒng)化、查找利用標(biāo)準(zhǔn)化，檔案部門也就擺脫

（三）在檔案信息化管理中，一定要十分重視信息的安全問題

檔案管理是一把雙刃劍,它在給人們帶來更為優(yōu)質(zhì)快捷的服務(wù)的,也必然會給檔案的儲存帶來更多的風(fēng)險。信息化政府采購檔案信息化管理依賴于電子計算機(jī)中的硬件設(shè)備，通過操作系統(tǒng)和信息軟件的操作來實(shí)現(xiàn)其價值的，這就容易對網(wǎng)絡(luò)資源形成依賴或是兼容，還十分易受賓度的侵害或是黑客的攻擊，相對于原始的檔案記錄材料，檔案的信息化顯得十分“脆弱”。檔案部門應(yīng)當(dāng)重視并采取有效措施：一是技術(shù)方面，加強(qiáng)技術(shù)防范,如對電子文件進(jìn)行分類隔離放置，對檔案中的數(shù)據(jù)加設(shè)密碼、裝載更新及時有效的殺毒軟件，增設(shè)防寫措施等;二是管理方面，制定嚴(yán)格的管理標(biāo)準(zhǔn)，切實(shí)加強(qiáng)對電子檔案安全管理制度的執(zhí)行監(jiān)督。做到管理的零失誤，如果說只重視技術(shù)措施這樣一個“硬指標(biāo)”，而不重視管理措施這個“軟指標(biāo)”的話，將會造成不可預(yù)料的嚴(yán)重后果,決不允許信息安全在檔案管理上出現(xiàn)紕漏。所以，保障信息安全,技術(shù)與管理二者缺一不可，共同為信息安全保駕護(hù)航。

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