淺析如何做好社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作

文/山海關(guān)區(qū)保險事業(yè)管理處 孫艷梅

隨著我國社會保險事業(yè)的飛速發(fā)展,社會保險各項制度改革的不斷深入,勞動者的參保意識日益加強,社會保險覆蓋面越來越廣,社會保險業(yè)務(wù)檔案作為這些變動的真實記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù),其重要性越來越顯現(xiàn)出來,也越來越受到經(jīng)辦機構(gòu)的重視和關(guān)注。社會保險業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，不僅確定了社會保險事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)，有力地維護了參保人員的權(quán)益。沉寂多年的社會保險業(yè)務(wù)檔案作為這些變動的真實記錄和業(yè)務(wù)辦理不可或缺的原始依據(jù)日益顯現(xiàn)出其重要性。下面結(jié)合自己的實踐，就如何實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，談一些粗淺的見解。

一、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的意義

（一）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理是保險人員繳費數(shù)據(jù)統(tǒng)計收據(jù)的良好保障

由于社會保險業(yè)務(wù)檔案不僅僅記載了投保人繳納費用的具體情況，更加反映了社會保險業(yè)務(wù)運行的實際狀況，其能夠清晰的記錄投保人的參保情況與投保人待遇享受狀況。由此可見，一個良好的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理對于保險事業(yè)是多么的重要。

（二）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理可以適當?shù)臏p少管理漏洞，降低舞弊差錯

實際上，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理工作不僅僅是社會保險工作中必不可少的一個重要組成部分，還可以適當?shù)臏p少社會保險內(nèi)部管理的漏洞。由此我們不難看出，加強社會保險業(yè)務(wù)檔案管理不僅可以集中管理業(yè)務(wù)投保人的信息，還能為以后保險公司設(shè)計與監(jiān)督提供良好依據(jù)。

（三）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理可以適當?shù)拇龠M社會保險事業(yè)的發(fā)展

由于社會保險業(yè)務(wù)檔案涉及眾多投保人的個人信息與大量的勞動保險、基金管理以及業(yè)務(wù)經(jīng)營的流程，一旦出現(xiàn)管理不當?shù)那闆r，勢必會引起客戶與社會保險部門的恐慌。所以說，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理可以適當?shù)拇龠M社會保險事業(yè)競爭力，對保險行業(yè)的發(fā)展體育和促進作用。

（四）社會保險業(yè)務(wù)檔案管理可以適當保障社會保險行業(yè)走可持續(xù)發(fā)展道路

由于社會保險業(yè)務(wù)檔案記載了廣大參保單位和職工的參保過程、繳費記錄、個人資料、個人賬戶記載等參保信息，其完整安全直接影響著參保人員切身利益。而投保人的利益就嚴重的影響著社保行業(yè)的未來發(fā)展趨勢。

二、社會保險業(yè)務(wù)檔案管理存在的問題

（一）社保檔案管理標準不統(tǒng)一

目前，社保檔案歸檔范圍不明確，分類不清晰，社會保險文件材料收集不齊全，檔案管理方法不健全等現(xiàn)象時有發(fā)生，社會保險業(yè)務(wù)檔案管理缺乏規(guī)范性，檔案材料紙張形式各異，裝訂不規(guī)范，給檔案的歸類與查閱帶來許多不必要的麻煩，嚴重影響社會保險檔案管理的規(guī)范化、標準化，容易造成重要檔案遺失或者歸納錯誤的發(fā)生。

（二）社保檔案管理軟硬件應(yīng)用設(shè)施不足

由于場地限制和經(jīng)費不足等軟硬件應(yīng)用設(shè)施不足，社會保險檔案管理始終未能列入社保經(jīng)辦機構(gòu)的議事日程，大多數(shù)社保經(jīng)辦機構(gòu)至今未設(shè)立固定的場所存放檔案，歷年累積的社會保險檔案只能由經(jīng)辦人員分別保管。檔案存放環(huán)境潮濕，安全隱患一直存在。

（三）專職社會保險業(yè)務(wù)檔案管理人員匱乏，專業(yè)素質(zhì)水平有待提高

現(xiàn)今社會保險行業(yè)迅猛發(fā)展，社保檔案存放量迅速膨脹，未經(jīng)檔案專業(yè)培訓的兼職檔案工作者往往業(yè)務(wù)水平偏低，檔案專業(yè)人才匱乏，影響了檔案管理工作。這種現(xiàn)象的惡性循環(huán)，勢必會導致檔案管理人員不能專注做好檔案管理工作，人員缺乏穩(wěn)定性；再加上兼職人員缺乏基本的檔案管理知識，工作質(zhì)量令人堪憂。

（四）社會保險檔案管理手段落后，與社會保險制度改革的快節(jié)奏脫節(jié)

據(jù)調(diào)查，大多數(shù)社會保險機構(gòu)仍未實施社保業(yè)務(wù)檔案電子信息化管理，手工操作的陳舊管理模式，使得業(yè)務(wù)檔案難以進行合理的歸納、總結(jié)以及分類，再加上目前社會保險業(yè)務(wù)量的日益龐大，傳統(tǒng)的社會保險業(yè)務(wù)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足參保單位和職工的查閱、核對需求，直接影響了工作的效率。有的社會保險機構(gòu)雖然實施了檔案的電子信息化管理，但由于軟硬件應(yīng)用設(shè)施不足，未能發(fā)揮出應(yīng)有的效能。

三、如何提高社會保險業(yè)務(wù)檔案管理的對策

（一）健全制度，規(guī)范程序，實現(xiàn)社保業(yè)務(wù)檔案管理標準化

規(guī)范社保業(yè)務(wù)檔案管理，保證社保業(yè)務(wù)檔案的完整、安全和有效使用，關(guān)鍵在于實現(xiàn)管理的統(tǒng)一與標準化。依據(jù)《檔案法》，《保密法》等法規(guī)政策，健全保險業(yè)務(wù)檔案管理工作制度、制定檔案室建設(shè)標準、規(guī)范整檔標準，制定社保檔案分類大綱和保管期限，構(gòu)建完整的制度體系，做到有章可循，照章辦事，依法建檔。對各門類檔案的收集、整理、保管、移交、存檔等要有一個明確的程序，做到既符合工作進程，又符合檔案管理要求，實現(xiàn)社會保險檔案的集中管理和標準化管理。

（二）加強檔案管理的軟硬件設(shè)施建設(shè)

著力加強檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，提高檔案管理的軟硬件設(shè)施，基本實現(xiàn)檔案庫房、檔案查閱、辦公三分開，并配置與檔案數(shù)量相適應(yīng)的檔案柜、滅火器、溫濕度計、空調(diào)、計算機等專用設(shè)備，建立一個具有防火、防光、防塵、防盜、防潮、防高溫、防污染、防有害生物等“八防”功能檔案室，確保檔案的長期安全保管和科學化、系統(tǒng)化管理。開發(fā)和使用檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的連接，統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式，達到檔案管理前期介入、全程控制的目標。

（三）實行對社保檔案的動態(tài)管理

一個參保人從辦理參保手續(xù)到離退休以及中間失業(yè)等享受社會保險的各項待遇，要經(jīng)過諸多環(huán)節(jié)。而這些環(huán)節(jié)詳細的個人檔案記載，就成了今后支付社會保險待遇的重要依據(jù)。為達到檔案管理的“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生”的宗旨，本著對參保人負責的原則，檔案管理人員應(yīng)對保障對象的變動情況及時進行調(diào)查核實，及時變動檔案信息內(nèi)容，不斷充實完善個人社保檔案的內(nèi)容，以充分發(fā)揮社保檔案的證據(jù)作用。

（四）轉(zhuǎn)變存檔方式，實現(xiàn)社會保險檔案的信息化管理

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)出于業(yè)務(wù)辦理需要，會在辦理過程中出現(xiàn)大量的紙質(zhì)材料或證明，各類保單合同、證件復印件以及各種需要存檔備查的檔案資料，數(shù)量巨大。紙質(zhì)材料保存受環(huán)境限制，留存久了會有流失的可能。采用圖像掃描方式將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字檔案，制作電子檢索目錄，備份數(shù)據(jù)還可制成光盤，形成“電子檔案”。同時，實行社會保障號碼發(fā)放制度，讓公民個人檔案號碼與本人身份證號碼、勞動保險號碼統(tǒng)一起來，通過社保檔案管理人員對個人社保檔案內(nèi)容的定期增加和更新，參保人可以隨時查閱自己的檔案信息，實現(xiàn)現(xiàn)代化的養(yǎng)老保險檔案服務(wù)方式。

（五）加大對建立社會保險檔案管理人才的培養(yǎng)力度

社會保險檔案工作是一項政策性、業(yè)務(wù)性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)知識，具備計算機實際操作能力。按照“政府領(lǐng)導、部門配合、基層落實”的要求，根據(jù)經(jīng)辦機構(gòu)實際情況，條件具備情況下，可考慮成立專門業(yè)務(wù)檔案管理部門，配備檔案管理專職人員，吸納計算機、法律等方面人才，并積極與檔案行政管理部門加強聯(lián)系，通過開展業(yè)務(wù)培訓、上崗培訓、檔案法制教育等方式，使檔案工作人員能深刻理解社會保險政策，準確把握社保工作程序和檔案操作辦法。同時要加強檔案管理人員的思想、作風建設(shè)，穩(wěn)定隊伍，保證檔案工作的連續(xù)性，努力造就一支業(yè)務(wù)精湛的社會保險檔案管理隊伍，以滿足社保業(yè)務(wù)檔案管理專業(yè)化、電子化、科學化發(fā)展的要求。

（六）加強防范，重視保密工作

社會保險業(yè)務(wù)檔案全面反映參保人履行繳費義務(wù)、享受社保待遇的真實情況，個人信息的外泄，可能給當事人帶來名譽或財產(chǎn)的損失。因此，對保險業(yè)務(wù)檔案內(nèi)個人信息保密尤顯必要。檔案管理員應(yīng)有必要的信息安全意識以及規(guī)范的檔案管理意識，從源頭上減少甚至杜絕民眾信息泄露的隱患；嚴格限制個人信息的知悉范圍；利用個人信息應(yīng)要嚴格審批，使用時要登記；嚴禁非法復制、利用個人信息等。通過這些措施，確保個人的合法權(quán)益不受侵犯。

綜上所述，養(yǎng)老保險業(yè)務(wù)檔案管理工作，是一項長期工作。社會保險業(yè)務(wù)檔案不僅可以為參保人員維護權(quán)益提供直接、可靠的憑證依據(jù)，同時作為社會活動的歷史記錄，可以直接參與到社會管理機制中去，促進社會的公平正義與和諧穩(wěn)定。因此，我們要逐步建立比較完善的社保業(yè)務(wù)檔案管理制度與流程，改善業(yè)務(wù)檔案保管條件，豐富業(yè)務(wù)檔案門類和數(shù)量，確保業(yè)務(wù)檔案的完整和安全，從而實現(xiàn)社保檔案為參保人員“記錄一生、跟蹤一生、服務(wù)一生、保障一生”的目標。

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