淺談開展檔案信息化建設(shè)的做法和體會(huì)

文/山東舜誠工程造價(jià)咨詢有限公司 朱霞

一、開展檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)

《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》明確把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局，加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。為檔案管理配強(qiáng)專業(yè)設(shè)備、專業(yè)軟件，開展檔案人員的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，始終把檔案信息化作為信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)深入人心。

檔案庫房設(shè)計(jì)應(yīng)引入先進(jìn)的檔案管理理念，管理系統(tǒng)采用自動(dòng)化的密集架管理系統(tǒng)，庫房的溫度、濕度控制均可由樓宇管理信息集成系統(tǒng)（BMS）直接控制；并配備專用空調(diào)設(shè)備，保持檔案保存要求的恒溫、恒濕條件。整個(gè)基礎(chǔ)設(shè)施的不斷加強(qiáng)，為檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

制定較為完善的規(guī)章制度，改變過去少數(shù)人參與歸檔的局面，使檔案信息化成為全員參與的工作，而且環(huán)環(huán)相扣，責(zé)任更加明確，促使人人參與。檔案部門具有檔案專業(yè)知識(shí)的專業(yè)人員，是信息資源的匯聚地，具備一套完整的信息收集的機(jī)制和體制，是技術(shù)部門開展信息化建設(shè)所要尋找的理想合作伙伴。而檔案部門在開展檔案信息化建設(shè)中，設(shè)備、人員等技術(shù)力量都較為薄弱，必須依托技術(shù)部門的信息技術(shù)裝備和計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，兩者形成一種緊密合作、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的態(tài)勢(shì)是檔案信息化建設(shè)成功的要件之一。

二、當(dāng)前開展檔案信息化建設(shè)的主要不足

（一）軟件開發(fā)多頭現(xiàn)象還比較嚴(yán)重

存在以下現(xiàn)象:一是上級(jí)機(jī)關(guān)開發(fā)的軟件往往不能滿足下級(jí)機(jī)關(guān)的實(shí)際工作需要，單靠行政手段予以推廣，而下級(jí)機(jī)關(guān)為滿足本單位的工作需要自行開發(fā)軟件，其個(gè)性有余，共性不足，缺乏標(biāo)準(zhǔn)。二是一個(gè)單位運(yùn)用多套系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入，技術(shù)上難以解決數(shù)據(jù)整合，造成操作人員重復(fù)勞動(dòng)，檔案信息收集整理困難重重。存在上述現(xiàn)象的原因:一是缺乏詳細(xì)明確的規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)施細(xì)則，使軟件開發(fā)工作混亂無序。二是缺乏權(quán)威機(jī)構(gòu)牽頭，造成軟件開發(fā)重復(fù)和浪費(fèi)。就檔案信息化建設(shè)而言，要圍繞全國檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)和原則來開展工作，要嚴(yán)格遵照權(quán)威機(jī)構(gòu)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)開發(fā)軟件、建立數(shù)據(jù)庫。

（二）部門重視程度存在不平衡

業(yè)務(wù)部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的態(tài)度還存在可有可無的想法，在軟件開發(fā)過程中部分同志還存在等和靠的想法，不肯在提供需求和測(cè)試中付出太多精力。技術(shù)部門的軟件開發(fā)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定，人力不充分，不能及時(shí)解決系統(tǒng)使用中發(fā)現(xiàn)的不足，及時(shí)加以完善。檔案管理部門因人員、經(jīng)費(fèi)等原因，只能忙于日常工作，難以在宏觀上積極引導(dǎo)。

（三）復(fù)合型人才不足

目前，既懂技術(shù)，又懂業(yè)務(wù)的復(fù)合型人才不多，信息化建設(shè)往往需要人才合作才能完成，工作中由于溝通困難消耗精力比較大，影響工作效率。就檔案信息化建設(shè)而言，要選拔和培養(yǎng)具備精通檔案管理專業(yè)、熟悉本單位業(yè)務(wù)流程、掌握基本的計(jì)算機(jī)管理知識(shí)，能準(zhǔn)確提供軟件開發(fā)需求，與計(jì)算機(jī)專業(yè)人員能熟練溝通、有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和較強(qiáng)的事業(yè)心的檔案管理干部。

（四）檔案信息安全保障體系還有待完善

要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案信息要轉(zhuǎn)存到檔案專用服務(wù)器，實(shí)行物理隔離。要有數(shù)據(jù)異地備份。在利用檔案信息資源和信息化處理過程中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。

三、對(duì)今后開展檔案信息化建設(shè)的展望

（一）總體規(guī)劃，分步實(shí)施

檔案信息化在我國是一項(xiàng)新事物，目前并沒有形成一套較完整的理論，沒有一個(gè)檔案現(xiàn)代化、信息化的指標(biāo)體系。國家檔案局2002年發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》中提出，檔案信息化是以資源建設(shè)為核心、信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)、信息法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，是一個(gè)很復(fù)雜的系統(tǒng)工程，絕非輕而易舉。需要資金，需要人才。我們要科學(xué)地進(jìn)行檔案信息化建設(shè)首先必須對(duì)其有一個(gè)基本正確地的認(rèn)識(shí)，這樣才能克服盲目性，避免在資金、人力、物力和時(shí)間等方面造成不必要的損失。我們要認(rèn)真分析研究，按照上級(jí)和院信息化總體目標(biāo)和階段要求，著手調(diào)研、制定未來的檔案信息化建設(shè)目標(biāo)和發(fā)展規(guī)劃，使檔案信息化與院信息化保持同步發(fā)展。同時(shí)，要清醒地認(rèn)識(shí)到檔案信息化不是一蹴而就的，必須制定詳細(xì)、周全的實(shí)施方案，分批分階段地實(shí)現(xiàn)。

（二）突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效

當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)應(yīng)放在電子文件的管理上。國家檔案局局長毛福民在2000年全國檔案工作會(huì)議上指出:“十五期間，檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)是加強(qiáng)電子文件和電子檔案的管理，”這樣有利于把數(shù)字檔案信息資源建設(shè)前移至文件形成部門。對(duì)庫藏檔案的數(shù)字化要防止急于求成、片面追求結(jié)果、淡化過程、對(duì)困難估計(jì)不足的傾向。國家檔案局2002年發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》后，各地都在加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。市院條線考核、區(qū)檔案局的督導(dǎo)中都體現(xiàn)了這一要求。因此，對(duì)于文書檔案、聲像檔案等通用性檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要在引進(jìn)成熟軟件的基礎(chǔ)上，主要做好與現(xiàn)有辦公軟件的數(shù)據(jù)接口工作。對(duì)于檔案的信息化應(yīng)用系統(tǒng)，要充分利用辦案軟件全市推廣的契機(jī)，進(jìn)一步做好需求調(diào)研工作，積極探索出基層院業(yè)務(wù)檔案信息化的新路。

（三）規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)

檔案信息化首要前提是檔案管理工作自身流程的規(guī)范化對(duì)于不適應(yīng)、不符合的堅(jiān)決予以整改。要引進(jìn)國際、國內(nèi)檔案管理的先進(jìn)方法，同時(shí)要轉(zhuǎn)變工作理念，從傳統(tǒng)的“保管”上升到“服務(wù)”的理念。明確信息資源關(guān)鍵在于利用，否則再好的信息化技術(shù)手段都是“擺設(shè)”。要先充分發(fā)揮局域網(wǎng)的快速、便捷的效能，建立內(nèi)部的檔案應(yīng)用服務(wù)平臺(tái)；也要未雨綢繆，結(jié)合《電子簽名法》等相關(guān)法律法規(guī)的頒布，提前考慮檔案信息化的公眾服務(wù)等功能的設(shè)計(jì)，真正發(fā)揮檔案信息化的效應(yīng)。