論信息管理中的檔案管理在運行管理中的效用

文/額河建管局“635”樞紐管理處 任暉

一、檔案管理的內(nèi)容

對于我們平時所說的檔案管理工作又可以被稱作檔案工作。檔案工作就是是檔案館直接對檔案實體和檔案信息進(jìn)行管理并提供利用服務(wù)的各項業(yè)務(wù)工作的總稱，同時檔案管理的工作也是國家檔案事業(yè)當(dāng)中非?；A(chǔ)性的工作。檔案的收集、整理、保管、鑒定統(tǒng)計和提供利用的活動這幾大部分也就是檔案管理的主要工作。但我們也分為基礎(chǔ)工作和利用工作兩大部分。

在檔案管理的過程中，有幾種比較主要的檔案管理方法，一類就是邏輯分類法，而這種分類法在檔案管理當(dāng)中運用的非常普遍。這是因為，檔案管理必須要按照形成時期的本來面貌進(jìn)行管理，而檔案的內(nèi)容一般來說都是五花八門的，并且對于檔案的需求也是多種多樣的。正是因為這樣，所以檔案管理就要靈活機(jī)動，按照一定的邏輯順序進(jìn)行更加科學(xué)的管理，可是現(xiàn)實當(dāng)中不管檔案的管理師如何靈活，都應(yīng)該按照一種順序進(jìn)行，在數(shù)據(jù)庫當(dāng)中也要通過有限的表來反映出實體的記錄信息。

二、運行管理的作用及工作目標(biāo)

運行管理作為全行業(yè)務(wù)運行的大平臺，是全行的信息流，資金流，業(yè)務(wù)流的大動脈。加強(qiáng)業(yè)務(wù)運行統(tǒng)一管理，保證安全和高效，對推動全行業(yè)務(wù)發(fā)展，實現(xiàn)業(yè)務(wù)集中處理，具有重要的作用。構(gòu)建運營集約化，管理一體化的現(xiàn)代商業(yè)銀行創(chuàng)新性，價值型運行管理體系，是運行管理中的重要工作目標(biāo)。

三、檔案管理在運行管理中的服務(wù)對象

如果要想讓檔案管理更好的進(jìn)行下去，就需要首先明確檔案管理的對象。而檔案管理的主要服務(wù)的對象也就是檔案的利用者。先對檔案進(jìn)行良好的管理，然后為檔案的利用者提供更好的服務(wù)。而在這個過程當(dāng)中，檔案管理者的一個非常重要的任務(wù)就是要解決檔案分散、數(shù)量大、類型雜亂、孤本等情況。通過檔案管理者的準(zhǔn)備才能使檔案最終達(dá)到比較集中、系統(tǒng)、優(yōu)質(zhì)、有規(guī)律、廣泛的目的。這樣也才能夠為檔案的需求者提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。而社會對于檔案管理的滿意程度也會隨著檔案管理發(fā)展水平的不斷提高而增強(qiáng)。

四、運行管理中要建立新型的檔案管理

一直以來，我國的檔案管理工作還是屬于以紙質(zhì)為存儲模式，長期以來都沿襲著比較傳統(tǒng)的管理模式。這種模式雖然是比較穩(wěn)定的，但是隨著社會的不斷發(fā)展和前進(jìn)，檔案的管理工作也需要不斷的進(jìn)行創(chuàng)新和發(fā)展。而面對現(xiàn)代化技術(shù)的迅猛發(fā)展，現(xiàn)代化的管理方式也應(yīng)該逐漸投入到新型的檔案管理當(dāng)中。很多檔案都應(yīng)該采取計算機(jī)錄入的方式，這樣不僅能做到有條不紊，還能保證安全以及方便查找。通過新技術(shù)的運用來建立一個新型的檔案管理系統(tǒng)。而要建立一個這樣的全新的系統(tǒng)首先就需要轉(zhuǎn)變觀念，讓計算機(jī)技術(shù)真正的融入檔案管理的工作當(dāng)中，對于計算機(jī)技術(shù)也不再是簡單的掌握，更應(yīng)該了解一些信息管理以及開發(fā)應(yīng)用方面的知識，將計算機(jī)的知識充分的發(fā)揮到檔案管理的每一個環(huán)節(jié)當(dāng)中。這樣檔案管理會變得非常有規(guī)律、并且非常清晰，很多信息都能做到一目了然且方便查找。但是，當(dāng)這種新型的檔案管理方法也帶來了一些原有的弊端。這就是在電子檔案方面自身存在了某種缺陷，而電子檔案的真實性以及被法律的保護(hù)性也需要我們?nèi)ゲ粩嗟赝晟?。隨著科技的不斷發(fā)展，新型的檔案管理系統(tǒng)要逐漸的建立并完善起來，同時，檔案管理人員的素質(zhì)也應(yīng)該隨著提高，這樣才能提高檔案管理的創(chuàng)新水平，樹立起檔案管理人員的新形象。

五、檔案管理要有一定的安全性

在信息管理系統(tǒng)中，檔案管理一般分為紙質(zhì)檔案與電子檔案，但不管檔案是以何種形式的存在，也一定要保證檔案的完整性以及系統(tǒng)性和安全性。而一般來說，紙質(zhì)的檔案都是以案卷為最小的保管單位，由此來構(gòu)成比較基本的保管條件，而這些元素包括了卷皮、卷盒、檔案裝具以及庫房這些部分。紙質(zhì)檔案的安全性雖然相對來說比較高，但是弊端就是存儲量就會相對比較小一些，尤其是在日積月累的過程當(dāng)中，紙質(zhì)的檔案會變得越來越多，不僅給工作人員造成很大的壓力，同時也不利于日后的整理工作的進(jìn)行。所以我們針對檔案管理的安全方面做出相應(yīng)的措施，這樣才能保證檔案管理的完整性。

六、對檔案管理體系要進(jìn)行創(chuàng)新

要想建立一個完善的檔案管理體系，我們就要進(jìn)行創(chuàng)新，同時這就與電子化、信息化、科學(xué)化分不開。隨著科技的不斷發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理也應(yīng)該以一個全新的方式來跟隨社會進(jìn)步的腳步，因此，不管從何種角度看，電子文件的管理已經(jīng)是檔案管理當(dāng)中必不可少應(yīng)用的方法了。今后我國的檔案管理應(yīng)該沿著電子文件管理的方向不斷的向前發(fā)展，將電子文件管理進(jìn)行不斷的完善。

七、結(jié)語

在企業(yè)當(dāng)中，我們?yōu)榱四軌蚯宄目吹剿暙I(xiàn)的價值，就不得不進(jìn)行檔案管理。檔案管理在信息系統(tǒng)運行管理過程中，利用它的安全高效性、信息量大、集中性、系統(tǒng)性等特點，更加有效地在運行管理中發(fā)揮了它的效用。在本文中，對于檔案管理，我們進(jìn)行了系統(tǒng)的分析，比如檔案管理的內(nèi)容、檔案管理的新制度、檔案體系的創(chuàng)新等，通過對檔案管理的創(chuàng)新與改進(jìn)，使我們能夠更加明確組織的目標(biāo)，更好更快的發(fā)展下去。