如何做好高校檔案管理工作

文/北京市交通運輸部管理干部學院檔案科 陳秀

一、緒言

高校檔案是一所學校的歷史記錄，檔案管理的過程是對學校發(fā)展史的回顧和思考，只有重視檔案，了解學校建設的發(fā)展過程，才能更好的完成下一步計劃，使學校的教學水平、校風校紀管理等各方面再上一層樓。所以檔案管理工作在學校管理工作中占有相當重要的地位。

隨著時代的發(fā)展，檔案管理工作也面對這技術創(chuàng)新的挑戰(zhàn)，現(xiàn)在的高校中檔案管理工作存在著各種問題，“怎樣做好高校檔案管理工作”的問題亟待解決。

二、高校檔案管理工作的重要性

高校檔案是對學校教學管理、科研開發(fā)、學科建設和校紀校風管理等教學實踐活動的忠實記錄，是學校發(fā)展的真實反映，同時也是衡量該校教育教學水平的重要指標，高校檔案，對于高校下一步教學和管理計劃的制定具有很高的借鑒和推進價值。

高校檔案管理對與高校教育事業(yè)具有重大推進作用，它保證了高校管理、教學建設等工作連續(xù)性，可為黨政管理、學期學科建設等工作展開和推廣，提供查考憑證和參考依據，為高校各學科的教學評估工作積累數(shù)據，為高校修訂建校歷史提供材料。另外，高校檔案中收集、鑒定、整理的一些文件材料，可以為高校吸引生源提供事實證據，為高校提高聲譽準備有力的數(shù)據資料。

高校檔案管理工作就是把分散的、單一的、孤立的資料信息，集中起來，科學的整理、分類、歸納，完成資料的系統(tǒng)化和全面化。促進高校的管理、科研、教學、評估等工作的全面快速發(fā)展，高效優(yōu)質的高校檔案管理對于高校的發(fā)展有著至關重要的作用。

三、當前我國高校檔案管理工作現(xiàn)狀與問題

（一）認識不夠深入、重視程度不夠

對檔案工作的重視不夠，認為檔案管理工作就是整理文件、處理資料，沒有認識到其對學校管理工作的重要作用，認為檔案整理沒有經濟價值，只要能應付外調，不丟失不泄露就可以了。

（二）管理技術落后，檔案信息查詢困難、利用率低

雖然隨著辦學條件改善，計算機技術已經在檔案管理工作中得到推廣和應用，但由于各高校檔案系統(tǒng)的獨立性，造成現(xiàn)階段各高校的檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據庫形式一般為條目數(shù)據庫，全文數(shù)據庫、多媒體數(shù)據庫都沒能得到很好的應用，使檔案信息查詢困難，利用率低下。

（三）檔案管理人員技術水平不夠

檔案管理技術的創(chuàng)新對管理人員的技術水平提出了更高的要求，但在大多數(shù)高校，技術引進較快速但管理人員的培養(yǎng)和更新跟不上要求，管理人員無法最大限度的利用新技術，使檔案發(fā)揮其真正的作用。

四、如何做好高校檔案管理工作的思考

（一）實現(xiàn)檔案管理工作標準化

隨著新時期新技術的應用，計算機應用于檔案管理工作中，電子檔案的出現(xiàn)意味著檔案信息的大量增加，也就對管理工作提出了更高的要求。制定嚴格、統(tǒng)一的標準，不僅對教學、科研等各項工作的規(guī)范化起到促進作用，同時為檔案整理、檢索和查詢提供依據，同時為計算機技術的應用提供了標準。計算機在檔案管理的主要功能有:資料存貯、信息補充和修改，完善檔案內容以及查閱、檢索檔案；對所有已存檔的信息按要求進行分析、加權、排序、比較、統(tǒng)計等篩選。實現(xiàn)檔案管理工作的自動化，用計算機代替人工操作，提高檔案管理工作人員的工作效率。

（二）更新管理觀念:樹立開放意識，提倡發(fā)展意識，鼓勵創(chuàng)新意識

高校檔案信息具有流動性，其加載著不同時期不同學科的教學、科研、管理等方面的實踐活動，對學校的改革、發(fā)展具有重要的參考和借鑒作用。增強檔案信息的開發(fā)利用，對于檔案信息的完善具有很大的意義。

現(xiàn)代的檔案管理觀念需要適應新時期的管理技術和要求，計算機網絡的應用對于檔案管理中的開放意識和發(fā)展意識都是很大的促進。因此檔案管理工作人員在對信息概念有深刻理解的同時，還應對信息化工作具有正確的認識。以正確的標準來確定檔案信息的保密程度，完成不同高?；虿煌瑢W科之間的交流，以促進工作技術的發(fā)展和檔案整理工作本身意義的提高。在知識經濟時代，高校的檔案管理不只要實體檔案資料的收集整理，更要求檔案與人之間的互動關系，應在工作中大力創(chuàng)新，不斷提高工作效率，完善工作質量。

（三）組建新時期管理隊伍

檔案管理工作的提高必然要加強對檔案管理人員的管理，提高其自身建設?？赏ㄟ^思想教育或宣傳的方式來使其了解檔案的價值，正確認識檔案管理工作的重要性，增加工作積極性和自豪感。

實現(xiàn)高校檔案管理工作的現(xiàn)代化，就需要一支熟練應用現(xiàn)代技術的專業(yè)化隊伍。提高管理人員的專業(yè)操作技能迫在眉睫，同時還應通過各種途徑來提高檔案管理工作人員的綜合素質。從而打造一支具有檔案信息管理專業(yè)知識、能熟練運用計算機技術和現(xiàn)代通訊設備完成檔案管理工作的專業(yè)隊伍。

五、結語

在新時期，檔案對于高校建設依舊有著不可替代的作用，只有提高對檔案的重視，提高對檔案管理工作的認識，進一步了解檔案工作，及時更新管理技術和管理理念，提高檔案管理人員的業(yè)務水平，才能最大限度的發(fā)揮檔案的價值，進而推動高校教學、管理等方面的發(fā)展。

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